Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Thành lập Hội đồng tuyển dụng có quy định rõ ràng về số lượng thành viên, thành phần và quyền hạn của Hội đồng; nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của Nhà nước và tổ chức liên quan đến tuyển dụng; xác định tiêu chuẩn tuyển chọn bao gồm tiêu chuẩn chung của tổ chức, tiêu chuẩn của phòng ban/bộ phận và tiêu chuẩn cá nhân thực hiện công việc. Trong đó, tiêu chuẩn cá nhân rất quan trọng nhưng để trúng tuyển thì ứng viên phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chung của tổ chức và tiêu chuẩn của phòng ban/bộ phận.
Lựa chọn phần việc đặc trưng và
then chốt Thu thập các
thơng tin cơ bản có sẵn Mục tiêu của
phân tích cơng việc
Thu thập thơng tin phân tích cơng
việc Kiểm tra tính chính xác của thơng tin Bảng mô tả công việc, Bảng tiêu chuẩn cơng việc
Hình 1.6 – Quy trình thực hiện phân tích cơng việc
Bước 2: Thơng báo tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng được phân làm nguồn tuyển dụng bên trong và nguồn tuyển dụng bên ngồi nên phương tiện thơng báo tuyển dụng khơng những phải phù hợp với quy mơ, đặc điểm của tổ chức mà cịn phải phù hợp với từng nguồn tuyển dụng.
Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển thì phải thực hiện nghiên cứu hồ sơ nhằm mục đích là loại bỏ các ứng viên khơng đáp ứng hồn tồn tiêu chuẩn công việc để tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng. Việc nghiên cứu hồ sơ phải đạt được các thông tin cụ thể về:
- Học vấn, kinh nghiệm và quá trình cơng tác
- Khả năng tri thức, nhận thức và sức khỏe
- Kỹ năng chuyên môn, mức độ lành nghề và sự khéo léo
- Tính cách, đạo đức, tình cảm và nguyện vọng…
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ
Quá trình phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 10 đến 15 phút với mục đích là loại bỏ những ứng viên khơng phù hợp với tiêu chuẩn cơng việc hoặc có những yếu kém rõ rệt so với các ứng viên khác.
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm
Bước này nhằm đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản và khả năng ứng dụng các kiến thức đó vào thực tiễn công việc. Mặt khác, thông qua bài trắc nghiệm, nhà tuyển dụng cũng có thể biết một số khả năng đặc biệt của ứng viên như trí nhớ, khả năng tính tốn hoặc mức độ khéo léo…, qua đó lựa chọn các ứng viên xuất sắc cho lần phỏng vấn thứ hai.
Bước 6: Phỏng vấn lần hai
Mục tiêu của lần phỏng vấn thứ hai là tìm kiếm và đánh giá các ứng viên về mặt kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng mềm, nhân cách, phẩm chất cá nhân có phù hợp với văn hóa của tổ chức hay khơng.
Bước 7: Xác minh điều tra
Xác minh và điều tra thơng tin các ứng viên tiềm năng cho vị trí tuyển dụng là công việc cần thiết nhằm đánh giá tính đúng đắn của thơng tin có được trong quá trình trắc nghiệm và phỏng vấn đồng thời khai thác thêm các thông tin hữu ích khác thơng qua bạn bè, thầy cô và đồng nghiệp cũ của ứng viên.
Bước 8: Khám sức khỏe
Để đảm bảo sự liên tục và tính hiệu quả trong cơng việc thì địi hỏi ứng viên phải có sức khỏe tốt và đủ, từ đó đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công việc được giao. Việc khám sức khỏe ứng viên trước khi đảm nhận công việc cũng giúp cho công ty đạt hiệu quả về mặt kinh tế cũng như tránh các rắc rối có thể về mặt pháp luật.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
Đây là bước quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng vì sẽ quyết định ai sẽ là người được tuyển chọn cho vị trí cơng việc trong các ứng viên xuất sắc nhất. Có các cách ra quyết định tuyển dụng như sau:quyết định kiểu hội đồng; quyết định kiểu
thống kê; quyết định kiểm đàm phán.
Bước 10: Đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng
Trong Hình 1.7, ô số (1) và số (3) thể hiện các quyết định tuyển dụng chính
xác vì cơng ty đã tuyển dụng được ứng viên có khả năng thực hiện tốt công việc; ô số (2) là quyết định loại bỏ ứng viên sai lầm khi nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên
Năng lực hồn thành cơng việc của ứng viên
Quyết định tuyển chọn Loại bỏ Tuyển dụng Tốt (2) Sai lầm (Đánh giá quá thấp) (1) Chính xác Khơng tốt (3) Chính xác (4) Sai lầm (Đánh giá quá cao)
Hình 1.7 – Mơ hình đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng
thấp hơn khả năng thực tế; ô số (4) là quyết định tuyển dụng sai lầm vì nhà tuyển dụng đã đánh giá ứng viên quá cao và khi được tuyển vào tổ chức thì sự thể hiện trong cơng việc của ứng viên quá yếu kém.