3.2 Giai đoạn xây dựng
3.2.5 Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện đánh giá kết quả theo KPI
KPI
Nhóm dự án KPI và Trưởng phịng cùng xây dựng tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của nhân viên. Tiêu chí đánh giá bao gồm năng lực và kết quả thực hiện công việc. KPIs cá nhân dùng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của cá nhân trong từng kỳ.
Tiêu chí đánh giá được thể hiện trong quy chế đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên (Phụ lục 08). Sau khi xây dựng mô tả công việc theo KPI, tôi đã tổng hợp bản mô tả công việc đã điều chỉnh và cùng nhóm soạn thảo và Trưởng phịng xây dựng tiêu chí và quy chế đánh giá. Đây là bước quan trọng trong quy trình đánh giá.
Tiêu chí đánh giá nhân viên được xây dựng tập trung theo hai nhóm đó là năng lực chính và kết quả thực hiện cơng việc. Về năng lực, trên cơ sở thảo luận cùng ban lãnh đạo, tôi đã đề xuất 6 tiêu chí để đánh giá và so sánh năng lực giữa các nhân viên khác nhau. Điểm tối đa cho từng tiêu chí là 5 điểm. Như vậy với tổng trọng số của 6 tiêu chí bằng 10, tổng điểm cho phần đánh giá năng lực tối đa sẽ là 50 điểm. Bảng 3.6 thể hiện tiêu chí đánh giá năng lực:
Bảng 3.6: Tiêu chí đánh giá năng lực CBCNV
STT Tiêu chí Trọng số Điểm (1-5)
1 Khả năng giao tiếp 1 2 Năng lực chuyên môn 3 3 Khả năng giải quyết vấn đề 2 4 Tính sáng tạo, đổi mới 1 5 Khả năng làm việc đội nhóm 2 6 Tuân thủ nội quy công ty 1
Cộng 10
2 điểm: Nhân viên có năng lực ở mức cơ bản 3 điểm: Nhân viên được đánh giá là khá 4 điểm: Nhân viên được đánh giá là tốt 5 điểm: Nhân viên được đánh giá là xuất sắc
Về kết quả thực hiện cơng việc, tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc theo KPIs cá nhân. Do các bộ phận khác nhau có các chỉ tiêu đo lường và mức yêu cầu khác nhau nên đã quy ước chấm điểm KPIs dựa trên mức độ hồn thành KPIs đó. Các chỉ tiêu KPIs được quy về thành 4 nhóm cơ bản (1) khối lượng và số lượng, (2) tỷ lệ tăng, (3) tỷ lệ giảm và (4) số lần để quy định cách tính điểm như ở Bảng 3.7:
Bảng 3.7: Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của CBCNV
STT Tiêu chí Kết quả Điểm (0-5)
1 Nhóm 1: khối lượng, số lượng (Sản lượng, Thành phẩm, Mẫu mã mới …) Đạt 100% chỉ tiêu đề ra 5 90% - < 100 % 4 70% - < 90% 3 50% - < 70% 2 40% - < 50% 1 < 40% 0 2 Nhóm 2: Tỷ lệ tăng (Giao hàng
đúng hạn, năng suất, sự hài lòng của khách hàng, số lượng khách hàng…)
Đạt chỉ tiêu đề ra 5 Giảm ≥ 5% so với chỉ tiêu đưa ra 4 Giảm ≥ 10% so với chỉ tiêu đưa ra 3 Giảm ≥ 20% so với chỉ tiêu đưa ra 2 Giảm ≥ 30% so với chỉ tiêu đưa ra 1 Giảm ≥ 40% so với chỉ tiêu đưa ra 0 3 Nhóm 3: Tỷ lệ giảm (Sản phẩm
không phù hợp, khiếu nại khách hàng, hao hụt …)
Đạt chỉ tiêu đề ra 5 Cao hơn 5% so với chỉ tiêu đề ra 4 Cao hơn 10% so với chỉ tiêu đề ra 3
Cao hơn 30% so với chỉ tiêu đề ra 1 Cao hơn 40% so với chỉ tiêu đề ra 0 4
4.1 Không được phép sai sót, chậm trễ (Áp dụng cho trường hợp những sai sót là khó chấp nhận như để xảy ra thất thoát tài sản, ngộ độc…)
Khơng sai sót, chậm trễ 5
1 lần sai sót chậm trễ 0
4.2 Được 01 lần sai sót, chậm trễ 1 lần sai sót chậm trễ 5 2-3 lần sai sót, chậm trễ 3 3-4 lần sai sót, chậm trễ 1 > 4 lần sai sót, chậm trễ 0 4.3 Được 2 lần sai sót, chậm trễ 2 lần sai sót, chậm trễ 5 3 lần sai sót, chậm trễ 4 4 lần sai sót, chậm trễ 3 5 lần sai sót, chậm trễ 2 6 lần sai sót, chậm trễ 1 > 6 lần sai sót, chậm trễ 0
Sau khi xây dựng quy chế đánh giá. Nhóm dự án KPI của chúng tơi đã tiến hành tổ chức đánh giá thử bảng 3.8. Các nội dung cơ bản về tổ chức thực hiện đánh giá được thể hiện trong mục tổ chức đánh giá. Song song với việc tiến hành đánh giá, nhóm dự án KPI cũng tiến hành việc lấy ý kiến của cá nhân được đánh giá. Phiếu đánh giá được xây dựng dựa trên bảng mô tả công việc của từng cá nhân chức danh cụ thể (Phụ lục 07)
Bảng 3.8: Phiếu kết quả đánh giá hồn thành KPIs
CƠNG TY CP QUỐC TẾ PHONG PHÚ
PHIẾU ĐÁNH GIÁ HOÀN THÀNH KPIs
Ngày đánh giá: 01/04/2016 Kỳ đánh giá: 01/3/2016 - 31/3/2016 Người phụ trách: Trần Thị Như Hoa Người đánh giá: Lê Thanh Tú
Đánh giá năng lực chung (20%):
STT Tiêu chí Trọng số Điểm chuẩn
Điểm đạt (= điểm x trọng số)
NV QL
1 Khả năng giao tiếp 1 5 5 5 2 Năng lực chuyên môn 3 15 15 15 3 Khả năng giải quyết vấn đề 2 10 10 8 4 Tính sáng tạo, đổi mới 1 5 4 4 5 Khả năng làm việc đội nhóm 2 10 10 10 6 Tuân thủ nội quy công ty 1 5 5 5
Cộng 10 50 49 47
Tổng trọng số năng lực = 10
Đánh giá kết quả thực hiện công việc (80%):
STT Tiêu chí Mức yêu cầu Trọng số Điểm chuẩn Điểm đạt (= điểm x trọng số) NV QL 1 Số lượng thành phẩm hoàn thành 100% 2 10 10 10 2 Tăng năng suất 5% 1 5 4 4 3 Đạt mục tiêu phế phẩm 7% 3 15 12 12 4 Số lần ngừng máy do chủ quan ≤ 1 1 5 4 4 5 Số lần sản phẩm lỗi bị phát hiện khi xếp hàng ≤ 1 1 5 5 5 6 Số điểm không phù hợp 5S hàng tháng ≤ 1 1 5 5 4 7 Số lần sai sót trong lập báo
cáo ≤ 3 1 5 4 4
Cộng 10 50 44 43
Điểm cộng (nếu có)
Ghi chú: Tổng trọng số các KPIs = 10.
Tổng kết
Nội dung Tự đánh giá Quản lý
Điểm phần 1 49 47
Tổng điểm phần 2 44 43
Kết quả chung 46,5 45
Điểm mạnh Thực hiện tốt công việc chuyên môn
Thực hiện tốt công việc chuyên môn
Điểm cần khắc phục Công tác quản lý trong chuyền còn hạn chế
Cần chú ý nhắc nhở các công nhân trong chuyền hồn thành báo cáo định kì
Nhu cầu huấn luyện, đào tạo
Tập huấn nâng cao nghiệp vụ của tổ trưởng
Kế hoạch hành động Cử đi tham gia khóa tập huấn nghiệp vụ cho tổ trưởng
Nhận xét: Bảng 3.8 cho thấy, cách đánh giá hiệu quả thực hiện công việc dựa
trên việc áp dụng KPI có sự khác biệt đáng kể so với phương pháp trước đây mà Công ty đã áp dụng. Việc đánh giá này giúp người CBCNV nhìn lại kết quả thực hiện cơng việc của mình, những mục tiêu trọng tâm trong cơng việc để có những điều chỉnh cần thiết, đồng thời thấy được những ưu điểm và nhược điểm khi thực hiện cơng việc góp phần hồn thiện bản thân và giúp cơng ty thực hiện tốt mục tiêu chiến lược đề ra.