2.3 .1Chất lượng hệthống
2.3.6. Lợi ích rịng
Lợi ích rịng đo lường mức độ mà hệ thống thơng tin đóng góp cho sự thành cơng của các bên liên quan khác nhau, mặc dù điều này đã được thể hiện phần nào trong yếu tố sự hài lịng của người sử dụng tuy nhiên vẫn cần có một sự một sự đo lường lợi ích trực tiếp. Các bên liên quang được xem xét trên 2 mức độ : cá nhân và tổ chức. Như vậy, lợi ích rịng sẽ được đánh giá trên 2 phương diện: tác động cá nhân và tác động tổ chức.
Tác động cá nhân gồm các tiêu chuẩn: Năng suất và hiệu quả công việc Đơn giản hố cơng việc
Tác động tổ chức gồm các tiêu chuẩn : Thay đổi quy trình kinh doanh
Lợi thế cạnh tranh Giảm chi phí
Cải thiện việc ra quyết định Kiểm soát quản lý
Luận văn chọn đối tượng khảo sát là các kế toán viên ở các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP, người sử dụng ERP ở các phân hệ khác liên quan trực tiếp đến phân hệ kế toán nên chỉ sử dụng đến thước đo tác động cá nhân chứ không xét đến tác động tổ chức.
Tóm lại, qua q trình so sánh các lý thuyết nền về sự thành công của hệ thống thông tin, kết hợp với đặc điểm của hệ thống thơng tin kế tốn, mục tiêu và yêu cầu của q trình tổ chức cơng tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP, các yếu tố được dùng để đánh giá sự thành cơng của hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện
ứng dụng phần mền ERP sử dụng trong đề tài bao gồm 5 yếu tố :
Chất lƣợng hệ thống: được đo lường bởi những tiêu chuẩn mong muốn trong
hệ thống thơng tin kế tốn trên nền máy tính, bao gồm :tính ổn định cao, tính bảo mật, khả năng tuy biến.
Chất lƣợng thông tin: được đo lường bởi những tiêu chuẩn mong muốn ở sản
phẩm đầu ra của hệ thống thơng tin bao gồm: tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, tính nhất quán, hữu ích, dễ truy xuất được nguồn gốc để kiểm chứng.
Sự hài lòng của ngƣời sự dụng: đo lường mức độ hài lòng của ngừoi dùng
khi sử dụng hệ thống thông tin, gồm 2 tiêu chuẩn để đánh giá: sự hài lịng về thơng tin và sự hài lòng về hệ thống.
Lợi ích rịng: đo lường mức độ mà hệ thống thơng tin đóng góp cho sự thành
cơng của các bên liên quan đến hệ thống thơng tin kế tốn, được đánh giá trên phương diện : tác động cá nhân gồm các tiêu chuẩn : năng suất và hiệu quả cơng việc, đơn giản hố công việc.
Từ những yếu tố trên tác giả đề xuất mơ hình các yếu tố đánh giá sự thành công của hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP như sau:
Chất lượng thông tin
Chất lượng hệ thống
Sự hài lòng của người sử dụng Lợi ích rịng
Hình 2.1. Mơ hình đánh giá sự thành công (dựa theo mơ hình cập nhật sự thành công của hệ thống thông tin theo McLean & DeLone, 2003)
2.4 Các nhân tố ở giai đoạn triển khai ảnh hƣởng đến sự thành công của hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trƣờng ERP tại các doanh nghiệp trên địa bàn TPHCM
Trên cơ sở tổng quan tài liệu và các nghiên cứu liên quan, tác giả nhận thấy cách lập luận của hầu hết các nghiên cứu là để có thể nhận biết chính xác các yếu tố ảnh hưởng sự thành cơng của hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng
ERP cho hệ thống quản lý doanh nghiệp thì cần phải xem xét các yếu tố ảnh hưởng sự thành cơng trong từng giai đoạn tổ chức mới có thể đưa ra kết luận chính xác. Vì thơng tin kế tốn là một sản phẩm của hệ thống ERP. Để thực hiện việc phân tích các nhân tố ở giai đoạn triển khai trong môi trường ERP ảnh hưởng tới sự thành công của thông tin kế toán, luận án dựa theo từng giai đoạn trong quá trình phát triển một hệ thống và các kết quả nghiên cứu về ERP đã được công bố trên các tạp chí (các nhân tố thành cơng, rủi ro trong triển khai, sử dụng hệ thống ERP), để nhận diện các nhân tố làm hệthống ERP tin cậy,thành công.Trong phạm vinghiên cứu của đề tài, tác giả chỉ tiến hành nhận diện các nhân tố liên quan đến quá trình triển khai hệ thống theo mơ hình tổ chức 4 giai đoạn của Markus và Tanis (2000) gồm: phân
tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống. Giai đoạn phân tích hệ thống
Giai đoạn này có vai trị quan trọng trong tồn bộ chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn. Giai đoan phân tích hệ thống được thực hiện nhằm xác định nhu cầu thông tin cho từng người sử dụng hệ thống, từng cấp quản lý hay thông tin cần được cung cấp cho từng quyết định kinh doanh.
Dựa vào kế hoạch phát triển ERP, ban quản lý cấp cao doanh nghiệp cùng bên cung cấp phần mềm ERP thiết lập đội dự án tham gia việc triển khai hệ thống. Đội dự án gồm đại diện doanh nghiệp, nhân viên các bộ phận chức năng liên quan hoạt động kinh doanh, kế tốn, kiểm tốn nội bộ, bộ phận cơng nghệ thơng tin của doanh nghiệp, nhà tư vấn triển khai ERP. Ban quản lý dự án gồm tổng giám đốc, kế toán trưởng, trưởng các bộ phận chức năng liên quan.Đội dự án cần có năng lực, hiểu biết để đưa ra các mô tả hoạt động doanh nghiệp cùng các yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin và yêu cầu kiểm sốt quản lý và xử lý thơng tin.
Phân tích hệ thống giúp thu thập thơng tin và đánh giá về hệ thống hiện tại, tạo mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng hệ thống, đồng thời xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại. Tuy nhiên, một số người dùng sợ thay đổi công việc hay sợ bị mất việc nên họ có hành vi chống đối, điều này có thể dẫn đến hệ thống mới vận hành không thành cơng. Do đó, việc phân tích hệ thống cũng
nhằm giải quyết sự mâu thuẫn này. Hơn nữa, khi người dùng hệ thống được tham gia vào chu kỳ phát triển hệ thống ngay từ đầu thì người dùng hiểu rằng họ cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống mới nên họ có khả năng làm việc để đạt được thành công cho hệ thống.
Trong trường hợp các thành viên của đội dự án khơng có kinh nghiệm, doanh nghiệp cần đến chuyên viên tư vấn. Trong giai đoạn phân tích, nhà tư vấn sẽ tìm hiểu hoạt động và các yêu cầu của doanh nghiệp đối với hệ thống để đưa ra các đề xuất.
Kết thúc giai đoạn này nhà tư vấn triển khai sẽ đưa ra giải pháp cần thiết liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp để có thể ứng dụng ERP. Thơng thường đó là các vấn đề số lượng và trình tự các phân hệ sẽ sử dụng trong ERP của doanh nghiệp, giải pháp có tái cấu trúc qui trình xử lý kinh doanh doanh nghiệp hay khơng, và theo qui trình nào để làm sao dung hòa giữa nhu cầu, khả năng của doanh nghiệp và giải pháp phần mềm ERP. Sau khi có chấp thuận của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp về giải pháp đề nghị, nhà tư vấn và triển khai ERP sẽ quyết định giải pháp kỹ thuật liên quan tới phần mềm ERP như giữ nguyên hay chỉnh sửa phần mềm.
Như vậy, trong giai đoạn phân tích thì các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành cơng của hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: sự hỗ trợ của nhà quản lý, kiến thức của nhà quản lý, sự tham gia của người sử dụng hệ thống, kinh nghiệm và năng lực của độ dự án.
Giai đoạn thiết kế hệ thống
Giai đoạn thiết kế hệ thống bao gồm tất cả các hoạt động để hình thành nên hệ thống và ứng dụng hệ thống vào trường hợp thực tế của doanh nghiệp. Giai đoạn thiết kế hệ thống mới có các mục tiêu: phác thảo, trình bày hệ thống trước khi chính thức thực hiện; nhận diện những vấn đề khơng mong đợi về tính hiệu quả, kiểm soát nội bộ, cung cấp thơng tin chi tiết đảm bảo tính khả thi cho dự án; thiết lập tài liệu cho hệ thống mới làm căn cứ và nền tảng tiếp tục thực hiện triển khai chính thức. Ở giai đoạn này việc thay đổi sẽ dễ dàng và ít tốn kém hơn so với việc điều chỉnh ở
giai đoạn thực hiện.
Khi thiết kế, đội dự án xác định các nguồn lực tài chính cần thiết để phân tích và tính tốn các u cầu nhằm thực hiện và vận hành hệ thống, đồng thời cũng xác định các yêu cầu khác bao gồm phần mềm và các thiết bị phần cứng cần thiết. Sau đó đội dự án dẽ báo cáo cho các nhà quản lý của doanh nghiệp. Nhà quản lý là người nhận thức năng lực hiện tại của doanh nghiệp để hiện hiện hệ thống mới, các nhà tư vấn sẽ cung cấp các ý kiến chuyên môn về kinh doanh và kỹ thuật liên quan để giúp nhà quản lý hiểu rõ đầy đủ những giải pháp phù hợp với yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra. Ở giai đoạn này, sự tham gia của người sử dụng hệ thống cũng là một yếu tố rất quan trọng, người sử dụng hệ thống là người biết rõ nhất hệ thống đang tốt chỗ nào cần duy trì và chỗ nào cần điểu chỉnh cho phù hợp với sự ứng dụng hệ thống mới.
Như vậy trong giai đoạn thiết kế hệ thống, các nhân tố ảnh hưởng bao gồm sự hỗ trợ của nhà quản lý, kiến thức của nhà quản lý, sự tham gia của người sử dụng hệ thống, kinh nghiệm và năng lực của độ dự án.
Giai đoạn thực hiện hệ thống
Là giai đoạn hệ thống được tạo ra và chuẩn bị đưa vào sử dụng.Giai đoạn này bắt đầu tại thời điểm khi hệ thống có đầy đủ chức năng và có thể truy cập bởi người dùng và kết thúc tại thời điểm hệ thống được sử dụng bình thường hoặc thường xuyên. Hầu hết vấn đề trong các giai đoạn trước có thể được thể hiện rõ nhất trong giai đoạn này, vì vậy điều quan trọng nhất là giám sát và đối phó với các vấn đề phát sinh nhằm ổn định hệ thống.
Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là cài đặt, huấn luyện, thử nghiệm hệ thống ERP trước khi sử dụng chính thức.Cài đặt hệ thống là q trình cài đặt phần mềm ERP, hệ thống máy tính và hệ thống mạng truyền thông trong doanh nghiệp. Kết quả của việc cài đặt được kiểm nghiệm qua hoạt động thử nghiệm hệ thống với mục tiêu là đạt được phần mềm ERP chất lượng tốt, xử lý hiệu quảhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tạo thơng tin hữu ích cho người sử dụng, phần mềm ERP phù hợp với hệ thống thiết bị. Một mục tiêu khác là người sử dụng cần hiểu và đạt được
kỹ năng thành thạo trong sử dụng và khai thác hệ thống ERP.Các nghiên cứu đều cho rằng huấn luyện đầy đủ người sửdụng là nhân tố thành công việc triển khai ERP.Quá trình huấn luyện cho người hệ thống có thể tương tác với hệ thống một cách thuần thục là rất quan trọng trong việc tổ chức thành công hệ thống thơng tin, vì hệ thống cho dù được thiết kế hồn hảo tới đâu đi chăng nữa mà người sử dụng hệ thống khơng tương tác tốt với hệ thống thì kết quả sẽ khơng như mong đợi.
Ở giai đoạn này, nhân tố văn hóa doanh nghiệp cũng ảnh hưởng lớn đến sự thành cơng khi thực hiện dự án ERP. Văn hóa doanh nghiệp là những hoài bão, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp do hội đồng quản trị và quản lý doanh nghiệp đưa ra, nhằm ấn định cách cư xử, cách giải quyết trong công việc của các thành viên trong doanh nghiệp, từ đó hình thành văn hóa doanh nghiệp. Ở góc độ quản lý, văn hóa doanh nghiệp là công cụ quan trọng để hướng dẫn, điều chỉnh tư duy và hành động nhân viên trong doanh nghiệp, là chất kết dính các phịng ban chức năng trong doanh nghiệp, tạo sự ràngbuộc giữa các thành viên doanh nghiệp với tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp khơng ổn định mà nó ln phát triển, là q trình chuyển hóa và đấu tranh giữa nhóm văn hóa nhỏ trong doanh nghiệp.Văn hóa doanh nghiệplà một nguyên nhân quan trọng cho việc thành công hay thất bại trong thay đổi.
Như vậy, trong giai đoạn thực hiện hệ thống thì ngồi các nhân tố ảnh hưởng giống như ở giai đoạn thiết kế, luận văn nhận diện thêm hai nhân tố mới là đào tạo, huấn luyện và văn hóa doanh nghiệp.
Giai đoạn vận hành hệ thống
Đây là giai đoạn hệ thống ERP được sử dụng chính thức.Trong giai đoạn này các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP để thực hiện các hoạt động theochức năng của mình. Sản phẩm thơng tin kế tốn được tạo ra trực tiếp từ giai đoạn này.Các hoạt động quan trọng của giai đoạn này bao gồm đánh giá những lợi ích của việc thực hiện hệ thống, tăng kỹ năng của người sử dụng, nâng cấp phần mềm và tiếp tục thực hiện những cải tiến kinh doanh.
nghiệp để ứng dụng ERP lâu dài, liên tục là yếu tố tạo sự tin tưởng cao, giúp cho việc triển khai ERP được thành công. Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng các nhóm người tham gia trong doanh nghiệp ảnh hưởng quan trọng tới chất lượng hệ thống ERP, địi hỏi họ có kỹ năng và hiểu trách nhiệm trong vai trị và vị trí của mình.Kỹ năng và hiểu biết của người tham gia (người sử dụng hệ thống) thể hiện việc tuân thủ qui trình sử dụng, mức độ thành thạo và thuần thục thao tác hệ thống, cách khai thác thông tin từ hệ thống.
Trong giai đoạn này, văn hóa doanh nghiệp cũng là nhân tố đặc biết quan trọng.Môi trường ERP tạo sự gắn bó, phụ thuộc lẫn nhau trong q trình thực hiện cơng việc; văn hóa doanh nghiệp hướng tới việc hợp tác các cá nhân, gắn bó chia sẻ với nhau trong q trình xử lý hoạt động kinh doanh và xử lý thơng tin.Nó là nền tảng giúp hoạt động hệ thống ERP kịp thời, hiệu quả, ảnh hưởng tạo thông tin kịp thời, hiệu quả.
Như vậy trong giai đoạn vận hành hệ thống thì sự hỗ trợ của nhà quản lý, sự tham gia của người sử dụng hệ thống, văn hóa doanh nghiệp là các nhân tố ảnh hưởng quan trọng đến tổ chức thành công hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường ERP.
Kết luận về nhận diện các nhân tố ở giai đoạn triển khai ảnh hƣởng đến sự thành cơng của hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trƣờng ERP.
Dựa vào kết quả phân tích các nhân tố ảnh hưởng sự thành cơng trong từng giai đoạn phát triển hệ thống ERP, luận án tổng hợp 6 nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường ERP bao gồm:
Nhân tố 1. Sự hỗ trợ từ nhà quản lý được đánh giá qua: (1) Nhà quản lý của
đơn vị hỗ trợ quá trình triển khai HTTTKT; (2) Nhà quản lý của đơn vị hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức HTTTKT; (3)Nhà quản lý cam kết đổi mới quy trình quản lý, thực hiện cam kết trong quá trình triển khai ERP và quá trình triển khai HTTTKT; (4) Nhà quản lý tham gia quyết định, xét duyệt các giải pháp đề nghị từ Nhà tư vấn, triển khai phần mềm
phận liên quan của dự án ERP của đơn vị hiểu được sự tác động của từng phân hệ đến công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn; (2) Nhà quản lý dự án ERP của đơn vị hoạch định đúng và rõ ràng các chỉ tiêu kết quả cần đạt được của hệ thống thơng tin kế tốn; (3) Nhà quản lý dự án ERP của đơn vị am hiểu về phần mềm ERP.
Nhân tố 3. Sự tham gia của ngƣời sử dụng hệ thống được đánh giá qua: (1)
Người sử dụng hệ thống tham gia đầy đủ các cuộc họp dự án; (2) Người sử dụng hệ thống tham gia xem xét các giải pháp, kiến nghị của Nhà tư vấn triển khai; (3) Người sử dụng hệ thống tham gia vào phân tích các u cầu thơng tin; (4) Người sử dụng hệ thống tham gia chạy thử nghiệm hệ thống trước khi sử dụng chính thức; (5) Người sử dụng hệ thống tham gia đầy đủ các buổi huấn luyện, đào tạo từ nhà tư vấn triển khai ERP.
Nhân tố 4. Kinh nghiệm và năng lực của đội dự án được đánh giá qua: (1)
Đội dự án hiểu rõ về văn hóa, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp; (2) Đội dự án hiểu rõ những nhu cầu và mong đợi thông tin từ các nhà quản lý trong doanh nghiệp; (3) Đội dự án sẵn sàng chia sẻ những vấn đề khó khăn với ban lãnh đạo của doanh nghiệp trong việc xử lý thông tin trước khi phát triển hệ thống; (4) Đội dự án có kinh nghiệm về tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn
Nhân tố 5. Văn hóa doanh nghiệp được đánh giá qua: (1) Tất cả các nhân
viên tại các phòng ban cùng cố gắng, nỗ lực đạt được mục tiêu nghiệm thu thành