Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Vật liệu điện và Viễn thông Sam Cường
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban
Tóm tắt trình độ cán bộ cơng nhân viên trên cơ sở báo cáo sử dụng lao động cho ban quản lý khu công nghiệp Long Thành và Phòng lao động Thương binh Xã hội tỉnh Đồng Nai:
Bảng 2. 1 Thống kê số lượng và trình độ lao động từ 2009 - 2012
Năm Tổng số lao động
Lao động trực tiếp SX Cán bộ quản lý và Kinh doanh Trình độ Đại học Trình độ khác Đại học Trở lên Trình độ khác 2009 80 0 40 23 17 2010 89 0 48 28 13 2011 94 0 42 25 27 2012 81 1 30 28 22
Bảng số liệu trên cho thấy: Tổng số lượng lao động của Công ty qua các năm khơng có sự phát triển đột biến. Riêng năm 2010 và 2011 có sự gia tăng về số lượng nhưng đến 2012 thì gần như trở về số lượng cũ.
Lý giải cho việc tăng giảm số lượng nhân sự này là tăng giảm cơ cấu sản phẩm mỗi năm: đối với sản phẩm cáp viễn thơng thì do dây chuyền tự động nên cần ít nhân cơng, đối với sản phẩm tủ, hộp cáp, ODF các loại cần nhiều cơng cơ khí và lắp ráp nên sử dụng nhiều nhân cơng hơn. Trong khi đó năm 2012 là năm chuyển đổi mạnh về cơ cấu sản phẩm từ tủ hộp cáp, ODF các loại sang cáp viễn thơng.
Hình 2 1 Sơ đồ tổ chức Công ty Sam Cường
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban: Phịng kế tốn tài chính :
a/ Chức năng:
Kế tốn, thống kê và tài chính.
Cơng tác quan hệ cổ đơng và cơng bố thông tin. b/ Nhiệm vụ:
Xây dựng, thực hiện và kiểm soát hệ thống kế tốn phù hợp với quy mơ phát triển của Công ty trên cơ sở các qui định, pháp lệnh thống kê kế toán hiện hành của Nhà nước.
Thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Nhà Máy Vật liệu Điện & Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Kỹ Thuật và Dự án Viễn thơ Phịng Hành chính Nhân Phịng Quản Lý Chất Lượng Các Trung tâm Kinh doanh Phịng Kế tốn Tài chính
PTGĐ Kinh doanh PTGĐ Kỹ thuật
BAN KIỂM SỐT
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC Trung tâm Kỹ thuật Vật liệu Điện và Chuyên viênKiểm soát nội bộ Nhà Máy Vật liệu Điện & Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Kỹ Thuật và Dự án Viễn thơ Phịng Hành chính Nhân Phịng Quản Lý Chất Lượng Các Trung tâm Kinh doanh Phịng Kế tốn Tài chính
PTGĐ Kinh doanh PTGĐ Kỹ thuật
BAN KIỂM SOÁT
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC Trung tâm Kỹ thuật Vật liệu Điện và Chuyên viênKiểm soát nội bộ Nhà Máy Vật liệu Điện & Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Kỹ Thuật và Dự án Viễn thơ Phịng Hành chính Nhân Phịng Quản Lý Chất Lượng Các Trung tâm Kinh doanh Phịng Kế tốn Tài chính
PTGĐ Kinh doanh PTGĐ Kỹ thuật
BAN KIỂM SOÁT
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC Trung tâm Kỹ thuật Vật liệu Điện và Chuyên viênKiểm soát nội bộ
Tổng hợp và lập các báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm cho Tổng Giám đốc. Phân tích hiệu quả đầu tư của các dự án, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch Tài chính kế tốn của Cơng ty để tham mưu cho Tổng Giám Đốc trong công tác quản lý điều hành.
Thực hiện việc kiểm sốt giá cả, chi phí của Cơng ty. Kiểm soát chi tiêu và việc thực hiện thu chi đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ theo đúng nguyên tắc tài chính kế tốn và theo kế hoạch tài chính đã được duyệt.
Kiểm sốt, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn vốn, tình hình biến động về tài sản, cơng nợ…đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tăng nhanh vòng quay vốn, giảm các loại chi phí, nâng cao chất lượng hoạt động tài chính của Cơng ty.
Đề xuất phương thức huy động vốn, tìm và lựa chọn các nguồn vốn đáp ứng nhu cầu vốn của hoạt động sản xuất kinh doanh và xây dựng chính sách phân phối lợi tức phù hợp.
Tổ chức thực hiện và giám sát việc kiểm kê định kỳ các loại tài sản, hàng hóa và vốn hiện có của Cơng ty. Đề xuất Tổng Giám đốc các biện pháp xử lý, điều chỉnh chênh lệch thừa thiếu về tài chính, tài sản và lập báo cáo theo yêu cầu.
Cân đối tài chính, quản lý cơng nợ, tổ chức thực hiện thanh toán, kết tốn tiền hàng đúng hạn và nhanh chóng, ngăn ngừa tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Tính tốn giá thành sản phẩm và dịch vụ, xác định chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ chính xác kịp thời, đề ra biện pháp giảm chi phí nhằm giảm giá thành sản phẩm.
Cung cấp kịp thời các báo cáo kế tốn tài chính cho các cơ quan quản lý ngành, địa phương, thực hiện các nghĩa vụ trích nộp thuế vào ngân sách theo qui định của Nhà nước.
Thiết lập các quy định, thủ tục, qui trình nhập - xuất, thanh tốn, kiểm kê, báo cáo…tổ chức bảo quản, lưu trữ, bảo mật thơng tin, số liệu liên quan đến tài chính kế toán.
Thực hiện, thanh toán, quyết toán lương, thưởng, BHXH cho người lao động.
Thực hiện công bố thông tin theo qui định của Luật chứng khoán và các qui định của Bộ tài chính, UBCK nhà nước và Sở Giao dịch chứng khốn.
Thực hiện cơng tác quan hệ cổ đông theo đúng qui định của Nhà nước và Công ty.
Tham gia xây dựng, thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Cơng ty.
Phịng hành chính nhân sự:
a/ Chức năng:
Hoạch định, huy động, duy trì và phát triển nguồn nhân lực.
Hệ thống trao đổi thông tin nội bộ và phương tiện vận chuyển (xe ô tô). Hành chính, cơ sở hạ tầng làm việc, cơng tác ATLĐ, VSLĐ, BHLĐ, PCCC và chăm sóc Y tế.
b/ Nhiệm vụ:
Hoạch định nguồn nhân lực: Tham gia xây dựng chiến lược và kế hoạch Kinh doanh của Công ty; tổng hợp nhu cầu nguồn nhân lực các phòng ban; lập kế hoạch nguồn nhân lực cho tồn Cơng ty; xây dựng sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ phòng ban; xây dựng và cải tiến tiêu chuẩn năng lực của Công ty; xây dựng và cải tiến bản mô tả công việc các chức danh;
Huy động nguồn nhân lực: tổ chức triển khai kế hoạch tuyển dụng; xây dựng qui trình tuyển dụng; phát triển các công cụ phục vụ trong qui trình tuyển dụng; chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng; tham gia tuyển chọn; đào tạo hội nhập, theo dõi hỗ trợ tiến trình hướng dẫn cơng việc cho nhân
viên mới của các phòng ban; đánh giá kết quả thử việc và lập thủ tục giao kết HĐLĐ.
Duy trì nguồn nhân lực: xây dựng và thực hiện chính sách và hệ thống lương, phúc lợi; xây dựng và chính sách và hệ thống đánh giá thành tích. Tham gia xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, tham gia xây dựng mơi trường và điều kiện làm việc của Công ty.
Phát triển nguồn nhân lực: phân tích và xác định nhu cầu đào tạo và phát triển; xây dựng chính sách và qui trình đào tạo và phát triển; lập kế hoạch đào tạo và phát triển, chọn nhà cung cấp dịch vụ đào tạo có liên quan, quản lý việc tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo để đảm bảo tính hiệu quả của đào tạo.
Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc thông suốt, lưu chuyển văn thư, chứng từ kịp thời, chính xác. Quản lý sử dụng Con dấu Cơng ty theo đúng qui định.
Quản lý và cung cấp phương tiện vận chuyển Công ty theo đúng qui định.
Thực hiện cơng tác quản trị hành chính: mua sắm VPP, trang thiết bị văn phịng, đồng phục cho Cơng ty. Sửa chữa và bảo trì các hệ thống điện, nước, tổng đài thông tin, sửa chữa nhỏ thường xun văn phịng - nhà xưởng, chăm sóc cây xanh…
Thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các qui định về ATLĐ, vệ sinh lao động và vệ sinh môi trường. Trang bị đầy đủ các phương tiện bảo hộ lao động theo yêu cầu công việc.
Quản lý, giám sát hoạt động của nhà ăn, đảm bảo an toàn sức khỏe, bữa ăn đầy đủ dinh dưỡng, hợp vệ sinh, khẩu vị của đại đa số CBCNV với giá cả hợp lý.
Tổ chức thực hiện công tác PCCC, xây dựng kế hoạch huấn luyện, diễn tập và phương án PCCC tại Cơng ty. Đảm bảo phịng cháy, chữa cháy hiệu quả trong mọi tình huống.
Tổ chức quản lý hoạt động Đội Bảo vệ thuê ngoài nhằm đảm bảo an toàn tài sản, ANTT trong Công ty. Bảo quản các tài sản, hàng hóa, vật tư…của Công ty.
Tổ chức hoạt động y tế cơ quan, cấp phát thuốc, sơ cấp cứu kịp thời các trường hợp bị tai nạn, dịch bệnh, tổ chức khám sức khỏe theo định kỳ.
Tham gia xây dựng, thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
a/ Chức năng: Kế hoạch. Tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Bán hàng và thu tiền. Mua hàng. b/Nhiệm vụ:
Tham gia hoạch định chiến lược phát triển Công ty, xây dựng chiến lược Kinh doanh của phòng nhằm đảm bảo doanh thu, lợi nhuận, lợi thế cạnh tranh, sự phát triển lâu dài của Công ty.
Xây dựng, thực hiện, theo dõi, báo cáo kế hoạch kinh doanh hàng năm, quý, tháng của Cơng ty.
Tạo dựng, gìn giữ và phát triển uy tín, thương hiệu sản phẩm của Cơng ty tại thị trường trong và ngoài nước, quảng bá nhãn hiệu, định vị và giới thiệu sản phẩm.
Tổ chức, quản lý các hoạt động tiếp thị và phát triển thương hiệu: đề xuất hình thức tiếp thị trong từng trường hợp như dùng thử hàng mẫu, phối hợp Bộ phận kỹ thuật liên quan tư vấn cho khách hàng, hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, tham gia triễn lãm, quảng cáo truyền thống, quảng cáo trên internet, các cơng cụ tìm kiếm, Email, website thương mại điện tử, tham gia xây dựng catalouge, brochure, hệ thống nhận dạng thương hiệu. Đề xuất các hình thức tiếp thị riêng để tiếp cận khách hàng lớn, tiềm năng.
Quản lý khách hàng, kênh phân phối, đại lý, thị trường tiêu thụ: xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu về khách hàng, kênh phân phối, đại lý, đánh giá và cảnh báo các khách hàng có vấn đề về khả năng thanh toán, đánh giá nhu cầu hiện tại và tương lai.
Tổ chức, quản lý các hoạt động bán hàng: tìm kiếm nhu cầu mua của khách hàng, xây dựng hồ sơ dự thầu, thương thảo các điều kiện của hợp đồng, lập và ký hợp đồng, lập yêu cầu mua hàng, đề nghị sản xuất để cung cấp theo hợp đồng ký kết, theo dõi, điều phối quá trình sản xuất của Nhà máy, nghiệm thu bàn giao và cung cấp chứng từ liên quan cho khách hàng, theo dõi công nợ và thu tiền hàng, báo cáo.
Tổ chức, quản lý kho và hoạt động vận chuyển sản phẩm, hàng hóa: Tham gia đánh giá sản phẩm hàng hóa trước khi nhập kho, thực hiện thủ tục xuất nhập kho hàng hóa và ra vào cổng, tổ chức nhân công nâng hạ sản phẩm hàng hóa, quản lý, sắp xếp kho bãi hợp lý, cập nhật thường xuyên và chính xác số liệu tồn kho, duy trì mơi trường, điều kiện lưu trữ bảo quản hàng hóa trong kho đúng qui định, thực hiện ghi chép sổ sách chứng từ đúng quy định của chế độ kế tốn Cơng ty, tổ chức vận chuyển sản phẩm hàng hóa đến kho của khách hàng, ký biên bản nghiệm thu và biên bản giao hàng với khách hàng, giám sát NCC vận chuyển th ngồi và của Cơng ty trong q trình thực hiện, tổ chức kiểm kê định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Công ty, thực
hiện qui định về phịng chống cháy nỗ và PCCC, an tồn và vệ sinh lao động tại kho, đề xuất thanh lý các hàng hóa khơng sử dụng, phế liệu...
Quản lý giá bán sản phẩm, các hình thức chiếc khấu, chương trình khuyến mãi....
Tổ chức, quản lý các hoạt động sau bán hàng: tìm hiểu sự thỏa mãn của khách hàng, phản hồi các ý kiến đánh giá của khách hàng về sản phẩm được cung cấp, hỗ trợ bảo hành sản phẩm.
Thực hiện chăm sóc khách hàng và xử lý khiếu nại: tiếp xúc, tìm hiểu, đề xuất phương án chắm sóc khách hàng, tiếp nhận khiếu nại của khách hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý, theo dõi việc khắc phục và cung cấp bằng chứng việc khách hàng đã thỏa mãn yêu cầu khiếu nại.
Hỗ trợ Bộ phận kỹ thuật liên quan cải tiến sản phẩm và phát triển sản phẩm mới: cung cấp thông tin về sản phẩm của đối thủ, nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, các ý tưởng về sản phẩm từ thực tế của thị trường, hỗ trợ Bộ phận kỹ thuật liên quan tiếp xúc khách hàng để có nắm bắt thơng tin cụ thể.
Tổ chức, quản lý các hoạt động mua hàng (CU&XNK): Dự báo biến động giá cả hàng hóa, cân đối các nguồn, lập kế hoạch mua sản xuất và dự trữ, tìm kiếm nhà cung cấp, lập danh sách các NCC, đánh giá và đánh giá lại NCC để có được NCC chọn mua, lập và kiểm soát thực hiện hợp đồng, mở bảo lãnh hợp đồng mua/yêu cầu chuyển tiền, nhận hàng theo tiến độ, tham gia đánh giá chất lượng hàng hóa mua với phịng QLCL, thực hiện nhập kho và cung cấp hồ sơ chứng từ liên quan như C/O, C/Q, hóa đơn thanh tốn, thanh lý các hợp đồng.
Tham gia xây dựng, thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty.
a/ Chức năng:
Tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Bán hàng và thu tiền.
b/ Nhiệm vụ :
Quản lý các hoạt động tiếp thị và phát triển thương hiệu: đề xuất hình thức tiếp thị trong từng trường hợp như dùng thử hàng mẫu, phối hợp Bộ phận kỹ thuật liên quan tư vấn cho khách hàng, hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, tham gia triễn lãm, quảng cáo truyền thống, quảng cáo trên internet, các công cụ tìm kiếm, Email, website thương mại điện tử, tham gia xây dựng catalouge, brochure, hệ thống nhận dạng thương hiệu. Đề xuất các hình thức tiếp thị riêng để tiếp cận khách hàng lớn, tiềm năng.
Tổ chức, quản lý các hoạt động bán hàng: tìm kiếm nhu cầu mua của khách hàng, lập hồ sơ dự thầu, thương thảo các điều kiện của hợp đồng, lập và ký hợp đồng, lập yêu cầu mua hàng hoặc đề nghị sản xuất để cung cấp, theo dõi, điều phối quá trình sản xuất của Nhà máy, nghiệm thu bàn giao và cung cấp chứng từ liên quan cho khách hàng, theo dõi công nợ và thu tiền hàng, báo cáo.
Quản lý giá bán sản phẩm, các hình thức chiếc khấu, chương trình khuyến mãi....
Tổ chức, quản lý các hoạt động sau bán hàng: tìm hiểu sự thỏa mãn của khách hàng, phản hồi các ý kiến đánh giá của khách hàng về sản phẩm được cung cấp, hỗ trợ bảo hành sản phẩm.
Chăm sóc khách hàng và xử lý khiếu nại: tiếp xúc, tìm hiểu, đề xuất phương án chăm sóc khách hàng, tiếp nhận khiếu nại của khách hàng, chủ trì xử lý khiếu nại, theo dõi việc khắc phục và cung cấp bằng chứng việc khách hàng đã thỏa mãn yêu cầu khiếu nại.
Hỗ trợ Bộ phận kỹ thuật liên quan cải tiến sản phẩm và phát triển sản phẩm mới: cung cấp thông tin về sản phẩm của đối thủ, nhu cầu của khách hàng, các ý tưởng về sản phẩm từ thực tế của thị trường, hỗ trợ Bộ phận kỹ thuật liên quan tiếp xúc khách hàng.
Tham gia xây dựng, thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty.
Trung tâm kỹ thuật điện và Composite:
a/ Chức năng:
Kỹ thuật phục vụ sản xuất: khuôn mẫu sản xuất sản phẩm cơ khí, điện và CPS.
Nghiên cứu phát triển sản phẩm điện và CPS.