ứng hàng hóa cho chuỗi Co .opSmile
2.2.2.1.Vấn đề áp dụng chung những quy trình và cách làm của trung tâm
2.2.2. Những vấn đề trong hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc cung
2.2.2.1.Vấn đề áp dụng chung những quy trình và cách làm của trung tâm
Với mơ hình Co.opmart, Co.op Xtra và Co.op Food là những mơ hình cửa hàng diện tích lớn và đã có lịch sử hình thành lâu nên việc kho bãi đã được đầu tư bài bản, tuy nhiên mơ hình Co.op Smile do mới hình thành và diện tích mỗi cửa hàng nhỏ từ 20 m2 đến 200 m2 nên việc phân phối hàng lẻ gặp nhiều vấn đề khi hoạt động chung với trung tâm phân phối chỉ chuyên phân phối hàng theo thùng carton, chẳn quy cách. DO đó sẽ xảy ra nhiều vấn đề:
Thùng nào cũng xé lẻ, dẫn đến mất kiểm sốt và hàng khơng phù hợp nhiều (đổ, bể, hư hàng,...)
Hàng khi xé lẻ sẽ mất bao bì được đóng gói nhỏ bên trong thùng carton (inner packs)
Sau khi xé lẻ không làm chẳn thùng lại được do khi làm chẳn thùng lại sẽ được ghép từ những hàng lẻ lại với nhau dẫn đến khác lô hàng với nhau hoặc khác lô hàng ngày sản xuất và hạn sử dụng (Hàng hóa bên trong thùng khơng đồng nhất với nhau, có cả hàng cũ và hàng mới).
Việc soạn và kiểm chéo, xuất hàng mất nhiều thời gian (do phải đếm, kiểm chi tiết về bao bì, hạn sử dụng,v.v....)
Kho bãi cung ứng hàng hóa cho Co.op Smile hiện nay gọi là Khọ Vệ Tinh Bình Dương (Trung Tâm Phân Phối Co.op Smile) trực thuộc Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Kho Vận Sài Gòn Co.op của Liên hiệp Hợp Tác Xã Thương Mại Thành phố Hồ Chí Minh (Saigon Co.op). Khọ Vệ Tinh Bình Dương là 1 kho nhỏ được tách ra Trung Tâm Phân Phối Saigon Co.op với diện tích kho chỉ vỏn vẹn gần 400 m2. Do đây là mơ hình mới: kho nhập xuất soạn hàng lẻ, không chẳn thùng và Saigon Co.op trước giờ chưa có mơ hình này vì vậy có những vấn đề sau khi hoạt động:
Quy trình chưa hồn chỉnh.
Các bộ phận chưa ổn định, thống nhất.
Về nhập hàng vẫn cịn tâm lý nhập hàng chẵn, khơng kiểm chi tiết nên khi phát hiện hàng hư bên trong nhà cung cấp không chịu trách nhiệm đổi trả. Về soạn hàng chưa chuẩn vì hiện nay chưa có những lưu ý, quy trình trong
việc soạn hàng lẻ.
Chi phí đầu tư trang thiết bị soạn hàng cao trong khi kho chỉ có diện tích 400 m2 dẫn đến thiếu trang thiết bị để soạn hàng lẻ (tote, sọt, xe SMT, túi nhiệt, túi kem (dùng để soạn hàng đông lạnh))
Trang thiết bị khi giao xuống cửa hàng quay về lại kho chậm, do phải có chuyến hàng sau thì mới lấy được nhưng hiện nay tốc độ bán của cửa hàng Co.op Smile chậm dẫn đến 1 tuần đặt hàng ít (Trung bình mỗi tuần đặt 1 –
Về xuất hàng hiện nay chỉ xuất kiện (khơng xuất chi tiết vì sẽ mất thời gian và tài xế nhận hàng cũng khơng biết hàng hóa bên trong để cùng kiểm) khi có hóa đơn nên sẽ bị sai sót.
Ngồi ra, kế tốn in hóa đơn sai thơng tin (lượng hàng, mặt hàng) cũng dẫn đến giao hàng bị thiếu hoặc dư so với thực tế (trên phiếu soạn hàng).
Do việc áp dụng các quy trình, mơ tả cơng việc của mơ hình trung tâm phân phối Saigon Co.op sẵn có cho kho vệ tinh sẽ có những bất cập và khó khăn nhất định. Để hiểu rõ những vấn đề khó khăn bất cập chúng ta cùng nhau so sánh các công việc giữa Trung tâm phân phối Saigon Co.op và Kho Vệ Tinh Saigon Co.op.
Bảng 2.10: Bảng so sánh các công việc giữa Trung tâm phân phối Saigon Co.op và Kho Vệ Tinh Saigon Co.op
Trung tâm phân phối
Saigon Co.op Kho Vệ Tinh Saigon Co.op Quy trình Quy trình đơn giản, ít
khâu
Quy trình địi hỏi cụ thể các bước, tỉ mỉ trong công việc
Nhập hàng
Do xuất hàng chẳn thùng nên việc nhận hàng chỉ kiểm tra thùng, kiện, quy cách và hạn sử dụng.
Do xuất hàng là hàng lẻ nên việc nhận hàng bắt buộc 100% phải khui thùng kiểm chi tiết từng sản phẩm bên trong, bao bì và hạn sử dụng.
Soạn hàng
Do xuất hàng chẳn thùng nên việc soạn hàng chẳn thùng, vì vậy thời gian soạn hàng nhanh
Do xuất hàng lẻ nên phải xé thùng lấy lẻ vì vậy việc soạn hàng phải đếm, kiểm tra bao bì sản phẩm đủ điều kiện kinh doanh mới lấy hàng.
Kiểm chéo
Hiện trung tâm phân phối Saigon Co.op khơng có khâu kiểm chéo. Sau khi soạn xong ra hóa đơn
Kiểm chéo là khâu kiểm tra lại hàng soạn của các nhân viên kho đã soạn ra để đảm bảo hàng soạn ra phải chính xác về mặt hàng, số lượng, hàng
Trung tâm phân phối
Saigon Co.op Kho Vệ Tinh Saigon Co.op
xuất hàng đúng theo hóa đơn. Nếu dư thì bỏ lại TTPP, thiếu thì làm phiếu yêu cầu bổ sung cho đủ hóa đơn.
khuyến mãi. Kiểm tra cách đóng gói hàng lẻ như thế nào để không bị hư móp bên trong. Nên sẽ mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm chéo xong, đóng kiện, đếm kiện và xuất kiện.
Hiện kho vệ tinh Saigon Co.op đang có 2 lần kiểm chéo để đảm bảo hàng hóa chắc chắn đúng khi giao đến cửa hàng.
Xuất hàng
Xuất hàng dựa trên số kiện chẳn quy cách thùng trên hóa đơn và bàn giao cho tài xế nên việc xuất hàng nhanh.
Xuất hàng dựa trên số kiện đã kiểm chéo. Không bàn giao hàng chi tiết cho tài xế. Vì nếu bàn giao chi tiết lượng lẻ dựa trên hóa đơn sẽ mất nhiều thời gian công sức để xuất hàng. Điều đặc biệt là các xe sẽ đợi rất lâu.
Bố trí, định vị
Có chương trình Quản lý nhà kho (WMS) hỗ trợ trong việc định vị, có line kệ, phân chia khu vực nhập, soạn, xuất, hàng biên bản, hàng không phù hợp.
Khơng có chương trình Quản lý nhà kho (WMS) nên khơng có sự hỗ trợ định vị hàng hóa.
Việc soạn hàng mất nhiều thời gian đi kiếm hàng. Hàng hóa khơng được chấp xếp lên line kệ nên việc tìm kiếm hàng khó khăn.
(Nguồn: Tác giả đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn quản lý vận hành nhà kho Saigon Co.op)