CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MƠ HÌNH 5S
2.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tƣ Xây Dựng Cửu Long (Viết tắt là CDIC) thành lập ngày 28/11/2008 tại địa chỉ 63 Đƣờng Trục, Q.Bình Thạnh,TP.HCM. (Webside: cuulonggroup.com.vn)
Khi mới thành lập, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thiết kế, đầu tƣ và xây dựng các cơng trình dân dụng. Đến năm 2011, cơng ty mở rộng hoạt động và phát triển sang lĩnh vực thiết kế, sản xuất, lắp đặt cửa nhựa uPVC, cửa kính, cầu thang kính, bộ phận sản xuất cửa ra đời với cái tên Cuulongwindow.Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp cửa nhựa uPVc uy tín và chất lƣợng cho các cơng trình trong ngồi nƣớc, Cuulongwindow khơng ngừng nâng cao chất lƣợng sản phẩm và mang lại giá cạnh tranh nhất cho khách hàng.
Tầm nhìn: trở thành một công ty hàng đầu về thiết kế, xây dựng các cơng trình dân
dụng và cơng trình cửa.
Sứ mạng: mang lại cuộc sống tốt đẹp bằng những sản phẩm hoàn hảo nhất. Chiến lƣợc kinh doanh: tạo ra sản phẩm chất lƣợng với giá cạnh tranh nhất.
Mục tiêu hoạt động: không ngừng phát triển trong các lĩnh vực kinh doanh, phát triển
thị trƣờng không chỉ trong nƣớc mà cả quốc tế, tối đa hóa lợi nhuận cổ đơng và lợi ích cho ngƣời lao động.
Thị trƣờng: các sản phẩm dịch vụ của Cửu Long hiện có mặt ở nhiều tỉnh thành trong
và ngoài nƣớc nhƣ TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dƣơng, Kiên Giang, Đà Nẵng, Nha Trang, Bình Thuận… và đặc biệt xuất khẩu sang Campuchia.Tuy nhiên, thị trƣờng hoạt động chủ yếu của cửa Cửu Long vẫn là TP.HCM.
Sơ đồ tổ chức:
Hiện tại, cơng ty có 50 nhân viên chính thức (khơng kể nhân viên thời vụ và bán thời gian). Sơ đồ tổ chức của công ty nhƣ sau:
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của cơng ty.
Chức năng của từng bộ phận:
Tổng giám đốc: là ngƣời đại diện cho tồn cơng ty, có tính chất quyết định với tất cả những vấn đề quan trọng nhất của công ty.
Bộ phận Xây Dựng: quản lý thiết kế, thi cơng các cơng trình xây dựng.
Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm quản lý chung về hoạt động kế tốn của cơng ty. Bộ phận cửa: chịu trách nhiệm về thiết kế, sản xuất và lắp đặt các cơng trình cửa (bao gồm cửa nhựa uPVC, cửa sắt, nhơm, kính, cầu thang kính, lan can kính...). Trong đó: văn phịng bao gồm các nhiệm vụ nhƣ: tiếp nhận đơn hàng, báo giá, bán hàng, soạn thảo hợp đồng, thiết kế cửa, đặt mua vật tƣ sản xuất...bộ phận sản xuất có nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất, vận chuyển, lắp đặt và bảo hành cửa.
Tổng Giám Đốc BP. Xây Dựng Thiết kế công Thi Kế tốn BP.Cửa Văn phịng
Thiết kế mua Thu Báo
giá/Sale
Công nhân
Hoạt động hiện tại của công ty:
Mặc dù mới thành lập đƣợc 4 năm nhƣng bộ phận cửa nhựa của công ty Cửu Long đã đạt đƣợc những thành quả nhất định về doanh số và với mức giá cạnh tranh.Cửu Long liên tục mở rộng thị trƣờng ra nhiều tỉnh thành trên cả nƣớc. Phƣơng châm hoạt động: : “Chất lƣợng- Gía cả hợp lý- Hiệu quả thời gian” nhằm mang đến cho khách
hàng” Sự hài lòng, tiện nghi và tinh tế trong từng chi tiết”. đã đem lại lòng tin cho khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm. Tuy nhiên,dù đã đạt đƣợc một số thành công nhất định trong lĩnh vực sản xuất cửa uPVC và đạt đƣợc doanh số tƣơng đối ổn định song thời gian gần đây mức tăng trƣởng của cơng ty đang có xu hƣớng chững lại một phần do ảnh hƣởng tình trạng khó khăn của thị trƣờng chung, một phần do chính sách chất lƣợng tại công ty. Theo nguồn của phịng kế tốn, một số dự án gần đây của công ty mặc dù đảm bảo mức tăng doanh số so với cùng kỳ năm ngoái nhƣng chi phí cho hoạt động sản xuất lại tăng q cao có những cơng trình chi phí lên tới 40% so với tổng doanh thu của cơng trình đó.Đồng thời trong q trình làm việc tại bộ phận cửa, tác giả đã tiến hành quan sát xƣởng làm việc cũng nhƣ tìm hiểu mơi trƣờng làm việc tác giả đã nhận thấy rất nhiều vấn đề liên quan đến việc sử dụng nguyên liệu sản xuất sử dụng một cách không hiệu quả. Ở đây, rất nhiều nguyên liệu bị vứt bỏ khi cịn có thể sử dụng đƣợc, việc sắp xếp bố trí kho xƣởng và nguyên vật liệu lộn xộn gây khó khăn trong quá trình sử dụng, mơi trƣờng làm việc khơng đảm bảo…Vì vậy, việc đƣa ra giải pháp để pháp khắc phục tình trạng trên nhằm mục đích giảm sự lãng phí, cải thiện mơi trƣờng làm việc một điều cần thiết và quan trọng hiện nay.
2.2 Thực trạng môi trƣờng làm việc tại bộ phận sản xuất cửa nhựa - Công Ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tƣ Xây Dựng Cửu Long.
Việc phân tích mơi trƣờng làm việc nhằm tìm ra vấn đề hiện tại mà doanh nghiệp đang gặp phải, từ đó cơ sở đó tác giả tiến hành tìm hiểu ngun nhân và đƣa ra giải pháp khắc phục tình trạng hiện tại của cơng ty.
2.2.1 Thực trạng bố trí mặt bằng tại cơng ty.
Diện tích mặt bằng xƣởng hiện tại của cơng ty khơng lớn khoảng 300 m2 trong đó diện tích kho phụ kiện 36m2, diện tích phịng trƣởng xƣởng chiếm 4m2, diện tích để nguyên vật liệu là 40m2, vị trí mỗi máy cắt, máy hàn là 2.25m2, diện tích cịn lại sử dụng để sản xuất và để bán thành phẩm và thành phẩm của cơng ty.Việc bố trí hiện tại của mặt bằng có ƣu điểm đó là nguyên vật liệu và máy móc để gần nhau và gần khu vực sản xuất nên r t ngắn đƣợc thời gian di chuyển trong q trình sản xuất. Bên cạnh đó cịn tồn tại những nhƣợc điểm nhƣ sau:
Thứ nhất, vì diện tích sản xuất quá nhỏ nên gây ra nhiều khó khăn trong quá trình làm việc của cơng nhân. Điều này đƣợc thể hiện rõ khi cơng ty có nhiều đơn hàng thì diện tích chủ yếu đƣợc sử dụng chứa cửa thành phẩm, các công việc khác không phải sử dụng nhiều tới máy móc và thiết bị nhƣ: luồn gioăng vào khe cửa hay đóng nẹp thì đƣợc chuyển ra bãi đất trống bên ngồi xƣởng để làm nhƣờng vị trí xƣởng cho các thao tác chính của q trình.
Thứ hai, tủ đựng dụng cụ chƣa đƣợc giữ cẩn thận, các thiết bị trọng tủ thƣờng xuyên bị thất lạc và mất. Số liệu thống kê số lƣợng máy bị mất trong tháng 7 và tháng 8 năm 2013 của công ty:
Bảng 2.1 Thống kê số lƣợng máy bị mất trong tháng 7 và 8 năm 2013.
Thiết bị mất/thất lạc Số lƣợng Hiện trạng Tiền mua mới
Máy hàn tay 2 Thất lạc 2.230.000 vnđ/chiếc
Máy bắn keo silicon 1 Mất tại cơng trình 620.000 vnđ/chiếc Máy bắn vít 1 Mất tại cơng trình 1.200.000 vnđ/chiếc
Ngồi ra, phịng giữ phụ kiện trời mƣa thƣờng bị ngấm nƣớc dẫn tới nhiều phụ kiện bằng sắt bị hoen rỉ và không thể sử dụng.(Xem bảng 2.2 thống kê số lƣợng phụ kiện không thể sử dụng đƣợc 2013)
Thứ ba, máy móc đƣợc bố trí chƣa hợp lý,máy cắt sắt đƣợc đặt trƣớc cửa ra vào gây khó khăn cho việc đi lại và mất an toàn trong lao động.
Hình 2.2 Sơ đồ bố trí mặt bằng và lƣu đồ sản xuất tại công ty
Thứ tƣ, việc đặt tủ đựng dụng cụ và kho phụ kiện xa nhau sẽ gây mất thời gian trong quá trình đi lại.
Thứ năm, kính lắp cửa sau khi đặt mua về không đƣợc bảo quản ở bên trong mà để ở bên ngồi xƣởng nên đơi xảy ra tình trạng kính vỡ hoặc bị mất gây lãng phí cho cơng ty.
Thứ sáu, chƣa có đƣờng kẻ để vạch để phân biệt lối đi và khu vực làm việc nên việc đi lại của công nhân cũng lộn xộn.
Quy trình Nhân viên thực hiện Nhiệm vụ Nhân viên văn
phòng.
Nhân viên thiết kế
Thủ kho và bộ phận thu mua.
Công nhân sản xuất
Công nhân sản xuất.
Công nhân sản xuất. Công nhân sản xuất.
Công nhân sản xuất.
Công nhân sản xuất.
Nhân viên thiết kế (Đồng thời làm KCS)
Công nhân lắp đặt
Báo giá đơn hàng, làm hợp đồng sản phẩm, chuyển đơn hàng cho nhân viên thiết kế.
Thiết kế cửa theo đ ng yêu cầu của khách hàng.
Mua những nguyên liệu cần thiết cho sản xuất.
Sử dụng máy cắt để cắt nhựa uPVC, cắt lõi sắt và cắt nẹp.
Sử dụng máy hàn để hàn các thanh sắt và nhựa thành khung cửa. Sử dụng máy bào tay và máy bào góc để làm nhẵn các mối hàn. Sử dụng máy phay để phay lỗ thoát nƣớc.
Sử dụng máy bắn phụ kiện để bắn vít, khóa…vào cửa
Lắp kính vào khung cửa và đóng nẹp nhựa bao quanh kính.
Kiểm tra kích thƣớc cửa, mối hàn, kính và nẹp.
Lắp đặt cửa lên cơng trình. Phay Bắn phụ kiện Đạt Lắp kính, đóng nẹp Kiểm tra Bào Hàn Thiết kế bản vẽ Cắt Mua nguyên vật liệu Không đạt Tiếp nhận đơn hàng 1 2 3 4 5 Lắp đặt 6
Theo hình 2.3 Lƣu đồ sản xuất cửa nhựa tại cơng ty, có thể thấy thanh nhựa uPVC đƣợc mua về và đặt lên kệ. Sau đó, những nguyên vật liệu này sẽ đƣợc di chuyển ra vị trí máy cắt để cắt theo kích thƣớc bản vẽ (đây còn đƣợc gọi là giai đoạn cắt khung và cắt nẹp cửa).Ở công đoạn này, công việc cắt khung và cắt nẹp diễn ra đồng thời. Một điều bất tiện khi cơng nhân sử dụng máy cắt khung đó là vị trí của đặt máy cắt ngay gần cửa ra vào và cửa kho phụ kiện, gây khó khăn cho q trình di chuyển và hoạt động.Theo quan sát của tác giả, trong quá trình cắt nguyên vật liệu thì hầu hết các công nhân trong xƣởng bị hạn chế qua lại, nếu thủ kho muốn vào kho phụ kiện thì phải yêu cầu ngừng máy cắt trong ít ph t.Thơng thƣờng, thời gian vào kho mất khoảng từ 4-5 ph t và nhiều khi lên tới 15-20 ph t nếu phụ kiện bị thất lạc hoặc nằm sâu bên trong.Trung bình, một ngày thủ kho ra vào kho nguyên vật liệu khoảng 10 lần thì thời gian chờ bị mất trong một ngàyít nhất là 40-50 ph t làm việc của 2 công nhân cắt nhựa và thời gian này có thể tăng lên tới hơn 1 giờ nếu phải tìm phụ kiện thất lạc trong kho.Vì vậy,việc bố trí máy và sắp xếp kho một cách hợp lý gi p cơng ty có thể giảm thiểu đƣợc thời gian chờ bị lãng phí.
Nguyên vật bị dƣ thừa sau khi cắt đƣợc dồn vào một chỗ gần ngay máy cắt và cuối ngày, công nhân sẽ mang những nguyên liệu này bỏ vào một góc phía dƣới kho,chờ thanh lý mà khơng sàng lọc lại. Để thấy đƣợc số lƣợng vật liệu bị lãng phí tác giả đã tính nhƣ sau, mỗi thanh uPVC có chiều dài 5.8m và đƣợc cắt ra thành từng kh c nhỏ để ghép thành khung cửa, cứ mỗi cánh cửa có chiều dài 2.2mx1m thì cần sử dụng 2 thanh dài uPVC, trong đó 1 thanh đƣợc cắt thành 2 thanh nhỏ có chiều dài 2.2m và thanh cịn lại cắt thành 2 thanh nhỏ có chiều dài 1m. Nhƣ vậy, số lƣợng uPVC dƣ ở thanh thứ nhất là 1.4m và ở thanh thứ 2 là 3.8m và thông thƣờng với thanh 1.4m sẽ đƣợc công nhân loại ra để vào một chỗ khi thiếu thì sẽ sử dụng, nếu không sẽ bán thanh lý. Trung bình 1 ngày, các cơng nhân trong xƣởng cắt khoảng 22 cây nhựa có chiều dài 5.8m và số lƣợng cây có chiều dài <1.4m dƣ khoảng 20 cây, và số lƣợng này nếu bán thanh lý sẽ có giá 10.000 vnđ/kg và số tiền có đƣợc khoảng 286.400vnđ trong
khi cũng số vật liệu này nếu mua mới sẽ có giá là 39.500 vnđ.kg và số tiền phải trả là 1.131.000 vnđ đắt gấp 4 lần so với số tiền bán thanh lý.Thấy đƣợc thực trạng này, từ đầu năm 2014 trƣởng phòng bộ phận cửa đã yêu cầu tất cả các công nhân giữ lại và sàn lọc lại tất cả những thanh nhựa để tái sử dụng nhƣng việc này chỉ thỉnh thoảng mới đƣợc thực hiện vì lý do việc và hàn những thanh uPVC ngắn sẽ khó và mất nhiều thời gian hơn việc sử dụng một thanh dài, vì vậy việc sàng lọc nhựa uPVC chỉ đƣợc các cơng nhân thực hiện khi có trƣởng phịng hoặc ban lãnh đạo xuống kiểm tra.
Thanh nhựa đƣợc cắt sẽ đƣợc đem đi hàn thành khung hoàn chỉnh, thời gian hàn xong 1 cánh cửa mấy khoảng từ 15-20 ph t, sau đó đƣợc đƣa tới máy bào để bào phẳng góc ở những mối hàn và ở những vị trí bị cong vênh, rồi đƣợc chuyển tới khu vực phay lỗ thốt nƣớc, sau đó cửa sẽ đƣợc di chuyển về vị trí sản phẩm dở dang và chờ bắn phụ kiện.
Sau đó cửa bán thành phẩm (dở dang) đƣợc đƣa đi bắn phụ kiện và đóng kính.Khi bắn phụ kiện các công nhân trong xƣởng phải sử dụng nhiều công cụ và thiết bị nhƣ máy bắn phụ kiện các loại, máy khoan tay, máy hàn tay...Các thiết bị này bình thƣờng đƣợc thủ kho cất giữ và sẽ giao cho công nhân khi cần sử dụng. Tuy nhiên, những khi có nhiều đơn hàng thì những thiết bị không trả lại cho thủ kho với lý do “ngày mai cịn sử dụng”, chính điều này gây ra sự mất mát và thất lạc của thiết bị, khiến công nhân mất rất nhiều thời gian tìm kiếm.Theo thống kê của bộ phận kho xƣởng, thời gian gần đây công ty nhận nhiều đơn hàng thì đồng nghĩa với việc tỷ lệ thiết bị bị mất và thất lạc cũng tăng lên, trong tháng 8 mất 2 chiếc máy hàn tay và giá trị khi mua mới là 2.230.0000 vnđ/chiếc, tháng 7 thất lạc 1 máy bắn vít giá 1.200.000 vnđ và 1 máy bắn keo silicon giá 620.000 vnđ, những con số này chỉ cho thấy những giá trị về mặt vật chất bị mất đi do việc thiếu tổ chức, sắp xếp trong quá trình quản lý thiết bị, cịn chi phí về thời gian cho cơng tác tìm kiếm cũng là một điều đáng lo ngại, giả sử một cơng nhân mất 20 ph t để tìm kiếm một chiếc máy cầm tay, tức là các cơng đoạn phía sau nhƣ phay lỗ thốt nƣớc, lắp kính, đóng nẹp… sẽ bị dừng lại 20 ph t, cứ
nhƣ vậy sẽ ảnh hƣởng tới cả một tiến trình.Ở cơng đoạn tiếp theo, sản phẩm đƣợc đƣa đi đóng kính và nẹp, kính đƣợc chuyển từ bên ngồi vào khu vực sản xuất rồi lắp vào cửa và đƣợc đóng nẹp.Vấn đề thƣờng gặp phải và gây nhiều lãng phí trong giai đoạn này là tình trạng kính bị vỡ và mất, nguyên nhân là do kính đƣợc đặt ở bên ngồi xƣởng, khơng có mái che nên khi thời tiết quá nắng hoặc bị va chạm với các vật bên ngồi thì sẽ bị vỡ và hƣ hỏng khơng thể sử dụng, có những trƣờng hợp bị mất và phải tiến hành đặt mua lại, thời gian đặt mua lại thƣờng mất từ 3-4 ngày, điều này đồng nghĩa với việc phải lùi thời gian lắp đặt từ 3-4 ngày, chính điều này đã làm mất niềm tin của khách hàng với công ty.
Từ những phân tích ở trên có thể thấy sự bố trí mặt bằng khơng hợp lý cũng ảnh hƣởng khá nhiều tới tình trạng hiện tại của cơng ty.
2.2.2 Phân tích mơi trường làm việc tại bộ phận sản xuất cửa nhựa công ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tư Xây Dựng Cửu Long.
Việc phân tích rõ mơi trƣờng làm việc hiện tại của công ty gi p làm rõ vấn đề, đƣa ra các giải pháp nhằm khắc phục tình trạng hiện tại, đạt đƣợc các mục tiêu về năng suất, chất lƣợng, tạo môi trƣờng làm việc an tồn.Để có thể làm rõ hơn vấn đề tác giả đã tiến hành phân tích thực trạng sắp xếp và quản lý vật dụng của công ty, thực trạng vệ sinh nơi làm việc và thực trạng về thái độ làm việc của công nhân.
Thực trạng về cách thức sắp xếp và quản lý vật dụng.
Từ kết quả khảo sát theo bảng câu hỏi phụ lục 2, tác giả tiến hành quy đổi điểm nhƣ sau: với những công nhân cho điểm câu hỏi lớn hơn hoặc bằng 2 điểm tƣơng