Khi hàng hóa đã xác định là đã tiêu thụ, nhưng nếu vì một lý do nào đó như hàng hóa không đúng phẩm chất, quy cách, hoặc khách hàng mua hàng với số lượng lớn như trong hợp đồng thỏa thuận, tùy từng trường hợp mà công ty tiến hành giảm giá cho khách hàng, hoặc khách hàng có thể trả lại hàng hóa theo hợp đồng đã thỏa thuận.
Trình tự ghi sổ kế toán Các khoản giảm trừ doanh thu đựơc khái quát qua mô hình 2.4.
Mô hình 2.4: Quy trình ghi sổ kế toán Các khoản giảm trừ doanh thu.
Chú thích: Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra: 2.1.4.1) Kế toán hàng bán bị trả lại
Trường hợp khi công ty bán hàng cho khách hàng nhưng vì một lý do
Họ tên sv: Nguyễn Thị Giang Sổ cái TK 531, 532, 521, 156, 133, 511, 3331, 156,
632,....
CT gốc: HĐGT, hợp đồng mua hàng, PNK hàng bán bị trả lại, phiếu khiếu nại, phiếu
chi, giấy báo nợ ngân hàng,...
Sổ ct hàng bán bị trả lại, sổ chi tiết giảm giá hàng bán chi tiết cho từng đối tượng,…
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Bảng tổng hợp chi tiết các khoản giảm trừ liên quan.
nào đó như hàng hóa không đúng thông số kỹ thuật, bị hỏng hóc, sai quy cách mẫu mã, khi đó nhân viên kỹ thuật kiểm tra và đồng ý nhận lại hàng kế toán lập “Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại”. Thủ kho sẽ nhập hàng, ghi vào thẻ kho về mặt số lượng. Khách hàng sẽ được thanh toán theo hình thức thỏa thuận giữa Công ty với khách hàng.
Tình hình thực tế tại công ty (trích dẫn):
Ngày 13/03/2012, Công ty TNHH và TM Hồng Hà trả lại hàng máy tính cây HP do không đảm bảo chất lượng theo HĐ số BHĐ–1002, HĐ GTGT số 0049214, ký hiệu HD GR/2010B. Số lượng 1 bộ, Đơn giá: 7.458.900 đồng/ bộ.Tổng giá chưa có thuế: 7.458.900 đ, thuế suất 10%. Bên mua đã thanh toán bằng tiền mặt.
Khi khách hàng khiếu nại về sản phẩm không đảm bảo chất lượng, bộ phận kỹ thuật tiến hành kiểm tra sản phẩm xác nhận về chất lượng sản phẩm thấy chất lượng sản phẩm không đúng như trong hợp đồng đã giao. Bộ phận kỹ thuật tiến hành đề nghị nhập kho bộ máy tính cây này. Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại số 214-biểu 2.17.Hàng đã được nhập kho trong ngày 16/03/2012.
Biểu 2.13: Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại.
PHIẾU NHẬP KHO HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI
Ngày 16 tháng 03 năm 2012 Số: 214
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Minh - cty TNHH và TM Hồng Hà. Nội dung: Trả lại hàng do không đảm bảo chất lượng.
Nhập tại kho công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q – QO – Hà Nội. STT Tên nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư hàng hóa. Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Máy tính cây HP MHP Bộ BHĐ–1002 1 7.458.90 0 7.458.900 Cộn g
Đồng thời kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu chi số 3435 đã trả lại tiền hàng cho khách hàng số tiền 8.204.790.
Trị giá hàng xuất bán của lô máy tính này là: 6.490.000 VND.
Căn cứ phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại biểu 2.13, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại theo biểu 2.14, và sổ Nhật ký chung biểu 2.4. Đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho về mặt số lượng - chi tiết cho máy tính HP.
Biểu số 2.14: Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại.
SỔ CHI TIẾT HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI TK 531
(Trích tháng 03/2012)
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh
SH NT NỢ CÓ
BHĐ – 1002
12/03 Công ty TNHH và TM Hồng Hà trả lại hàng máy tính cây HP do không đảm bảo chất lượng theo HĐ số BHĐ – 1002
131 7.458.900
... ... ... ... ... ...
PKT 62 31/03 K/C sang TK 511 511 - 10.204.790
Cộng phát sinh 10.204.790 10.204.790 Số dư cuối kỳ
Kế toán căn cứ vào sổ Nhật ký chung biểu 2.5, kế toán tiến hành lập sổ cái TK 531 theo biểu 2.15như sau.
Biểu 2.15: Sổ cái TK 531 – Hàng bán bị trả lại. SỔ CÁI TK 531- hàng bán bị trả lại (trích tháng 3 năm 2012) Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng NỢ CÓ
Số dư đầu năm
Số phát sinh trong tháng 3
15/3 – 1002BHĐ 12/3 Công ty TNHH và TMHồng Hà trả lại hàng máy tính cây HP
2 3 131 7.458.900
... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/3 PKT62 31/3 Kết chuyển cuối kỳ 511 10.204.790
31/3 Cộng phát sinh tháng 3 10.204.790 10.204.790
Số dư cuối năm
2.1.4.2) Kế toán giảm giá hàng bán:
Công ty thực hiện chính sách giảm giá hàng bán cho hàng không đúng quy cách, phẩm chất như trong hợp đồng đã ký kết theo thỏa thuẫn giữa hai bên.
Kế toán sử dụng TK 532 – giảm giá bán.
Đối với trường hợp khách hàng đã thanh toán thì Công ty có thể trả lại phần tiền hàng đã thỏa thuận được giảm giá hoặc bù trừ công nợ nếu như khách hàng vẫn còn nợ tiền hàng trước đó của công ty
Nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán thì kế toán giảm số nợ của khách hàng. Tình hình thực tế tại công ty (trích dẫn)
Ngày 19/03/2012, do hàng không đúng như trong hợp đồng đã ký kết ngày 10/03/2012, Công ty quyết định giảm giá cho toàn bộ lô hàng Chuột máy tính với số lượng là 10 chiếc cho Công ty Hưng Thịnh đã mua trước đó theo HĐ BHĐ 210 với giá mua chưa thuế là: 115.500 Đ/con còn 105.000 Đ/con (Thuế 10%). Công ty Hưng Thịnh đã thanh toán ngày 15/03/2012 bằng tiền mặt. Kế toán định khoản: Nợ TK 532: 105.000 Nợ TK 3331: 10.500 Có TK 131: 115.500 Nợ TK 131: 115.500 Có TK 111: 115.500
Cuối tháng, ghi giảm doanh thu theo định khoản: Nợ TK 511: 115.500
Có TK 532: 115.500
Khi nhận được phiếu khiếu nại của khách hàng, nhân viên kỹ thuật kiểm tra lại chất lượng của lô hàng và chấp nhận, đề nghị ghi phiếu giảm giá cho khách hàng. Kế toán bán hàng theo dõi việc giảm giá hàng bán theo từng tháng trên “Bảng kê chi tiết giảm giá hàng bán” căn cứ vào các chứng từ gốc là Hoá đơn bán hàng, phiếu giảm giá hàng bán,..Đến cuối tháng lập “Sổ chi tiết giảm giá hàng bán”, từ đó làm căn cứ lập sổ Cái TK532 .
Biểu 2.16: PHIẾU KHIẾU NẠI CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM
Kính gửi: Công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q.
Tên tôi là: Nguyễn Văn Minh. Địa chỉ: Công ty Hưng Thịnh.
Ngày 10/03 tôi có mua của công ty 10 con chuột máy tính HP mã số 1423CMT HP. Nhưng thông số kỹ thuật của lô hàng này không giống như đã ghi trong HĐ số 210. Nên đề nghị công ty kiểm tra lại và giảm giá cho công ty chúng tôi theo như đúng thỏa thuận đã ghi trong hợp đồng .
Ngày 16 tháng 03 năm 2012 Người lập phiếu (Ký và ghi rõ họ tên)
Biểu 2.23: PHIẾU CHI GIẢM GIÁ HÀNG BÁN.
Đơn vị: K&Q PHIẾU CHI Quyển số: 15 Mấu số:02-TT(Ban hành theo QĐ15/2006-QĐBTC ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC
Bộ phận:... Số: 2378
Mã đơn vị SDNS:.. Ngày19tháng03 năm 2012 NỢ: TK 511 CÓ: TK 532 Họ, tên người nhận tiền: Anh Nguyễn Văn Minh.
Địa chỉ: Công ty Hưng Thịnh.
Lý do chi: chi tiền giảm giá lô hàng không đúng trong hợp đồng.
Số tiền: 115.500 (Viết bằng chữ): Một trăm mười lăm nghìn, năm trăm đồng. Kèm theo: Chứng từ gốc:
Ngày 19 tháng 03 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ
(ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 2.18: Sổ cái TK 532 – Giảm giá hàng bán. SỔ CÁI TK 532- Giảm giá hàng bán (trích tháng 3 năm 2012) Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng NỢ CÓ
Số dư đầu năm
Số phát sinh trong tháng 3
15/3 HĐ
210 15/3 Giảm giá hàng bán cho cty TNHH TM và XD K&Q
2 3 111 115.500
... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/3 PKT63 31/3 Kết chuyển cuối kỳ 511 1.325.560
31/3 Cộng phát sinh tháng 3 1.325.560 1.325.560
Số dư cuối năm