2.3 Khả năng triển khai xây dựng KPI tại Công ty Cổ phần quốc tế Phong Phú
2.3.2 Đánh giá khả năng triển khai xây dựng KPI tại Công ty Cổ phần quốc
quốc tế Phong Phú
Sau khi tiến hành gửi phiếu khảo sát, tiến hành phân tích dữ liệu bằng phương pháp thống kê tổng hợp. Do việc khảo sát mang tính đơn giản, chủ yếu là lấy trung bình các ý kiến nên chỉ sử dụng phần mềm Excel để nhập liệu và xử lý dữ liệu. Nội dung thống kê là thống kê các giá trị trung bình phản ánh ý kiến của đối tượng khảo sát về hiện trạng liên quan đến áp dụng KPI.
dưới đây. Cột điểm trung bình trong bảng tổng hợp được tính trên cơ sở tổng số điểm của các mẫu khảo sát được chia cho tổng số mẫu. Bằng cách so sánh điểm số trung bình có được với điểm số tối đa, chúng ta có thể thấy được quan điểm chung của đối tượng được khảo sát về nội dung khảo sát.
Bảng 2.7: Tổng hợp ý kiến khảo sát nhân viên về việc áp dụng KPI
TT Nội dung Điểm
TB
Độ lệch chuẩn
1 Tơi đã có bản mơ tả và tiêu chuẩn cơng việc rõ ràng (mức độ rõ ràng) 1,43 0.002 2 Các mục tiêu/chỉ tiêu công việc của tôi được giao cụ thể (mức độ cụ thể) 1,50 0.15 3 Tôi hiểu rõ mục tiêu của cơng ty cũng như mục tiêu của phịng ban/bộ phận
tôi đang công tác (Mức độ hiểu) 1,80 0.22 4 Tơi có thể tự hoạch định mục tiêu cơng việc của mình dựa vào mục tiêu của
bộ phận và mô tả công việc (Mức độ đồng ý với phát biểu này) 2,23 0.73 5 Người quản lý trực tiếp hỗ trợ tích cực cho tơi trong việc hoạch định mục
tiêu cơng việc của mình (Mức độ đồng ý phát biểu này) 2,57 0.08 6 Tơi có đủ quyền hạn cần thiết để hồn thành cơng việc của mình 2,50 0.57 7 Tơi biết mình cần làm gì để đạt được mục tiêu cơng việc của mình 2,50 0.012 8 Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên hiện nay được dựa
trên các chỉ tiêu rõ ràng (mức độ đồng ý với phát biểu này) 1,43 0.19 9 Nhìn chung, việc đánh giá nhân viên hiện nay là công bằng (Mức độ đồng ý
với phát biểu này) 1,43 0.65 10 Tôi ủng hộ việc đánh giá nhân viên phải mang tính định lượng (cụ thể, đo
lường được) (Mức độ đồng ý với phát biểu này) 3,30 0.034 11 Hiện nay, trước khi cấp trên đánh giá, tôi tự đánh giá cơng việc của mình
(Mức độ đồng ý với phát biểu này) 1,70 0.028 12 Kết quả đánh giá của cấp quản l đối với tôi được cấp quản lý phản hồi và
giải thích thỏa đáng (Mức độ đồng ý với phát biểu này) 1,8 0.79 13
Kết quả đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên hiện nay gắn liền với trách nhiệm và quyền lợi của nhân viên (Mức độ đồng ý với phát biểu này)
2,50 0.002
14 Tôi đã được đào tạo về chỉ số đo lường hiệu suất (Mức độ đồng ý với phát
biểu này) 1,10 0.001
15
Tôi sẵn sàng ủng hộ việc áp dụng phương pháp đánh giá kết quả thực hiện
Bảng 2.8: Tổng hợp ý kiến khảo sát của lãnh đạo về việc xây dựng KPI
TT Nội dung Điểm
TB
Độ lệch chuẩn
1 Cơng ty có sứ mệnh tầm nhìn rõ ràng. (mức độ rõ ràng) 2,6 0.82 2 Ban lãnh đạo ủng hộ việc áp dụng công cụ KPI vào việc đánh giá kết quả
thực hiện công việc của nhân viên (Mức độ đồng ý ) 4,40 0.017 3 Đội ngũ lãnh đạo được cung cấp đầy đủ tài liệu đào tạo về KPI. (Mức độ
đồng ý với phát biểu này) 2,60 0.29 4 Ông/bà sẵn sàng dành thời gian tham gia vào những buổi hội thảo về KPI
không? (Mức độ sẵn sàng) 4,40 0.073 5 Ơng/bà có chọn ra được những thành viên tiềm năng vào nhóm xây dựng
và triển khai KPI không? (Khả năng lựa chọn) 4,40 0.08 6 Ơng/bà có sẵn sàng trao quyền cho nhân viên để họ chủ động thực hiện
công việc không? (mức độ sẵn sàng) 4,40 0.087 7
Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của CBCNV hiện nay có cụ thể, rõ ràng và phù hợp với các nhóm chức danh hay khơng? (Mức độ rõ ràng, phù hợp)
2,20 0.012
8 Hiện nay, nhân viên có tin tưởng (tính chính xác, cơng bằng) vào việc đánh
giá của cấp quản lý không? (Mức độ tin tưởng) 1,20 0.17 9 Cơng ty có lập cơ sở dữ liệu đầy đủ để lưu KPI không? (Mức độ đầy đủ) 1,20 0.98 10 Kết quả đánh giá nhân viên hiện nay gắn liền với trách nhiệm và quyền lợi
của nhân viên không? (mức độ gắn liền) 1,6 0.66 11 Ơng bà có ủng hộ việc áp dụng công cụ KPI để đánh giá kết quả thực hiện
công việc của nhân viên không? (mức độ ủng hộ) 4,40 0.025 12 Ơng bà có sẵn sàng tổ chức PR nội bộ về áp dụng KPI không? (mức độ sẵn
sàng) 4,40 0.079
13 Ơng bà có sẵn sàng sử dụng kết quả đo lường để cải tiến công việc không?
(mức độ sẵn sàng) 4,40 0.004 14 Ơng bà có ủng hộ việc thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài để tư vấn triển
khai áp dụng KPI? (mức độ ủng hộ) 3,20 0.015 15 Ơng bà có tin là áp dụng KPI vào đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
của CBCNV tại Công ty sẽ thành công không? (Mức độ tin tưởng) 4,40 0.0056
(Nguồn: kết quả xử lý từ dữ liệu điều tra của tác giả)
Qua tham khảo tài liệu về công cụ KPI và kết quả khảo sát ý kiến của Ban lãnh đạo và nhân viên trong Công ty bảng 2.7 và 2.8, Công ty CP quốc tế Phong
Sự cam kết của lãnh đạo: Qua thực tế và thăm d kiến của lãnh đạo/nhân
viên tại Cơng ty, có thể nói điều kiện thuận lợi nhất để áp dụng phương pháp KPI là sự cam kết của lãnh đạo. Ban lãnh đạo ủng hộ việc áp dụng công cụ KPI vào việc đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên (điểm 4,4/5). Ban lãnh đạo cũng thể hiện niềm tin vào sự thành công của dự án (điểm 4,4/5), đây là yếu tố rất quan trọng quyết định khả năng thành công của việc áp dụng KPI vào đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
Việc sẵn sàng trao quyền cho nhân viên chủ chốt: Kết quả khảo sát cho
thấy Ban lãnh đạo sẵn sàng trao quyền cho nhân viên chủ chốt (Điểm 4,4/5). Đây là một thuận lợi trong việc triển khai KPI. Việc trao quyền tạo sự chủ động cho nhân viên trong việc triển khai công việc, có hành động điều chỉnh kịp thời khi các KPI không đạt như mục tiêu. Kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và tăng cường hiệu suất hồn thành cơng việc. Đối với câu hỏi: “Ơng/bà có sẵn sàng sử dụng kết quả đo lường để cải tiến công việc khơng?”, kết quả có điểm trung bình 4,4/5. Điều này thể hiện lãnh đạo Công ty mong muốn sử dụng kết quả đo lường để cải tiến hiệu quả làm việc.
Sự ủng hộ của nhân viên về việc xây dựng KPI: Câu hỏi “Tôi sẵn sàng ủng
hộ việc áp dụng phương pháp đánh giá hiệu quả thực hiện công việc mới, mang tính định lượng và gắn với việc thực hiện mục tiêu cơng việc” có điểm trung bình ý kiến trả lời là 4,73/5. Tất cả những điều này gián tiếp nói lên rằng nhân viên hoàn toàn ủng hộ việc xây dựng KPI, họ thực sự mong muốn có một hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc mang lại sự chính xác, cơng bằng và là động lực để phấn đấu. Mặc dù sự hiểu biết của nhân viên về phương pháp này còn hạn chế (điểm 1,1/5 đối với câu “Tôi đã được đào tạo về chỉ số đo lường hiệu suất”).
Bên cạnh những yếu tố thuận lợi như đã đề cập, Công ty cũng gặp những yếu tố khó khăn có thể kể đến như sau:
- Các tiêu chí chƣa rõ ràng: Bên cạnh những tiêu chí đạt được điểm trung bình khá cao thì có một vài câu hỏi có điểm trung bình khá thấp:
Câu hỏi “Nhân viên đánh giá về mức độ rõ ràng của công việc hiện nay” chỉ đạt 1,43/5.
“Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên hiện nay được dựa trên các chỉ tiêu rõ ràng” với 1,43/5.
“Nhìn chung, việc đánh giá nhân viên hiện nay là công bằng” với số điểm 1,43/5.
Các điểm số trên cho thấy hầu hết nhân viên đều chưa thực sự hiểu rõ quy trình và cách đánh giá, tạo cảm giác thiếu cơng bằng. Do đó, Cơng ty cần phải cải thiện mô tả và phân tích cơng việc rõ ràng để làm cơ sở cho nhân viên đánh giá chính xác hơn.
- Chƣa có cơ sở dữ liệu lƣu tất cả KPI: Hiện nay, dữ liệu lưu trữ để kiểm
sốt cơng việc của nhân viên cịn hạn chế.
Hầu hết lãnh đạo cho rằng cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ (Mức độ đầy đủ là 1,2/5)
Nhân viên cảm thấy khó khăn trong việc thu thập thơng tin đánh giá (mức độ khó khăn là 3,63/5).
Cơ sở dữ liệu khơng đầy đủ hoặc ít phổ biến gây khó khăn cho cả lãnh đạo và nhân viên, là nguyên nhân làm giảm hiệu quả đánh giá. Vì vậy, cần đề cập cụ thể hơn về cách thức thu thập thông tin cũng như lưu trữ cơ sở dữ liệu để hỗ trợ việc xây dựng và áp dụng KPI đối với tổ chức.
- Sự cần thiết về tính rõ ràng và chính xác: thể hiện ở các điểm số như:
Câu hỏi “Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của CBCNV hiện nay có cụ thể, rõ ràng và phù hợp với các nhóm chức danh hay khơng?” kết quả điểm trung bình là 2,20/5.
Cho thấy sự tin tưởng của nhân viên nằm ở các con số đánh giá cụ thể, được đo lường hợp lý. Vì vậy, để gia tăng sự ủng hộ từ phía nhân viên, việc xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu quả thực hiện công việc theo KPI rõ ràng và cụ thể là cần thiết.
Như vậy, bên cạnh những thuận lợi trong việc xây dựng KPI, Công ty cũng gặp phải những khó khăn nhất định. Những khó khăn hiện tại có thể khắc phục được trong quá trình triển khai áp dụng KPI trên cơ sở thực hiện những giải pháp cụ thể và hợp lý.
Tóm tắt chương 2:
Trong chương 2, tác giả đã giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần quốc tế Phong Phú; nêu ra thực trạng công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của Công ty đồng thời khảo sát điều kiện áp dụng của Công ty thông qua việc khảo sát ý kiến của 50 CBCNV được chọn ngẫu nhiên và 5 nhân sự cấp cao trong ban lãnh đạo. Từ đó, tác giả đã đưa ra những nhận định của mình về điều kiện áp dụng KPI tại Cơng ty. Kết quả cho thấy những điều kiện thuận lợi bao gồm sự cam kết của lãnh đạo, Công ty đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lương ISO 9001:2008. Bên cạnh đó, để áp dụng KPI tại Cơng ty cũng có những khó khăn nhất định như mơ tả cơng việc cịn chung chung chưa gắn với tiêu chí đánh giá cụ thể, việc đánh giá nhân viên c n mang nặng tính bình qn chủ nghĩa hoặc cảm tính của người lãnh đạo, sự hiểu biết của lãnh đạo và nhân viên về KPI chưa nhiều…
Từ thực trạng đã nêu ở chương 2, trong chương 3 tác giả sẽ trình bày giải pháp cải tiến công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên làm việc tại công ty thông qua việc xây dựng các chỉ số đo lường hiệu suất thích hợp vào đánh giá kết quả thực hiện công việc của CBCNV làm việc tại Công ty Cổ phần quốc tế Phong Phú.
CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG KPI TRONG VIỆC ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ
Căn cứ vào quy trình xây dựng KPI đề xuất ở Chương 1, sau khi xem xét đặc thù ở Công ty Cổ phần quốc tế Phong Phú và khả năng triển khai ở Chương 2, tơi đề xuất xây dựng quy trình áp dụng chỉ số KPI theo các giai đoạn sau.