Bảng 2 .1 Thống kê một số chỉ tiêu kinh tế-xã hội chủ yếu của huyện
Bảng 2.2 Phân bổ nhân sự các phòng ban của UBND huyện
STT Phòng Số lượng
(người)
Tỷ lệ (%)
1 Lãnh đạo Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân 11 6,83 2 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân 22 13,66 3 Phòng Nội vụ 14 8,70 4 Phòng Kinh tế 11 6,83
5 Phòng Y tế 6 3,73
6 Phòng Giáo dục và Ðào tạo 11 6,83 7 Phịng Tài ngun và Mơi trường 15 9,32 8 Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội 13 8,07
9 Phịng Văn hóa và Thơng tin 8 4,97 10 Phòng Dân tộc 3 1,86 11 Phịng Quản lý Ðơ thị 16 9,94 12 Thanh Tra huyện 7 4,35 13 Phòng Tư pháp 7 4,35
14 Phịng Tài chính-Kế hoạch 17 10,56
Tổng cộng: 161 100
Trình độ cán bộ cơng chức: 9,32% cán bộ cơng chức của UBND huyện có trình độ thạc sỹ, trình độ đại học chiếm tỷ lệ cao nhất 84,47%, trình độ trung cấp chiếm 6,21%. Như vậy về trình độ của cán bộ cơng chức hầu hết đã đạt chuẩn từ bậc đại học trở lên, theo báo cáo từ phịng Nội vụ thì những cơng chức có trình độ trung cấp đang theo học chương trình học liên thơng đại học. Với trình độ học vấn có mức độ khá đồng đều như thực tế thì việc đề ra phương hướng và từng bước hồn thiện văn hóa tổ chức tại UBND huyện Trảng Bom cũng là một thuận lợi.
Bảng 2.3: Trình độ của cán bộ cơng chức của UBND huyện Trình độ Nam Nữ Tổng cộng Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Thạc sĩ 10 10,53 5 7,58 15 9,32 Ðại học 76 80,00 60 90,91 136 84,47 Trung cấp 9 9,47 1 1,52 10 6,21 Tổng cộng: 95 100 66 100 161 100
Nguồn: Số liệu phòng Nội vụ huyện Trảng Bom (2016)
Độ tuổi từ 26 đến 35 chiếm tỷ lệ cao nhất 39,13%; tiếp theo là độ tuổi 36 đến 45 chiếm 32,3%, tiếp theo là độ tuổi trên 45 chiếm 27,33% và tỷ lệ thấp nhất là độ tuổi dưới 26 tuổi chiếm 1,24%.
Bảng 2.4: Độ tuổi cán bộ công chức của UBND huyện
STT Ðộ tuổi Số lượng Tỷ lệ (%) < 26 tuổi 2 1,24 Từ 26 đến 35 tuổi 63 39,13 Từ 36 đến 45 tuổi 52 32,30 > 45 tuổi 44 27,33 Tổng cộng: 161 100
2.1.4. Kết quả cải cách hành chính giai đoạn 2011-2015
Theo báo cáo kết quả cải cách hành chính của huyện Trảng Bom giai đoạn 2011-2015, cơng tác cải cách hành chính đã được triển khai tồn diện trên các nội dung: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức, cải cách tài chính cơng, hiện đại hóa nền hành chính, thực hiện tốt nhiệm vụ trên nhiều lĩnh vực, từng bước đi vào chiều sâu, tạo ra những chuyển biến tích cực đáng ghi nhận của nền hành chính. Một số kết quả chủ yếu đạt được trong cải cách hành chính 5 năm qua như sau:
- Công tác chỉ đạo, điều hành cải cách hành chính được các cấp, các ngành ở huyện quan tâm triển khai thực hiện với nhiều hình thức như xây dựng kế hoạch cải cách hành chính hàng năm, giai đoạn, tổ chức hội nghị phổ biến, quán triệt, sơ kết, tổng kết, thông tin, tuyên truyền trên báo, đài...
- Nhiều quy trình, thủ tục hành chính đã được kiến nghị cấp có thẩm quyền rà sốt, đơn giản và cơng khai hóa, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, hạn chế phiền hà, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc giao dịch hành chính đối với cơ quan nhà nước.
- Mối quan hệ giữa cơ quan hành chính với người dân, doanh nghiệp đã được cải thiện đáng kể, nền hành chính chuyển biến tích cực theo hướng phục vụ nhân dân thông qua cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại
- Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được quan tâm từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, đào tạo và bồi dưỡng, quy hoạch, bổ nhiệm.
- Tinh thần, thái độ, tác phong làm việc của cán bộ, công chức được nâng lên đáng kể.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý nhà nước và phục vụ nhân dân ở các phòng ban được phát huy.
Giai đoạn 2011-2015, cơng tác cải cách hành chính là khâu đột phá, được xác định trong Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện lần thứ II, UBND huyện coi đây là nhiệm vụ trọng tâm quan trọng để tập trung tổ chức triển khai thực hiện. Công tác
kịp thời, đồng bộ trên tồn địa bàn huyện; cán bộ, cơng chức, đặc biệt là người đứng đầu cơ quan hành chính nhận thức rõ vai trị, ý nghĩa then chốt của cải cách hành chính trong thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của địa phương.
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được trong cải cách hành chính tại địa phương, UBND huyện cũng xác định những tồn tại, hạn chế trong thời gian qua, đó là:
- Cơng tác cải cách hành chính có nhiều nỗ lực thực hiện và có chuyển biến, tuy nhiên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu người dân và doanh nghiệp, nhất là lĩnh vực có tính nhạy cảm như đầu tư, xây dựng, đất đai...có lúc cịn phiền hà, thời gian giải quyết hồ sơ còn kéo dài, chưa thực sự tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp.
- Việc xây dựng đề án vị trí việc làm chậm so với tiến độ của Tỉnh; tinh thần trách nhiệm của một số cán bộ, công chức chưa cao, hạn chế về kỹ năng, nghiệp vụ, phong cách giao tiếp dẫn đến mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp chưa cao. Điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng, hiệu quả việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính trên địa bàn huyện.
- Cơng tác công khai thủ tục hành chính có nhiều tiến bộ, tuy nhiên tính minh bạch của thủ tục hành chính chưa được chú trọng thực hiện nghiêm, nhất là trong tiếp nhận và giải quyết hồ sơ. Vẫn cịn tình trạng người dân và doanh nghiệp phải đi lại nhiều lần để bổ sung các loại giấy tờ ngoài quy định, việc tiếp nhận hồ sơ vẫn cịn khó khăn, tốn kém cho người dân và doanh nghiệp.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành ở các cơ quan, đơn vị còn chậm, chưa đồng bộ, thiếu liên kết với các ngành, đơn vị khác, vì vậy chưa phát huy hết hiệu quả.
Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên được UBND huyện xác định là 2 nhóm ngun nhân chính, như sau:
Ngun nhân khách quan: Cải cách hành chính là cơng việc khó khăn, phức tạp
có liên quan đến nhiều ngành, nhiều cấp; tuy nhiên có những lĩnh vực cịn thiếu sự đồng bộ trong triển khai thực hiện từ Trung ương đến địa phương. Mặt khác, một số
quy định của Trung ương về quản lý hành chính đã ban hành nhưng cịn chậm có văn bản triển khai cụ thể nên dẫn đến khó khăn, lúng túng trong triển khai thực hiện.
Nguyên nhân chủ quan:
- Nhận thức của một bộ phận cán bộ, công chức về nhiệm vụ cải cách hành chính chưa sâu sắc, chưa nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trị của cải cách hành chính trong q trình phát triển kinh tế, xã hội cũng như sự gắn bó chặt chẽ giữa cải cách hành chính với thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở và phịng, chống tham nhũng; có nơi, có lúc cịn ngần ngại, chưa quyết tâm thực hiện.
- Một số nơi, người đứng đầu cấp ủy, chính quyền chưa thể hiện đầy đủ vai trò, trách nhiệm, chưa quyết liệt trong lãnh đạo, chỉ đạo các nhiệm vụ đặt ra, nên việc tổ chức thực hiện còn hạn chế, thiếu các giải pháp cụ thể để triển khai, đã ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các trủ trương, nhiệm vụ cải cách hành chính.
- Kỹ năng ứng dụng, sử dụng các phần mềm công nghệ thông tin trong thực hiện nhiệm vụ của một bộ phận cán bộ, cơng chức, viên chức cịn chưa cao.
Bảng 2.5: Kết quả giải quyết thủ tục hành chính của UBND huyện Năm
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số
lượng % lượng Số % lượng Số % lượng Số % lượng Số %
Tổng số 5870 100 7101 100 6953 100 10921 100 13701 100 Đúng hạn 5100 86,9 6533 92 6587 94,7 10497 96,13 12860 93,86 Trễ hạn 770 13,1 568 8,0 366 5,3 424 3,87 841 6,14
Nguồn: UBND huyện Trảng Bom (2015)
2.2. Mô tả cách thu thập và xử lý dữ liệu
Thu thập số liệu sơ cấp: Đề tài sử dụng bảng câu hỏi định lượng dựa trên lý
huyện, công cụ đánh giá văn hóa tổ chức OCAI (Organisational Culture
Assessment Instrument) để tiến hành khảo sát cơng chức thuộc các phịng ban trực
thuộc UBND huyện.
Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Đề tài sử dụng phần mềm EXCEL để
thống kê, phân tích số liệu thu thập được sau khi khảo sát.
Kích thước mẫu khảo sát:
Bảng hỏi khảo sát 3 cấp độ cho cán bộ công chức: Phát ra 130 bản, trong đó có 110 bản hợp lệ và 20 bản không hợp lệ
Bảng hỏi khảo sát người dân: Phát ra 160 bản, trong đó có 145 bản hợp lệ và 15 bản không hợp lệ
Bảng hỏi cơng cụ đánh giá văn hóa tổ chức OCAI: Phát ra 120 bản, trong đó 106 bản hợp lệ và 14 bản không hợp lệ.
Thu thập số liệu thứ cấp: Dựa trên Báo cáo kết quả cải cách hành chính giai
đoạn 2011-2015 do UBND huyện cung cấp, bảng Báo cáo chất lượng, số lượng công chức do phòng Nội vụ huyện cung cấp.
Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để xử lý bảng dữ liệu thứ cấp.
2.3. Phân tích thực trạng văn hóa tổ chức UBND huyện Trảng Bom 2.3.1. Thực trạng các giá trị hữu hình 2.3.1. Thực trạng các giá trị hữu hình
Hệ thống trụ sở và trang thiết bị làm việc
Trụ sở UBND huyện Trảng Bom đặt tại Khu phố 3, Thị trấn Trảng Bom, huyện Trảng Bom, tỉnh Đồng Nai. Đây là địa điểm thuộc trung tâm hành chính của huyện nên rất thuận tiện cho người dân liên hệ cũng như thuận lợi cho cán bộ, công chức đi lại và giải quyết các công việc chuyên môn. Thiết kế hệ thống trụ sở phù hợp với tính chất và quy mơ hoạt động của cơ quan trực thuộc chuyên môn thể hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, chức năng của các phịng ban. Các phịng ban nằm trong khn viên của UBND huyện bao gồm: Văn phòng HĐND& UBND huyện, Thanh tra huyện, phòng Tư pháp, phòng Nội vụ, phịng Văn hóa-Thơng tin,
phịng Lao động-Thương binh & Xã hội, phịng Y tế, phịng Tài chính-Kế hoạch, phịng Kinh tế, phịng Quản lý Đơ thị, phịng Dân tộc.
Trụ sở của UBND huyện được đặt tại vị trí thuận lợi phục vụ cơng việc, môi trường xung quanh thích hợp (nằm dọc Quốc lộc 1A nhưng không quá ồn ào), trang bị phương tiện làm việc đầy đủ, từng bước được hoàn thiện, cải tiến phục vụ tốt hơn cho công vụ. Tại văn phịng, mỗi cơng chức được trang bị đầy đủ dụng cụ văn phịng phẩm máy tính riêng để làm việc.
Theo khảo sát từ cán bộ công chức của UBND huyện, tại phát biểu “Hệ thống trụ sở và trang thiết bị văn phịng làm việc đáp ứng được nhu cầu cơng việc” thì kết quả trung bình là 3,864 (xem bảng 2.6); điều này thể hiện việc đánh giá chưa cao về trụ sở và trang thiết bị. Theo quan sát thì bảng tên trụ sở của UBND huyện chưa nổi bật, bảng chỉ dẫn hành chính chưa được bố trí, thiết bị văn phịng hiện tại, đặc biệt là phần mềm máy tính vẫn đang trong quy chuẩn hóa mà chưa được nâng cấp đồng bộ để đạt hiệu suất cao trong công việc.
Kết quả khảo sát từ người dân về “Trụ sở và trang thiết bị hiện đại” thì được đánh giá khá cao ở mức 4,234 (xem bảng 2.6); điều này dễ hiểu rằng tại bộ phận một cửa- nơi mà người dân thường xuyên giao dịch đã được trang bị tốt về cơ sở vật chất. Trong phịng làm việc có bảng hướng dẫn người dân các bước thực hiện giao dịch cùng với việc niệm yết cơng khai bộ thủ tục hành chính giúp người dân dễ thực hiện. Cùng với đó, nhận định “Phịng tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả có đầy đủ tiện nghi” cũng được đánh giá tốt. Trong phịng tiếp nhận và trả kết quả có đầy đủ quạt, máy lạnh, ghế chờ, máy lấy số, màn hình báo số, quạt, bút ghi hồ sơ... Các trang thiết bị tại phòng này được trang bị đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu của người dân khi đến liên hệ. Tuy nhiên, bảng tên "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" chưa bố trí lộ ra bên ngoài nên sau khi đem xe vào sâu bãi gửi xe thì người dân có thể khơng nhận diện được phòng này.
Từ báo cáo kết quả cải cách hành chính có ghi nhận hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành ở các cơ quan, đơn vị
huy hết hiệu quả. Thực tế cho thấy có hai lý do dẫn đến hạn chế này: Một là, do việc trang thiết bị hệ thống máy tính và phềm mềm hiện đại chưa được đầu tư đúng mức; hai là, do nhận thức về tầm quan trọng của ứng dụng công thông tin trong xử lý công việc của công chức chưa đạt được mức độ cao (để phân tích ngun nhân này sẽ trình bày chi tiết trong thực trạng những quan niệm chung ở phần 2.3.3)
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát về hệ thống trụ sở và trang thiết bị làm việc Đối tượng
khảo sát Câu hỏi đánh giá
Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn Số mẫu Cơng chức Hệ thống trụ sở và trang thiết bị văn phịng làm việc đáp ứng được nhu cầu cơng việc
3,864 0,818 110
Người dân Hệ thống trụ sở và trang thiết
bị văn phòng làm việc hiện đại 4,234 0,707 145 Người dân
Phịng tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả có đầy đủ tiện nghi (máy lạnh, bàn ghế…)
4,117 0,838 145
Nguồn: Tác giả tổng hợp Cách bố trí sơ đồ tổ chức
Về nhận định “Cách bố trí, sắp xếp nơi tiếp nhận và trả kết quả hợp lý” và “Cách bố trí sơ đồ tổ chức thuận tiện cho nhân viên làm việc” được người dân đánh giá tại mức 3,393 (xem bảng 2.7) và cán bộ công chức đánh giá 3,973 (xem bảng 2.7). Vì bộ phận một cửa được bố trí tại ngay lối vào, bên phải bãi giữ xe, sau khi gửi xe là người dân có thể thấy ngay phịng một cửa để tiện lợi liên hệ các hồ sơ thủ tục hành chính. Tuy nhiên, bảng tên "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" thì chưa to và bố trí hơi lùi vào bên trong so với cửa vào nên nếu khơng chú ý thì người dân có thể khơng nhìn thấy. Các phịng ban bên trong UBND huyện được bố trí hợp lý và chặt chẽ trong giải quyết cơng việc. Cách bố trí sơ đồ tổ chức được sắp xếp theo chức năng chun mơn của các phịng ban trực thuộc. Khu nhà trụ sở được chia thành hai dãy, một dãy thuộc khối văn hóa xã hội, một dãy thuộc khối kinh tế, theo
đó, các phịng ban thuộc các khối này có mối liên hệ mật thiết trong công tác chun mơn. Các phịng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền giải quyết công việc, các phịng ban có quan hệ thường xun với nhau được bố trí gần nhau, các phịng ban nhận và trả kết quả cũng như phịng tiếp dân được bố trí gần lối ra vào để thuận tiện cho người dân liên hệ. Các cơ quan tự sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp lý phịng làm việc và phương tiện hiện có để phục vụ cơng việc một cách hiệu quả nhất. Cách thức sắp xếp và bố trí tổ chức trong mỗi cơ quan tạo ra một tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ,