CHƯƠNG 3 : THIẾT KẾ QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU
5.2. Hệ thống các giải pháp
5.2.1. Giải pháp cho nhóm 1:
thiết cao
Giải pháp về vấn đề “Tiền lương được trả chưa cnng ằng hợp l tại cơng ty”
Các nguồn lực hiện có
Với mục tiêu nâng cao chất lượng nguồn nhân lực kế hoạch 5 năm từ năm 2018 đến năm 2022. Cơng ty đã xây dựng cho mình quỹ lương được dự trù và trích lập từ lợi nhuận hằng năm. Phịng hành chính nhân sự và phịng tài chính kế tốn đã xây dựng dự toán lương cho 3 năm liên tiếp và được cập nhật mỗi năm tuỳ theo nhu cầu và quy mô công ty.
Nội dung và kế hoạch thực hiện giải pháp
Khi xây dựng hệ thống lương mới đảm bảo tính cơng bằng và hợp lý cần chú trọng đến những vấn đề sau: mức lương cạnh tranh theo thị trường ngành, đảm bảo tính cơng bằng trong nội bộ cơng ty, phù hợp với ngân sách của công ty và bám sát mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn.
Kế hoạch 5 năm từ năm 2018 đến năm 2022 cơng ty TNHH Kính Đình Quốc với mục tiêu tiến hành mở rộng quy mô kinh doanh nên việc xem xét và điều chỉnh lương là rất quan trọng và cấp thiết. Để tháo gỡ vấn đề lương chưa được trả chưa công bằng, hợp lý công ty cần tiến hành những giải pháp sau:
Phịng Hành chính nhân sự tiến hành rà sốt lại bảng lương của tồn thể nhân viên công ty, lập báo cáo chi tiết mức lương từng đơn vị, bộ phận, phòng ban và xác định mức chênh lệch tiền lương giữa các phòng ban trong cơng ty.
Phịng hành chính nhân sự đồng thời tiến hành khảo sát mức lương bình qn của các cơng ty trong cùng ngành.
Sau khi tiến hành rà sốt lương, phịng nhân sự có giải pháp đề xuất cụ thể cho giám đốc về mức điều chỉnh tăng hoặc giảm lương sao cho phù hợp nhất với tình hình kinh doanh cũng như nguyện vọng của nhân viên.
Xây dựng cơ chế lương kinh doanh theo KPIs cho bộ phận kinh doanh, xem xét các chỉ tiêu đánh giá phù hợp. Hiện nay bộ phận kinh doanh với áp lực doanh số và cường độ làm việc cao, việc xây dựng lương kinh doanh theo KPIs phù hợp sẽ tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Trong q trình xây dựng đề xuất lương phịng nhân sự nên phân rõ lương cơ bản và lương kinh doanh cho các bộ phận có liên quan. Những bộ phận địi hỏi khối lượng cơng việc cao, áp lực như phịng kinh doanh và thời gian làm việc khơng có giới hạn cụ thể như phòng thiết kế xây dựng mức lương hợp lý đảm bảo tính cơng bằng cho tồn bộ nhân viên cơng ty.
Phòng nhân sự tiến hành bỏ phiếu kín, lấy ý kiến về tiền lương nhằm khảo sát những tâm tư nguyện vọng cũng như bức xúc trong công tác chi trả tiền lương cho nhân viên cơng ty. Trường hợp được khen thưởng bằng hình thức tăng lương nên có bộ phận truyền thơng cơng bố rộng rãi để khích lệ tinh thần làm việc cũng như tạo động lực cho nhân viên. Phòng nhân sự quán triệt về vấn đề bảo mật lương đối với từng nhân viên tránh trường hợp so sánh làm giảm động lực làm việc của nhân viên. Phịng nhân sự cơng ty kính Đình Quốc phải rà sốt điều chỉnh đơn giá tiền lương ở mức hợp lý hơn. Sự biến động về mặt bằng giá cả cũng là một tiêu chí để Cơng ty xem xét để điều chỉnh mức lương phù hợp. Ngồi ra, Cơng ty cần kết hợp tiêu chí thâm niên cơng tác nhằm thể hiện sự trân trọng đối với những cá nhân gắn bó lâu dài. Điều này khuyến khích và tạo động lực làm việc. Bảng mơ tả công việc chi tiết cho từng vị trí cụ thể của nhân viên giúp họ thấy được vị trí, vai trị và những đóng góp của mình cũng như của nhân viên khác và từ đó họ cảm nhận được sự cơng bằng trong tiền lương tại Công ty. Kế hoạch thực hiện các giải pháp trên được trình bày ở bảng 5.1.
Bảng 5.1: Bảng kế hoạch thực hiện giải pháp về vấn đề “Tiền lương được trả chưa công bằng, hợp lý tại công ty”
Nội dung thực hiện Nguồn lực thực hiện
Thời gian thực hiện
Rà sốt lại bảng lương của tồn thể nhân viên công ty, lập báo cáo chi tiết mức lương từng
Phịng hành
Nội dung thực hiện Nguồn lực thực hiện
Thời gian thực hiện
đơn vị, bộ phận, phòng ban và xác định mức chênh lệch tiền lương giữa các phịng ban trong cơng ty.
Khảo sát mức lương bình qn của các cơng ty trong cùng ngành.
Phịng hành
chính nhân sự. Tháng 1/2019 Bỏ phiếu kín, lấy ý kiến về tiền lương. Tồn bộ nhân
viên cơng ty Tháng 1/2019 Điều chỉnh tăng hoặc giảm lương, trình duyệt
ban Giám đốc. Phịng hành chính nhân sự. Tháng 2/2019 đến tháng 3/2019. ( Nguồn: Tác giả tổng hợp) Hiệu quả mang lại: Việc tham khảo tiền lương từ rất nhiều nguồn thông tin sẽ cho
phịng nhân sự có cái nhìn khách quan hơn về mức lương hiện tại của cơng ty. Từ đó có cơ sở để đề xuất phù hợp và khách quan nhất trình lên Giám đốc. Những bộ phận phòng ban đặc thù được xây dựng mức lương riêng giúp nhân viên nhận thấy sự quan tâm chia sẻ cũng như tầm quan trọng của cá nhân trong sự phát triển của tổ chức.
Tính khả thi của giải pháp
Cơng ty TNHH Kính Đình Quốc với mục tiêu 5 năm là hoàn thiện nguồn nhân lực đã chuẩn bị quỹ lương cụ thể, ngân sách thực hiện rà soát và điều chỉnh lương nằm trong kế hoạch hoạt động chính của công ty.
Với số lượng nhân viên khơng cao nên chi phí khảo sát mức thu nhập của nhân viên là không quá lớn đồng thời với nguồn nhân lực trẻ của phòng nhân sự nên việc khảo sát có thể dễ dàng thực hiện. Nhân viên với hỗ trợ phịng nhân sự chính trong việc giải quyết những vấn đề mang lại lợi ích cho mình.
Lợi nhuận trong ba năm gần đây 2015, 2016, 2017 đều gia tăng đáng kể, việc kinh doanh thuận lợi do công sức rất lớn từ tập thể nhân viên cũng như cán bộ quản lý và lãnh đạo công ty. Với quy mô ngày càng phát triển lớn mạnh thì xây dựng một chính sách lương chuẩn là rất cần thiết cho tiền đề mở rộng quy mô tuyển dụng nhân sự mới.
Giải pháp về vấn đề “KPIs chưa có sự đổi mới hồn thiện và phù hợp cho các vị trí việc làm”
Các nguồn lực hiện có
KPIs đã được xây dựng và áp dụng một thời gian dài cho các bộ phận trong cơng ty, vì vậy thuận tiện trong việc xây dựng hệ thống KPIs mới đã có trên nền tảng KPIs cũ.
Lực lượng nhân sự hiện tại đủ năng lực xây dựng hệ thống đánh giá KPIs hoàn thiện hơn.
Nội dung và kế hoạch thực hiện giải pháp
Để xây dựng được hệ thống KPIs hoàn chỉnh và phù hợp với các vị trí việc làm tại cơng ty khơng phải là một vấn đề có thể giải quyết trong thời gian ngắn. Tuy nhiên được xác định và một vấn đề quan trọng và cần thiết trong việc tạo động lực cho nhân viên công ty.
Để hồn thiện cơ chế đánh giá hiệu quả cơng việc theo KPIs cho tất cả các chức danh muộn nhất là đến năm 2020, Kế hoạch thực hiện công việc này chia thành 2 giai đoạn được trình bày ở bảng 5.2.
Bảng 5.2: Bảng kế hoạch thực hiện giải pháp về vấn đề “KPIs chưa có sự đổi mới hồn thiện và phù hợp cho các vị trí việc làm”
Nội dung thực hiện Nguồn lực thực hiện
Thời gian thực hiện
Giai đoạn 1: Tiến hành khảo sát và đánh giá lại vị trí việc làm cho tất cả nhân viên công ty kể cả các cán bộ quản lý trong cơng ty. Trong q trình khảo sát thực hiện mô tả công việc cho từng vị trí, với số lượng nhân viên tồn cơng ty 400 nhân viên việc thực hiện khảo sát đánh giá lại vị trí trong thời gian 6 tháng.
Phịng hành chính nhân sự. Tháng 1 năm 2019 đến tháng 6 năm 2019 Giai đoạn 2: Xây dựng và ban hành hệ thống
đánh giá KPIs cho chức danh nhân viên, cho chức danh quản lý. Tiến hành chạy thực nghiệm chương trình KPIs mới và đánh giá hiệu quả thực hiện KPIs.
Phịng hành chính nhân sự. Tháng 6 năm 2019 đến hết tháng 12 năm 2019.
( Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Tiêu chí xây dựng KPIs: dựa trên nguyên tắc SMART: Specific (Cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu); Measurable (Đo lường được); Achievable (Có thể đạt được); Realistics
(Thực tế); Timebound (Có thời hạn cụ thể).
Hiệu quả mang lại: Việc xây dựng KPIs cho các chức danh công việc, giúp nhà quản lý nắm bắt được mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên một cách chính xác. Đồng thời đánh giá được những đóng góp của nhân viên vào tổ chức và có cơ sở đề bạt thăng tiến, điều chuyển công tác hay bổ sung nhân sự. Đánh giá thăng tiến một phần dựa vào thước đo KPIs gia tăng mức độ minh bạch, công khai.
Đối với nhân viên việc xây dựng KPIs giúp nhân viên xác định được nhiệm vụ cũng như kết quả thực hiện cơng việc của mình. Cơ chế càng đi sát với thực tiễn càng làm cho nhân viên cảm thấy công bằng và những đóng góp của mình cho tổ chức được lãnh đạo quan tâm ghi nhận.
Tính khả thi của giải pháp
Trên nền tảng KPIs cũ tiến hành cải tiến và hoàn thiện KPIs mới, xây dựng cơ chế KPIs mới được sự đồng ý và hỗ trợ nhiệt tình từ cấp lãnh đạo cũng như sự nhất trí cao của tồn thể nhân viên cơng ty.
Áp dụng KPIs vào hoạt động của công ty không phải là một việc làm hồn tồn mới nên khơng khiến các nhân viên công ty bất ngờ hay phản ứng tiêu cực.
Trong kế hoạch 5 năm phát triển tiếp theo có mục tiêu mở rộng quy mơ kinh doanh và việc tuyển dụng nhân viên mới cũng như xác định KPIs cho từng chức danh ngay từ bây giờ sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn hơn sau khi mở rộng quy mô mới điều chỉnh KPIs.
Giải pháp về vấn đề “Thiếu quy hoạch lực lượng nhân sự kế thừa”
Nguồn lực hiện có
Nguồn nhân sự giàu kinh nghiệm và tài năng của công ty Nguồn nhân lực trẻ, ham học hỏi cầu tiến.
Thiếu quy hoạch lực lượng nhân sự kế thừa tại sao là một trong những vấn đề có tầm quan trọng cao và tính cấp thiết cao. Vì thực tế giữa năm 2017 với tình trạng nghỉ việc của một số nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm, thậm chí là một số cán bộ quản lý chủ chốt khiến cơng ty rất khó khăn tìm kiếm nguồn nhân sự thay thế vì khơng có sự chuẩn bị bồi dưỡng nhân sự thay thế từ trước. Qua điều tra của phịng Nhân sự thì nhân viên nghỉ việc để nhảy việc sang các cơng ty khác có mức lương cao hơn và mơi trường phù hợp hơn, đồng thời cũng có những nhân viên chủ chốt nghỉ việc vì đến tuổi nghỉ hưu khơng cịn khả năng lao động.
Trước tình hình đó, lãnh đạo đã tiến hành tuyển nhân viên mới từ công ty khác về làm cán bộ quản lý tại Đình Quốc, nhà quản lý mới tuy có nhiều tài năng nhưng thiếu kinh nghiệm thực tế tại cơng ty nên có những đánh giá chưa chính xác và những quyết định vội vàng. Nhân viên công ty mặc dù cống hiến nhiều năm nhưng không được đề bạt và chịu ức chế dưới sự quản lý của các nhà quản lý mới khiến họ khơng cịn động lực làm việc và muốn cống hiến cho công ty nữa.
Vì vậy, việc xây dựng một lực lượng nhân sự kế thừa từ nhân viên công ty khiến cho nhân viên có nhiều động lực và cố gắng phấn đấu hơn trên con đường sự nghiệp của bản thân.
Quy hoạch cán bộ chia theo nhiệm kỳ 2 năm phòng nhân sự sẽ xem xét năng lực, cũng như kết quả thực hiện cơng tác của những nhân viên trẻ, nhân viên có thành tích xuất sắc. Những nhân sự trong diện quy hoạch sẽ được cử đi học các chương trình đào tạo và bồi dưỡng ngắn hạn cần thiết, đồng thời vẫn đảm bảo công tác được giao. Kế hoạch thực hiện quy hoạch cán bộ được trình bày trong bảng 5.3 dưới đây
Bảng 5.3: Bảng kế hoạch thực hiện giải pháp về vấn đề “Thiếu quy hoạch lực lượng nhân sự kế thừa”
Nội dung thực hiện Nguồn lực thực hiện
Thời gian thực hiện
Phòng nhân sự tiến hành họp phịng, họp bộ phận bỏ phiếu tín nhiệm kín và trình cho ban
Phịng hành chính nhân sự.
Tháng 1 năm 2019 đến tháng 6 năm
giám đốc xem xét phê duyệt cán bộ được quy hoạch.
2019
( Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Tính khả thi của giải pháp
Việc xây dựng đội ngũ nhân sự kế thừa là hồn tồn có thể thực hiện được vì chi phí thực hiện cơng tác này khơng cao và nguồn nhân lực có năng lực là có sẵn. Tuy nhiên q trình xem xét và đánh giá nhân sự quy hoạch cần hết sức cẩn thận và địi hỏi người có kinh nghiệm thực hiện vì đây là một vấn đề quan trọng và tương đối nhạy cảm.
Giải pháp về vấn đề “ Nơi làm việc chưa đảm bảo an toàn”
Các nguồn lực hiện có
Trụ sở chính, văn phịng cơng ty, showroom, nhà kho.
Nội dung và kế hoạch thực hiện giải pháp
Nhân tố điều kiện làm việc tốt thể hiện qua các tiêu chí thời gian làm việc và giải lao phù hợp; điều kiẹ̛n làm viẹ̛c thuạ̛n lợi; nhân viên được trang bị bị đầy đủ thiết bị, công cụ dụng cụ làm viẹ̛c và nơi làm việc an toàn. Hiện nay điều kiện làm việc tại cơng ty TNHH Kính Đình Quốc là tương đối có an tồn, nhân viên có được bảo hộ lao động, trang bị thiết bị làm việc có đầy đủ. Cơng ty TNHH Kính Đình Quốc hiện tại các showroom và trụ sở chính đều bố trí các tầng làm việc như sau, tầng một trưng bày sản phẩm, tầng hai, ba bố trí các phịng ban làm việc, các tầng cịn lại phía trên tận dụng làm kho hàng. Hạn chế trong công tác bố trí kho hàng thường xảy ra tai nạn lao động khi tiến hành di chuyển hàng hoá từ kho hàng đến showroom. Hơn nữa, đặc thù của sản phẩm kính là dễ vỡ nên việc vận chuyển và lắp rắp kính thường gây tại nạn lao động. Ngồi ra, Cơng ty cịn tăng giờ làm giảm khả năng tập trung tối đa của nhân viên. Để hạn chế tối đa những việc trên, Công ty cần:
Thứ nhất, sắp xếp lại kho bãi hợp lý hơn bằng cách tách Showroom và kho hàng ra thành 2 nơi riêng biệt, nhưng giữa kho hàng và Showroom càng gần nhau càng tốt để việc vận chuyển qua lại giữa hai nơi này thuận tiện và tiết kiệm chi phí.
Hiện tại showroom chính có diện tích lớn nhất và mang lại doanh thu cao nhất cho công ty địa chỉ tại 79 Lý Thường Kiệt. Kho hàng ở showroom này chiếm diện tích 3 tầng trên cùng của tồ nhà. Cũng trên trục đường này, kho hàng cũ của công ty vẫn đang hoạt động nhưng chỉ chứa gương tấm nhập khẩu với kích thước lớn. Cải thiện kho hàng cũ, di chuyển bớt khối lượng hàng hoá, sản phẩm có kích thước lớn và khó di chuyển từ showroom sang kho hàng là một việc làm cần thiết đảm bảo được an toàn trong việc di chuyển cũng như an toàn tại nơi làm việc cho nhân viên. Kế hoạch thực hiện công tác sắp xếp kho hàng và showroom sẽ thực hiện trong 3 tháng từ tháng 1/2019 đến tháng 3/2019 và phịng hành chính kết hợp với bộ phận kho và bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện công tác này.
Thứ hai, Những nhân viên thường xuyên tiếp xúc với kính chỉ cần làm đúng giờ hành chính để tăng sự tập trung khi làm việc.
Thứ ba, do đặc thù của cơng ty là kính nên cơng ty trang bị thêm cho nhân viên những bộ đồ và găng tay chuyên dụng hơn.
Đánh giá tính khả thi
Việc thực hiện cải tiến xây dựng lại kho hàng cũ tuy tốn chi phí nhưng đây được