2.1.6. Giới thiệu tổng quan về sản phẩm dây đai/băng tải Habasit
Sản phẩm dây đai băng tải Habasit được tập đoàn Habasit (Thụy Sỹ) nghiên cứu và phát triển từ năm 1946. Sản phẩm này đã có mặt tại hơn 70 quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam do cơng ty TNHH Vũ Minh làm đại diện độc quyền phân phối.
Sản phẩm dây đai/băng tải Habasit có thể cung cấp được vào nhiều ngành công nghiệp như: Dệt may, chế biến thực phẩm, chế biến gỗ, sản xuất thuốc lá, sản xuất giấy, sản xuất xe,… các sản phẩm được chia thành nhiều chủng loại như: Băng tải cao su, băng tải nhựa, băng tải PU, băng tải PVC, dây đai truyền lực, dây đai tiếp tuyến…
Hình 2.2 – Minh họa các sản phẩm của Habasit
Các sản phẩm này được sản xuất tại nhà máy của tập đoàn Habasit tại Thụy Sỹ dưới dạng các cuộn có khổ rộng lớn. Sau đó sẽ được chuyển đến các quốc gia trên thế giới, vào kho của các công ty đại diện. Tại các công ty đại diện sẽ thực hiện công đoạn cắt nhỏ và nối dán lại theo các kích thước yêu cầu của khách hàng.
Sản phẩm Habasit được sản xuất tại các nhà máy đều đã áp dụng bộ tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008, do đó chất lượng sản phẩm Habasit được kiểm soát chặt chẽ, duy trì chất lượng cao phù hợp với thương hiệu có tầm cỡ trên thế giới trong ngành sản xuất sản phẩm dây đai/băng tải.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản lý chất lượng của công ty TNHH Vũ Minh TNHH Vũ Minh
2.2.1. Thực trạng hoạt động quản lý chất lượng của cơng ty
Chất lượng được hình thành trong tồn bộ chu trình sản phẩm, từ giai đoạn nghiên cứu – thiết kế, sản xuất, bao gói – lưu kho, cung ứng đến nghiên cứu thị trường, tạo thành một vịng chất lượng.
Hiện tại, cơng ty chưa có bộ phận nào được phân cơng trực tiếp quản lý chất lượng nhưng có 2 bộ phận có liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý chất lượng là phòng kinh doanh sản phẩm dây đai/băng tải Habasit và xưởng sản xuất. Hai bộ phận này cùng nhau phối hợp để đảm bảo quá trình sản xuất được thực hiện một cách trơi chảy và cùng nhau tìm cách giải quyết những vấn đề liên quan đến chất lượng.
- Phòng kinh doanh sản phẩm dây đai/băng tải Habasit: Chỉ có phịng kinh doanh
sản phẩm dây đai/băng tải Habasit là có liên quan đến q trình tạo ra sản phẩm của cơng ty, còn các phòng kinh doanh các sản phẩm cịn lại thì khơng có liên quan vì các sản phẩm đó có chất lượng hoàn toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp ở nước ngồi của cơng ty. Phịng Kinh doanh sản phẩm Habasit có nhiệm vụ phát triển doanh số sản phẩm, mở rộng thị trường, đưa ra các yêu cầu sản xuất sản phẩm, ghi nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng về chất lượng của sản phẩm và theo dõi hoạt động sản xuất sản phẩm.
- Xưởng sản xuất: Các sản phẩm đều được sản xuất và lưu trữ tại xưởng sản xuất
trước khi giao đến khách hàng. Xưởng sản xuất có ảnh hưởng trực tiếp nhất tới chất lượng của sản phẩm. Các sản phẩm sẽ được sản xuất theo các yêu cầu từ phòng kinh doanh, thực hiện theo những quy trình sản xuất và các tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo chất lượng của sản phẩm là tốt nhất.
Ngồi ra, cịn có sự tham gia quản lý của lãnh đạo trong việc đề ra các chính sách và kiểm tra đôn đốc nhân viên thực hiện theo các quy định của cơng ty.
2.2.1.1. Chính sách chất lượng
Cho tới hiện nay, cơng ty chưa có chính sách chất lượng cụ thể nào cho mình, trong chiến lược phát triển của công ty chỉ đưa ra yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm nhưng chưa có chính sách hay định hướng cụ thể. Mọi u cầu nâng cao chất lượng còn chung chung, dừng lại ở sự kêu gọi các nhân viên nâng cao ý thức thực hiện tốt cơng việc của mình nhằm giảm thiểu số lượng sản phẩm bị lỗi. Điều này đã hạn chế rất nhiều khả năng nâng cao chất lượng của công ty, chỉ giải quyết được nguyên nhân tạo ra lỗi mà chưa đi vào giải quyết nguyên nhân gốc rễ của chất lượng thấp.
Lãnh đạo công ty đã ra chỉ thị, trước mắt tập trung vào việc cải thiện môi trường làm việc của xưởng sản xuất, tạo không gian làm việc gọn gàng ngăn nắp. Nâng cao dần ý thức của người kỹ thuật trong việc thực hiện đầy đủ các yêu cầu của công việc, vệ sinh công nghiệp. Tuy nhiên, những yêu cầu của lãnh đạo vẫn chưa được thực hiện một cách triệt để, vẫn cịn dừng lại ở lời nói, chưa có một chương trình hành động cụ thể nào, chưa xác định rõ các mối liên hệ giữa các bộ phận. Do đó, tiến độ thực hiện chỉ thị của lãnh đạo vẫn cịn bị trì trệ, thực hiện ở mức độ đối phó.
2.2.1.2. Trong khâu nghiên cứu và triển khai sản phẩm
Mặc dù sản phẩm dây đai/băng tải đều có những quy định kỹ thuật để làm tiêu chí xác định chất lượng của sản phẩm, tuy nhiên công ty chưa áp dụng hiệu quả những quy định kỹ thuật này dưới dạng văn bản cụ thể, từ đó chưa đánh giá một cách chính xác và thống nhất sản phẩm có đạt tiêu chuẩn hay khơng, mà nó được đánh giá dựa vào kinh nghiệm của người kỹ thuật. Điển hình như nối thử trước khi nối chính thức, dung sai kích thước của sản phẩm, mức độ chảy của keo, màu sắc của mối nối, thời gian ép nhiệt, lực ép dây,… Hạn chế này đã tạo điều kiện cho những sản phẩm bị lỗi được đưa ra thị trường, đến tay người sử dụng. Người kỹ thuật có thể chủ quan cho rằng một số lỗi này khơng gây hại gì cho khách hàng và họ có thể chấp nhận được. Vì vậy thiết yếu phải xây dựng thành văn bản những quy định kỹ thuật bắt buộc phải đảm bảo để hạn chế những sản phẩm bị lỗi, phổ biến tới các bộ phận liên quan và yêu cầu thực hiện đầy đủ các quy định này. Xây dựng được bộ tiêu chuẩn kỹ thuật và nghiên cứu triển khai sản phẩm sẽ
giúp ích cho cơng ty rất nhiều trong việc đánh giá chính xác chất lượng của sản phẩm, tính tốn thời gian sản xuất từ đó có cơ sở để nâng cao năng suất lao động, xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả và giảm thiểu những rủi ro tạo ra sản phẩm bị lỗi.
Về nghiên cứu và triển khai sản phẩm, tất cả đều đã được nghiên cứu ở hãng Habasit. Mỗi loại sản phẩm được tạo ra đều có những tính năng riêng phù hợp với các điều kiện sản xuất của từng loại máy móc trong các ngành cơng nghiệp khác nhau. Do đó, ngoại trừ một số ít trường hợp thì cịn lại đều dễ dàng chọn lựa những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng đảm bảo tuổi thọ và độ bền khi sử dụng. Có một lợi thế cho sản phẩm dây đai/băng tải Habasit là hãng đã làm việc rất tốt với các nhà sản xuất máy móc, kết nối để trở thành nhà cung cấp phụ kiện chính gốc cho các máy này, tên của sản phẩm dây/đai băng tải Habasit sẽ được ghi trong các tài liệu theo máy như: hướng dẫn bảo trì, danh mục vật tư. Vì vậy, trong q trình triển khai sản phẩm có thể dựa vào lợi thế này để phát triển thị trường, tăng sức cạnh tranh đối với các sản phẩm cùng loại.
2.2.1.3. Trong khâu sản xuất
a. Quy trình sản xuất sản phẩm Habasit
Quy trình sản xuất được khái quát như Hình 2.3. Đầu vào của chu trình này là yêu cầu sản xuất được gửi từ phòng kinh doanh tới xưởng sản xuất. Nội dung chính của Phiếu u cầu sản xuất như trong Hình 2.4.
Thời gian cần hàng phụ thuộc nhiều điều kiện khác nhau: Thời gian yêu cầu của khách hàng (theo hợp đồng, theo báo giá), thời gian sản xuất xong, thời gian dự trữ. Ngoài thời gian theo hợp đồng là phải thực hiện chính xác, cịn lại đều mang tính tương đối. Do đó xưởng có thể tự sắp xếp cơng việc để thực hiện sao cho không quá trễ so với thời gian yêu cầu. Việc sắp xếp công việc ở xưởng do trưởng xưởng quyết định, yêu cầu các kỹ thuật viên khác thực hiện các bước công việc theo thứ tự cho hợp lý. Nhưng vì số lượng đơn hàng nhiều và liên tục nên vẫn có trường hợp đơn hàng bị bỏ sót, đến khi cần phải giao hàng cho khách hàng mới nhận ra điều này. Hiện tại công ty đang tồn tại vấn đề công việc bị chồng chéo lên nhau, đang thực hiện công việc này phải nhảy sang công việc khác vì yêu cầu thay đổi.
Nguyên vật liệu đầu vào: Toàn bộ nguyên vật liệu là ngoại nhập từ hãng Habasit.
Đa số hàng nhập về là những cuộn có khổ lớn được vận chuyển về thơng qua đường biển, số rất ít được vận chuyển bằng đường hàng không khi cần thời gian gấp gáp. Bộ phận xưởng sản xuất sẽ nhận hàng này, phải kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào trước khi nhập kho xem có đúng kích thước trên hồ sơ nhập hàng và bị hỏng hóc gì do q trính vận chuyển khơng? Sau đó sẽ lưu trữ trong kho để chờ sản xuất, các cuộn có khổ vừa sẽ được lưu lên kệ sắt còn các cuộn lớn hơn sẽ được lưu trên giá quay. Mỗi cuộn sẽ được ghi thời gian nhập và kích thước ban đầu. Thời gian lưu trữ cũng có ảnh hưởng đến tuổi thọ của dây do tác động của điều kiện môi trường, nếu không tốt sẽ làm cho dây bị lão hóa nhanh hơn bình thường. Trong sản xuất, có thể xuất hiện lỗi “dây quá hạn lưu trữ”, nó được thể hiện khi tuổi thọ của sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu. Kiểm tra thời gian lưu trữ của nguyên vật liệu chưa được công ty chú trọng, chỉ khi nào sản phẩm không thể nối chắc chắn được thì mới cho hủy cuộn dây đó. Mặt khác, cũng có trường hợp xảy ra lỗi
“sai loại dây” vì chọn loại dây khơng đúng như yêu cầu sản xuất, có khi phát hiện ra sai
sót ở khâu cuối cùng khi chuẩn bị các thủ tục để đi giao hàng gây tổn thất về mặt thời gian và chi phí sản xuất lại.
Kho nguyên vật liệu cũng chứa những sản phẩm bị hỏng trong quá trình sản xuất, các sản phẩm này được lưu trữ để dành cho những yêu cầu sản xuất sản phẩm có kích
thước nhỏ hơn. Tuy nhiên, có những sản phẩm bị lưu trữ q lâu mà khơng dùng tới vì khơng có đơn hàng nào phù hợp.
Đo dây và cắt dây: Dựa trên kích thước và số lượng được ghi trên Phiếu yêu cầu sản
xuất, các nhân viên sẽ đo và cắt từ các cuộn lớn thành các dây nhỏ hơn. Thực hiện thao tác cắt dây trên máy xẻ dây. Sau khi cắt xong, các kỹ thuật viên được yêu cầu kiểm tra lại kích thước một lần nữa, tuy nhiên vẫn có thể xảy ra lỗi “sai kích thước” (sai lệch kích
thước so với yêu cầu sản xuất) và “cắt dây không thẳng” (đường cắt bị lệch hướng).
Nếu dây có thể sửa được thì sẽ cắt lại, cịn khơng được sẽ phải lưu lại kho nguyên vật liệu để sử dụng cho sản phẩm có kích thước nhỏ hơn sau này (nếu có).
Chặt răng (đối với loại sản phẩm TC): Mỗi loại dây sẽ được yêu cầu chặt loại răng
tương ứng, có hướng dẫn trong bộ tài liệu nối dán của hãng Habasit. Khi chặt răng, người kỹ thuật được yêu cầu nắm rõ loại răng nào là đúng với loại dây đang thực hiện, chặt răng trên máy sẵn có. Vì số lượng loại răng chỉ có 3 loại nên trường hợp xảy ra lỗi đối với công đoạn này rất hiếm khi xảy ra.
Ủ và mài dây (đối với sản phẩm S): Ủ để làm mềm dây trước khi mài, khi mài dây
phải theo góc mài được yêu cầu trong tài liệu hướng dẫn. Sau khi mài xong sẽ kiểm tra bằng mắt xem đường mài đã đạt yêu cầu chưa, nếu chưa đạt có thể mài lại, nhưng có những mối mài khơng thể sửa được dẫn đến lỗi “mài dây không đạt” (khơng đạt chiều dài đường mài, góc mài và độ mịn cần thiết) thì phải lưu lại kho nguyên vật liệu để sử dụng cho sản phẩm có kích thước nhỏ hơn sau này (nếu có).
Bơi keo (đối với sản phẩm loại S): sử dụng loại keo cho phù hợp với từng loại dây,
được chỉ dẫn trong tài liệu của hãng Habasit. Việc kiểm tra này vẫn phụ thuộc vào người trực tiếp thực hiện, nếu chủ quan có thể tạo ra lỗi “sai vị trí bơi keo” (bơi loại keo khơng thích hợp vào phần vật liệu được chỉ định) dẫn đến q trình kết dính của vật liệu không đảm bảo, độ bền của mối nối không đạt được mức tốt nhất.
Ép nhiệt: Các sản phẩm đều phải qua khâu ép nhiệt, mỗi loại sản phẩm đều có u
viên thực hiện. Trong q trình thao tác, nếu có sự sai sót sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tuổi thọ của sản phẩm mà ngay lúc đó khó có thể nhận biết được bằng mắt thường mà phải trải qua quá trình sử dụng tại nhà máy của khách hàng thấy tuổi thọ của dây không đáp ứng nhu cầu mới ghi nhận được lỗi “mối nối không chắc” (dễ bị bong mối nối sau một thời gian ngắn) của sản phẩm đã tạo ra. Do đó lỗi này thường ảnh hưởng ngay tới uy tín của cơng ty, phải bảo hành cho khách hàng những sản phẩm mới để đền bù thiệt hại.
Đóng gói và giao hàng: Sản phẩm tạo ra sẽ được ghi thông tin ngày sản xuất, kích
thước và số lượng. Vấn đề “giao hàng trễ” vẫn được khách hàng phản ảnh thường
xuyên, không giao kịp thời gian đặt hàng làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của khách hàng.
Các sản phẩm được sản xuất hàng ngày đều phải được lưu thông tin chi tiết trong cuốn “nhật ký sản xuất” của xưởng. Trưởng xưởng sẽ có trách nhiệm kiểm tra mức độ thực hiện việc làm này để đảm bảo các thông tin liên quan như số lượng, chủng loại, mục đích và báo cáo lỗi (nếu có) sẽ được lưu trữ lại và tổng hợp thành báo cáo định kỳ gửi cho lãnh đạo khi cần thiết. Đây được xem là một hành động hướng tới chất lượng của công ty Vũ Minh, nhưng cần phải sử dụng thêm các cơng cụ kiểm sốt q trình khác để có thể rút ra các quyết định liên quan đến quản trị chất lượng.
b. Phân tích các sai lỗi trong quy trình tạo ra sản phẩm
Để phục vụ cho việc phân tích các sai lỗi trong quy trình tạo ra sản phẩm, tác giả tiến hành thu thập dữ liệu thứ cấp về số lượng các loại sai lỗi đã xảy ra trong các năm vừa qua. Nguồn dữ liệu được thu thập đều nằm trong cuốn “Nhật ký sản xuất” của cơng ty. Trong cuốn này có nội dung bao gồm các loại dây đai/băng tải được sản xuất hằng ngày tại xưởng và các loại sai lỗi đã xảy ra. Bằng phương pháp đếm và tổng hợp số lỗi, tác giả liệt kê số lượng các loại lỗi của sản phẩm Habasit vào Bảng 2.3 (dữ liệu thu thập từ năm 2010 đến 2013).