2.1.2 Tầm quan trọng của thơng tin chi phí trong quản trị chi phí
Để xác định tầm quan trọng của thơng tin chi phí trong quản trị chi phí, tác giá xuất phát từ nhu cầu thơng tin chi phí của nhà quản trị. Nhà quản trị cần những thơng tin chi phí gì? Chúng được trình bày ở đâu? Cách thức tạo ra các thơng tin đó như thế nào?
Quản trị là một phương thức làm cho những hoạt động tiến tới mục tiêu của tổ chức được hoàn thành với hiệu quả cao. Hoạt động quản trị doanh nghiệp là một q trình khép kín với các chức năng quan trọng từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đến kiểm tra - đánh giá việc thực hiện và ra quyết định kinh doanh.
Quản trị chi phí là q trình tập hợp các phương pháp để lập kế hoạch, kiểm sốt hoạt động phát sinh chi phí và ra quyết định quản lý gắn liền với mục tiêu ngắn hạn (đạt được mục tiêu lợi nhuận) và chiến lược dài hạn (duy trì một vị thế cạnh tranh) của doanh nghiệp. Theo đó, quản trị chi phí là sự kết hợp của các kỹ thuật tập hợp, tính tốn, phân tích và kiểm sốt các chi phí nhằm cung cấp thơng tin chi phí (bao gồm cả thơng tin tài chính, thơng tin phi tài chính) cần thiết phục vụ cho quản trị doanh nghiệp.
Như vậy, để tồn tại trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, doanh nghiệp phải tự cân đối giữa đầu vào và đầu ra, tìm hiểu nhu cầu thị trường và tự tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo tối đa hóa lợi nhuận, nhu cầu thơng tin cho quản trị chi phí do vậy mà trở thành một điều tất yếu không thể thiếu được trong tất cả các quyết định quản trị điều hành doanh nghiệp. Michael (2011) đã chỉ ra tầm quan trọng của việc sử dụng thông tin chi phí để cải thiện hiệu suất ra quyết định của nhà quản trị. Nhà quản trị cần phải nắm được các thơng tin về chi phí và cách thức làm sao để có chúng, các thơng tin chi phí có thể được cung cấp cho mục tiêu xác định giá phí sản phẩm, dịch vụ hay mục tiêu quản trị chi phí tùy theo nhu cầu của nhà quản trị các cấp.
+ Nhà quản trị cấp cơ sở (tổ/ đội trưởng) là cấp sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ cho khách hàng thì cần thơng tin chi phí về kết quả từng lần sản xuất, từng đơn hàng, từng giai đoạn mang tính thực tế, thường
xuyên, cụ thể, chi tiết… để điều phối nguồn lực và phối hợp với các bộ phận khác trong và ngoài đơn vị, giúp nhà quản trị xác định được hoạt động nào tạo ra và không tạo ra giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp, nhanh chóng phát hiện những yếu kém ở bộ phận trong từng giai đoạn theo khu vực sản xuất, từ đó kịp thời tác nghiệp, điều chỉnh các hoạt động thường xuyên và phân phối lại nguồn lực nhằm đạt hiệu quả tối ưu.
+ Nhà quản trị cấp trung (trưởng phịng, ban…) là cấp giám sát cơng việc và đưa ra các quyết định có tính chiến lược về hoạt động, sản phẩm, dịch vụ, khách hàng… thì cần thơng tin ở mức tổng hợp thơng qua báo cáo biến động giữa chi phí thực tế so với dự toán để nhận biết được dấu hiệu cảnh báo tình hình tích cực, tiêu cực và những nguyên nhân ảnh hưởng để đưa ra các phương pháp kiểm soát, các giải pháp điều chỉnh và đánh giá đúng đắn về trách nhiệm của nhà quản trị các cấp, qua đó khuyến khích tạo động lực cho người lao động bằng các chính sách khen thưởng kịp thời.
+ Nhà quản trị cấp cao (ban giám đốc, hội đồng quản trị) cần thông tin tổng hợp về hệ thống dự tốn chi phí, kết quả thực hiện của từng bộ phận và toàn doanh nghiệp giúp các nhà quản trị hoạch định chiến lược tổng thể trong từng thời kỳ để khai thác có hiệu quả các nguồn lực kinh tế, kiểm soát và ngăn ngừa những mất cân đối, rủi ro trong tương lai. Thông tin hệ thống KTQT hay KTCP cung cấp cho nhà quản trị cấp cao những thông tin cần thiết để ra quyết định và đánh giá các hoạt động quản lý sao cho doanh nghiệp đạt được hiệu suất tốt nhất (Chenhall, 2003).
Như vậy, có thể thấy rằng chi phí phát sinh gắn liền với các quyết định quản lý và đồng thời là thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động. Thơng tin chi phí ngày càng giữ một vai trò quan trọng đối với mọi cấp quản lý trong các doanh nghiệp, đặc biệt là trong các DNSX vừa và lớn, là cơ sở quan trọng phục vụ các chức năng quản trị như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định kinh doanh.
2.2 KẾ TỐN CHI PHÍ TRONG MƠI TRƯỜNG CẠNH TRANH 2.2.1 Kế tốn chi phí
❖ Quan điểm về kế tốn chi phí:
Chi phí là một nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động cũng như sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của thơng tin chi phí đối với hoạt động quản trị đã đặt ra yêu cầu xây dựng một hệ thống có khả năng cung cấp thơng tin chi phí phù hợp, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định, được gọi là hệ thống KTCP.
Theo quan điểm của Michael and Cecily (2011), KTCP bao gồm một phần của KTTC và KTQT. KTCP cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng ở trong và ngoài doanh nghiệp. Quan điểm này xem KTCP là phần giao thoa giữa KTTC và KTQT dưới góc độ chi phí, KTCP có thể là một phần linh hoạt trong phân hệ KTTC hoặc phân hệ KTQT tùy theo mục tiêu, trọng tâm của hệ thống KTCP trong mỗi đơn vị. Với thuộc phần KTTC, KTCP có chức năng tính tốn, đo lường chi phí phát sinh trong tổ chức theo đúng các nguyên tắc kế tốn để cung cấp thơng tin về giá vốn hàng bán, các chi phí hoạt động trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và giá trị hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. Với thuộc phần KTQT, KTCP có chức năng đo lường, phân tích về tình hình chi phí và khả năng sinh lời của các sản phẩm, dịch vụ, các hoạt động và các bộ phận của tổ chức nhằm cung cấp thông tin chi phí phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra quyết định kinh doanh.