Bảng 2 .1 Thống kê một số chỉ tiêu kinh tế-xã hội chủ yếu của huyện
Bảng 2.20 Kết quả khảo sát về thực trạng các quan niệm chung
Đối tượng
khảo sát Câu hỏi đánh giá
Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn Số mẫu Cơng chức
Lãnh đạo luôn tạo điều kiện cho công chức phát huy khả năng của mình
3,218 0,850 110
Công chức
Mọi thành viên đều ý thức tuân thủ và chấp hành nghiêm chỉnh các nội quy của cơ quan
4,282 0,825 110
Công chức
Thực hiện quy chế dân chủ tại cơ quan theo đúng quy định của pháp luật
3,809 0,873 110
Công chức
Khi cần sự hỗ trợ, công chức luôn được sự hợp tác của các phịng ban có liên quan.
3,404 0,941 110
Cơng chức
Mỗi cơng chức đều có ý thức học tập, trau dồi kiến thức, rèn luyện kỹ năng để nâng cao năng lực bản thân.
3,164 0,904 110
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Các quan niệm chung của tổ chức được đánh giá cao nhất ở mức độ chấp hành nội quy của công chức. Việc cảm nhận thấp nhất là về ý thức trau dồi kiến thức, rèn luyện kỹ năng để nâng cao năng lực bản thân. Các chương trình học ngắn hạn cho cán bộ công chức đã từng bước nâng cao chất lượng, song vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu và những mong mỏi của người học, điều này gây ra việc học "đối phó", học
để đạt chuẩn. Một số người lớn tuổi coi trọng kinh nghiệm hơn là nắm bắt kiến thức mới để ứng dụng giải quyết công việc. Triển khai phần mềm điện tử theo lộ trình cịn lúng túng vì nhiều cơng chức cịn thói quen làm việc theo cách truyền thống, ngại hợp tác ứng dụng công nghệ. Báo cáo của UBND huyện nêu rõ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành ở các cơ quan, đơn vị còn chậm, chưa đồng bộ, thiếu liên kết với các ngành, đơn vị khác, vì vậy chưa phát huy hết hiệu quả, lý do này đã được để cập ở phần đánh giá thực trạng trang thiết bị và trụ sở, một phần là do kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin của cơng chức chưa cao.
Vì là cơ quan nhà nước nên việc tuân thủ và chấp hành quy chế dân chủ được thực hiện nghiêm túc tại các phòng ban. Các buổi Hội nghị cán bộ công chức giúp thông tin và báo cáo những kết quả, chương trình, cơng việc của cán bộ cơng chức trong năm trước. Tuy nhiên, xét một cách nghiêm túc thì việc thực hiện quy chế dân chủ vẫn chưa thực sự khách quan, vẫn mang tính chủ quan, lề thói, theo kiểu cho có lệ.
Sự hỗ trợ, hợp tác của các phòng ban theo yêu cầu cơng việc khi có sự chỉ tạo trực tiếp bằng văn bản từ cấp trên. Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều vấn đề phát sinh mà chưa có sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, mỗi cá nhân từ các bộ phận, các phịng ban chưa có tinh thần hợp tác cao vì nhiệm vụ chung của tổ chức. Thực tế cho thấy, vẫn còn nhiều nhiệm vụ tồn đọng qua các năm nhưng khi cần giải quyết thì có sự chối đẩy, đây là biểu hiện rõ nét của việc hợp tác còn yếu giữa các phịng ban. Xét về một khía cạnh nào đó, thì giá trị cốt lõi chưa được cơng bố rõ ràng, chưa có hướng dẫn các quy tắc có sức ảnh hưởng đến suy nghĩ, hành động của các thành viên. Nguyên nhân của vấn đề này có thể là:
- Quy trình làm việc, sự phối giữa các phịng ban chưa rõ ràng. Việc chuẩn hóa quy trình ISO cịn hạn chế trong cơng tác ban hành và hướng dẫn thực hiện cho tồn bộ cán bộ, cơng chức. Việc hướng dẫn cịn mang tính chung chung, chưa gắn liền với nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá nhân theo công tác chuyên môn, chưa quy
cho tồn thể cơng chức cũng chưa được quan tâm đúng mức.
- Các cá nhân hầu như chỉ quan tâm đến nhiệm vụ chun mơn mà ít quan tâm đến mục tiêu chung của tổ chức. Chưa có hướng dẫn cụ thể về giá trị cốt lõi của tổ chức về niềm tin, thái độ, hành vi của các thành viên.
Về ý kiến "Lãnh đạo luôn tạo điều kiện cho cơng chức phát huy khả năng của mình" được cảm nhận với mức đánh giá khá thấp. Với ý kiến này cho thấy cơng chức làm việc cịn theo ngun tắc cứng nhắc mà chưa được động viên để phát huy hết khả năng của mình.
Như vậy, tại cấp độ những quan niệm chung của UBND huyện đã đạt được những mặt tích cực về ý thức chấp hành nội quy, quy chế cơ quan theo đúng quy định, có sự hợp tác phối hợp theo chỉ đạo của cấp trên giữa các phòng ban. Đạt được những kết quả nhất định về sự hài lòng của người dân trong nhiệm vụ cải cách hành chính tại chính quyền địa phương. Tuy nhiên, những kết quả này vẫn chưa cao, chưa phát huy hết khả năng của nội lực trong thời gian qua. Đặc biệt là nâng cao ý thức của công chức về tinh thần hợp tác, cùng thực hiện trách nhiệm, và đồng lịng vì mục tiêu chung của tổ chức. Hơn nữa là tinh thần học tập nâng cao năng lực vẫn còn một số tồn tại hạn chế nhất định.
2.4. Nhận diện văn hóa tổ chức tại UBND huyện Trảng Bom bằng cơng cụ đánh giá văn hóa tổ chức (OCAI) đánh giá văn hóa tổ chức (OCAI)
Theo như bảng tổng hợp về kết quả cho điểm của 106 mẫu khảo sát hợp lệ cho điểm đánh giá văn hóa tổ chức bằng cơng cụ OCAI cho thấy ở hiện tại điểm số cao nhất là C, thấp nhất là B. Mong muốn trong tương lai gia tăng điểm A và B, bên cạnh đó giảm bớt số điểm của C và D.
Bảng 2.21: Kết quả khảo sát công cụ OCAI
Hiện tại Mong muốn Chênh lệch
Gia đình 15.095 17.540 2.445
Sáng tạo 14.125 14.805 680
Cạnh tranh 19.495 17.245 -2.250
Cấp bậc 14.885 14.010 -875
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Như vậy, mơ hình văn hóa chủ đạo được đánh giá văn hóa cạnh tranh, theo đó, việc quan tâm nhất của mơ hình này là thiên về kết quả và đạt được những mục tiêu đề ra và mong muốn đạt kết quả cao từ các chương trình thi đua. Mong muốn về mơ hình văn hóa gia đình với đặc tính là chia sẻ và hợp tác, sự phối hợp đồng lòng của tất cả các cá nhân, các phòng ban khi thực hiện nhiệm vụ chung. Tuy nhiên, từ sơ đồ thể hiện các mơ hình văn hóa dựa trên kết quả khảo sát cũng cho thấy khoảng cách giữa các lựa chọn không cao, công chức mong muốn được sáng tạo và trao quyền nhiều hơn trong công việc và giảm bớt sự kiểm sốt từ lãnh đạo.
2.5. Nhận xét về văn hóa tổ chức tại UBND huyện Trảng Bom 2.5.1. Về các cấp độ văn hóa của tổ chức 2.5.1. Về các cấp độ văn hóa của tổ chức
2.5.1.1. Các cấu trúc và giá trị hữu hình
Ưu điểm:
Về các giá trị hữu hình, trụ sở và trang thiết bị đáp ứng được nhu cầu cơng việc, vị trí đặt trụ sở cũng thuận tiện và xứng tầm vị thế của địa phương. Các cuộc họp, lễ nghi và đại hội tại cơ quan được diễn ra trang trọng, chất lượng. Tại bộ phận tiếp dân đã trang bị đầy đủ tiện nghi, đáp ứng được nhu cầu của người dân. Logo đã tạo ra bản sắc riêng cho địa phương và thể hiện được phương châm hoạt động của chính quyền địa phương trong nhiệm vụ xây dựng và phát triển mọi lĩnh vực của xã hội.
Nhược điểm:
Về những giá trị hữu hình, trong thời gian qua mặc dù ban lãnh đạo đã quan tâm đến việc xây dựng hình ảnh trụ sở của UBND huyện nhưng qua khảo sát về các giá trị hữu hình vẫn cịn hạn chế, chưa tạo được rõ nét đặc trưng riêng cũng như vị thế của huyện, bao gồm:
- Diện mạo phịng làm việc chưa có nét đặc trung riêng, khơng gian bày trí chưa thực sự tạo được cảm hứng cho công chức làm việc.
- Logo và các hình ảnh về tổ chức chưa được truyền đạt để tăng mức độ nhận biết cho tồn thể cơng chức và người dân được biết hoặc chưa được hiểu rõ về ý nghĩa của biểu tượng địa phương.
- UBND chưa có đồng phục thống nhất áp dụng cho tồn thể các phòng ban để tạo ra nét riêng và tính chun nghiệp cho các bộ cơng chức.
- Ấn phẩm điển hình chưa thể hiện tồn bộ các giá trị truyền thống, lịch sử của tổ chức. Công tác giáo dục về truyền thống, lịch sử, nêu cao những thành tích của cá nhân có đóng góp cho sự phát triển của tổ chức còn hạn chế.
- Chưa có hướng dẫn cụ thể về các quy tắc ứng xử, kỹ năng mềm cho công chức. Báo cáo từ UBND huyện cho thấy một số cán bộ, công chức còn hạn chế trong ứng xử giao tiếp, đặc biệt là trong phối hợp công việc.
2.5.1.2. Các giá trị được tuyên bố
Ưu điểm:
Về các giá trị tuyên bố, đã đạt những mặt tích cực trong phong trào thi đua. Phương thức hoạt động được cho là đúng đắn, định hướng phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Những giá trị tuyên bố đã phù hợp với tổ chức, phù hợp với chiến lược phát triển của địa phương.
Nhược điểm:
Về những giá trị tuyên bố, định hướng hoạt động được cho là phù hợp với tình hình hoạt động thực tế tại cơ quan nhưng chưa có hướng dẫn chi tiết để thực hiện. Việc triển khai những giá trị tuyên bố chưa thực sự được quan tâm sâu sắc nên chưa tác động tới động lực làm việc của công chức.
2.5.1.3. Các quan niệm chung
Ưu điểm:
Về những quan niệm chung, việc thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan và việc tuân thủ và chấp hành những nội quy của cán bộ công chức được thực hiện nghiêm chỉnh, tạo ra sức mạnh nội lực và tính kỷ luật cao trong thi hành công vụ.
Nhược điểm:
Việc phối hợp, hợp tác và đồng thuận giữa các phòng ban chưa cao, sự đồng thuận về các quyết định quan trọng cịn hạn chế, cơng chức chưa nhận thức được tầm quan trọng của phát triển năng lực bản thân, bao gồm nâng cao cả kiến thức và kỹ năng, việc phát triển kỹ năng mềm cho công chức chưa được Ban lãnh đạo quan tâm đúng mức.
2.5.2. Về mơ hình văn hóa tổ chức
2.5.2.1. Những mơ hình cần củng cố thêm
Theo kết quả khảo sát từ bảng hỏi OCAI cũng cho thấy mơ hình văn hóa chủ đạo theo mong muốn của cơng chức là mơ hình văn hóa gia đình, đó là mong muốn xây dựng nền văn hóa cởi mở, mơi trường làm việc thân thiện, sẵn sàng chia sẻ và mang tính đồng đội, xây dựng mơi trường làm việc sáng tạo, năng động và mang tính chủ động cao. Bên cạnh đó là mong muốn gia tăng đặc tính của mơ hình văn hóa sáng tạo, chấp nhận thử thách và đổi mới trong phương thức giải quyết công việc. Theo như thông tin về độ tuổi của cán bộ cơng chức thì độ tuổi khá trẻ nên mong muốn được sáng tạo và chủ động trong công việc là hợp lý.
2.5.2.2. Những mơ hình cần giảm đặc tính
Theo khảo sát từ thực tế, cơng chức mong muốn giảm bớt đặc tính của mơ hình văn hóa cạnh tranh và văn hóa cấp bậc. Những đặc tính của mơ hình văn hóa cạnh tranh là lãnh đạo chỉ quan tâm đến kết quả công việc, coi trọng năng suất lao động, đề cao việc đạt được mục tiêu đề ra, riêng văn hóa cấp bậc thì có coi trọng việc ổn định nội bộ, và tuân thủ các quy định, chính sách chi tiết khi giải quyết vấn đề hơn là các mối quan hệ và hoàn cảnh cụ thể của từng trường hợp. Như vậy, vấn đề mà công chức mong muốn là giảm bớt sự kiểm soát từ cấp trên, quan tâm đến quá trình cống hiến của cá nhân và đánh giá thành tích khơng duy nhất chỉ là kết quả cuối cùng.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Ở chương 2 tác giả dựa trên những số liệu thứ cấp do UBND huyện cung cấp cùng với số liệu sơ cấp mà tác giả khảo sát từ cán bộ công chức và người dân có yêu cầu thủ tục hành chính tại phịng tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND huyện Trảng Bom. Nội dung của chương chính là cơ sở để đề xuất giải pháp hoàn thiện văn hóa tổ chức của UBND huyện Trảng Bom, bao gồm những nội dung chính:
Giới thiệu tóm tắt về UBND huyện Trảng Bom, sơ đồ tổ chức bộ máy hành chính, cơ cấu nguồn nhân lực, cùng với kết quả cải cách hành chính trong những năm qua mà UBND huyện đã triển khai và thực hiện.
Phân tích các cấp độ văn hóa tổ chức của UBND huyện Trảng Bom. Kết quả từ việc thực hiện khảo sát đội ngũ cán bộ công chức và người dân đến liên hệ giao dịch các thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa cho thấy rõ được thực trạng để phân tích những mặt đã đạt được và những hạn chế cần phải khắc phục.
Từ kết quả khảo sát bởi công cụ OCAI để nhận thấy được mơ hình văn hóa chủ đạo hiện tại và mong muốn của cán bộ cơng chức để định hướng hồn thiện văn hóa tổ chức tại UBND huyện Trảng Bom cho phù hợp với thực tế và nâng cao được kết quả thực thi công vụ theo mong muốn của ban lãnh đạo.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VĂN HÓA TỔ CHỨC TẠI UBND HUYỆN TRẢNG BOM
3.1. Định hướng hồn thiện văn hóa tổ chức của UBND huyện Trảng Bom
Quan điểm định hướng văn hóa tổ chức của Ban lãnh đạo UBND huyện Trảng Bom là xây dựng văn hóa tích cực tác động đến nhận thức và hành vi của mỗi cán bộ, công chức nhằm phát huy hết được năng lực sáng tạo, tính độc lập, tự chủ trong cơng việc, giúp cho công việc cơ quan đạt chất lượng cao nhất; tăng cường hiệu quả trong thực thi công vụ và góp phần hồn thành thắng lợi các nhiệm vụ trong định hướng hoạt động của UBND huyện.
Thứ nhất là xây dựng một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, thân thiện và hiệu quả, tạo được uy tín và sự tín nhiệm đối với các cơ quan hữu quan và đối với người dân, doanh nghiệp.
Thứ hai là phát huy những giá trị tốt đẹp của văn hóa, làm nên những phẩm chất, năng lực và tinh thần của con người. Vận dụng các giải pháp để hồn thiện văn hóa, thúc đẩy mọi hoạt động của cơ quan cũng như xây dựng bầu khơng khí làm việc phát huy tối đa sự sáng tạo, cống hiến của mỗi cá nhân, tạo động lực làm việc hăng say với tinh thần trách nhiệm cao, cởi mở, hiệu quả và kỷ luật.
Thứ ba là tạo ra sự đoàn kết, nhất trí trong mối quan hệ giữa các phịng ban và giữa các cá nhân trong tổ chức góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan đơn vị.
3.2. Mục tiêu hoàn thiện văn hóa tổ chức của UBND huyện Trảng Bom
Ban lãnh đạo UBND huyện đã đưa ra các mục tiêu cụ thể nhằm hồn thiện văn hóa tổ chức của UBND huyện như sau:
Tỷ lệ cán bộ công chức tham dự chào cờ vào sáng thứ 2 là 100%;
100% các cơ quan, đơn vị có quy chế hoạt động và quy chế làm việc rõ ràng, có hướng dẫn chi tiết gắn liền với nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân công chức;
100% cán bộ công chức thực hiện đúng quy chế của cơ quan, đơn vị và chấp hành tốt nội quy, quy chế theo quy định;
100% cán bộ công chức hàng năm được đánh giá hoàn thành tốt nhiệm vụ trở lên
100% cán bộ công chức tham gia đầy đủ các hoạt động của cơ quan và đồn thể, có tinh thần trách nhiệm cao trong các phong trào của cơ quan và phong trào do cấp trên tổ chức
100% cơ quan, đơn vị hàng năm được các Sở, ngành của tỉnh trực tiếp quản lý đánh giá từ mức A trở lên
100% cơ quan, đơn vị hàng năm được UBND huyện đánh giá, xếp loại từ mức