Xử lý và luân chuyển chứng từ ở bộ phận bán lẻ

(1) (5) (2) (3) (4) (6) (7) (7) (8) (9) (10) Ký Hóa đơn bán lẻ Hóa đơn bán lẻ Ghi sổ kế toán liên quan Lưu chứng từ Bắt đầu Lập Bảng kê Bán lẻ Ký nhận Phiếu thu Bản kê bán lẻ giấy nộp tiền - Bảng kê bán lẻ - Thu tiền Lập, phiếu thu Ghi sổ quỹ Bảng kê bán lẻ Giấy nộp tiền (phiếu thu) Lập Bảng kê doanh số bán hàng Hóa đơn bán lẻ Bảng kê doanh số bán hàng, hóa đơn bán lẻ Ký duyệt Bảng kê doanh số hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán lẻ

34

* Xử lý và luân chuyển chứng từ ở bộ phận bán lẻ (Sơ đồ 2.8)

Quầy, cửa hàng bán lẻ chuẩn bị tiền và các chứng từ liên quan đến bán hàng, lập bảng kê bán lẻ.

(1) Quầy, cửa hàng bán lẻ nộp tiền cho thủ quỹ (kèm bảng kê bán lẻ). (2) Thủ quỹ lập phiếu thu tiền.

(3) Người nộp tiền ký phiếu thu và chuyển lại cho thủ quỹ. (4) Thủ quỹ ghi vào sổ quỹ.

(5) Chuyển phiếu thu, bảng kê bán lẻ cho kế toán tiêu thụ.

(6) Kế toán tiêu thụ lập bảng kê doanh số bán hàng, hóa đơn bán lẻ. (7) Chủ doanh nghiệp ký duyệt hóa đơn bán lẻ chuyển kế tốn tiêu thụ. (8) Chuyển hóa đơn bán lẻ cho bộ phận quầy, cửa hàng ký.

(9) Bộ phận liên quan ghi sổ kế tốn liên quan. (10) Lưu hóa đơn.

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Hãy nêu rõ yêu cầu của thơng tin kế tốn?

2. Hãy trình bày nội dung tổ chức hạch tốn ban đầu? 3. Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán?

4. Tổ chức vận dụng các quy định Pháp Luật về kế toán để xây dựng danh mục và biểu mẫu các chứng từ kế toán?

5. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán theo Luật kế toán Việt Nam?

6. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn tiền?

7. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn hàng tồn kho? 8. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn bán hàng?

9. Tự cho 3 nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh khác nhau liên quan đến q trình chi tiền mặt? Mơ tả q trình ln chuyển chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ trên biết doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung?

35

Chương 3

TỔ CHỨC HỆ THỐNG HÓA, XỬ LÝ THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP

3.1. Yêu cầu hệ thống hóa, xử lý thơng tin kế tốn

Thu nhận, xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế tốn là thu nhận, xử lý và hệ thống hóa thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị.

Thu nhận, xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế tốn là công việc quan trọng trong tồn bộ quy trình kế tốn, là căn cứ để kiểm tra hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Do vậy, cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Theo đúng nguyên tắc được thừa nhận, đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị;

- Gắn với trách nhiệm của người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể kiểm tra trách nhiệm vật chất của họ;

- Xử lý và hệ thống hóa rõ các chỉ tiêu mà nghiệp vụ kinh tế tài chính tác động đến, trình bày rõ căn cứ tính tốn, xác định các chỉ tiêu này;

- Kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.

3.2. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn

3.2.1. Vận dụng phương pháp tính giá để xử lý thơng tin kế toán

* Khái niệm: Phương pháp tính giá là phương pháp kế tốn sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế tốn phục vụ q trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính ở đơn vị.

Kế tốn phải vận dụng phương pháp tính giá để xác định trị giá vốn của các đối tượng cần tính giá tại thời điểm tính giá. Cụ thể như: Tính giá thành thực tế của vật liệu, hàng hóa mua về nhập kho hoặc sử dụng thẳng khơng qua kho, tính giá thành sản xuất của thành phẩm nhập kho...

* Khi tính giá cần tơn trọng các ngun tắc:

- Nguyên tắc giá gốc; - Nguyên tắc nhất quán; - Nguyên tắc thận trọng; - Nguyên tắc trọng yếu.

36

* Đối tượng tính giá

Là các đối tượng kế toán: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập, chi phí, kết quả hoạt động...

Cần nắm chắc các quy định về chi phí cấu thành giá, lựa chọn tiêu thức hợp lý để phân bổ chi phí chung cho các đối tượng cần tính giá, tính tốn đúng chi phí kinh doanh trong kỳ phải chịu khi xác định kết quả kinh doanh.

* Phương pháp tính giá phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản:

- Đảm bảo tính tin cậy: Giá trị của các đối tượng kế toán phải được xác định dựa trên những căn cứ, bằng chứng tin cậy, phù hợp với những nguyên tắc kế toán được thừa nhận chung;

- Đảm bảo tính nhất quán: Giá trị của các đối tượng kế tốn có thể sử dụng nhiều phương pháp tính giá cụ thể khác nhau, để phù hợp với nguyên tắc nhất quán trong kế tốn thì địi hỏi phải nhất qn phương pháp tính giá.

3.2.2. Vận dụng phương pháp tính giá để tính giá trị tài sản và xử lý thơng tin kế tốn kế tốn

* Tính theo nguyên tắc giá gốc

Vận dụng nguyên tắc giá gốc để tính giá vốn thực tế. Giá gốc là số tiền hoặc tương đương tiền mà đơn vị kế tốn đã trả, phải trả để có được tài sản hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó tại thời điểm ghi nhận.

Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các khoản tài sản, vật tư, hàng hóa, các khoản cơng nợ, chi phí… phải được ghi chép, phản ánh theo giá gốc. Giá gốc của tài sản không được thay đổi khi đã ghi nhận trên sổ kế tốn trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.

- Đối với hàng tồn kho: Được đánh giá ở từng khâu: + Ở khâu nhập: Đánh giá trị giá vốn của hàng nhập; + Ở khâu xuất: Đánh giá trị giá vốn của hàng xuất; + Ở khâu bán hàng:

 Tại thời điểm xuất kho: Đánh giá trị giá vốn hàng xuất bán;

 Tại thời điểm xác định kết quả: Đánh giá trị giá vốn hàng đã bán. - Đối với TSCĐ:

37

+ Đánh giá sau ghi nhận ban đầu: Xác định giá trị còn lại. - Đối với các khoản đầu tư tài chính:

Trị giá vốn thực tế = Giá mua + Chi phí mua (chi phí mơi giới, chi phí thơng tin...) - Đối với tài sản, vật tư tự gia công chế biến: Là giá thành sản xuất thực tế. Nếu tài sản được hình thành từ những nghiệp vụ trao đổi tài sản không phải dưới dạng các loại tiền, tương đương tiền thì xác định giá vốn của những tài sản này dựa trên cơ sở giá hợp lý của những tài sản mang đi trao đổi, hoặc sử dụng giá hợp lý của tài sản nhận được (nếu như loại giá hợp lý này đáng tin cậy hơn).

Giá vốn thực tế cung cấp thông tin tin cậy hơn các loại giá khác bởi lẽ giá này được xác định một cách khách quan trên cơ sở sự thỏa thuận, trao đổi giữa các bên tham gia… Giá vốn thực tế cung cấp thơng tin thích hợp cho các quyết định kinh tế trong quá trình ứng xử mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận, xác định giá thành, định giá bán, xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

* Giá thị trường

Là giá được thỏa thuận thống nhất giữa các bên tham gia trao đổi trên thị trường. Giá thị trường trong đó đơn vị kế tốn đóng vai trị là bên mua là giá hiện hành hay nói cách khác là giá đơn vị kế toán phải chi ra để có được tài sản tương tự tại thời điểm tài sản được ghi nhận, giá thị trường trong đó đơn vị kế tốn với tư cách là bên bán là giá bán.

Theo giá thị trường, việc tính giá tài sản thực hiện lúc lập Bảng cân đối kế toán hoặc khi đơn vị kế toán giải thể, sát nhập hoặc hợp nhất. Giá thị trường cung cấp thơng tin hữu ích về tài sản, cho các bên sử dụng báo cáo tài chính của đơn vị kế tốn trong việc đánh giá tình hình tài chính của nó.

Tại thời điểm hình thành tài sản, giá thị trường và giá vốn thực tế bằng nhau; thời gian trôi đi càng dài theo quy luật tất yếu của kinh tế thị trường thì giữa giá thị trường và giá vốn thực tế sẽ có sự khác biệt.

Giá thị trường cung cấp thơng tin hữu ích về tài sản cho các bên sử dụng báo cáo tài chính của đơn vị trong việc đánh giá tình hình tài chính của nó.

* Giá hợp lý

Là giá trị tài sản có thể được trao đổi trên cơ sở tự nguyện giữa các bên hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá.

38 thực tế của tài sản.

* Giá trị hiện tại

Là giá trị hiện tại của luồng tiền tương lai. Để xác định được giá trị hiện tại của luồng tiền tương lai, cần biết được tỷ lệ chiết khấu, luồng tiền thu vào (hoặc chi ra) đều đặn giữa kỳ và được thực hiện vào cuối kỳ.

Đối với một số tài sản như tài sản cho vay hoặc vay nợ phải trả, các yếu tố trên xác định một cách khách quan, giá trị hiện tại có thể xác định tương đối hợp lý. Tuy nhiên, hầu hết các tài sản đều không phải dưới dạng tiền nên khó xác định một cách đáng tin cậy luồng tiền tương lai, vì vậy việc sử dụng giá trị hiện tại rất hạn chế.

* Giá trị thuần có thể thực hiện được

Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hồn thành sản xuất và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Ví dụ: Cơng ty T tại ngày 31/12/N cịn tồn kho 10.000 đơn vị hàng hóa X với

giá gốc là 10.000 đồng/1 đơn vị. Giá bán ước tính của hàng hóa X là 9.000 đồng/1 đơn vị, chi phí bán hàng ước tính là 3.000.000 đồng.

u cầu: Lập dự phịng giảm giá HTK.

Trả lời:

Kế toán phải thực hiện xác định lại giá trị hàng tồn kho như sau: - Giá gốc của hàng hóa X tại ngày 31/12/N là:

10.000 x 10.000 = 100.000.000 (đồng) - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa X:

10.000 x 9.000 - 3.000.000 = 87.000.000 (đồng) < 100.000.000 (đồng)

 Cơng ty T phải trích lập dự phịng cho hàng hóa X. Số trích lập là:

100.000.000 - 87.000.000 = 13.000.000 (đồng) * Giá hiện hành

Là khoản tiền phải trả để mua các loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế tốn.

39 * Giá tính giá nợ phải trả

Là số tiền gắn liền và do hợp đồng kinh tế tạo ra.

Nợ phải trả có thể được tính giá theo giá vốn thực tế hoặc theo giá trị hiện tại. Đối với khoản nợ ngắn hạn thường sử dụng giá vốn thực tế. Đối với nợ dài hạn, giá trị của nó được tính theo giá trị hiện tại của các khoản tiền đơn vị phải thanh toán trong tương lai, được xác định dựa trên lãi suất hiện hành, số tiền đơn vị phải thanh toán trong tương lai bao gồm cả tiền gốc và tiền lãi của nó.

* Tính giá vốn chủ sở hữu

Tính giá các đối tượng liên quan tới nghiệp vụ góp vốn, rút vốn; kết quả hoạt động kinh doanh như thu nhập, chi phí.

Khoản đầu tư ghi nhận ban đầu theo giá gốc, sau đó điều chỉnh theo những thay đổi của phần sở hữu của nhà đầu tư trong tài sản thuần của bên nhận đầu tư.

Tóm lại, tồn tại rất nhiều các loại giá khác nhau trong việc xác định giá trị của các đối tượng kế toán. Doanh nghiệp cần tổ chức vận dụng những nguyên tắc tính giá, các loại giá trong những điều kiện cụ thể để có được thơng tin kế tốn đáp ứng yêu cầu quản lý.

Nội dung cụ thể của việc tổ chức vận dụng phương pháp tính giá để xử lý thông tin kế toán như sau:

- Tổ chức xác định các đối tượng cần tính giá;

- Tổ chức xác định các loại giá cần xác định cho từng đối tượng, trong từng trường hợp;

- Xác định các nguyên tắc kế toán ảnh hưởng tới q trình tính giá;

- Tổ chức thu thập thơng tin cần thiết, cơ sở để tính giá cho từng đối tượng; - Tổ chức hệ thống mẫu biểu, sổ kế tốn để tính giá cho các đối tượng; - Tổ chức tính giá cho các đối tượng;

- Kiểm tra lại kết quả của việc tính giá, sử dụng thông tin về giá của đối tượng cho các quy trình kế tốn tiếp theo.

3.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn để hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn kế tốn

Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế nhằm ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế tốn.

40

- Hình thức biểu hiện: Các tài khoản kế toán và cách ghi trên tài khoản kế toán. - Tổ chức sử dụng phương pháp tài khoản: Thực hiện theo hai nội dung cơ bản:

+ Tổ chức các tài khoản kế toán để phản ánh một cách có hệ thống các đối tượng kế toán cụ thể theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính;

+ Tổ chức trình tự hạch tốn các loại nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp.

3.2.3.1. Xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn để hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn

* Tài khoản kế toán: Là trang sổ (bảng kê) được mở cho từng chỉ tiêu kinh tế, tài chính để ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và biến động của chỉ tiêu mà tài khoản phản ánh nhằm hệ thống hóa được thơng tin kế tốn theo từng chỉ tiêu.

Mỗi đối tượng kế toán riêng biệt được mở một tài khoản kế toán để phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của nó. Tên gọi và nội dung của tài khoản kế toán phù hợp với nội dung kinh tế của đối tượng kế tốn mà nó phản ánh. Ví dụ: tài khoản tiền mặt, tài khoản tiền gửi ngân hàng, tài khoản phải thu của khách hàng, tài khoản phải trả người bán, tài khoản lợi nhuận chưa phân phối...

* Hệ thống tài khoản kế toán: Thống nhất áp dụng cho từng lĩnh vực, mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào nội dung hoạt động của mình để vận dụng thích hợp.

- Hệ thống TKKT theo TT200/2014/TT-BTC. - Hệ thống TKKT theo TT133/2016/TT-BTC. Gồm 9 loại TK trong bảng:

+ Các TK loại 1, 2 là các tài khoản phản ánh vốn;

+ Các TK loại 3, 4 là các tài khoản phản ánh nguồn vốn;

+ Các TK loại 5, 6, 7, 8, 9 là các tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh. Việc sắp xếp các tài khoản được căn cứ vào:

+ Tính cân đối giữa tài sản và nguồn vốn; + Tính linh hoạt giảm dần của tài sản;

+ Mối quan hệ giữa chi phí và doanh thu (thu nhập).

Tùy thuộc mức độ cụ thể của đối tượng kế tốn và u cầu của thơng tin mà tài khoản kế tốn có thể được mở nhiều cấp. Việc tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn cịn phụ thuộc vào hệ thống thơng tin mà hệ thống tài khoản đó cung cấp thơng qua hệ thống báo cáo tài chính hay hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp. Có 2 cách để tổ chức hệ thống tài khoản để cung cấp thông tin:

41

- Tổ chức đồng thời 2 hệ thống tài khoản riêng biệt để cung cấp thông tin cho 2 đối tượng khác nhau: hệ thống tài khoản cung cấp thơng tin kế tốn tài chính và