7. Cấu trúc của luận văn
2.2. Phần mềm kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp
2.2.2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán
Dựa vào lược khảo các cơng trình nghiên cứu trong nước liên quan đến việc xác định các tiêu chí lựa chọn phần mềm, tác giả đã tổng hợp lại các tiêu chí cơ bản sau đây:
Nguồn gốc xuất xứ.
Hiện nay, các doanh nghiệp thành lập càng nhiều làm cho sự cạnh tranh của các nhà cung cấp phần mềm trong lĩnh vực kế toán ngày càng cao. Nhà cung cấp đã thiết kế rất nhiều gói sản phẩm phù hợp với mọi loại hình, quy mơ doanh nghiệp từ nhỏ đến
lớn. Việc này đòi hỏi người sử dụng cần cân nhắc, xem xét kỹ về nguồn gốc xuất xứ trước khi quyết định mua phần mềm để có thể lựa chọn được phần mềm của nhà cung cấp uy tín, chế độ bảo hành, hỗ trợ, sửa chữa kỹ thuật tốt và nâng cấp phù hợp với những yêu cầu trong tương lai.
Các vấn đề liên quan đến q trình sử dụng.
Các khoản chi phí đầu tư ban đầu: Là khoản chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm, chi phí này được tính tốn dựa trên số máy hoặc số người sử dụng phần mềm. Chi phí bỏ ra ban đầu này dao động từ 300USD-50.000 USD cho các sản phẩm phần mềm đóng gói tại Việt Nam.
Chi phí triển khai: Là chi phí bỏ ra để thực hiện công tác lắp ráp, cài đặt, hướng dẫn sử dụng phần mềm. Tại Việt Nam, hầu hết các công ty phần mềm thường gộp chi phí này vào trong giá bán của phần mềm.
Chi phí tư vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm sẽ không thể tránh khỏi
những sai lầm, lúc đó họ cần nhờ tới dịch vụ tư vấn hỗ trợ sửa chữa, khắc phục và
phịng tránh. Chi phí này thường chiếm từ 20% đến 70% chi phí đầu tư ban đầu khi mua các gói phần mềm nước ngồi.
Chi phí bảo trì: Là chi phí bỏ ra để bảo trì hệ thống phần mềm và cập nhật các
thay đổi về biểu mẫu theo sự thay đổi của thông tư, chế độ kế tốn. Chi phí này thường
chiếm từ 8% đến 20% chi phí đầu tư ban đầu.
Tính dễ sử dụng: Phần mềm kế tốn thường cung cấp sẵn thông tin các tài khoản
theo thông tư, chế độ kế tốn phù hợp với loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Mặc
khác, cịn có các sơ đồ mơ tả trình tự ghi chép, hạch tốn các quy trình nghiệp vụ phát sinh bằng hình ảnh. Nhờ vậy, người dùng và các nhà quản lý sẽ dễ dàng hiểu được cơng việc ghi chép, hạch tốn trong phần mềm, đặc biệt những nhân viên kế toán mới sẽ mau nắm bắt và nhanh chóng sử dụng được phần mềm.
Khả năng cảnh báo: Một phần mềm hiệu quả khi nó có chức năng cảnh báo, chú ý cho người dùng khi phát sinh lỗi trong quá trình nhập liệu.
Tài liệu dành cho người sử dụng: Phần mềm cần có các tài liệu liên quan đáp
ứng nhu cầu và mang lại hiệu quả cho người sử dụng như: tài liệu hướng dẫn cài đặt,
hướng dẫn sử dụng phần mềm, các bài tập thực hành, tài liệu trợ giúp trực tuyến.
Các vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật.
Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai: Khi mua hàng, người mua cần xem xét
đến thời gian cài đặt và sự dễ dàng khi sử dụng phần mềm ngay sau đó. Ở Việt Nam
hiện nay, đa số các phần mềm sẽ sử dụng được ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có
các phần mềm chưa thể sử dụng được mà cần một thời gian. Các phần mềm đóng gói thường được cài đặt và triển khai sử dụng nhanh hơn so với các phần mềm đặt hàng vì
nó cần thời gian để lắp đặt, chạy thử cho phù hợp với quy mô hoạt động, ngành nghề
kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm trong nước cũng được triển khai
nhanh hơn phần mềm nước ngồi do tính phức tạp của nó.
Khả năng tùy biến theo yêu cầu: Khả năng tùy biến là khả năng có thể tùy chỉnh và sửa đổi các mục trong phần mềm như: danh mục tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ,…và chỉ giới hạn cho một số người được sử dụng chức năng này. Người dùng cần phải xem xét chức năng này khi lựa chọn phần mềm để tạo sự linh hoạt trong việc quản lý và đem lại hiệu quả khi sử dụng.
Thiết kế và cấu trúc của phần mềm: Khi lựa chọn phần mềm cần xem xét thiết
kế và cấu trúc của phần mềm, đó là một khung sườn trong cơ cấu tổ chức hệ thống
gồm: cấu trúc phân hệ, cơ sở dữ liệu, ngơn ngữ lập trình, giao diện, cấu trúc cơ sở dữ
liệu. Để có cấu trúc phần mềm hồn chỉnh và đáp ứng tốt nhu cầu sử sụng của khách
hàng thì nhà cung cấp phần mềm phải ln cập nhật cơng nghệ mới nhất phục vụ cho việc lập trình.
Lỗi lập trình: Có thể nói rằng khơng có một phần mềm nào hoạt động mà gặp
phải những lỗi phát sinh. Cho nên người dùng cần lựa chọn các phần mềm có khả năng
sửa chữa, khắc phục các lỗi lập trình một cách nhanh chóng, kịp thời khi có phát sinh.
Hiện nay, các phần mềm nước ngồi thường có các tiêu chuẩn kiểm soát sản phẩm,
phát hiện các lỗi trước khi khi tung ra thị trường và có khả năng có một quy trình tổ chức theo dõi và sửa chữa lỗi lập trình tốt hơn so với phần mềm trong nước.
Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tƣơng lai.
Khả năng phát triển: Trong tương lai số lượng người dùng phần mềm càng nhiều, địi hỏi phần mềm phải có khả năng phát triển và hỗ trợ được nhiều người dùng hơn.
Thiết kế và khả năng nâng cấp: Thông thường, các phần mềm được thiết kế theo
đặt hàng sẽ khó nâng cấp và tốn chi phí cao hơn các phần mềm đóng gói vì rất có khả năng mã nguồn khơng lưu trữ theo tiêu chuẩn quốc tế và có thể những nhân viên thiết kế trước khơng cịn làm việc tại cơng ty nữa.
Khả năng kết nối với các phần mềm khác: Người dùng cần xem xét các phần
mềm lựa chọn có thể kết nối với các phần mềm khác hay không để mang lại sự tiện lợi
và hiệu quả cao trong quá trình sử dụng, ví dụ như: có thể kết nối với phần mềm tạo
báo cáo Crystal Reports,…
Phù hợp với các yêu cầu của ngƣời dùng.
Phần mềm kế toán các yêu cầu như hỗ trợ tốt nhất cho người dùng; thân thiện, dễ sử dụng, tuân thủ các tiêu chí, điều kiện về phần mềm kế tốn, cập nhật thơng tư, nghị định phù hợp với kế toán Việt Nam.
Phần mềm kế tốn đáp ứng tính linh hoạt; độ tin cậy, chính xác của phần mềm; bảo mật và an tồn; tính phổ biến của phần mềm; cam kết bảo hành, bảo trì; chi phí đầu tư và sửa chữa.