Chƣơng 4 KẾT QUẢNGHIÊN CỨU VÀ BÀN LUẬN
5.2 .1 Nhân tố Sự hỗ trợ từ nhà quản lý
Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới, cần có người từ đội ngũ nhà quản lý tham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày. Mâu thuẫn, hay đơn giản là sự
khơng thống nhất có thể nảy sinh bất cứ lúc nào giữa thành viên hai đội dự án, đó là lúc cần sự dung hịa cũng như quyết đốn của nhà quản lý. Nhằm nâng cao sự thành cơng của hệ thống thơng tin kế tốn trong môi trường ứng dụng ERP, nhà quản lý cần hỗ trợ quá trình triển khai và giải quyết các vấn đề phát sinh vì nhà quản lý là người có kiến thức sâu rộng, am hiểu toàn bộ quy trình và mục tiêu của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần phải tham gia quyết định, xét duyệt các giải pháp đề nghị từ nhà tư vấn, triển khai phần mềm.
Nhà quản lý cần thường xuyên hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống thơng tin kế tốn, đưa ra các biện pháp khắc phục lỗi hệ thống. Một hệ thống thơng tin kế tốn hữu hiệu sẽ cung cấp thông tin đầu ra chất lượng giúp nhà quản lý nâng cao năng lực canh tranh, vì vậy nhà quản lý cần lập kế hoạch cập nhật hệ thống thơng tin kế tốn trong tương lai khi có những bất cập về chất lượng thông tin như thông tin chưa đầy đủ, không kịp thiếu, không hữu hiệu, …Nhà quản lý doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược kinh doanh toàn doanh nghiệp và chiến lược phát triển hệ thống thông tin phù hợp, thường xuyên cập nhật các thông tin về công nghệ và ứng dụng công nghệ trên thế giới cũng như ở Việt Nam.Truyền thông một cách đầy đủ và phù hợp kế hoạch chiến lược phát triển ERP cho các bộ phận chức năng liên quan.
5.2.2 Nhân tố Kiến thức của nhà quản lý
Theo kết quả nghiên cứu, nhân tố kiến thức của nhà quản lý tác động đến sự thành cơng của hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng ERP.Vì vậy, nhà quản lý cần nâng cao trình độ chun mơn về kế toán để hiểu được sự tác động của từng phân hệ đến hệ thống thơng tin kế tốn. Nhà quản lý dự án ERP của đơn vị cần am hiểu về phần mềm ERP, có kiến thức đầu đủ về kế toán để hoạch định đúng và rõ ràng các chỉ tiêu kết quả cần đạt được của hệ thống thơng tin kế tốn. Nhà quản lý phải thường xuyên cập nhật những thông tin liên quan đến chuẩn mực, thông tư, nghị định để có thể xây dựng và phát triển hệ thống thơng tin kế tốn một cách hữu hiệu.
trong cơng tác kế tốn để nắm bắt được ưu, nhược điểm của hệ thống thơng tin kế tốn trong môi trường ứng dụng ERP. Khi nhà quản lý hiều được về yêu cầu ứng dụng ERP trong kế toán cũng như trong cơng tác quản lý thì nhà quản lý có thể triển khai hệ thống thông tin phù hợp với nhu cầu thông tin của doanh nghiệp, mang lại hiệu quả và lợi ích cho doanh nghiệp.
5.2.3 Nhân tố Sự tham gia của ngƣời sử dụng hệ thống
Sự tham gia của người sử dụng hệ thống là nhân tố tác động mạnh thứ hai đến sự thành cơng của hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng ERP. Do đó, doanh nghiệp cần quan tâm đến nhân sự tham gia quản lý hệ thống thơng tin kế tốn, tập trung nâng cao chất lượng tham gia của người sử dụng để nâng cao sự thành cơng của hệ thống thơng tin kế tốn. Người sử dụng hệ thống là những người dùng chính được các phịng, ban phía doanh nghiệp chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người sử dụng sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ của ứng dụng doanh nghiệp dùng kiểm thử hệ thống và các thử nghiệm hẹp để kiểm tra hệ thống trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Việc chọn và chỉ định người sử dụng khơng những cần chọn người có năng lực mà cịn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra…
Để khai thác được thông tin hữu hiệu, đáp ứng được nhu cầu thì người sử dụng cần nâng cao khả năng nhận thức, các kỹ năng khai thác thông tin từ hệ thống. Để làm được điều này, mỗi người dùng cần hiểu rõ mục tiêu triển khai hệ thống, nhu cầu thông tin của doanh nghiệp thông qua việc tham gia đầy đủ các cuộc họp dự án, tham gia xem xét các giải pháp, kiến nghị của Nhà tư vấn triển khai, tham gia chạy thử nghiệm hệ thống trước khi sử dụng chính thức, tham gia đầy đủ các buổi huấn luyện, đào tạo từ nhà tư vấn triển khai ERP.Người sử dụng hệ thống cũng cần nâng cao kỹ năng thành thục thao tác hệ thống để giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn, đáp ứng thơng tin kịp thời, chính xác.
5.2.4 .Nhân tố Kinh nghiệm và năng lực của đội dự án
Kinh nghiệm và năng lực của đội dự án là nội dung ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng ERP. Các tiêu chí đánh giá năng lực của đội dự án bao gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành hệ thống và nâng cấp phiên bản cập nhật do những thay đổi theo luật định. Vì vậy đội dựán cần có người quản lý dự án có chun mơn cao từ phía đơn vị triển khai; người tư vấn có kinh nghiệm và người quản lý dự án cấp cao của doanh nghiệp. Người quản lý dự án cần biết các quy trình nghiệp vụ của chuỗi bán lẻ, có kinh nghiệm làm việc ít nhất là 3-4 dự án triển khai ERP, có uy tín trong đội dự án và đối với ban lãnh đạo, có cơng cụ quản lý dự án, biết rõ các mô-đun của hệ thống ERP và các mô-đun liên quan, nắm bắt phương pháp triển khai giải pháp phần mềm. Phương pháp này trợ giúp tiến hành triển khai hệ thống ERP với chất lượng hợp lý, hiệu quả tối đa từ phương diện tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.
Bên cạnh đó, đội dự án cần hiểu rõ về văn hóa, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, hiểu rõ những nhu cầu và mong đợi thông tin từ các nhà quản lý trong doanh nghiệp, sẵn sàng chia sẻ những vấn đề khó khăn với ban lãnh đạo của doanh nghiệp trong việc xử lý thông tin trước khi phát triển hệ thống, đó là nền tảng rất quan trọng để triển khai thành công dự án ERP.
5.2.5. Nhân tố Văn hóa doanh nghiệp
Thơng thường, mỗi khi dự án phần mềm ERP ứng dụng không thành công, người ta vẫn đổ lỗi cho các vấn đề kỹ thuật nhiều hơn. Nhưng cũng có thể do doanh nghiệp chưa cung cấp đủ nguồn lực để đào tạo và quản lý các vấn đề về thay đổi văn hóa doanh nghiệp.
Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP luôn đi kèm theo một quy trình chuẩn tích hợp, đồng nghĩa với việc nó tạo ra những thách thức – thay đổi hành động của nhân viên đối với công việc, thái độ của nhân viên đối với doanh nghiệp. Do vậy khi đưa giải pháp ERP vào triển khai, yêu cầu đặt ra với doanh
nghiệp là phải quản lý tập trung, toàn bộ cán bộ nhân viên cần có cái nhìn cụ thể hơn đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp đã tận dụng giải pháp phần mềm ERP không những chỉ để thay đổi quy trình kinh doanh và cịn cả văn hóa doanh nghiệptheo một cách thức và khơng khí mới.
Đào tạo tri thức về phần mềm và sử dụng phần mềm ERP là việc làm cần thiết của doanh nghiệp khi triển khai ứng dụng. Những nguyên lý được truyền đạt bước đầu có thể đem đến điều kiện để thực hiện cơng việc cụ thể, cịn để biến nó thành thói quen, thành điều kiện làm việc bình thường tại doanh nghiệp lại phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa của doanh nghiệp. Thời gian để thay đổi từ cũ sang mới, từ tác phong làm việc cũ sang tác phong làm việc mới, từ tự do hoặc bán tự do sang yêu cầu về mức độ tuân thủ kỷ luật nghiêm ngặt hơn.
Để triển khai thành công hệ thống thông tin trong môi trường ERP, doanh nghiệp cần hướng nhân viên sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức về hệ thống giữa các cá nhân sử dụng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, giải quyết được các bất đồng giữa các phòng ban trong doanh nghiệp để cùng thống nhất phát triển tốt hệ thống thơng tin; các cá nhân, phịng ban phối hợp tốt với nhà tư vấn ERP.
5.2.6. Nhân tố Huấn luyện và đào tạo
Người dùng hệ thống ERP đóng vai trị quyết định trong sự thành cơng của dự án ERP, vì vậy việc kế hoạch đào tạo và huấn luyện nhân viên sử dụng phần mềm ERP trong và sau khi triển khai dự án là rất quan trọng. Những khóa đào tạo thích hợp sẽ khiến nhân viên cảm thấy thoải mái với ứng dụng mới của hệ thống ERP.Nó sẽ ngăn chặn những rủi ro phản kháng, cắt được những nguồn lực dư thừa và hệ thống sẽ phát huy toàn bộ hiệu quả với các chức năng của mình.Việc triển khai ERP chưa dừng lại sau khi đã thiết kế, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi hệ thống khơng thể tự nó mà vận hành được, những người dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần được thực hiện một các nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy. Nếu có điều
hợp người dùng q đơng hay doanh nghiệp có nhiều q nhiều chi nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau, có thể lựa chọn đào tạo những người chủ chốt, sau đó chính những người này sẽ tiếp tục đào tạo lại cho người khác.
5.2.7. Một số kiến nghị bổ trợ
5.2.7.1. Đối với doanh nghiệp sử dụng ERP
Lựa chọn đúng giải pháp
Các nhà cung cấp giải pháp ERP, để đạt được mục đích bán hàng, thường có xu hướng hồn hảo hóa khả năng của giải pháp.Tức là với bất kỳ bài toán nghiệp vụ nào doanh nghiệp đặt ra,giải pháp đều đáp ứng hồn tồn.Tất nhiên thực tế khơng hẳn như vậy. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi ngược lại với nhà cung cấp: Họ sẽ giải quyết bài toán như thế nào? Họ đã từng gặp bài tốn này ở đâu chưa?…Đó là thực tiễn thành cơng của giải pháp. Ngồi ra, doanh nghiệp cần phải có quy trình lựa chọn khắt khe và có cấu trúc để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho mình.
Lựa chọn đúng đơn vị triển khai
Đây cũng là điều rất quan trọng tương tự như việc lựa chọn đúng giải pháp.Đơn vị triển khai phải là đối tác có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng, lợi ích của giải pháp đã đầu tư. Việc lựa chọn này, doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc cũng có thể thuê đơn vị tư vấn độc lập.Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận
Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp ln kiểm sốt được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào. Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ dự án nào khơng chỉ là dự án ERP.
Có một thực tế đang diễn ra phổ biến tại các dự án ERP tại Việt Nam: thời gian triển khai gần như luôn kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu. Có thể do nhiều nguyên nhân: thay đổi nhân sự, mức độ phức tạp của nghiệp vụ đòi hỏi customize, thay đổi quy mơ triển khai…tuy nhiên, cịn có một ngun nhân chung, đó là khi
lập kế hoạch, doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai thường đặt ra các mốc thời gian một cách khá “lạc quan”, trong nhiều trường hợp là “phi thực tế”. Có thể do đơn vị triển khai khơng ước lượng được khối lượng cơng việc phải làm. Cũng có thể do doanh nghiệp muốn hoàn thành dự án sớm nhất có thể.Điều này rất nên tránh, bởi việc trễ thời gian không chỉ dẫn đến việc phát sinh cơng việc, phát sinh chi phí mà cịn ảnh hưởng tới tinh thần của các thành viên dự án.
Xác định phạm vi dự án rõ ràng và ln tập trung vào đó
Thay đổi phạm vi giữa chừng luôn tiềm ẩn nguy cơ lớn đối với hầu hết các dự án. Khi bổ sung một điểm triển khai, hoặc một phân hệ đồng nghĩa với việc phải đầu tư thêm nguồn lực và thay đổi cấu trúc, kế hoạch dự án. Nếu khơng quản lý khéo, có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo, ảnh hưởng tới các cơng việc khác hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm trì hỗn cả dự án.
Tập trung vào những lợi ích đã xác định
Làm thế nào để xác định một dự án ERP triển khai thành công? Thành công của một dự án ERP không chỉ đo đạc bằng các tiêu chuẩn thơng thường như hồn thành đúng thời gian hay đúng ngân sách. Thành công thực sự thể hiện trong việc giải quyết hoàn toàn các bài toán nghiệp vụ cũng như quản lý của doanh nghiệp, mức độ hài lòng của đội ngũ nhân viên với hệ thống mới. Từ đó doanh nghiệp đạt được những lợi ích đã kỳ vọng khi quyết định đầu tư ERP như tăng năng suất, giảm được chi phí, minh bạch hóa tài chính…
Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thường mặc định rằng việc triển khai ERP là trách nhiệm của đơn vị triển khai. Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp, thuê triển khai và một vài tháng sẽ có hệ thống mới để sử dụng.
Đánh giá thấp các yêu cầu và vai trò của đội dự án nội bộ là một trong những nguyên nhân dễ dẫn đến thất bại. Những kỹ năng, kinh nghiệm và nỗ lực của đội dự án nội bộ là tối quan trọng đối với việc triển khai. Bởi họ chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng chính họ sau này sẽ là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống. Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu
nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia vào đội dự án. Cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Trong thời gian triển khai dự án, tốt nhất hãy để họ tập trung duy nhất vào công việc triển khai, các công việc thường ngày nên chuyển giao cho những người khác.
Đầu tƣ vào cơ sở vất chất
Điều này là vô cùng cần thiết.Các phân hệ ứng dụng ERP sẽ đòi hỏi tốc độ xử lý tốt và lưu trữ đầy đủ.Không phân bổ ngân sách phù hợp cho cơ sở hạ tầng sẽ dẫn tới làm giảm tốc độ ứng dụng và vấn đề phần mềm khác.Phần cứng và phần mềm bảo mật cũng quan trọng không kém.Các nhà cung cấp ERP đồng thời cũng sẽ tư vấn các phần đi kèm với hệ thống để đảm bảo phát huy tối đa chức năng.
5.2.7.2. Đối với nhà cung cấp phần mềm ERP
Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp
Việc nhà cung cấp ERP có đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty về hệ thống không là điều tất cả doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Vì vậy nhà cung cấp cần hiểu được đặc tính ngành của doanh nghiệp và nhóm khách hàng mà nhà cung cấp đang hướng đến, từ đó biết được các thách thức khó khăn mà doanh nghiệp đang đối mặt.Với kinh nghiệm làm việc với nhữngkhu vực kinh doanh đặc thù, nhà cung cấp ERP cần thẳng thắn chia sẻ về hiệu suất hoạt động của phần mềm ERP và tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp.
Đào tạo nhân viên tƣ vấn, triển khai
Công tác đào tạonhân viên tư vấn, triển khai ERP ảnh hưởng đến các doanh nghiệp không chỉvềmặt sốlượng mà còn vềmặt chất lượng.Một nhân viên được đào tạo trong mơi trường chun nghiệp sẽxửlí cơng việc khác với một nhân viên được đào tạo mất cơbản.Chính vì vậy, việc đào tạo nhân viên tư vấn, triển khai là một nhân tốquyết định phần lớn đến chất lượng hệ thống ERP.Do đó, cần phải nâng cao chất lượngđào tạo nhân viên thơng qua chương trình, phương pháp đào tạo và