ứng hàng hóa cho chuỗi Co .opSmile
2.2.2.4.Vấn đề công nghệ thông tin hỗ trợ cho việc vận hành nhà kho
2.2.2. Những vấn đề trong hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc cung
2.2.2.4.Vấn đề công nghệ thông tin hỗ trợ cho việc vận hành nhà kho
Vai trị của cơng nghệ thơng tin trong quản lý nhà kho rất quan trọng, nó như xương sống giúp cho kho hoạt động một cách trơn tru, giúp người quản lý có thể kiểm sốt được các hoạt động nhập, xuất, soạn hàng hóa trong kho. Giúp cho người quản lý có thể truy vấn lại tất cả thơng tin khi cần để đối chiếu và tìm nguyên nhân sai ở khâu nào, bộ phận nào. Song đó
Kho hiện nay đang sử dụng chương trình MCS (sử dụng từ tháng 10/2016) của đối tác OLBIUS còn rất nhiều hạn chế:
Chương trình chưa ổn định phải thay đổi, cập nhật, sữa chữa, bổ sung nhiều lần nhưng đến giờ vẫn chưa ổn.
Chương trình khơng đáp ứng được nhu cầu của kho về các bảng biếu báo cáo. Chương trình chỉ đơn giản nhập, xuất kho chương trình sẽ ghi nhận cộng trừ tồn kho (số liệu sổ sách) nên chưa có sự kết nối thực tiễn ở hoạt động bên ngồi. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp làm thao tác xuất hàng trên máy nhưng chương trình khơng trừ tồn kho.
Chưa trình chưa đầy đủ các trạng thái tồn kho từ khi ra phiếu soạn cho đến khi soạn hàng.
Chương trình do chạy trực tiếp trên web nên sẽ có lúc rớt mạng và khi đó kho xuất hàng bằng bảng kê sau đó bình thường lại và tiến hành trừ tồn kho. 2.2.2.5. Vấn đề phương tiện vận chuyển để giao hàng hàng cho Co.op Smile
Trong hoạt động nhà kho, sau khi soạn hàng xong thì phải có xe đi giao hàng cho nên xe giao hàng đóng vai trị quan trọng trọng việc vận chuyển hàng hóa để cửa hàng. Việc xe có đáp ứng kịp thời, thì sẽ khơng xảy ra tình trạng đứt hàng tại cửa hàng.
Hiện nay tình hình vận chuyển hàng hóa cho các Co.op Smile chỉ được đảm nhận bởi một nhà vận chuyển. Do số lượng cửa hàng Co.op Smile cịn ít, các đơn đặt hàng nhỏ lẻ nên việc giao hàng phải đi ghép điểm (ngoại trừ hàng khai trương là đi
chuyên tuyến). Tuy nhiên, những lúc cao điểm, nhu cầu cửa hàng đặt nhiều sẽ dẫn đến tình trạng thiếu xe và bị rớt hàng lại kho đến các ngày sau đó mới đi.
2.3. Xác định nguyên nhân hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile. Co.op Smile.
Các vấn đề nêu trên đang làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc phục vụ chuỗi cửa hàng Co.op Smile. Chưa hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ hàng hóa cho Co.op Smile, thậm chí cịn gây ra hao hụt hàng hóa do soạn sai tên hàng và do chương trình theo dõi tồn kho chưa ổn là những điểm mà kho đang gặp phải. Bên cạnh đó hàng hóa bị xé lẻ và các biểu mẫu báo cáo chưa hoàn thiện làm ảnh hưởng đến việc tính tốn tồn kho sổ sách và quản lý theo dõi hàng tồn khơng chính xác.
Để phân tích những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho một cách rõ nét, chúng ta có thể theo dõi dưới dạng biểu đồ xương cá sau:
Hình 2.4: Biểu đồ xương cá phân tích và đưa ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile
Sử dụng biểu đồ xương cá và các vấn đề làm cho chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc cung ứng hàng hóa cho chuỗi Co.op Smile khơng hiệu quả đã được phân tích ở trên. Từ đó, chúng ta được phân loại thành 4 nhóm nguyên nhân chính ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile:
Phương pháp là nguyên nhân thứ nhất ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, cụ thể: Quy trình
nhập hàng, xuất hàng và soạn hàng chưa chi tiết nên khi xảy ra tình huống phải mất nhiều thời gian xử lý, chưa lường được hết các tình huống sẽ xảy ra; nhân viên cũng chưa được phổ biến cách xử lý khi xảy ra tình huống; thiếu hướng dẫn xử lý tình huống khi có sai sót; mỗi khi có sai sót phải xin ý kiến lãnh đạo, phải liên hệ, phối hợp nhiều phòng ban Saigon Co.op mới giải quyết xong nên sẽ mất nhiều thời gian; cách trao đổi thông tin giữa các bộ phận cịn thủ cơng;
Kinh nghiệm Mức độ tận tâm trong công việc Kỹ năng
Sức chứa của kho
Các bộ liên quan trong làm việc Kệ chứa hàng
Định vị kho hàng Trang thiết bị soạn hàng Lần đầu tiên thử nghiệm kho làm hàng hàng lẻ Phương tiện vận chuyển Phần mềm quản lý kho
Phương tiện Môi trường
Sự ra đời nhanh chóng để phục vụ hàng hóa cho chuỗi cửa hàng Co.op Smile
Chất lượng hoạt động của kho hàng cho chuỗi Co.op Smile
Trao đổi thơng tin Quy trình hoạt động Phân quyền trách nhiệm Hướng dẫn xử lý tình huống
việc trao đổi thơng tin giữa thủ kho, booking, phịng kinh doanh khi nhập hàng sai giá, phải gửi mail, gọi điện thoại hối thúc và đợi Phòng Kinh Doanh chỉnh giá sau đó gửi mail lại thủ kho kiểm tra lại rồi ký hóa đơn và đưa kế tốn nhập hệ thống, chính vì vậy một vấn đề đi lịng vịng mất nhiều thời gian chờ đợi; đó là lý do việc trao đổi thơng tin giữa các bộ phận chậm.
Con người là nguyên nhân thứ hai ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, cụ thể: Nhân viên
chưa có kinh nghiệm hàng hóa nên dễ gây sai sót khi soạn hàng và mất nhiều thời gian đào tạo, học hỏi và khắc phục lỗi; nhân viên chưa tận tâm chỉ quan tâm đến làm hết giờ rồi ra về, ngồi ra khơng quan tâm đến chất lượng những hàng mình soạn ra; nhân viên chưa có ý thức trách nhiệm khi xảy ra tình huống sai sót, khơng chủ động xử lý vấn đề và báo cáo Ban Điều Hành khi xảy ra vấn đề, chỉ chờ đợi, đùn đẩy công việc cho nhau, đến khi Ban Điều Hành phát hiện mới biết nhận lỗi.
Phương tiện là nguyên nhân thứ ba ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, cụ thể: Sức chứa của
kho không đủ, lối đi nhỏ để tiết kiệm diện tích để chứa hàng; chưa có kệ nên chỉ để hàng dưới đất nên dẫn đến chật, lối đi chỉ vừa đủ xe soạn hàng SMT di chuyển được; do chưa có kệ nên định vị hàng hóa hiện nay kho khơng làm được vì diện tích nhỏ nên mỗi lần nhân viên soạn hàng mất nhiều thời gian đi lòng vòng trong kho kiếm hàng nếu khơng sẽ khơng có hàng giao và khó quản lý; trang thiết bị soạn hàng (xe đẩy SMT, tote, sort, túi nhiệt) còn thiếu mỗi lần hết xe phải đưa hàng trên xe xuống pallet để lấy xe SMT soạn hàng tiếp, cứ như vậy làm cuốn chiếu mỗi khi báo động cịn ít xe; phương tiện vận chuyển hàng cịn thiếu, khơng đáp ứng đủ mỗi khi có hàng khai trương; phần mềm quản lý tồn kho MCS chưa ổn định nên gặp khó khăn trong tìm kiếm dữ liệu và xem các bao cáo tổng hợp.
Môi trường là nguyên nhân cuối ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, cụ thể: Sự trì hỗn và trao
đổi thông tin của các bộ phận liên quan như NCC, phòng kinh doanh làm chậm tiến độ hoạt động của kho; Do kho vệ tinh Saigon Co.op thành lập để phục vụ hàng lẻ cho chuỗi cửa hàng Co.op Smile nên chưa có quy trình, cơng việc ổn định; Và còn mới nên trong giai đoạn đầu thử nghiệm mơ hình nên chưa có sự chuẩn bị chu đáo; lần đầu tiên ứng dụng mơ hình phục vụ hàng lẻ vì hiện nay Saigon Co.op chưa có mơ hình kho hàng lẻ này.
Đây là 4 nguyên nhân lớn ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, trong mỗi nguyên nhân lớn sẽ có những nguyên nhân nhỏ bên trong từ những ngun nhân nhỏ đó để tìm ra những giải pháp tương ứng với nguyên nhân đó, từ những giải pháp nhỏ đó được đánh giá theo các tiêu do chính sách, định hướng của Saigon Co.op đã được Ban Giám Đốc thơng qua, để tìm ra những giải pháp nào quan trọng được đánh giá cao và ưu tiên thực hiện hơn trong các giải pháp khác. Chính vì vậy chúng ta cùng nhau đi tìm giải pháp qua chương 3: “Giải pháp cải thiện chất lượng hoạt động kho bãi của saigon co.op
trong việc cung ứng hàng hóa cho cửa hàng tạp hóa hiện đại (co.op smile) trong giai đoạn 2017 – 2020”
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương này tác giả giới thiệu sơ lược về Saigon Co.op, nhà bán lẻ hàng đầu thị trường Việt Nam với nhiều mơ hình kinh doanh bán lẻ nhất Việt Nam. Với đề tài này tác giả sẽ đi sâu vào vấn đề hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc phục vụ hàng hóa cho Co.op Smile. Tác giả hiểu được điểm nổi bật về những lợi thế (điểm mạnh) chất lượng kho bãi của Saigon Co.op, tuy nhiên tác giả quan tâm đến 5 vấn đề (điểm yếu) còn tồn đọng hiện nay trong việc phục vụ hàng hóa cho Co.op Smile. Năm vấn đề này dựa trên cơ sở lý thuyết các yếu tố ảnh hưởng chất lượng kho bãi của chương 1, từ 5 vấn đề này tác giả đã phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng kho bãi dựa trên 4 khía cạnh chính: phương pháp, con người, phương tiện và mơi trường bằng sơ đồ xương cá.
Kết quả của việc phân tích ngun nhân để từ đó tác giả có cơ sở đề ra những giải pháp phù hợp với từng nguyên nhân cho từng yếu tố (vấn đề) ảnh hưởng đến chất lượng kho bãi của Saigon Co.op trong việc phục vụ hàng hóa cho Co.op Smile.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KHO BÃI CỦA SAIGON CO.OP TRONG VIỆC CUNG ỨNG HÀNG HÓA CHO CỬA HÀNG TẠP HÓA HIỆN ĐẠI (CO.OP SMILE) TRONG GIAI ĐOẠN
2017 – 2020.
3.1. Các giải pháp cải thiện chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc cung ứng hàng hóa cho cửa hàng tạp hóa hiện đại (Co.op Smile) trong việc cung ứng hàng hóa cho cửa hàng tạp hóa hiện đại (Co.op Smile) trong giai đoạn 2017 – 2020.
Từ 4 nguyên nhân lớn đã được nêu ở trên ta chia thành 14 vấn đề để phân tích và tìm ra các giải pháp nhằm giải quyết vấn đề. Một nguyên nhân có thể có nhiều vấn đề, một vấn đề có thể có nhiều giải pháp. Và các giải pháp được đưa ra để giải quyết các vấn đề của chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc cung ứng hàng hóa cho Co.op Smile trong giai đoạn 2017 – 2020 theo chính sách, định hướng của Saigon Co.op đã được Ban Giám Đốc thông qua. Sau đây tác giải điểm qua các giải pháp ứng với các nguyên nhân để từ đó đưa ra giải pháp cụ thể, sát sao với từng trường hợp:
Thứ nhất là nguyên nhân do Phương pháp mà kho đang gặp phải:
Quy trình nhập hàng, xuất hàng và soạn hàng chưa chi tiết.
o Do việc áp dụng quy trình nhập hàng của Trung Tâm Phân Phối, chuyên dùng để soạn và xuất hàng chẵn thùng, chẵn quy cách.
Giải pháp: Viết lại quy trình mới, chi tiết, phù hợp và sử dụng riêng cho Kho Vệ Tinh Saigon Co.op phục vụ hàng lẻ cho chuỗi Co.op Smile
Nhân viên cũng chưa được đào tạo cách xử lý khi xảy ra tình huống trong lúc làm việc.
o Do cơng ty cịn mới mẻ nên chưa thể tập hợp các tình huống xảy ra để chuẩn lại bộ danh mục các tình huống và có hướng dẫn xử lý.
Giải pháp: Mở các lớp huấn luyện xử lý các tình huống xảy ra trong kho cho thủ kho và phụ kho.
Cập nhật những cách xử lý tình huống mới nhất, ngắn gọn nhất để giúp cho nhân viên dễ nhớ khi xử lý.
Phân công một chuyên viên phụ trách giải quyết các tình huống này.
Trao đổi thông tin giữa các bộ phận cịn thủ cơng, mất nhiều thời gian
o Do bộ máy có nhiều cấp, chức năng nên khi xảy ra vấn đề thì phải thơng qua các phịng ban Liên hiệp để xử lý sau đó mới chuyển thơng tin xuống kho
Giải pháp: Có một bộ phận của Phòng Kinh Doanh tại kho chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề như PO sai đơn giá, hàng hóa sai, hàng hóa thiếu thì các cơng việc sẽ được giải quyết trực tiếp thay vì phải gửi mail gọi điện thoại cho Phịng Kinh Doanh để chờ đợi.
Thứ hai là nguyên nhân do Con người mà kho đang gặp phải:
Nhân viên chưa có kinh nghiệm làm việc
o Do cơng ty mới thành lập, nhân viên mới nên cần phải có thời gian học hỏi và tích lũy kinh nghiệm.
Giải pháp: Tuyển nhân sự từ Trung Tâm Phân Phối để 1 phần họ đã biết kinh nghiệm hàng hóa, một phần họ đã biết quy trình soạn hàng, nhập hàng và xuất hàng nên thao tác sẽ nhanh và chính xác hơn.
Mở các lớp học hướng dẫn cho nhân viên mới học những lớp ký năng soạn hàng, nhập hàng và xuất hàng để họ nắm bắt công việc nhanh hơn hoặc các lớp chia sẽ kinh nghiệm từ các Anh Chị đã có kinh nghiệm.
Nhân viên chưa tận tâm chỉ quan tâm đến làm hết giờ rồi ra về
Giải pháp: Xây dựng một chính sách lương bổng, chế độ đãi ngộ riêng đành cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới để giúp họ có mục tiêu phấn đấu và có phần thưởng xứng đáng cho họ khi họ hoàn thành được mục tiêu do Ban Điều Hành đề ra (như phải đạt được năng xuất bao nhiêu kiện trong 1 tháng)
Nhân viên chưa có ý thức trách nhiệm khi xảy ra tình huống sai sót
o Do nhân viên sợ bị lập biên bản, bị các hình thức kỹ luật khắc khe từ công ty nên khi làm sai thường lãng tránh
Giải pháp: Lập đội giám sát, nhắc nhở các nhân viên mới trong việc ngồi nói chuyện, kết bạn trong khi các bộ khác đang bận
o Do nhân viên mới nên các cơng việc cịn mới nên nhân viên ngại, chưa chủ động tìm kiếm cơng việc để làm những lúc hết việc. Vì vậy những lúc đó nhân viên hay ngồi nói chuyện, kết bạn với nhau dẫn đến tiêu cực, không làm việc độc lập.
Giải pháp: Lập các KPI đánh giá nhân viên mới trong khoảng thời gian học việc, thử việc để có cơ sở đánh giá khi hết thời gian học việc thử việc.
Xây dựng các chương trình gắn kết nhân viên, chia sẽ tâm tư nguyện vọng của nhân viên mới, xem hồn cảnh gia đình như thế nào để có những biện pháp hỗ trợ nhân viên về mặt tinh thần cũng như vật chất. Từ đó, nhân viên sẽ tận tâm hơn trong cơng việc và chịu trách nhiệm với cơng việc mình làm hơn.
Thứ ba là nguyên nhân do Phương tiện mà kho đang gặp phải:
Sức chứa của kho không đủ
o Do khi đầu tư ban đầu khơng tính tốn kế hoạch khai trương để phục vụ hàng hóa cho các cửa hàng trong tương lai khai trương. Do đây là mơ hình kho mới của Saigon Co.op - kho soạn và phân chia hàng lẻ - kho trong thời gian đầu thí điểm, chưa thấy hiệu quả nên chưa đầu tư kho lớn.
Giải pháp: Đầu tư xây dựng hệ thống kho rộng hơn để đáp ứng kịp tốc độ chuỗi Co.op Smile càng ngày mở càng nhanh.
Đầu tư hệ thống kệ, trang thiết bị soạn hàng ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến để đáp ứng nhu cầu hàng hóa, tốc độ xử lý đơn hàng cho các cửa hàng Co.op Smile và hướng đến chuỗi Co.op Food.
Chưa có kệ nên chỉ để hàng dưới đất nên dẫn đến chật
o Do kho nhỏ nên việc lắp kệ sẽ chiếm diện tích và khơng gian, khơng chạy xe nâng được. Vì tận dụng diện tích để hàng nên diện tích phần lối đi hẹp chỉ vừa chiếc xe đẩy SMT để đi soạn hàng.
Giải pháp: Đầu tư hệ thống kệ hiện đại để tăng khả năng trữ hàng, tránh bị đứt hàng để phục vụ khách hàng tốt hơn.