ứng hàng hóa cho chuỗi Co .opSmile
2.3.Xác định nguyên nhân hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op
Co.op Smile.
Các vấn đề nêu trên đang làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc phục vụ chuỗi cửa hàng Co.op Smile. Chưa hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ hàng hóa cho Co.op Smile, thậm chí cịn gây ra hao hụt hàng hóa do soạn sai tên hàng và do chương trình theo dõi tồn kho chưa ổn là những điểm mà kho đang gặp phải. Bên cạnh đó hàng hóa bị xé lẻ và các biểu mẫu báo cáo chưa hồn thiện làm ảnh hưởng đến việc tính tốn tồn kho sổ sách và quản lý theo dõi hàng tồn khơng chính xác.
Để phân tích những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho một cách rõ nét, chúng ta có thể theo dõi dưới dạng biểu đồ xương cá sau:
Hình 2.4: Biểu đồ xương cá phân tích và đưa ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile
Sử dụng biểu đồ xương cá và các vấn đề làm cho chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc cung ứng hàng hóa cho chuỗi Co.op Smile khơng hiệu quả đã được phân tích ở trên. Từ đó, chúng ta được phân loại thành 4 nhóm ngun nhân chính ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile:
Phương pháp là nguyên nhân thứ nhất ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, cụ thể: Quy trình
nhập hàng, xuất hàng và soạn hàng chưa chi tiết nên khi xảy ra tình huống phải mất nhiều thời gian xử lý, chưa lường được hết các tình huống sẽ xảy ra; nhân viên cũng chưa được phổ biến cách xử lý khi xảy ra tình huống; thiếu hướng dẫn xử lý tình huống khi có sai sót; mỗi khi có sai sót phải xin ý kiến lãnh đạo, phải liên hệ, phối hợp nhiều phòng ban Saigon Co.op mới giải quyết xong nên sẽ mất nhiều thời gian; cách trao đổi thông tin giữa các bộ phận cịn thủ cơng;
Kinh nghiệm Mức độ tận tâm trong công việc Kỹ năng
Sức chứa của kho
Các bộ liên quan trong làm việc Kệ chứa hàng
Định vị kho hàng Trang thiết bị soạn hàng Lần đầu tiên thử nghiệm kho làm hàng hàng lẻ Phương tiện vận chuyển Phần mềm quản lý kho
Phương tiện Mơi trường
Sự ra đời nhanh chóng để phục vụ hàng hóa cho chuỗi cửa hàng Co.op Smile
Chất lượng hoạt động của kho hàng cho chuỗi Co.op Smile
Trao đổi thơng tin Quy trình hoạt động Phân quyền trách nhiệm Hướng dẫn xử lý tình huống
việc trao đổi thơng tin giữa thủ kho, booking, phòng kinh doanh khi nhập hàng sai giá, phải gửi mail, gọi điện thoại hối thúc và đợi Phịng Kinh Doanh chỉnh giá sau đó gửi mail lại thủ kho kiểm tra lại rồi ký hóa đơn và đưa kế tốn nhập hệ thống, chính vì vậy một vấn đề đi lịng vòng mất nhiều thời gian chờ đợi; đó là lý do việc trao đổi thơng tin giữa các bộ phận chậm.
Con người là nguyên nhân thứ hai ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, cụ thể: Nhân viên
chưa có kinh nghiệm hàng hóa nên dễ gây sai sót khi soạn hàng và mất nhiều thời gian đào tạo, học hỏi và khắc phục lỗi; nhân viên chưa tận tâm chỉ quan tâm đến làm hết giờ rồi ra về, ngồi ra khơng quan tâm đến chất lượng những hàng mình soạn ra; nhân viên chưa có ý thức trách nhiệm khi xảy ra tình huống sai sót, khơng chủ động xử lý vấn đề và báo cáo Ban Điều Hành khi xảy ra vấn đề, chỉ chờ đợi, đùn đẩy công việc cho nhau, đến khi Ban Điều Hành phát hiện mới biết nhận lỗi.
Phương tiện là nguyên nhân thứ ba ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, cụ thể: Sức chứa của
kho không đủ, lối đi nhỏ để tiết kiệm diện tích để chứa hàng; chưa có kệ nên chỉ để hàng dưới đất nên dẫn đến chật, lối đi chỉ vừa đủ xe soạn hàng SMT di chuyển được; do chưa có kệ nên định vị hàng hóa hiện nay kho khơng làm được vì diện tích nhỏ nên mỗi lần nhân viên soạn hàng mất nhiều thời gian đi lòng vòng trong kho kiếm hàng nếu khơng sẽ khơng có hàng giao và khó quản lý; trang thiết bị soạn hàng (xe đẩy SMT, tote, sort, túi nhiệt) còn thiếu mỗi lần hết xe phải đưa hàng trên xe xuống pallet để lấy xe SMT soạn hàng tiếp, cứ như vậy làm cuốn chiếu mỗi khi báo động cịn ít xe; phương tiện vận chuyển hàng cịn thiếu, khơng đáp ứng đủ mỗi khi có hàng khai trương; phần mềm quản lý tồn kho MCS chưa ổn định nên gặp khó khăn trong tìm kiếm dữ liệu và xem các bao cáo tổng hợp.
Môi trường là nguyên nhân cuối ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, cụ thể: Sự trì hỗn và trao
đổi thơng tin của các bộ phận liên quan như NCC, phòng kinh doanh làm chậm tiến độ hoạt động của kho; Do kho vệ tinh Saigon Co.op thành lập để phục vụ hàng lẻ cho chuỗi cửa hàng Co.op Smile nên chưa có quy trình, cơng việc ổn định; Và cịn mới nên trong giai đoạn đầu thử nghiệm mơ hình nên chưa có sự chuẩn bị chu đáo; lần đầu tiên ứng dụng mơ hình phục vụ hàng lẻ vì hiện nay Saigon Co.op chưa có mơ hình kho hàng lẻ này.
Đây là 4 nguyên nhân lớn ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kho bãi của Saigon Co.op cho mơ hình Co.op Smile, trong mỗi nguyên nhân lớn sẽ có những nguyên nhân nhỏ bên trong từ những ngun nhân nhỏ đó để tìm ra những giải pháp tương ứng với nguyên nhân đó, từ những giải pháp nhỏ đó được đánh giá theo các tiêu do chính sách, định hướng của Saigon Co.op đã được Ban Giám Đốc thơng qua, để tìm ra những giải pháp nào quan trọng được đánh giá cao và ưu tiên thực hiện hơn trong các giải pháp khác. Chính vì vậy chúng ta cùng nhau đi tìm giải pháp qua chương 3: “Giải pháp cải thiện chất lượng hoạt động kho bãi của saigon co.op
trong việc cung ứng hàng hóa cho cửa hàng tạp hóa hiện đại (co.op smile) trong giai đoạn 2017 – 2020”
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương này tác giả giới thiệu sơ lược về Saigon Co.op, nhà bán lẻ hàng đầu thị trường Việt Nam với nhiều mơ hình kinh doanh bán lẻ nhất Việt Nam. Với đề tài này tác giả sẽ đi sâu vào vấn đề hoạt động kho bãi của Saigon Co.op trong việc phục vụ hàng hóa cho Co.op Smile. Tác giả hiểu được điểm nổi bật về những lợi thế (điểm mạnh) chất lượng kho bãi của Saigon Co.op, tuy nhiên tác giả quan tâm đến 5 vấn đề (điểm yếu) còn tồn đọng hiện nay trong việc phục vụ hàng hóa cho Co.op Smile. Năm vấn đề này dựa trên cơ sở lý thuyết các yếu tố ảnh hưởng chất lượng kho bãi của chương 1, từ 5 vấn đề này tác giả đã phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng kho bãi dựa trên 4 khía cạnh chính: phương pháp, con người, phương tiện và môi trường bằng sơ đồ xương cá.
Kết quả của việc phân tích nguyên nhân để từ đó tác giả có cơ sở đề ra những giải pháp phù hợp với từng nguyên nhân cho từng yếu tố (vấn đề) ảnh hưởng đến chất lượng kho bãi của Saigon Co.op trong việc phục vụ hàng hóa cho Co.op Smile.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KHO BÃI CỦA SAIGON CO.OP TRONG VIỆC CUNG ỨNG HÀNG HÓA CHO CỬA HÀNG TẠP HÓA HIỆN ĐẠI (CO.OP SMILE) TRONG GIAI ĐOẠN
2017 – 2020.