CHUƠNG 5 : KẾT LUẬN, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
5.2.2 Giải pháp liên quan đến mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt là nhân tố nền tảng đóng vai trị quan trọng nhất trong việc cấu thành hệ thống KSNB. Mơi trường kiểm sốt tốt tạo tiền đề cho KSNB hoạt động hữu hiệu. Đây là yếu tố tạo nên sắc thái chung cho toàn đơn vị,
chi phối ý thức của các thành viên tham gia. Trên cơ sở lý luận đã nghiên cứu và thực tế khảo sát, để môi trường quản lý phát huy tốt vai trị nền tảng của mình, người viết đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp DN nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm sốt:
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Ở những đơn vị cử người đại diện trực tiếp quản lý DN cần thiết lập cơ chế giám sát tăng lên tương ứng để có thể kiểm sốt được việc thực thi quyền lực của cấp dưới hoặc người đại diện . Định kỳ tiến hành họp để giải quyết các vấn đề cịn tồn đọng hay khi có sự kiện mà việc ra quyết định liên quan đến vấn đề đó sẽ ảnh hưởng đến tồn đơn vị thì nhà quản lý không được tự ý quyết mà phải thông qua ý kiến của hội đồng thành viên góp vốn. Tất cả những việc làm trên phải được quy định cụ thể trong điều lệ, quy chế đơn vị
Các DN được khảo sát cần ban hành bộ quy tắc ứng xử chung liên quan đến đạo đức nghề nghiệp thơng qua đó có biện pháp xử lý khi xảy ra mâu thuẫn. Ngoài ra, các DN này cần có biện pháp làm giảm áp lực, cơ hội gian lận, xung đột lợi ích, hạn chế hành vi vi phạm đạo đức của nhân viên bằng việc xây dựng mơi trường văn hóa DN lành mạnh với yếu tố nền tảng là phong cách quản lý của nhà quản trị cấp cao. Do đó, từng hành động của nhà quản lý phải đảm bảo tính chuẩn mực, chính trực và cơng bằng
Thực thi trách nhiệm tổng thể
Tại mỗi DN khảo sát cần có chính sách dự trữ một đội ngũ nhân sự chất lượng cao cho các vị trí quan trọng khi có bất kỳ sự xáo trộn ở những vị trí trọng yếu bằng cách đưa ra nhiều thử thách trong quá trình làm việc của nhân viên. Tạo cơ hội thăng tiến sẽ thúc đẩy hơn nữa khả năng làm việc và chọn được những tài năng sáng giá trong việc điều hành đơn vị
Việc nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên thơng qua các khóa đào tạo ngắn, dài hạn là điều cần thiết. Khi năng lực họ tốt ít nhiều sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn nên chi phí DN bỏ ra sẽ đem đến nhiều hiệu quả thiết thực. Mối quan tâm của DN khảo sát là chi phí họ bỏ ra đào tạo nhưng khi tay nghề nhân viên được nâng cao họ sẽ tìm đến nơi khác có điều kiện tốt hơn, để giải quyết tình huống này thì bên nhân sự có những điều kiện ràng buộc và cam kết từ
nhân viên khi tham gia các khóa đào tạo cũng như cho họ có nhiều lợi ích hơn sau mỗi khóa học và tiếp tục tham gia sản xuất tại đơn vị
Thực thi cam kết về năng lực
Các DN được khảo sát cần xây dựng chính sách nguồn nhân lực hợp lý, điều này phải được xây dựng và đưa vào quy chế đơn vị. Để tạo điều kiện cho nhân viên gắn bó lâu dài với DN thì phải thiết lập chính sách đảm bảo và khuyến khích phù hợp như chế độ lương thưởng đảm bảo tính cạnh tranh với đối thủ khác, cho họ cơ hội thử thách để thể hiện bản thân. Bên cạnh đó muốn có đội ngũ nhân lực chất lượng DN cần minh bạch trong khâu tuyển dụng thông qua tuyển dụng công khai như đề ra tiêu chuẩn, kỹ năng mà mỗi ứng viên cần đạt được và mức độ phù hợp với văn hóa DN mình thế nào tránh tạo tâm lý mập mờ, bất mãn khi ứng viên nghĩ họ có tài nhưng do cơ chế nên khơng đạt
Trách nhiệm giải trình
Tạo cơ hội và điều kiện để nhân viên giám sát lẫn nhau nghĩa là một nghiệp vụ phát sinh tới lúc hồn thành khơng chỉ tập trung vào một cá nhân hay một bộ phận chức năng, đây là cách thức để giảm thiểu gian lận hoặc sai sót. Tiến độ chung hoàn thành cơng việc tùy thuộc vào từng bộ phận, vì vậy, mỗi nhân viên phải thấy được tầm quan trọng việc mình làm ảnh hưởng đến thành tích chung của tập thể thơng qua các buổi làm việc nhóm, hoạt động cộng đồng
Phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận.
Người quản lý của đơn vị cần phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận nhằm giúp đạt được hiệu quả công việc tốt hơn đồng thời giúp các bộ phận cũng sẽ có trách nhiệm hơn với cơng việc mà mình được giao, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận, ngoài ra sẽ giúp cho các nhân viên làm việc một cách hiệu quả tiết kiệm được nhiều thời gian. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo của các tổ chức cũng sẽ rất dễ trong quá trình nhận dạng, tìm kiếm nguyên nhân rủi ro và có hướng xử lý kịp thời. Trách nhiệm cũng được gói gọn và dễ dàng trong công tác xử lý các sai phạm. Như vậy, chúng ta có thể thấy được rằng phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các bộ phận sẽ tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu được tối đa các rủi ro tác nghiệp, nhận diện và kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn và mang lại hiệu quả hoạt
động cao hơn cho tổ chức. Đồng thời mỗi bộ phận chỉ thực hiện đúng công việc trong quyền hạn của mình, giúp q trình ln chuyển công việc giữa các bộ phận thực hiện dễ dàng và thuận lợi hơn.