Chương trình Mục Hành động chi tiết nhiệm chính Chịu trách
Thời gian thực hiện (ngày) Từ Đến Phỏng vấn tạo động lực nhằm lôi kéo sự ủng hộ của các cấp quản lý 1.1
Sắp lịch hẹn với các quản lý được lựa chọn để tham gia phỏng vấn tạo động lực với
Tổng giám đốc Phòng nhân sự 1 01/10/17 02/10/17
1.2 Thực hiện phỏng vấn tạo động lực với từng
quản lý Tổng giám đốc 3 02/10/17 05/10/17
Điều chỉnh thành viên của đội triển khai dự án iBOM
2.1 Lựa chọn các thành viên trong đội triển khai và lập Quyết định bổ nhiệm, thơng báo cho tồn thể nhân viên khác biết
Phó tổng giám
đốc (VP) 1 05/10/17 06/10/17
2.2
Họp đội dự án, làm rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng thành viên và kế hoạch trong 3 tháng sắp tới
Phó tổng giám
đốc (VP) 1 06/10/17 07/10/17
Xây dựng và triển khai chương trình đào tạo
3.1 Chuẩn bị nội dung đào tạo Đội dự án 7 07/10/17 14/10/17
3.2 Sắp lịch đào tạo và gửi thông báo tới các
nhân sự liên quan Phòng nhân sự 1 14/10/17 15/10/17
3.3 Chuẩn bị tài liệu và văn phòng để đào tạo Phòng nhân sự 1 15/10/17 16/10/17
3.4 Tiến hành đào tạo Đội dự án,
Chương trình Mục Hành động chi tiết nhiệm chính Chịu trách
Thời gian thực hiện
(ngày) Từ Đến
Xây dựng các hình thức truyền đạt các thơng điệp thúc đẩy thực hiện thay đổi (trực tiếp và gián tiếp)
4.1 Xây dựng nội dung của các bài phát biểu, poster, slogan, ... Đội dự án 2 07/10/17 09/10/17
4.2 Tổng giám đốc phát biểu về mục tiêu sự
thay đổi và cam kết hỗ trợ Tổng giám đốc 1 16/10/17 17/10/17
4.3 Chuẩn bị video, in poster, slogan, ... Đội dự án 7 10/10/17 17/10/17
4.4 Triển khai video, poster, slogan trong các
văn phòng của Công ty Đội dự án 7 17/10/17 24/10/17
Thiết lập và tiếp nhận phản hồi trong quá trình triển khai
5.1 Đăng ký phần mềm Jira và tạo tài khoản cho những người liên quan Đội dự án 2 14/10/17 16/10/17
5.2 Kiểm tra và xử lý các phản hồi (hàng ngày) Đội dự án Liên tục 16/10/17 31/12/17
Xây dựng chương trình thưởng cho các đóng góp cải tiến
Xây dựng nội dung chương trình khen
thưởng Đội dự án 2 28/10/17 30/10/17
Đánh giá đóng góp các ý tưởng cải tiến
Bảng 3.4 Chương trình hành động trong 3 tháng 10, 11, 12/2017 (tiếp theo)
Mục
Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12
Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4
1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 3.3 3.4
Mục
Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12
Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4
4.1 4.2 4.3 4.4 5.1 5.2 6.1 6.2
4. KẾT LUẬN
Trước những rủi ro thất bại trong quá trình triển khai thay đổi khi áp dụng phần
mềm iBOM tại Công ty Cổ phần xây dựng Khang Hy, tôi đã đề xuất một chương trình hành động trong ba tháng 10, 11, 12 năm 2017 sắp tới đây nhằm gia tăng khả năng thành cơng của q trình triển khai thơng qua việc gia tăng niềm tin của nhân viên vào sự thay đổi.
Qua khảo sát ban đầu với 104 nhân viên tại, số liệu cho thấy niềm tin của nhân viên
đối với việc triển khai phần mềm iBOM không cao, chỉ đạt 62% (tổng điểm trung
bình 74.59 so với mức cao nhất là 120). Trong đó thấp nhất là niềm tin vào giá trị
đối với cá nhân (56%), kế đến là niềm tin về sự phù hợp của phần mềm iBOM
(59%), sau đó là niềm tin về sự hỗ trợ (61%) và tính khả thi (62%), khả quan nhất là niềm tin vào nhu cầu thay đổi (74%).
Số liệu sau khi phân tích cho thấy một phần lớn quản lý, đặc biệt là quản lý cấp cao rất thờ ơ với việc triển khai phần mềm sắp tới (50%), hầu hết lý do là họ khơng
quan tâm tới việc này vì đó là trách nhiệm của Phó tổng giám đốc (văn phịng). Với tình trạng hiện tại, Cơng ty Khang Hy có khả năng gặp phải sự kháng cự gián
tiếp của nhân viên thơng qua các hình thức phớt lờ sự thay đổi, trì hỗn thực hiện,
khơng đóng góp trong việc hoàn thiện phần mềm phù hợp với đặc thù quy trình tại Cơng ty, và thậm chí có thể gây ra những bàn tán không tốt về sự thay đổi này. Các hoạt động này ít nhiều sẽ ảnh hưởng tới tiến độ triển khai và gia tăng khả năng thất bại trong việc chuyển đổi hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ thông tin.
Ứng dụng mơ hình chiến lược gia tăng niềm tin vào sự thay đổi của Armenakis et al
(1993), trong trường hợp niềm tin thấp và mức độ cấp thiết của thay đổi cao (vì ý
muốn của Tổng giám đốc là đầu năm 2018 hệ thống phái được vận hành chính thức) thì chiến lược thúc đẩy các hoạt động truyền đạt thuyết phục và lôi kéo sự tham gia là phù hợp nhất với Công ty Khang Hy lúc này.
Theo đó, tơi thiết kế các chương trình gia tăng niềm tin theo từng khía cạnh, sắp xếp thứ tự cần thiết của các công việc như sau:
(1) Lôi kéo sự tham gia của các lãnh đạo cấp cao thông qua phương pháp phỏng vấn tạo động lực (sử dụng mơ hình của Miller and Rollnick (2012)).
(2) Bố trí lại các thành viên trong đội triển khai, tăng thêm 2 nhân sự gồm: 1 Phó tổng giám đốc (kỹ thuật) và 1 Chỉ huy trưởng.
(3) Bổ sung thêm các nội dung trong đợt đào tạo sắp tới, tập trung trình bày nhu cầu
thay đổi, mục tiêu của chương trình thay đổi, phương pháp triển khai, năng lực và
sự phù hợp của phần mềm iBOM, các giá trị mà sự thay đổi mang lại.
(4) Xây dựng các thông điệp thúc đẩy niềm tin vào sự thay đổi thơng qua các hình
thức truyền đạt trực tiếp (Tổng giám đốc diễn thuyết) và gián tiếp (video, poster,
hình ảnh cổ động, ...)
(5) Xây dựng hệ thống ghi nhận phản hồi trong quá trình triển khai phần mềm, ứng dụng phần mềm Jira.
(6) Xây dựng hệ thống khen thưởng nhằm tăng niềm tin của nhân viên vào giá trị đối với cá nhân.
Tuy nhiên, đề tài còn hạn chế là chưa đo lường được hiệu quả của các hoạt động
này. Nên hướng nghiên cứu tiếp theo có thể sử dụng lại thang đo OCRBS của
Armerakis et al. (2007) hoặc tìm một thang đo khác để đo lường lại niềm tin của
nhân viên, so sánh với số liệu mà nghiên cứu này đưa ra. Từ đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết cho việc triển khai phần mềm iBOM tại Công ty Cổ phần xây dựng Khang Hy.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1) Achilles A. Armenakis, Jeremy B. Bernerth, Jennifer P. Pitts and H. Jack
Walker, 2007. Organizational Change Recipients' Beliefs Scale: Development of an Assessment Instrument. Journal of Applied Behavioral Science ,43: 481
2) Achilles A. Armenakis, Stanley G. Harris and Kevin W. Mossholder, 1993.
Creating Readiness for Organizational Change. Human Relations Vol 46, 681:703
3) Belt, B., 1979. Men, spindles and material requirements planning: Enhancing
implementation. Production and In- ventory Management, 54–65.
4) Berning, Paul W., and Shaye Diveley-Coyne, 2004. E-commerce and the
construction industry: the revolution is here. Industry Reports Newsletters
provided by the Construction Web Links.
5) Bouckenooghe, D., Schwarz, G., & Minbashian, A., 2014. Herscovitch and
Meyer’s three-component model of commitment to change: Meta-analytic findings. European Journal of Work and Organizational Psychology, 1-18
6) Bovey, W., Hede, A., 2001. Resistance to organizational change: the role of
defense mechanisms. J. Manage. Psychol. 16 (7/8), 534–548
7) Brad Lundahl, Teena Molenia, Brian L. Burkeb, Robert Buttersa, Derrik
Tollefsonc, Christopher Butler d, Stephen Rollnick, 2013, Motivational
interviewing in medical care settings: A systematic review and meta-analysis of randomized controlled trials. Scient Direct. Patient Education and Counseling, 93: 157–16
8) Bridges, W., 1986. Managing organizational transitions. Organizational
Dynamics, Summer, pp. 24-33.
9) Brown, S., 2009. Technology acceptance and organizational change: an
integration of theory. PhD Thesis. Auburn University
10) Burnes, B., & Jackson, P., 2011. Success and failure in organizational change: An exploration of the role of values. Journal of Change Management, 11(2),
133- 162.
the Efect of Motivational Interviewing on Readiness to Change. Walden
University. The doctoral dissertation
12) D. F. Price & K. Chahal, 2006. A strategic framework for change management.
Construction Management and Economics, 24:3, 237-251
13) Davenport, T.H., 2000. Mission Critical: Realizing the Promise of Enterprise Systems. Harvard Business School Press, Boston.
14) Decker, P., Durand, R., Mayfield, C., McCormack, C., Skinner, D., & Perdue, G., 2012. Predicting implementation failure in organization change. Journal of
Organizational Culture, Communications & Conflict, 16(2), 39-59
15) Dennis R. Self Mike Schraeder, 2009. Enhancing the success of organizational change. Leadership & Organization Development Journal, Vol. 30 Iss 2 pp. 167 - 182
16) Dimitrios Maditinos, Dimitrios Chatzoudes, Lazaros Sarigiannidis, 2014. Factors affecting e-business successful implementation. International Journal
of Commerce and Management, Vol. 24 Issue: 4, pp.300-320
17) Elisabeth J. Umble a, Ronald R. Haft b, M. Michael Umble a,, 2003.
Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors. European Journal of Operational Research, Vol 146 (2003) p. 241– 257.
18) Holt, D.T., Armenakis, A.A., Feild, H.S. and Harris, S.G., 2007. Readiness for organizational change: the systematic development of a scale. The Journal of
Applied Behavioral Science, Vol. 43 No. 2, pp. 232-51
19) Hultman, K.E., 1995. Scaling the wall of resistance. Training and Development, October, pp. 15-18.
20) Kotter, J.P., 1995. Leading change: why transformational efforts fail. Harvard
21) Lerina Aversano, Gerardo Canfora *, Andrea De Lucia, Pierpaolo Gallucci, 2002. Business process reengineering and workflow automation: a technology transfer experience. The Journal of Systems and Software, Vol 63, P. 29–44 22) Magutu, Peterson, 2010. Business Process Reengineering for Competitive
Advantage: Key Factors that may lead to the success or failure of the BPR implementation. Journal of Change Management, Vol 46, P 501-516. 23) Martin Fishbein and Bertram H. Raven, 1962. The AB Scales. Human
Relations ,Vol 15, Issue 1, pp. 35 - 44
24) Maurer, R., 1996. Beyond the Wall of Resistance: Unconventional Strategies that Build Support for Change. Bard Books, Inc., Austin, TX.
25) Miller W, Rollnick S., 2013. Motivational interviewing: helping people change. 3rd ed. New York: Guilford Press.
26) Palmer, I., Dunford, R. and Akin, G., 2006. Managing Organizational Change:
A Multiple Perspectives Approach. McGraw-Hill/Irwin, New York, NY. 27) Paula S. Weber, James E. Weber, 2001. Changes in employee perceptions
during organizational change. Leadership & Organization Development
Journal, Vol. 22 Issue: 6, pp.291-300
28) Pierre Collin-Dufresne, Robert S. Goldstein, And J. Spencer Martin, 2001. The Determinants of Credit Spread Changes. The Journal of Finance. Vol. LVI, no. 6
29) Shah, N., 2009. Determinants of employee readiness for organizational change. PhD Thesis. Brunel University, UK
30) Sola Adesola, Tim Baines, 2005. Developing and evaluating a methodology for business process improvement. Business Process Management Journal, Vol. 11 Issue: 1, pp.37-46
31) Sue Abdinnour-Helm a, Mark L. Lengnick-Hall b, Cynthia A. Lengnick-Hall, 2003. Pre-implementation attitudes and organizational readiness for
32) Thomas G. Cummings, Christopher G. Worley, 2014. Organization
PHỤ LỤC 1
Mơ hình thơng điệp về nhu cầu và giá trị gia tăng của sự thay đổi (Armenakis et al., 1993)
PHỤ LỤC 3
Bảng câu hỏi khảo sát niềm tin của nhân viên vào sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM
Gửi Anh/Chị/Em trong tồn thể Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khang Hy.
Tôi là Lê Thị Quỳnh Như - Học viên Cao học, Chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, tại ĐH Kinh tế TP.HCM. Hiện đang là Chuyên viên ISO tại Công ty Cổ phần xây dựng Khang Hy.
Được sự cho phép của Tổng Giám đốc về việc thu thập dữ liệu cho kế hoạch triển
khai phần mềm iBOM tại Công ty sắp tới, tôi xin gửi tới Anh/Chị/Em bảng khảo sát về "Niềm tin đối với sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM"
Tôi cam kết bảo mật thông tin và ý kiến trả lời của Anh/Chị/Em dưới mọi hình
thức.
Thời hạn phản hồi hợp lệ là từ ngày 20/08/2017 đến hết ngày 31/08/2017. Các câu hỏi có đánh (*) là câu hỏi bắt buộc
A/ Thông tin chung:
1. Email
............................................
2. Nhóm tuổi của Anh/Chị/Em*
A. 25 và ít hơn B. 26 - 35 C. 36 - 45 D. 46 và lớn hơn 3. Trình độ học vấn A. Trung cấp B. Cao đẳng C. Đại học D. Sau đại học
A. Ít hơn 1 năm B. Từ 1 - 3 năm C. Từ 3 - 5 năm D. Trên 5 năm 5. Cấp bậc hiện tại A. Nhân viên
B. Quản lý cấp trung (Phó phịng, Trợ lý, Trưởng nhóm)
C. Quản lý cấp cao (Trưởng Phịng, Chỉ Huy trưởng, Giám đốc dự án, Phó GD)
B/ Vui lòng khoanh tròn vào con số thể hiện mức độ đồng ý của bạn đối với các
phát biểu sau (với 1 là rất không đồng ý --------------> 5 là rất đồng ý)
TT Item 1 2 3 4 5
1 Chúng ta cần thay đổi cách mà chúng ta quản lý
dự án tại Công ty
2 Chúng ta cần cải tiến cách mà chúng ta quản lý
dự án tại Công ty
3 Chúng ta cần cải thiện hiệu quả của chúng ta bằng cách thay đổi cách chúng ta làm việc
4 Một sự thay đổi là cần thiết để cải thiện hoạt động quản lý dự án của chúng ta
5 Tôi tin rằng áp dụng phần mềm iBOM sẽ tạo ra
ảnh hưởng tốt cho hoạt động quản lý dự án của chúng ta
6 Phần mềm iBOM sẽ cải thiện hoạt động quản lý
dự án của tổ chức chúng ta
7 Phần mềm iBOM phù hợp với tình trạng của
TT Item 1 2 3 4 5 8 Khi tôi nghĩ về việc áp dụng phần mềm iBOM,
tôi nhận ra nó rất phù hợp cho tổ chức của chúng ta
9 Sự thay đổi sang áp dụng phần mềm iBOM sẽ cho thấy rằng đó là điều tốt nhất cho tình trạng của chúng ta
10 Tơi có năng lực để áp dụng phần mềm iBOM 11 Tơi có thể áp dụng iBOM vào cơng việc của tơi 12 Tơi có năng lực để thực hiện thành công cơng
việc của tơi khi có sự thay đổi
13 Tơi tin rằng chúng ta có thể áp dụng thành công phần mềm iBOM
14 Chúng ta có năng lực để áp dụng thành công phần mềm iBOM
15 Hầu hết các đồng nghiệp mà tơi kính trọng đã chấp nhận phần mềm iBOM
16 Ban Giám đốc của Cơng ty "nói đi đơi với làm" 17 Ban Giám đốc hỗ trợ cho việc áp dụng phần
mềm iBOM
18 Phần lớn các đồng nghiệp được tơi kính trọng đã cam kết để phần mềm iBOM áp dụng một cách thành công
19 Quản lý trực tiếp của tôi cổ vũ tôi để hỗ trợ áp dụng phần mềm iBOM
TT Item 1 2 3 4 5 20 Quản lý trực tiếp của tơi có thiện chí với việc áp
dụng phần mềm iBOM
21 Việc áp dụng phần mềm iBOM sẽ có lợi cho tơi 22 Với việc áp dụng phần mềm iBOM trong công
việc của tôi, tôi sẽ cảm thấy bản thân hồn thiện hơn
23 Tơi sẽ nhận lương cao hơn sau khi áp dụng phần mềm iBOM
24 Sự thay đổi trong phân công công việc của tôi sẽ làm tăng cảm nhận của tôi về sự công nhận
/READNAMES=on
/ASSUMEDSTRWIDTH=32767. EXECUTE.
DATASET NAME DataSet1 WINDOW=FRONT.
SAVE OUTFILE='/Users/nhu/Dropbox/MBA/Thesis-Change/SPSS-change (final).sav' /COMPRESSED.
RELIABILITY
/VARIABLES=D1 D2 D3 D4 /SCALE('ALL VARIABLES') ALL /MODEL=ALPHA /SUMMARY=TOTAL. Reliability Notes Output Created Comments Input Data Active Dataset Filter Weight Split File Matrix Input Missing Value Handling Definition of Missing
Cases Used
Syntax
Resources Processor Time Elapsed Time 16-SEP-2017 18:46:12 DataSet1 <none> <none> <none> 8 2 00:00:00.01 00:00:00.00
[DataSet1] /Users/nhu/Dropbox/MBA/Thesis-Change/SPSS-change (final).sav
Scale: ALL VARIABLES Case Processing Summary
N % Cases Valid Excludeda Total 8 2 100.0 0 . 0 8 2 100.0 a. Page 1
D 1 D 2 D 3 D 4 11.20 10.332 .868 .934 10.87 10.340 .886 .929 10.95 9.183 .921 .916 11.29 9.395 .838 .945 RELIABILITY /VARIABLES=A1 A2 A3 A4 A5 /SCALE('ALL VARIABLES') ALL /MODEL=ALPHA /SUMMARY=TOTAL. Reliability Notes Output Created Comments Input Data Active Dataset Filter Weight Split File Matrix Input Missing Value Handling Definition of Missing
Cases Used
Syntax
Resources Processor Time
Elapsed Time 16-SEP-2017 18:46:40 DataSet1 <none> <none> <none> 8 2 00:00:00.00 00:00:00.00
[DataSet1] /Users/nhu/Dropbox/MBA/Thesis-Change/SPSS-change (final).sav
Scale: ALL VARIABLES