Quy trình Các bước thực hiện Vấn đề Dự thầu 1) Sau khi nhận thơng tin mời thầu,
Phịng Kỹ thuật bóc tách khối lượng dự thầu
2) Nếu trúng thầu, Phòng Kỹ thuật gửi file Bóc khối lượng cho Chỉ Huy trưởng làm căn cứ xây dựng ngân sách cho dự án
Thiếu hụt thông tin giữa Chỉ Huy trưởng và Phòng Kỹ thuật. Thường xảy ra tình trạng trì trệ vài ngày, gửi nhầm file cũ.
Lập Ngân sách dự án
1) Chỉ huy trưởng lập ngân sách cho dự án. Gửi qua Phịng Kế tốn 2) Kế toán ngân sách đặt mã code
cho các hạng mục chi phí. In ra giấy để trình ký
3) Kế tốn trưởng ký phê duyệt Ngân sách
Chỉ huy trưởng phải làm 2 công việc tách biệt. Rất tốn thời gian
Lập tiến độ thi
công
1) Chỉ huy trưởng lập tiến độ thi
công cho dự án Yêu cầu vật tư
và Mua hàng
1) Công trường khi có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư, trình Chỉ huy trưởng ký xác nhận (in, ký file cứng, scan gửi qua email về cho Phòng Mua hàng)
2) Phòng mua hàng đề xuất 3 nhà
cung cấp và lựa chọn 1 (in các hồ sơ báo giá liên quan, trình Tổng
Thời gian thực hiện lâu. Cơng trường yêu cầu quá gấp khiến Phịng mua hàng khơng đủ thời gian
lựa chọn 3 nhà cung cấp Thường xuyên bị nhầm lẫn thông tin đơn giá vì
cập nhật nhầm file cũ Công trường không thể
Quy trình Các bước thực hiện Vấn đề Giám đốc ký)
3) Phòng mua hàng đặt hàng, scan
gửi file đơn giá xuống cho công
trường
nhập kho nếu Phòng mua hàng quên gửi đơn giá gây tình trạng dồn ứ công
việc. Nhập kho 1) Thủ kho nhập kho hàng hóa
2) Viết phiếu nhập kho, trình Chỉ huy trưởng xác nhận
3) Cập nhật file nhập kho (excel) và gửi kèm file scan phiếu nhập kho về cho Kế toán kho
Mỗi lần nhập kho là lại gửi file cập nhật mới dẫn
đến tình trạng nghẽn
email.
Xuất kho 1) Thủ kho xuất kho vật tư theo yêu cầu
2) In Phiếu xuất kho trình Chỉ huy trưởng xác nhận
3) Cập nhật file xuất kho (excel) và gửi kèm file scan phiếu xuất kho về cho Kế toán kho
Mỗi lần xuất kho là lại gửi file cập nhật mới dẫn đến
tình trạng nghẽn email. Kế toán kho thống kê nhầm file cũ
Quản lý Tiến
độ
1) Kỹ sư ghi Nhật ký thi công hàng ngày
2) Kỹ sư lập báo cáo ngày theo công việc thực tế
3) Chỉ huy trưởng lập báo cáo tuần theo công việc thực tế
4) Hàng tháng Chỉ huy trưởng lập báo cáo tháng theo công việc thực tế
Không liên kết được với
file Tiến độ đã lập từ ban đầu.
Cách tổ chức file báo cáo (word, excel) hiện tại không hiệu quả và mất thời gian thực hiện
Quy trình Các bước thực hiện Vấn đề Quản lý chi phí 1) Thư ký công trường lập Phiếu
khai báo chi phí cơng trường 2) Chỉ huy trưởng ký xác nhận
3) Thư ký công trường cập nhật file chi phí (excel) và scan phiếu đã ký gửi về cho kế toán ngân sách 4) Kế toán ngân sách kiểm tra số liệu
với hồ sơ
5) Kế toán trưởng phê duyệt khoản chi
6) Phó tổng giám đốc phê duyệt khoản chi
7) Tổng giám đốc phê duyệt khoản chi
File chi phí rất nặng (thường trên 15MB) nên gửi qua email thường gây nghẽn mạng.
Hàng ngày lại cập nhật file mới, vì thao tác chuyển dữ liệu từ file mới sang file cũ nên Kế toán ngân sách thường bị sót dữ liệu.
Khơng liên kết được Tiến độ thi công và chi phí đã sử dụng.
Nguồn: Tài liệu ISO - Công ty CP. XD Khang Hy
2.2. Giới thiệu phần mềm iBOM
2.2.1. Sơ lược về đơn vị phát triển phần mềm iBOM - Công ty phần mềm Trí tuệ (iSoftco) Trí tuệ (iSoftco)
Cơng ty phần mềm Trí tuệ (iSoftco) được thành lập từ năm 2003. Cơng ty đã có hơn 10 năm kinh nghiệm phát triển và triển khai các giải pháp quản lý cho các cơng ty thuộc nhiều ngành nghề. Trong đó iBOM là phần mềm được thiết kế riêng cho các công ty quản lý dự án đầu tư, thi công, giám sát cơng trình xây dựng.
iSoftco đã đạt được nhiều giải thưởng trong ngành như giải Sao Khuê 2012-2013- 2016, giải thưởng doanh nghiệp hội nhập & phát triển, giải thưởng CNTT lần VI, Nhân tài đất Việt 2014, Techmart 2015, Doanh nhân trẻ khởi nghiệp xuất sắc (Tài liệu iSoftco cung cấp).
2.2.2. Sơ lược về phần mềm iBOM
iBom là Phần mềm Quản lý và Điều hành Doanh nghiệp trực tuyến, ra đời từ năm 2006, được thiết kế và xây dựng theo mơ hình tập trung, đa cấp; hoạt động trên môi trường web-based mang lại cho Doanh nghiệp một công cụ quản lý điều hành trực quan, thông minh và không bị giới hạn về quy mô, khơng gian, thời gian.
Hiện nay, iBom đã hồn thiện đầy đủ nhiều phân hệ: Điều hành công việc, quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ; quản lý tài sản, dự án, nhân sự; CRM và tích hợp tài chính… và đang tiếp tục nghiên cứu phát triển thêm các tính năng khác để đáp ứng nhu cầu đa dạng của hầu hết các doanh nghiệp.
iBom hỗ trợ nhiều loại giao diện trên nhiều loại phương tiện khác nhau (PC, iPad, iPhone, Smartphone) nên người dùng sẽ có rất nhiều sự lựa chọn khi điều hành trên iBom.
Đặc thù của phần mềm là cải tiến trong từng dự án. Sau khi triển khai tại các doanh nghiệp, iBOM sẽ điều chỉnh phần mềm cho phù hợp với các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp đó, đồng thời lựa chọn những cách quản lý hay để nâng cấp vào phần mềm cho các phiên bản sau. Tính tới thời điểm mà Cơng ty Khang Hy hợp tác với iSoftco, phần mềm iBOM đã phát triển được hơn 10 năm, với hơn 20 khách hàng trong khối ngành xây dựng. Một số khách hàng tiêu biểu có thể kể đến như Tổng cơng ty xây dựng số 1 (CC1), Tổng công ty xây dựng công nghiệp Việt Nam (VINAINCON), Công ty cổ phần Sài gòn đầu tư kỹ thuật xây dựng (EIC Saigon), Công ty cổ phần xây lắp điện I (PCC1), Tổng công ty xây dựng cơng trình giao thơng 1 (Cienco 1), ....
2.2.3. Kế hoạch triển khai phần mềm iBOM tại Công ty Khang Hy
Công ty cổ phần xây dựng Khang Hy đã chọn iBOM là giải pháp để giải quyết những hạn chế trong các quy trình xử lý công việc hiện tại.
Tổng Giám đốc đã ủy quyền cho Phó giám đốc (văn phịng) lựa chọn, sắp xếp nhân sự và lên kế hoạch triển khai phần mềm.
Đội dự án phần mềm bao gồm 4 người, gồm: Phó giám đốc (văn phịng), Chun viên ISO, phó phịng Mua hàng, nhân viên Kế tốn. Cơng việc được tiến hành từ đầu tháng 3 năm 2017.
Sau khi tìm kiếm 3 đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý, Đội dựa án đã tiến hành các buổi nghe trình bày, chạy demo phần mềm, phân tích ưu nhược điểm của các phần mềm này, sau đó, vào đầu tháng 6 vừa qua, Phó giám đốc đã quyết định lựa chọn iSoftco với phần mềm iBOM. Quyết định này sau đó đã được Tổng giám đốc thông qua.
Công ty quyết định sẽ triển khai 6 phân hệ để quản lý toàn bộ các hoạt động liên quan đến dự án, bao gồm:
• Phân hệ điều hành cơng việc
• Phân hệ quản lý cơng trình
• Phân hệ quản lý nhân sự
• Phân hệ quản lý cung ứng
• Phân hệ quản lý tài sản
• Phân hệ quản lý kho
Từ tháng 6/2017 đến nay, đội dự án đã gửi thông báo cho tất cả nhân viên về việc sắp triển khai phần mềm mới, kèm theo tài liệu giới thiệu của iSoftco cung cấp. Việc mời đại diện của iSoftco tới công ty để giới thiệu trực tiếp chỉ được tổ chức cho các nhân viên đang có mặt ở trong Tp.HCM vì các dự án khác ở quá xa và không thể để tất cả nhân viên rời công trường để tập trung về văn phịng chính được.
Trong thời gian này, đội dự án cũng đã mời các Trưởng bộ phận cùng làm việc với iSoftco về các yêu cầu của Công ty Khang Hy và đưa ra những điều chỉnh phù hợp với quy trình làm việc đặc thù tại đây. Đồng thời chuẩn bị các môi trường để cài đặt phần mềm, bao gồm thuê Server và nâng cấp đường truyền internet.
Theo yêu cầu của Tổng giám đốc, phần mềm phải được triển khai đồng bộ từ tháng 10 năm nay. Chạy thử trong vòng 3 tháng để bắt đầu vận hành vào đầu năm 2018. Đây cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong bước triển khai theo nhận định của
chuyên viên phần mềm tại iSoftco. Từ kinh nghiệm trong những dự án trước đó, họ cho biết việc triển khai có thể chậm tiến độ tới 6 tháng hoặc hơn vì nhân viên khơng hỗ trợ trong việc nhập thông tin đúng từ đầu. Bên cạnh đó, vì phần mềm có các phân hệ được điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng, nên việc đóng góp ý kiến của những người vận hành trực tiếp là vơ cùng cần thiết. Bởi vì họ sẽ là người đưa ra yêu cầu về cách nhập liệu sao cho tiện lợi, các báo cáo cần tổng hợp, yêu cầu thiết kế giao diện sao cho thân thiện cho người dùng, và bắt các lỗi khi chạy thử phần mềm.
Trước những cảnh báo của chuyên viên từ iSoftco, Tổng giám đốc muốn đội dự án xây dựng một chương trình để động viên các thành viên khác trong Công ty, khiến các thành viên này cảm thấy hứng thú với phần mềm mới, qua đó hy vọng họ sẽ đóng góp ý kiến chỉnh sửa những chức năng chưa phù hợp của phần mềm iBOM đối với đặc thù hoạt động tại Cơng ty Khang Hy, và góp phần giám sát việc triển khai của đơn vị cung cấp.
Để xây dựng được kế hoạch triển khai phù hợp, tôi đã đề xuất với Phó tổng giám đốc - là trưởng nhóm đội dự án - về việc thực hiện một cuộc khảo sát trên tất cả nhân viên về niềm tin của họ đối với sự thay đổi sắp tới vì đây là yếu tố tiền đề sinh ra thái độ và hành vi hỗ trợ hoặc chống đối của nhân viên. Đợt khảo sát này sẽ cung cấp dữ liệu để đánh giá hiệu quả của những hành động trước đó mà đội dự án đã thực hiện, đồng thời xác định những yếu tố cần được gia tăng.
Tôi lựa chọn thang đo OCRBS của Amernakis et al. (2007) vì độ tin cậy và tính thân thiện của thang đo, đã được kiểm chứng lại trong các nghiên cứu gần đây (Abdel-Ghany, 2014; Grimolizzi-Jensen, 2015). Hơn nữa, thang đo này cũng có thể tiếp tục được sử dụng để đo lường hiệu quả của các hoạt động sắp được thực hiện trong thời gian tới.
2.3. Mức độ niềm tin của nhân viên đối với sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM mềm iBOM
2.3.1. Phương pháp thu thập và xử lý số liệu:
Sau khi dịch thang đo OCRBS và điều chỉnh câu hỏi theo mục đích khảo sát cụ thể cho phần mềm iBOM, tôi đã xin Tổng Giám đốc cho phép gửi bảng câu hỏi cho tất cả nhân viên tại Công ty (Phụ lục 2), tổng số nhân viên là 105 người, loại trừ tơi là cịn 104 người.
Tiếp theo, tơi mã hóa bảng câu hỏi của mình trên ứng dụng tạo bảng khảo sát của google (docs.google.com) và gửi qua email nội bộ cho 104 nhân sự kèm đường dẫn truy cập website để thực hiện câu hỏi. Thời hạn gửi phản hồi hợp lệ là 21 ngày (từ 10/08/2017 - 31/08/2017). (nội dung bảng câu hỏi trong Phụ lục 3).
Đến hạn, tôi nhận được 82 phiếu trả lời (22 người không trả lời). Trong bảng khảo sát có mục điền địa chỉ email, có tổng cộng 72 địa chỉ email, nên tôi lọc ra được 32 người có khả năng khơng trả lời (trong đó 22 người khơng trả lời, 10 người có trả lời nhưng không nhập địa chỉ email).
Tôi đã lọc ra trong số 32 người này những người thuộc cấp bậc quản lý cấp trung và quản lý cấp cao. Số lượng lần lượt là 3 quản lý cấp cao và 3 quản lý cấp trung. Tơi tiếp tục tìm hiểu ngun nhân vì sao những quản lý này khơng trả lời bảng câu hỏi thông qua gọi điện và nói chuyện trực tiếp. Có 1 người trong số 6 quản lý này trả lời rằng khơng có thời gian thực hiện bảng hỏi, 1 người không biết về việc triển khai phần mềm iBOM nên không trả lời, và 4 người cịn lại cho rằng họ khơng quan tâm vì đây là trách nhiệm của Phó Giám Đốc khối Văn phịng.
Như vậy, có đến 26% quản lý không biết và không quan tâm đến việc triển khai phần mềm iBOM (6 trên tổng số 23 quản lý các cấp), trong đó tính riêng trong nhóm lãnh đạo cấp cao thì con số này là 50% (3 trên tổng số 6 quản lý cấp cao). Đây là điều cần lưu ý, vì sự quan tâm của Lãnh đạo và sự hỗ trợ của quản lý là một trong những yếu tố có ảnh hưởng lớn tới niềm tin của những nhân viên còn lại (Armenakis et al., 1993; Weber and Weber, 2001). Sự thờ ơ của quản lý có thể
2.3.2. Mô tả mẫu nghiên cứu:
Phân loại đối tượng theo nhóm tuổi, học vấn, số năm làm việc tại cơng ty, cấp bậc hiện tại như bảng 2.4 dưới đây: