Các nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác

kết quả bán hàng tại công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q:

3.2.1) Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng và XĐ kết quả bán hàng:

Trong điều kiện nền kinh tế luôn có sự cạnh tranh giữa các công ty, muốn đứng vững tất yếu các công ty phải luôn đổi mới, học hỏi để tìm ra những giải pháp tối ưu cho hướng đi của công ty mình. Song song với nhu cầu đó, kế toán là một công cụ quan trọng trong quản lý, là công cụ đặc biệt và phục vụ đắc lực nhất.

Do đó, kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản mà nó còn là 1 bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ để đièu hành, quản lý các hoạt động kinh tế bằng việc cung cấp và phân tích các số liệu kế toán để nhà quản lý ra quyết định kinh doanh, đem lại lợi nhuận cao nhất.

Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa làm cho việc hạch toán trong đơn vị đuợc rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và có hiệu quả cho nhà quản lý và các đối tượng liên quan khác. Dựa trên số liệu đó mà họ ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

3.2.2) Các nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kếtquả bán hàng: quả bán hàng:

- Đảm bảo nguyên tắc tập trung, dân chủ vì tính độc lập tương đối. Thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo. Tính thống nhất sẽ đảm bảo việc thu nhập tài liệu, số liệu đồng bộ kịp thời trên cơ sở thống nhất.

- Tuân thủ chính sách kinh tế, tài chính của Nhà nước và chế độ kế toán hiện hành. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành, kiểm soát của Nhà nước bằng Pháp Luật và các biện pháp hành

chính, các công cụ quản lý kinh tế. Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý Tài chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân.

Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ viêc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo.

- Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty.

Trong nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng. Nhà nước ban hành các chính sách, các quy định chung cho tất cả các lọai hình doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần biết vận dụng 1 cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình.

- Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo công tác tiết kiệm, hiệu quả.

3.3) Một số biện pháp hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q:

Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH XD và TM K&Q, em thấy kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng hoạt động khá hoàn thiện. Tuy nhiên, cùng sự phát triển vững mạnh của Công ty cũng như những đòi hỏi ngày càng cao của thị trường, việc không ngừng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là điều vô cùng cần thiết. Dựa trên những hạn chế về tổ chức kế toán bán hàng của Công ty, em xin đưa ra 1 số ý kiến đề xuất sau:

Ý kiến 1: Về tài khoản sử dụng:

Công ty nên sử dụng TK1561, TK 1562 để hạch toán tất cả: giá mua hàng hóa, chi phí thu mua hàng hóa: chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ hàng ngoài bến bãi, chi phí cho cán bộ mua hàng, chi phí bảo hiểm, bốc xếp, hao

hụt tự nhiên trong quá trình mua hàng... thay vì phản ánh tổng hợp 2 loại chi phí này. Bởi vì việc đó làm cho giá vốn hàng bán từng loại hàng hóa không được hạch toán chính xác, Như vậy Công ty đã vi phạm nguyên tắc phù hợp, không đúng với chế độ kế toán, không phản ánh chính xác giá vốn hàng bán. Đồng thời gây khó khăn trong việc nghiên cứu để giảm chi phí thu mua hàng hóa. Chính vì vậy Công ty nên sử dụng TK1561,TK 1562 để phản ánh tất cả từ giá mua hàng hóa và các chi phí mua phát sinh trong kỳ .

Trích dẫn tình hình thực tế của Công ty:

Ngày 25/03/2012, Theo HĐ số 1063, Công ty đã mua 5 cây máy tính HP của Công ty Trung Thiên. Với giá mua 5.465.000/ 1 cây máy tính. Khi hàng về bến bãi, chi phí bốc dỡ , vận chuyển là 100.000(đ), công ty Hưng Thịnh đã thanh toán bằng tiền mặt. Ngày 27/03 xuất bán 3 cây máy tính này cho công ty Phú Đạt với giá chưa thuế 5.978.000 đ/ 1 cây, VAT 10%. Biết rằng trước ngày 25/03 trong kho của công ty còn 2 cây máy tính với giá mua như trên, chi phí mua còn lại của 2 cây máy tính đó là 60.000(đ).

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng kết toán mua hàng nên hạch toán riêng biệt giữa giá mua và chi phí vận chuyển vào TK 1561 – “Giá mua hàng hóa”, 1562 – “Chi phí mua hàng ”.

Khi hàng về nhập kho kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 1561: 27.325.000

Nợ TK 1562: 100.000 Nợ TK 133 : 2.732.500

Có TK 1111: 30.157.500

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho công ty Phú Đạt kế toán tiến hành tính trị giá vốn hàng bán cho 3 cây máy tính như sau:

Bước 1: Trị giá mua thực tế của 3 cây máy tính này là: 5.465.000 * 3 = 16.395.000

Bước 2: Tính chi phí mua phân bổ cho 3 cây máy tính xuất bán theo công thức:

CP mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ = CP mua hàng phân bổ cho hàng còn đầu kỳ + CP mua phát sinh trong kỳ * Trị giá mua hàng hóa xuất bán trong kỳ Trị giá mua hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ (60.000 + 100.000) Chi phí mua PB = * 16.395.000 = 68.571 (10.930.000 + 27.325.000)

Bước 3: Trị giá vốn của 3 cây máy tính HP xuất bán là: 16.395.000 + 68.571 = 16.463.571.

Kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 632: 16.463.571

Có TK 156: 16.463.571 (Chi tiết cho máy tính cây HP)

Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán xác định kết quả kinh doanh như sau: Nợ TK 911: 16.463.571

Có TK 632: 16.463.571

Khi tiến hành phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất bán trong kỳ như trên, ta có thể tính toán chính xác được trị giá vốn hàng bán cho từng mặt hàng từ đó có thể xác định được kết quả bán hàng cho từng mặt hàng.

Sau khi tính được chính xác trị giá vốn hàng bán của 3 cây máy tính trên, Kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết bán hàng, sổ trị giá hàng mua và sổ chi phí mua hàng chi tiết riêng cho từng loại hàng hóa và theo dõi. Cuối kỳ xác định kết quả bán hàng cho từng loại hàng hóa cụ thể.

Ý kiến 2:Về Thanh toán công nợ:

Các đòn bẩy kinh tế mà Công ty áp dụng chưa đủ sức thuyết phục khách hàng và nhiều biện pháp Tài chính khác vẫn chưa được vận dụng để thúc đẩy tiêu thụ, thanh toán công nợ khách hàng. Chính vì vậy nguồn vốn kinh doanh của Công ty bị chiếm dụng là khá lớn do đại đa số khách hàng là thanh toán chậm nên trách nhiệm đặt lên Kế toán Công ty là phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi chặt chẽ đối với từng khách hàng.

Từ thực tế đó, Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán để khuyến khích các khách hàng thanh toán nhanh, trước thời hạn. Mức chiết khấu đặt ra nên căn cứ vào thời gian thanh toán, phương thức thanh toán và tổng số tiền nợ để có tỷ lệ thích hợp. Mức chiết khấu này có thể là: + 1% cho khách hàng thanh toán ngay với số tiền từ 10trđ trở lên.

+ 0.5% cho khách hàng thanh toán sau 3 ngày.

+ Giảm giá 0.1% cho khách hàng mua hàng có giá trị từ 50 trđ trở lên.

+ Công ty nên thực hiện việc tích điểm thưởng cho khách hàng dựa vào giá trị hàng mua từ đó phát thẻ quà tặng mua hàng miễn phí dựa trên số điểm thưởng. + Đối với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn, giá trị cao công ty nên thành lập câu lạc bộ khách hàng VIP, quen thuộc để có những dịch vụ chăm sóc khách hàng tiềm năng như phát phiếu giảm giá, và những ưu đãi đặc biệt cho những khách hàng này.

Tuy khi áp dụng các biện pháp kích thích thanh toán này có thể làm cho chi phí của Công ty tăng lên nhưng lại giúp cho Công ty thu hồi vốn nhanh, tránh thất thu hoặc không thu hồi được vốn. Cuối tháng kế toán công nợ phải thu tập hợp danh sách các khách hàng còn chưa thanh toán, kế toán có thể gọi điện nhắc nợ tới các khách hàng đo và gửi thông báo nợ đến khách hàng nhằm đốc thúc, nhắc nhở việc thanh toán.

Nếu thực hiện các biện pháp này, chắc chắn Công ty sẽ thu hút thêm được khách hàng đồng thời tăng cường mối quan hệ gắn bó với các khách hàng lâu năm trên tinh thần 2 bên cùng có lợi vì thực tế cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên quyết liệt hơn.

Còn đối với khách hàng nợ quá hạn, Công ty phải thường xuyên theo dõi truy đòi, trích lập dự phòng cho phù hợp tránh tình trạng con nợ phá sản gây mất mát làm ảnh hưởng đến vốn chủ sở hữu.

Việc dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi sẽ giúp Công ty đề phòng được những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh tròn 1 kỳ kế toán.

Để phản ánh tình hình lập và sử dụng các khoản phải thu khó đòi, kế toán sử dụng tài khoản TK 139 – “Dự phòng phải thu khó đòi”.

Trước khi quuyết định trích lập, Công ty phải xác định rõ tên, địa chỉ, nội dung của từng tài khoản nợ, số tiền phải thu của từng đơn vị nợ, người nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi, đồng thời Công ty phải tập hợp được các chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền nợ còn chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ,... Sau đó, phải lập hội đồng thẩm định và xác định các khoản phải thu khó đòi.

Cuối kỳ kế toán năm, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi càn trích lập, với mức trích lập theo quy định của Nhà nước mức trích lập cụ thể như sau:

+ Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng tới dưới 1 năm – mức trích lập là 30% trên khoản phải thu.

+ Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm tới dưới 2 năm – mức trích lập là 50% trên khoản phải thu.

+Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm tới dưới 3 năm – mức trích lập là 75% trên khoản phải thu.

Tình hình thực tế tại Công ty:

Cuối năm 2011, kế toán xác định số dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi cần trích lập là: 45.950.352 VND.

Nợ TK 642 : 45.950.352

Có TK 139 : 45.950.352

Cuối năm 2012, xác định khoản trích lập dự phòng trong năm là: 50.678.050 VND, kế toán trích lập bổ sung theo số chênh lệch:

50.678.050 – 45.950.352 = 4.727.698 Nợ TK 642 : 4.727.698

Có TK 139 : 4.727.698

Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không đòi được trong năm 2012 là 10.515.060 VND

Nợ TK 139 : 10.515.060 Có TK 131: 10.515.600 Đồng thời ghi đơn Nợ TK 004 : 10.515.600

TK139 TK642 Lập dự phòng phải thu khó đòi (31/12/N)

Trích lập bổ sung nếu số dự phòng cuối kỳ này lớn hơn số kỳ trước đã trích lập

Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi số cuối kỳ này nhỏ hơn kỳ trước đã trích lập

Ý kiến 3:Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị công nghệ thông tin, với những mặt hàng chủ yếu liên quan tới máy tính như máy tính cây, máy tính xách tay, dụng cụ mạng, cáp quang và một số mặt hàng khác. Trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển và thay đổi liên tục cho nên giá cả của những mặt hàng này luôn biến động theo tình hình kinh tế thế giới nói chung và tình hình nền kinh tế Việt Nam nói riêng. Cho nên công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q nên trích lập dự phòng Giảm giá hàng tồn kho – TK 159

Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho với mức trích lập theo quy định của Nhà nước như sau:

Mức dự phòng giảm giá hàng

tồn kho

=

Lượng vật tư hàng hoá tồn kho tại thời

điểm lập BCTC * (Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của

hàng tồn kho)

TK159 TK632 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho(31/12/N)

Trích lập bổ sung nếu số dự phòng cuối kỳ này lớn hơn số kỳ trước đã trích lập Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho số cuối kỳ này

nhỏ hơn kỳ trước đã trích lập

Trích dẫn tình hình thực tế tại công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q :

31/12/2011, giá trị thuần có thể thực hiện được của 1 lô màn hình LCD SS17’’ gồm 4 chiếc là 2.345.800đ/ chiếc, nhưng thực tế giá gốc lô màn hình này là 2.857.000đ/ chiếc. kế toán tiến hành trích lập dự phòng cho lô hàng này vào ngày 31/12/2012 như sau:

Mức trích lập giảm giá hàng tồn kho = (2.857.000 – 2.345.800) * 3=1.533.600

Ý kiến 4: Về phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí lãi vay cho từng nhóm mặt hàng.

Công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q chưa thực hiện việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng. Việc hạch toán như vậy sẽ không xác định được chính xác kết quả bán hàng của từng loại hàng hóa cụ thể. Công ty nên tiến hành phân bổ 2 loại chi phí này cho từng đối tượng hàng hóa cụ thể.

Trích dẫn tình hình thực tế tại công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q :

Chi phí bán hàng PS tháng 3/2012: 45.659.500 đ, CP quản lý doanh nghiệp : 38.129.000 đ, CP lãi vay: 1.435.000 đ.

Doanh thu thuần của nhóm mặt hàng chuột máy tính: 45.843.900 đ. Doanh thu thuần của nhóm mặt hàng bàn phím máy tính là: 78.900.000 đ.

Kế toán tiến hành phân bổ 3 loại chi phí này theo nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau có thể là giá vốn hàng bán, nhưng thông thường ta tiến hành phân bổ 3 loại chi phí này theo tiêu thức: doanh thu thuần.

+ Phân bổ chi phí bán hàng:

Phân bổ CP BH cho chuột máy tính:

= (45.843.900 : 535.685.610) * 45.659.500 = 3.907.534 Phân bổ CP BH cho bàn phím máy tính :

= (78.900.000 : 535.685.610) * 45.659.500 = 6.725.091 + Phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp:

Phân bổ CP QLDN cho chuột máy tính:

= (45.843.900 : 535.685.610) * 38.129.000 = 3.263.075

Phân bổ CP QLDN cho bàn phím máy tính :

= (78.900.000 : 535.685.610) * 38.129.000 = 5.615.939 + Phân bổ chi phí lãi vay: