Đơn vị tính: VNĐ
Trích yếu Số phát sinh Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Tạm ứng thừa nộp lại quỹ 111 141 2.300.000 Thanh toán tạm ứng 133 - 1.200.000 152 - 11.500.000
Cộng X X 15.000.000 X
(Kèm theo bảng kê ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK liên quan và 03 chứng từ gốc)
Bảng 3.3. Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Năm: N Năm: N
Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ ghi sổ
Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng
A B 1 A B 1
…
405 31/12/N 15.000.000 …
Cộng x Cộng x
Sổ này có ... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ................................................................
57 Bảng 3.3. (Trích) Sổ cái TK tiền mặt Năm N TK 111: Tiền mặt Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng SPS Số hiệu NT Nợ Có A B C D H 1 2 Số dư đầu kỳ 250.570.000 ….. ….. 31/12 405 31/12 Tạm ứng thừa nộp lại quỹ 141 2.300.000 ...... …… Cộng SPS …… ….. Số dư cuối kỳ …… ….. Bảng 3.4. (Trích) Sổ cái TK tạm ứng Năm N TK 141: Tạm ứng Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng SPS Số hiệu NT Nợ Có A B C D H 1 2 Số dư đầu kỳ ….. ….. ….. 31/12 405 31/12 Tạm ứng thừa nộp lại quỹ 111 2.300.000 Thanh toán tạm ứng 133 1.200.000 Mua xăng dầu 152 11.500.000
…… ….. ….. Cộng SPS ….. ….. Số dư cuối kỳ ….. …..
58
3.3.3.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung a) Đặc điểm
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là Sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các Sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ Kế toán tổng hợp và Sổ Kế toán chi tiết.
- Cuối kỳ phải lập bảng cân đối kế tốn để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ Kế tốn tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I được mở trên các tờ riêng trong Sổ Cái.
b) Hệ thống sổ kế toán
* Sổ tổng hợp:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;
* Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
c) Trình tự và phương pháp ghi sổ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các Sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng Sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối kỳ (tháng, quý, năm), cộng số liệu Sổ Cái, lập BCĐ số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
59
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Sổ Nhật ký chung (hoặc Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các Sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký
đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI
Bảng Cân đối số phát sinh
Bảng Tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ 3.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày;
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ; Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
d) Ưu, nhược điểm, điều kiện áp dụng
+ Ưu điểm: Đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán
(đặc biệt khi sử dụng máy vi tính), thuận tiện cho việc phân cơng tác.
+ Nhược điểm: Khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lặp, khối lượng ghi
chép nhiều; do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng lặp mới ghi sổ kế toán. + Điều kiện áp dụng: Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp vừa, có nhiều lao động kế tốn, sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn.
60
Ví dụ: Cơng ty Xuân Mai áp dụng hình thức ghi Sổ Nhật ký chung.
Đơn vị tính: VNĐ.
Số dư đầu tháng 9/N của một số TK: - TK 111: 250.570.000;
- TK 112: 580.350.000.
Trong tháng 9/N phát sinh nghiệp vụ như sau:
- Ngày 9/9/N, PT020 ngày 9/9/N (đã có giấy báo Nợ số 012345, ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội, ngày 9/9/N); Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền: 15.000.000.
Yêu cầu: Ghi Sổ kế tốn nghiệp vụ trên theo hình thức NKC.
Lời giải:
Trình tự ghi sổ:
- Kiểm tra chứng từ gốc, số tiền, lập phiếu thu;
- Ghi sổ chi tiết TK 1121 (Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội), Sổ quỹ TM; - Ghi Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112.
PHIẾU THU Ngày 09 tháng 09 năm N
Nợ: TK 111 Quyển số: 20 Có: TK 112 Số: 020 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Văn A
Địa chỉ: Kế tốn - Cơng ty Xuân Mai
Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Số tiền: 15.000.000 (Viết bằng chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn./. Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 09 tháng 09 năm N
61 Bảng 3.5. (Trích) Sổ quỹ tiền mặt Tháng 9/N Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Thu Chi Tồn
SH NT A B C D 1 2 3 SDĐK 250.570.000 ….. 175.380.000 09/09 PT020 09/09 Rút TGNH nhập quỹ TM 15.000.000 190.380.000 ….. ….. ….. ….. Cộng chuyển
sang trang sau
Bảng 3.6. (Trích) Sổ tiền gửi ngân hàng Tháng 9/N Tháng 9/N
TK 1121, Loại tiền: VNĐ, TK ngân hàng 112789871 - Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải SH TK đ/ứng SPS Số dư SH NT Nợ Có A B C D E 1 2 3 SDĐK 580.350.000 ….. 325.690.000 9/9 GBN012345 9/9 Rút TGNH nhập quỹ TM 111 15.000.000 310.690.000 ….. ….. Cộng SPS ….. ….. ….. SDCK …..
62 Bảng 3.7. (Trích) Sổ nhật ký chung Tháng 9/N Trang: 10 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ Cái STT dòng SH TK đ/ứng SPS SH NT Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang …… 9/9 PT 020 9/9 Rút TGNH nhập quỹ TM X 17 111 15.000.000 18 112 15.000.000 ……. Cộng chuyến sang trang sau
Bảng 3.8. (Trích) Sổ cái TK tiền mặt Tháng 9/N Tháng 9/N TK 111: Tiền mặt Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC SHTK đ/ứng SPS Trang Dòng SH NT Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu kỳ 250.570.000 ….. …… 9/9 PT 020 9/9 Rút TGNH nhập quỹ TM 10 17 112 15.000.000 ….. ….. Cộng SPS ….. ….. Số dư cuối kỳ …… ……
63
Bảng 3.9. (Trích) Sổ cái TK tiền gửi ngân hàng Tháng 9/N Tháng 9/N
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC SHTK đ/ứng SPS Trang Dòng SH NT Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu kỳ 580.350.000 ….. ….. 9/9 PT 020 9/9 Rút TGNH nhập quỹ TM 10 18 111 15.000.000 ….. ….. ….. Cộng SPS ….. ….. Số dư cuối kỳ ….. ….. 3.3.3.4. Hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ a) Đặc điểm
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cùng loại phát sinh vào một loại sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Nhật ký - Chứng từ. Người ta lấy bên Có của các tài khoản làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, tức là các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Có của một tài khoản thì được tập hợp ghi vào Nhật ký - Chứng từ mở cho bên Có của tài khoản đó. Khi ghi vào Nhật ký - Chứng từ thì ghi theo quan hệ đối ứng các tài khoản. Vì vậy, số cộng cuối tháng ở Nhật ký - Chứng từ chính là định khoản kế toán để ghi vào Sổ Cái. Như vậy, Nhật ký - Chứng từ vừa là Sổ Nhật ký các nghiệp vụ cùng loại, vừa là chứng từ ghi sổ để ghi Sổ Cái.
- Có thể kết hợp một phần ghi chép kế toán chi tiết ngay trong các Nhật ký - Chứng từ. Tuy nhiên, không nên kết hợp ghi chép kế toán chi tiết với kế tốn tổng hợp vì sẽ làm cho kết cấu mẫu sổ phức tạp.
64
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
- Khơng cần lập bảng đối chiếu số phát sinh (bảng cân đối tài khoản) của các tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp 1) vì số cộng ở các Nhật ký - Chứng từ là các định khoản kế tốn ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoản phải cân bằng nhau.
Dựa vào bên Có của các tài khoản để ghi Sổ Nhật ký - Chứng từ nên căn cứ chứng từ kế tốn để ghi sổ rõ ràng, khơng bị trùng lặp trong ghi sổ kế toán. Đây cũng là đặc điểm thể hiện tính ưu việt của hình thức kế tốn này.
b) Các loại sổ kế toán chủ yếu
- Nhật ký chứng từ. - Bảng kê.
- Sổ Cái.
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
c) Trình tự ghi sổ kế tốn
(1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
(2). Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
65
Sơ đồ 3.4. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu, kiểm tra.
d) Ưu, nhược điểm, điều kiện áp dụng * Ưu điểm:
- Giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được thực hiện thường xuyên ngay trên trang sổ;
- Không phải lập Bảng đối chiếu sổ phát sinh các tài khoản.
* Nhược điểm:
- Mẫu sổ kế tốn phức tạp, u cầu trình độ cao;
- Không thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn.
* Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho những đơn vị có quy mơ vừa, quy mơ lớn; đội ngũ kế tốn có trình độ chun mơn cao.
Mỗi hình thức kế tốn có nội dung, ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng thích hợp. Trong mỗi hình thức kế tốn có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế tốn. Trình tự ghi sổ theo mỗi hình thức có thể khái qt như sau:
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
66
- Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ; - Ghi sổ kế toán chi tiết;
- Ghi sổ kế toán tổng hợp; - Kiểm tra, đối chiếu số liệu;
- Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính.
Do vậy, doanh nghiệp có thể chọn lựa một trong các hình thức kế tốn nêu trên để ghi sổ kế tốn. Từ hình thức kế tốn đã được lựa chọn, doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế tốn do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn cũng như điều kiện trang bị phương tiện, kỹ thuật tính tốn, xử lý thơng tin ở doanh nghiệp để phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ thống các tài khoản mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kế toán được quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
3.3.4. Tổ chức hệ thống hóa, xử lý thơng tin kế tốn một số phần hành kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chung
3.3.4.1. Quy trình ghi sổ kế tốn q trình thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo hình thức kế tốn Nhật ký chung hoặc hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán Nhật ký chung - tổng hợp
Bộ phận kế toán liên quan
Sơ đồ 3.5. Sơ đồ quy trình tự ghi sổ kế tốn thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
(Kế tốn thủ cơng - Hình thức. Nhật ký chung hoặc chứng từ ghi sổ) Phiếu thu, phiếu chi,
ủy nhiệm chi (báo Nợ, báo Có của ngân hàng)
Nhật ký chung hoặc CTGS
Sổ kế toán chi tiết liên quan
Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền (hoặc sổ quỹ kiêm báo cáo)
Sổ cái tài khoản (TK111, 112)
Bảng tổng hợp chi tiết
67
Lưu ý:
- Nếu sử dụng NKĐB thì phiếu thu, phiếu chi khơng ghi qua Nhật ký chung (đối với hình thức kế tốn nhật ký chung);
- Trình tự ghi sổ kế tốn cịn tùy thuộc phân công tổ chức trong bộ máy kế toán đơn vị.
3.3.4.2. Quy trình ghi sổ kế tốn Tài sản cố định theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
Kế tốn TSCĐ Kế toán nguồn vốn Kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán liên quan
Sơ đồ 3.6. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn tài sản cố định (Hình thức NKC)
3.3.4.3. Quy trình ghi sổ kế tốn Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo Hình thức kế tốn Nhật ký chung hoặc Chứng từ ghi sổ
Chứng từ kế toán TSCĐ Bảng tình hình tăng giảm TSCĐ