3.1.1 Sự cam kết của Ban Lãnh đạo cấp cao
Qua thực tế và thăm d kiến của lãnh đạo và nhân viên tại Cơng ty, có thể nói điều kiện thuận lợi nhất để áp dụng phương pháp KPI là sự cam kết của lãnh đạo. Ban lãnh đạo ủng hộ việc áp dụng công cụ KPI vào việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Ban lãnh đạo cũng thể hiện niềm tin vào sự thành công của dự án, đây là yếu tố rất quan trọng quyết định khả năng thành công của việc áp dụng công cụ KPI vào đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Ban lãnh đạo sẵn sàng trao quyền cho nhân viên chủ chốt. Đây là một thuận lợi trong việc triển khai KPI. Việc trao quyền tạo sự chủ động cho nhân viên trong việc triển khai cơng việc, có hành động điều chỉnh kịp thời khi các KPI không đạt như mục tiêu. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cũng mong muốn sử dụng kết quả đo lường để cải tiến hiệu quả làm việc.
3.1.2 Thành lập Nhóm dự án thực thi xây dựng bộ chỉ số
Sau khi có được sự cam kết của Ban lãnh đạo và sự ủng hộ của CBCNV về việc áp dụng KPI vào xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc, nhóm dự án KPI được thành lập với tiêu chí: phải chọn những thành viên chủ chốt, ít nhất là 3 người có đủ kiến thức, kinh nghiệm và khả năng hướng dẫn áp dụng cho các bộ phận khác vào nhóm dự án KPI. Theo đề xuất trên, Tổng giám đốc đã chọn Phó Tổng giám đốc làm trưởng nhóm, 2 thành viên bao gồm một chuyên viên Hệ thống quản lý chất lượng và một chuyên viên phịng Hành chính - Nhân sự cũng
Nhân sự cùng với 2 thành viên còn lại là những người thực sự có đầy đủ kiến thức về các chức năng, nhiệm vụ của CBCNV vì thế việc đề xuất trên là hồn tồn phù hợp.
3.1.3 Giới thiệu hệ thống đánh giá hiệu quả công việc theo KPI đến tồn thể nhân viên tồn thể nhân viên
Nhóm dự án KPI đã đề xuất và được lãnh đạo phê duyệt đó là mời chuyên gia tư vấn thuộc Trung tâm K thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đến công ty đào tạo 2 ngày về cơng cụ chỉ số đo lường hiệu suất cho nhóm dự án KPI và các Trưởng, phó bộ phận trong Cơng ty. Sau đó, nhóm dự án KPI và Trưởng, phó bộ phận tiến hành đào tạo lại cho nhân viên trực thuộc bộ phận mình. Các nội dung đào tạo bao gồm:
Đào tạo tổng quát về KPI: Các khái niệm cơ bản, lợi ích của việc áp dụng, các yếu tố thành công then chốt, các loại chỉ số đo lường KPI, cơ sở dữ liệu và đo lường KPI…
Đào tạo về xây dựng mô tả công việc theo KPI
Khái niệm về mô tả công việc theo KPI, cách xây dựng bản mô tả công việc cá nhân từ KPI bộ phận
Đào tạo k năng đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên theo KPI
Song song với các hoạt động trên, nhóm dự án đã kết hợp với Cơng đồn, Đồn thanh niên tổ chức truyền thơng nội bộ nhằm phổ biến chương trình xây dựng KPI và thực hiện “văn hóa hành động”:
Gửi mail thơng báo đến các phịng ban, đồng thời dán lên bảng thông báo kế hoạch xây dựng KPI của Công ty.
Dán lên bảng thông tin nội bộ những tài liệu đào tạo KPI và một số bài báo viết về kinh nghiệm áp dụng KPI tại một số doanh nghiệp.
Đề xuất xây dựng dự án KPI.
Tìm kiếm tài liệu phục vụ cho công tác của dự án.
Khảo sát điều kiện áp dụng dự án KPI tại Công ty.
Lên kế hoạch và tổ chức các buổi hội thảo xác định các yếu tố thành công then chốt của tổ chức, xây dựng KPI cấp công ty và bộ phận.
Đề xuất quy trình xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc, thiết kế biểu mẫu liên quan (mẫu phân tích cơng việc theo KPI, phiếu đánh giá hoàn thành KPIs, mẫu cấu trúc cơ sở dữ liệu cho các chỉ số đo lường hiệu suất …)
Tổ chức truyền thông nội bộ cho dự án xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Xây dựng KPI bộ phận và KPI cá nhân.
Chịu trách nhiệm trong việc xây dựng “Quy chế đánh giá kết quả thực hiện công việc của CBCNV theo KPI”.
Chịu trách nhiệm trong việc tổ chức đánh giá thử và tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm sau khi đợt đánh giá thử, hoàn thiện quy chế đánh giá.
Khi xây dựng KPI, cần phải xác định các yếu tố then chốt, chỉ tiêu, tiêu chí cụ thể cho từng nội dung:
Có sự hài h a đầy đủ ở các viễn cảnh chiến lược của công ty
Có sự gắn kết với các yếu tố thành công của công ty
Các chỉ số cụ thể, đo lường được