- Kho nguyên vật liệu:
Là nơi nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và xuất ngược lại cho xưởng sản xuất. Hiện tại Duy Tân có 3 kho ngun vật liệu chính là kho keo và hạt màu, kho
thùng giấy, kho bao bì. Thời gian nhận hàng từ nhà cung cấp là 8h – 16h hàng ngày từ thứ hai đến thứ bảy (với những trường hợp đặc biệt, có thể nhận chủ nhật). Kho chỉ nhận vật tư dựa trên lịch nhận từ phòng kế hoạch, bất kỳ vật tư nào ngồi lịch nhận đều phải có xác nhận từ phịng kế hoạch. Mục đích của việc này nhằm kiểm sốt lượng tồn kho và có kế hoạch điều độ phù hợp.
Ngồi ra, tại mỗi kho đều có bộ phận QC túc trực để kiểm sốt chất lượng đầu vào của vật tư, cũng như thông tin đến các bộ phận liên quan nếu vật tư khơng đạt, để có kế hoạch bố trí sản xuất, trả hàng và nhận hàng giao lại.
- Phòng kế tốn: Phịng mua sẽ tiến hành tổng kết từng phiếu đơn hàng và gửi phịng kế tốn để thanh tốn và kết thúc đơn hàng.
Trường hợp đặc biệt
Tuy nhiên không phải bất kỳ vật tư nào phục vụ sản xuất cũng tuân thủ theo quy trình trên. Hiện tại ở Duy Tân đang tồn tại thêm 3 loại cung ứng ngun vật liệu ngồi quy trình được đề cập ở trên:
Vật tư được khách hàng chỉ định nhà cung cấp: một số khách hàng trước khi đặt hàng Duy Tân, sẽ thỏa thuận sử dụng nhà cung cấp do họ chỉ định (chủ yếu là các nhà cung cấp về nhãn, màng co như An Lạc, Hoàng Hà, Permara được chỉ định từ Unilever Việt Nam…). Duy Tân sẽ tiến hành liên hệ nhà cung cấp, đặt hàng dựa trên cơ sở giá và chất lượng đã được 3 bên thỏa thuận.
Vật tư được khách hàng mua và chuyển cho Duy Tân sản xuất: một số khách hàng chỉ đặt hàng Duy Tân về sản phẩm nhựa, các loại vật tư đóng gói và trang trí sẽ chuyển trực tiếp cho Duy Tân theo đơn hàng đã đặt. Ví dụ như Unza, Sanofi sẽ chuyển số lượng nhãn, màng co và bao bì đóng gói theo đơn hàng đã đặt.
Vật tư được đặt hàng từ bộ phận khác ngồi kế hoạch vật tư của phịng kế hoạch: đối với các sản phẩm mới, Phòng R&D và Phòng Kinh Doanh sẽ trực tiếp tính tốn và cung cấp số lượng, chủng loại, thậm chí nhà cung cấp, trong trường hợp này Phòng Kế Hoạch và Phòng Mua chỉ đứng vai trị hỗ trợ để hợp thức hóa về mặt thủ tục và liên hệ nhà cung cấp để đặt hàng.
Bên cạnh đó, một thực trạng tồn tại ở Duy Tân từ ngày mới thành lập đến nay là nguyên vật liệu chính cho sản xuất - keo (hạt nhựa) - lại được mua từ một cá nhân trong ban điều hành dựa trên việc tính tốn dự báo của Phòng Kế Hoạch.