TT Thành phần Số lượng Nhiệm vụ
(khơng ban hành quyết định chính thức)
1 Phó tổng giám đốc
(văn phịng) 1
• Lựa chọn đơn vị cung ứng phần mềm • Chạy demo phần mềm và đưa ra các
yêu cầu hiệu chỉnh phần mềm
• Lên kế hoạch triển khai phần mềm
tồn cơng ty 2 Chuyên viên hệ
thống 1
• Hỗ trợ chạy demo phần mềm và đưa ra
các yêu cầu hiệu chỉnh phần mềm 3 Phó phịng mua
hàng 1
• Hỗ trợ chạy demo phần mềm và đưa ra
các yêu cầu hiệu chỉnh phần mềm 4 Nhân viên kế toán • Hỗ trợ chạy demo phần mềm và đưa ra
các yêu cầu hiệu chỉnh phần mềm
Tổng 4 nhân sự
Xét về năng lực và tầm ảnh hưởng đối với các nhân viên khác, tôi đề xuất đưa Phó tổng giám đốc (kỹ thuật) vào nhóm triển khai. Phó tổng giám đốc khối kỹ thuật tốt nghiệp Thạc sĩ ngành xây dựng dân dụng tại Đại học Kỹ thuật Tp.HCM và Thạc sĩ Quản lý dự án tại Viện Công nghệ Châu Á, anh đã gắn bó với Cơng ty từ khi mới thành lập đến nay, nên anh là một trong những người hiểu rõ nhất về các quy trình hoạt động tại đây.
Vì phần mềm iBOM có phân hệ quản lý ngân sách dự án, nên tơi đề xuất bố trí 1 chỉ huy trưởng để chạy thử các chức năng trong phân hệ này, nhằm phát hiện những điểm chưa phù hợp để yêu cầu iSoftco chỉnh sửa trong quá trình áp dụng.
Ngồi ra, tơi bổ sung thêm phần phân công nhiệm vụ cụ thể cho những thành viên trong đội dự án như bảng 3.2 dưới đây. Và để hợp thức hóa quyền hạn và trách
nhiệm của đội dự án, tôi đề xuất ban hành một quyết định chính thức bằng văn bản và thơng báo rộng rãi cho tồn thể nhân viên.
Bảng 3.2 Phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong đội triển khai dự án phần mềm iBOM (đề xuất) TT Nhiệm vụ P. TG D (V P ) P. TG D (K T ) CHT P.M H CVHT NVKT 1 Truyền đạt mục tiêu và quá trình triển khai
phần mềm iBOM cho toàn thể nhân viên
CB
QD TV HT HT HT HT 2
Chuẩn bị cơ sở hạ tầng để cài đặt phần mềm iBOM tại Công ty (văn phịng và Cơng trường)
CB
QD TV HT HT HT HT 3 Làm rõ các yêu cầu của Công ty đối với
phân hệ Điều hành
CB
QD HT HT HT HT HT 4 Làm rõ các yêu cầu của Công ty đối với
phân hệ Quản lý dự án
HT
QD CB CB HT HT HT 5 Làm rõ các yêu cầu của Công ty đối với
phân hệ Quản lý vật tư
HT
QD TV TV CB HT HT 6 Làm rõ các yêu cầu của Công ty đối với
phân hệ Quản lý kho
HT
QD TV TV TV HT CB 7 Làm rõ các yêu cầu của Công ty đối với
phân hệ Quản lý tài sản
HT
QD TV TV TV HT CB 8 Làm rõ các yêu cầu của Công ty đối với
phân hệ Quản lý nhân sự
CB
QD TV TV TV HT HT 9 Chuẩn bị kế hoạch và tập trung nhân sự để
iSoftco đào tạo tập trung
CB
QD HT HT HT HT HT 10 Triển khai phần mềm và hướng dẫn nhân
viên sử dụng HT HT CB CB CB CB
11 Theo dõi việc áp dụng và ghi nhận phản hồi QD HT HT HT CB HT 12 Đánh giá hiệu quả triển khai phần mềm và
nghiệm thu
CB
Trong đó:
P.TGD (Phó tổng giám đốc) CHT (Chỉ huy trưởng)
P.MH (Phó phịng mua hàng) CVHT (Chuyên viên hệ thống) NVKT (Nhân viên kế toán
QD (có quyền ra quyết định)
CB (chịu trách nhiệm soạn thảo, chuẩn bị) HT (hỗ trợ các thành viên khác)
TV (đưa ý kiến tham vấn cho thành viên
khác)
3.3. Xây dựng chương trình đào tạo
Abdinnour-Helm (2003) cho rằng cá nhân sẽ cảm thấy hứng thú và phản ứng tích
cực hơn đối với sự thay đổi nếu quá trình triển khai và các chi tiết liên quan được
giải thích rõ ràng và hợp lý. Bên cạnh đó, việc thấu hiểu quá trình thay đổi cũng
giúp họ tự tin đưa ra những góp ý cải tiến.
ISoftco đã đưa ra chương trình đào tạo tập trung trong 7 ngày cho nhân sự của Công ty Khang Hy. Nội dung tập trung vào hướng dẫn tổng quát các phân hệ của phần mềm và cách thao tác thực hiện các chức năng.
Như đã đề cập ở phần 2, niềm tin của nhân viên về tính khả thi và sự phù hợp của
phần mềm không cao, do đó nên tận dụng đợt đào tạo này để nhấn mạnh những ưu
điểm của phần mềm mang lại, nhằm gia tăng sự tin tưởng của các nhân viên này. Vì thế, tơi đề xuất bổ sung nội dung chương trình đào tạo theo các phần trong bảng 3.3 dưới đây:
Bảng 3.3 Các nội dung nên bổ sung thêm trong chương trình đào tạo sử dụng phần mềm iBOM
Nội dung giới thiệu và đào tạo Mục đích
Những vấn đề đang tồn tại trong hoạt động quản lý dự án của Cơng ty. Có thể tham khảo các câu hỏi mà Price and Chahal (2006) đề cập đến trong ví dụ gia tăng sự sẵn sàng cho nhân viên đối với thay đổi qua việc làm rõ các câu hỏi sau:
Giúp gia tăng niềm tin về nhu cầu thay đổi
Nội dung giới thiệu và đào tạo Mục đích
• Chúng ta đang ở đâu trong ngành xây dựng?
• Chúng ta muốn trở thành một doanh nghiệp như
thế nào?
• Có những gì đang cản trở chúng ta đạt được điều
đó?
• Chúng ta có thể thay đổi bằng cách nào?
Mục tiêu của việc áp dụng phần mềm iBOM: Nghiên cứu của Weber and Weber (2001) nhấn mạnh tác động tích cực của một mục tiêu rõ ràng đối với sự chấp nhận thay đổi của nhân viên. Nên làm rõ những mục tiêu về:
• Số thời gian được rút ngắn
• Số sai sót được giảm thiểu
• Tỉ lệ gia tăng hiệu quả quản lý ngân sách - tiến độ
• Thời gian mục tiêu để nghiệm thu thành cơng
phần mềm.
Làm rõ các hình thức cam kết hỗ trợ của lãnh đạo, như sẵn sàng tiếp nhân viên, xây dựng kênh thu thập phản hồi, ...
Giúp nhân viên hiểu rõ về những gì mình cần đạt được và tin tưởng hơn về sự hỗ trợ của lãnh đạo
Năng lực của iSoftco (trình bày thêm về quá trình lựa chọn đơn vị này: trước đó đã tìm hiểu và so sánh với 2 phần mềm khác là: (1) phần mềm Oracle do công ty SSG cung cấp, (2) phần mềm SmartBuild Enterprise do công ty Harmonysoft cung cấp).
Những thành công của iBOM. Các khách hàng lớn trong ngành xây dựng mà có sử dụng iBOM.
Nhằm gia tăng niềm tin về sự phù hợp và tính khả thi của việc áp dụng phần mềm iBOM
Nội dung giới thiệu và đào tạo Mục đích Những lợi ích mà iBOM mang lại:
- Gia tăng hiệu quả quản lý như thế nào?
- So sánh quy trình trên phần mềm tiện lợi hơn quy trình truyền thống như thế nào?
- iBOM giải quyết các vấn đề đang tồn tại trong hoạt động quản lý dự án như thế nào?
3.4. Gia tăng niềm tin về sự hỗ trợ thông qua hình thức truyền đạt trực tiếp và gián tiếp
Chiến lược cốt yếu được đề xuất bởi Bandura (1977) và Fisbein and Ajzen (1975) để tác động đến nhận thức của một cá nhân nhằm gia tăng sự sẵn sàng đối với thay đổi là truyền đạt mang tính thuyết phục (persuasive communication). Phương pháp này có thể thực hiện thông qua các bài diễn thuyết trực tiếp hoặc các thông điệp gián tiếp, như poster, hình ảnh cổ động, slogan, ...
Tổng giám đốc có thể chuẩn bị một bài phát biểu về mong đợi của mình trong sự thay đổi sắp tới, nhấn mạnh sự hỗ trợ mà mình dành quá trình áp dụng phần mềm. Có thể quay video bài phát biểu này để phát tại các văn phòng ở xa trong các buổi họp tuần nếu Tổng giám đốc không thể tới từng dự án.
Bên cạnh đó, đội dự án có thể thiết kế các poster mang nội dung cổ động thực hiện sự thay đổi, treo tại văn phòng làm việc để nhân viên tiếp xúc với các thông điệp này hàng ngày. Dựa trên ba nguyên tắc xây dựng thơng điệp mà Amernakis et al. (2007) về tính đơn giản, thẳng thắn và hợp lý, tôi đề xuất một số nội dung cho các poster như phần dưới đây. Để xuất này có tham khảo các thơng điệp trong dự án thay đổi tại công ty ALCOA (Aluminium Company of America) - nghiên cứu của Price and Chahal (2006), có điều chỉnh phù hợp với Cơng ty Khang Hy.
Chúng ta là một công ty nhỏ. Chúng ta muốn trở nên lớn mạnh hơn. Chúng ta phải thay đổi. Chúng ta sẽ thay đổi. Và Chúng ta sẽ trở thành Nhà thầu đáng tin cậy và chuyên nghiệp nhất.
Đối với giá trị của sự thay đổi:
Quản trị dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin là một bước tiến xa, Chúng ta đang có một cơng cụ mới để hồn thành cơng việc hiệu quả hơn. Bạn sẽ thấy Khang Hy phát triển, và cả năng lực của bạn cũng thế.
Đối với nguyên tắc để thay đổi thành công:
Muốn thay đổi thành công, chúng ta phải đồng lòng, đồng tâm. Mỗi người cần cảm thấy mình là một phần của sự thay đổi.
Để tránh sự chống đối thay đổi:
Trong môi trường cạnh tranh hiện tại, chúng ta chỉ có một lựa chọn đơn giản: Hoặc là đi thẳng về phía trước và cải tiến, hoặc chấp nhận hiện tại và giải thể.
3.5. Thiết lập kênh tiếp nhận phản hồi và hỗ trợ nhân viên
Thiết lập kênh phản hồi là hành động cần thiết để ghi nhận ý kiến đóng góp của nhân viên trong quá trình triển khai phần mềm suốt 3 tháng tới đây. Điều này cũng cho nhân viên thấy ý kiến của họ được ghi nhận, do đó khích lệ sự đóng góp của nhân viên.
Các tiêu chí của một kênh phản hồi là đơn giản, kịp thời, có tính tổng hợp cao và phản hồi nhanh (Abdinnour-Helm, 2003).
Tôi đề xuất phần mềm Jira (Phần mềm kiểm sốt và quản lý dự án) do tơi đã từng thấy một công ty phát triển phần mềm khác sử dụng.
Nguyên tắc hoạt động của phần mềm này rất đơn giản: Nhân viên được cấp 1 tài
khoản đăng nhập. Và trong quá trình sử dụng iBOM, nếu phát hiện bất kỳ lỗi gì,
nhân viên có thể chụp lại màn hình, ghi chú và gửi lên Jira. Các thành viên trong
đội dự án sẽ kiểm tra các lỗi được ghi nhận hàng ngày, xem xét, phân loại lỗi và
chuyển qua cho iSoftco. iSoftco phải phân công nhân sự cụ thể sửa lỗi đã được yêu
cầu và báo cáo khi đã sửa xong. Toàn bộ q trình được ghi nhận lại, do đó người
bắt lỗi ban đầu có thể kiểm tra tiến trình sửa lỗi đang được thực hiện tới giai đoạn nào.
Ưu điểm của phẩn mềm này là cho thời hạn dùng thử miễn phí 30 ngày, đủ cho việc
chạy thử và bắt lỗi trên phần mềm iBOM trong giai đoạn triển khai. Tất cả các bên cùng tương tác trên một dữ liệu, nên thông tin sẽ luôn được cập nhật đầy đủ và mọi nguời đều có thể theo dõi quá trình sửa lỗi.
3.6. Gia tăng niềm tin về giá trị đối với cá nhân thông qua phần thưởng
Hiện tại Công ty chưa có hình thức thưởng cho nhân viên nào. Trong nghiên cứu
của mình, Porter (1995) cũng đã đề cập đến vai trò của những phần thưởng theo
từng giai đoạn để gia tăng sự cam kết của nhân viên vào sự thay đổi, cũng là một
cách để tổng kết những gì đã và chưa làm được trong thời gian triển khai vừa qua, nhằm đưa ra những điều chỉnh cần thiết.
Trong phần kết luận trong chương 2, nhân viên tại Cơng ty Khang Hy có niềm tin rất thấp vào giá trị mà sự thay đổi sắp tới mang lại. Do đó tơi đề xuất xây dựng các chương trình khen thưởng như sau (giá trị của các mục thưởng sẽ do Tổng giám đốc quyết định):
• Cho các ý tưởng cải tiến về: Biểu mẫu, quy trình, cách thống kê và xử lý số
liệu
• Khen thưởng cho phịng/ban có số lượng cá nhân đóng góp ý tưởng tích cực
• Khen thưởng cho phịng/ban có hiệu quả cơng việc tăng > 10% so với trước
khi áp dụng phần mềm (đánh giá hàng quý).
Việc đánh giá ý tưởng có hiệu quả hay khơng sẽ được tổ chức 1 tuần 1 lần, do tất cả thành viên trong đội triển khai dự án quyết định thơng qua hình thức thảo luận
thống nhất ý kiến. Thông tin ý tưởng và cá nhân được công nhận sẽ được thông báo cho tất cả các nhân viên khác.
Chương trình này cần được lập thành văn bản hướng dẫn và cơng bố cho tồn thể
nhân viên được biết để tránh các khả năng trục lợi khơng chính đáng và khen
thưởng khơng cơng bằng.
3.7. Tóm tắt chương 3: Chương trình hành động trong 3 tháng 10, 11, 12/2017 sắp tới 12/2017 sắp tới
Từ các phân tích chi tiết từng hoạt động ở trên mục 3.1 đến 3.6, tôi tổng hợp bảng chương trình hành động trong 3 tháng 10, 11, 12 sắp tới, kèm theo phân công trách nhiệm và thời gian thực hiện (bảng 3.4):