Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, xuất bán hàng hóa, kế toán viên căn cứ vào Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng để tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung, từ sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành lập sổ chi tiết TK1561, TK1562.
Khi xuất bán hàng hóa, kế toán công ty căn cứ vào số lượng hàng xuất bán ghi trên hóa đơn, giá mua thực tế của hàng nhập kho để tính trị giá thực tế của hàng xuất bán theo phương pháp Nhập trước-Xuất trước, nghĩa là ta phải
giả định rằng hàng hóa nào nhập trước thì được xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của hàng xuất kho, trị giá của hàng tồn kho được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.
Do đặc điểm hàng hóa kinh doanh của công ty là các thiết bị công nghệ thông tin, linh kiện máy tính với hơn 20 nhóm mặt hàng, trong mỗi nhóm mặt hàng có rất nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau nên tại công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q không theo dõi riêng trị giá hàng mua và chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng của công ty bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa từ nơi mua về kho của Công ty bao gồm các khoản: Chi phí vận chuyển, chi phí cho cán bộ mua hàng, chi phí cho công tác giao nhận, hải quan và kiểm tra hàng hóa
Như vậy, trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho là tổng giá mua và chi phí mua Nợ TK 156: “Trị giá mua hàng + Chi phí mua’’
Có TK 632: “Giá vốn hàng bán”
Chi phí mua hàng không được hạch toán riêng mà được tính gộp vào trị giá vốn hàng hóa nhập kho.
Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Hóa đơn GTGT kế toán vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, và lập Bảng kê chi tiết hàng bán ra.
Cuối tháng, Theo số liệu ở Sổ chi tiết vật tư TK 156 tính được trị giá mua của hàng xuất bán theo giá mua cộng với chi phí mua với giả định rằng hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy giá thực tế của lần nhập đó là giá của hàng hóa xuất kho. Từ đó làm căn cứ kế toán ghi vào sổ Cái TK156, 632.
Trích dẫn tình hình thực tế tại công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q:
Ngày 06/03, công ty TNHH xây dựng và thương mại K&Q mua của công ty TNHH Thương Mại Và Dịch vụ tin học Hà Việt 20 máy in Canon 3050 với giá bán chưa thuế là 2.456.500 VNĐ, thuế suất 10%(HĐ GTGT số 002943). HĐ do phòng kinh doanh thực hiện. Ngày 15/03 nhập kho tiếp 10 máy in Canon 3050 của công ty Hà Anh với giá chưa thuế 2.568.000 VNĐ,
thuế suất 10%(HĐ GTGT số 002976). Cùng ngày bệnh viện phổi TW mua 3 máy in Canon 3050 và đã thanh toán ngay bằng chuyển khoản theo giấy báo có của ngân hàng Techcombank số TT1009006596.
Quy trình ghi sổ:
Đầu tiên, Kế toán mua hàng căn cứ vào sổ Nhật ký chung biểu 2.4, HĐGTGT số 002943, HĐGTGT 002976 tiến hành tính trị giá vốn thực tế của từng lần nhập kho .
Trị giá vốn thực tế của 1 máy in nhập kho ngày 06/03 theo HĐGTGT là: 2.456.500 * 110% = 2.702.150 VNĐ.
Trị giá vốn thực tế của 1 máy in nhập kho ngày 15/03 theo HĐGTGT là: 2.568.000 * 110% = 2.824.800VNĐ.
Tiếp đến kế toán tiến hành tính trị giá vốn thực tế của 3 máy in Canon 3050 xuất bán như sau:
Do công ty K&Q tính trị giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp Nhập trước-Xuất trước nên trị giá vốn của 3 máy in này được tính theo trị giá vốn thực tế nhập kho của 20 máy in nhập kho ngày 06/03.
Trị giá vốn thực tế của 3 máy in xuất bán là:
2.702.150 * 3 = 8.106.450 VNĐ Kế toán định khoản:
Nợ TK 632 : 8.106.450
Có TK 156: 8.106.450
Sau đó, kế toán mua hàng lập bảng kê chi tiết vật tư hàng hóa - chi tiết cho máy in Canon 3050 theo biểu 2.9.
Trình tự ghi sổ kế toán Giá vốn hàng bán đựơc khái quát qua mô hình 2.5.
Mô hình 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán Giá vốn hàng bán.
Họ tên sv: Nguyễn Thị Giang
CT gốc: HĐGT, hợp đồng mua hàng, PNK,
giấy báo có,...
Chú thích: Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra:
Họ tên sv: Nguyễn Thị Giang Sổ cái TK 156, 632, 111,
112, 331,...
Bảng kê chi tiết vật tư hàng hóa, bảng kê chi tiết giá vốn
cho từng mặt hàng.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn các mặt hàng liên quan.
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, HÀNG HÓA
TK : 156 Tháng 03/2012
Tên vật tư, hàng hóa: Máy in Canon 3050
Mã kho: MIC 3050 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Diễn giải NHẬP XUẤT TỒN Số hiệu Ngày tháng Số lượng
Đơn giá Thành tiền Số lượng
Đơn giá Thành tiền Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Tồn đầu kỳ - - -
Phát sinh trong tháng 3 PNK3310 6/3/10 Mua hàng của cty Hà
Việt
20 2.702.150 54.043.000 20 2.702.150 54.043.000
PNK3321 15/3/10 Mua hàng của công
ty Hà Anh 10 2.824.800 28.248.000 20 2.702.150 54.043.000
10 2.824.800 28.248.000 PXK3453 15/3/10 Xuất hàng bán cho
bệnh viện phổi TW 3 2.702.150 8.106.450
PXK3565 24/3/10 Xuất hàng bán cho công ty Thái Dương
10 2.702.150 27.021.500
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh tháng 3 30 82.291.000 17 2.702.150 4.592.550
Tồn cuối kỳ 13 2.796.496 36.354.450
Biểu 2.10: Sổ Cái TK 156-Hàng hóa
Họ tên sv: Nguyễn Thị Giang
Tên tài khoản: Hàng hóa Số hiệu: 156 ( trích tháng 03 năm 2012) Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐƯ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng NỢ CÓ
Số dư đầu kỳ 131.750.800
Số phát sinh trong tháng 3
18/03 PNK
3314 06/03 Mua máy in Canon hàng công ty Hà Việt 9 10 1111 54.043.000 PXK
3321 10/03 Bán hàng cho Công ty Bbraun Viêt Nam 6 6 632 - 6.098.789
PNK 3365
15/03
Mua hàng của công ty TM Hoàng Thành 5 7 1121 18.576.800
... ... ... ... ... .... ... ... ...
31/03 Cộng phát sinh tháng 3 235.650.752 285.786.900
Số dư cuối kỳ 81.614.652
Biểu 2.11: Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán-Chi tiết máy in Canon 3050.
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN. (Trích tháng 3 năm 2012)
Họ tên sv: Nguyễn Thị Giang
Mã kho: MIC 3050 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ
Diễn giải
NHẬP XUẤT TỒN
Số hiệu Ngày
tháng lượngSố Đơn giá Thành tiền lượngSố Đơn giá Thành tiền lượngSố Đơn giá Thành tiền
Tồn đầu kỳ - - -
Phát sinh trong tháng 3
PXK 3453 15/3 BV Phổi TW 3 2.702.150 8.106.450
PXK 3459 24/03 Xuất hàng bán cho công ty Thái Dương
10 2.702.150 27.021.500
PXK 3465 25/03 Bán hàng cho a Thành 1 2.702.150 2.702.150
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... PNK 2314 28/03 Cty Gia Mô trả lại hàng. 2 2.702.150 5.404.300
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh tháng 3 2 2.702.150 5.404.300 14 2.702.150 37.830.100
Tồn cuối kỳ
Biểu 2.12: Sổ cái TK 632-Giá vốn hàng bán
SỔ CÁI TK 632
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
( Trích tháng 03 năm 2012) Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐƯ Số tiền Số hiệu NT Trg sổ STT dòng NỢ CÓ Số dư đầu kỳ - - Số phát sinh trong tháng 3
Họ tên sv: Nguyễn Thị Giang
17/03 PXK 3314 14/03 Bán hàng cho Công ty CP An Bình 9 10 156 5.689.500
PXK3452 15/03 Bán hàng cho Bệnh viện phổi TƯ 13 8 156 8.106.450
PXK 3453 15/03 Xuất hàng bán cho công ty Hưng Thịnh 16 6 156 8.106.450
18/03 PNK2987 20/03 Cty Thái Linh trả lại hàng do không đúng hợp đồng 5 7 156 6.456.760
25/03 PNK 2314 28/03 Cty Gia Mô trả lại hàng. 19 4 156 5.404.300
... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/03 PKT64 31/03 Kết chuyển trị giá vốn hàng bán 32 9 911 425.568.920
31/03 Cộng phát sinh tháng 3 432.025.680 432.025.680
Số dư cuối kỳ
Họ tên sv: Nguyễn Thị Giang