Trong thực tế những năm qua, cơng ty tổ chức thu mua nguyín liệu tập trung tại nhă mây, được câc nhă cung cấp mua với số lượng nhất định chuyển về nhă mây, trong điều kiện phạm vi hoạt động của cơng ty tương đối rộng nín cần phải xâc định mỗi khu vực cĩ một hoặc hai đại lý để cĩ thể kiểm sôt được giâ của khu vực, kiểm sơt được lượng ngun liệu cần thiết, vậy cơng ty nín hình thănh câc cụm như sau:
Sa Huỳnh (Quảng Ngêi); Sơng Cầu, Đại Lênh(Phú Yín), Quy Nhơn. Mỗi khu vực xđy dựng hệ thống cung cấp, thơng qua hệ thống năy giâ cả của cơng ty cĩ tâc động mạnh mẽ đến câc tổ chức câ nhđn khai thâc hay nuơi trồng, mang lại lợi ích cho người lăm dịch vụ bằng phương thức hưởng hoa hồng mơi giới để tạo cho họ cĩ khả năng tìm kiếm căng nhiều câc nguồn cung cấp để cĩ được nguồn thu từ hoạt động mơi giới mang lại, bín cạnh việc tổ chức như vậy sẽ tạo cho người khai thâc hoặc nuơi trồng nhận thức được giâ bân của họ lă tối ưu ( Vì quan niệm lă bân
thập thơng tin về đối thủ cạnh tranh theo từng khu vực để cĩ quyết định giâ bảo đảm lợi ích cho người khai thâc hoặc hộ nuơi trồng được thỏa đâng. Giâ mua bảo đảm đủ chi phí vă cĩ tích lũy sẽ tạo được khả năng tâi đầu tư mở rộng quy mơ, đổi mới vùng nuơi vă thúc đẩy kinh tế phât triển trong khu vực, vai trị của giâ cả trong thu mua lă rất quan trọng vă cịn cĩ tâc dụng tạo được sự gần gũi của người nuơi trồng vă khai thâc đối với cơng ty thơng qua câc đại lý mơi giới.
Nhìn chung đời sống của phần lớn ngư dđn cịn lệ thuộc văo sản lượng thu hoạch, sản lượng khai thâc được, chính ở điểm năy cơng ty nín cĩ chính sâch hỗ trợ khi thời điểm khơng khai thâc được hay bị mất mùa do thiín tai, bệnh tật để thu hút họ tập trung chú ý đến chính sâch vă tạo mối quan hệ thđn thiện vă thể hiện sự quan tđm đối với họ.
• Tổ chức lại bộ phận tiếp nhận
Cơng tâc tiếp nhđn nguyín liệu lă cơng việc địi hỏi ở người cân bộ lăm cơng việc năy phải trung thực, phản ảnh đúng cỡ loại của nguyín liệu, nếu trong cơng tâc quản lý khơng chặt chẽ ở khđu năy dễ dẫn đến sự mĩc ngoặc với người cung cấp, đânh giâ sai kích cỡ dẫn đến tổn thất cho cơng ty. Hiện nay, cơng ty đang sử dụng một cân bộ để đảm nhiệm cơng việc, trong điều kiện nguồn nguyín liệu văo với số lượng lớn vă liín tục, với khả năng cĩ hạn một người khơng thể đảm nhận được với độ chính xâc cao. Hơn nữa, trong thực tế việc đânh giâ cỡ loại vă chất lượng tơm theo phương phâp xâc suất nín cĩ thể dẫn đến thiệt hại cho cơng ty hoặc cho người cung cấp lă điều nhất định sẽ xảy ra bởi khả năng lấy mẫu lă rất nhỏ so với khối lượng lớn thì độ sai lệch lớn.
Bởi vậy ta nín tổ chức lại bộ phận tiếp nhận đânh giâ tỷ lệ nguyín liệu như sau: Hầu hết nguyín liệu được đưa đến nhă mây, người cung cấp phđn loại theo cỡ nguyín liệu cĩ nghĩa lă mỗi thùng đựng nguyín liệu từ 30- 35kg /thùng, mỗi một thùng cho một cỡ, tuy vậy trọng lượng mỗi con trong đĩ cũng khơng đồng nhất. Ví dụ: Cỡ 40 con nguyín liệu /1kg cĩ nghĩa lă trọng lượng mỗi con 25gr nếu kiểm tra cho tất cả số lượng trong thùng đĩ lă:
Nếu tiếp nhận như vậy thì cơng ty khơng đủ thời gian vă cơng sức để thực hiện . Nhưng bằng phương phâp lấy mẫu ngẫu nhiín trong một thùng với số mẫu đủ lớn bằng câch trộn đều số nguyín liệu trong thùng rồi bốc 1 lần 3kg, xong ta trộn đều bốc 3kg tiếp theo, vă lần thứ 3 tương tự, ta cĩ số mẫu lă 9kg = 25%
Giả thiết ta cĩ kết quả như sau: - lần 1 3kg = 128 con
- lần 2 3kg = 125 con - lần 3 3kg = 126 con
Vậy cỡ nguyín liệu trong thùng năy lă: 128 + 125 +126 ≈ 42 con/kg 9
Như vậy thùng hăng năy mua với giâ theo cỡ lă 42 con/kg Trong thực tế giâ mua tơm sú lă theo cỡ con trín ký. Ví dụ giâ hiện nay của cơng ty mua lă:
40c giâ 74.000; 41c giâ 72.000; 42c giâ 70.000; 43c giâ 68.000; 44c giâ 66.000; 45c giâ 64.000; 46 con giâ 62.000....
Qua số liệu ta thấy số tơm căng lớn thì số tiền căng cao, cho thấy sự cần thiết phải tổ chức lại bộ phận tiếp nhận, thu mua nguyín liệu để tăng độ chính xâc trong q trình phđn loại ngun liệu.
• Xđy dựng chính sâch thu mua nguyín liệu
Hiện nay cơng ty đang tiến hănh cơng tâc nghiín cứu thị trường bằng câch thơng qua câc đại lý ở câc khu vực, trín cơ sở khung giâ của cơng ty đê được phịng Kinh doanh tính tơn để thơng bâo giâ mua nhưng chưa được quan tđm đến khung giâ do cơng ty đưa ra cĩ phù hợp với giâ cả thị trường lúc đĩ hay khơng, nếu mức giâ cơng ty đưa ra như thế thì số lượng ngun liệu thu mua được lă bao nhiíu. Đđy chính lă vấn đề cần đặt ra trong việc tổ chức bộ phận nghiín cứu thị trường để cơng ty cĩ chính sâch giâ cho phù hợp.
Ngoăi việc thu thập thơng tin giâ cả qua câc đại lý tiếp nhận, cơng ty nín tổ chức mỗi đại lý nín cĩ một cân bộ thu mua đứng chđn ngoăi để đânh giâ khả năng
cung ứng của ngư dđn. Bín cạnh đĩ cịn tìm được những đối thủ cạnh tranh trín thị trường sức mua lă bao nhiíu, loại gì, câc đối thủ cạnh tranh đang xúc tiến việc mua nguyín liệu trín thị trường mỗi khu vực như thế năo.
Tổ chức như vậy giúp cho cơng ty cĩ chính sâch giâ hợp lý hơn, trânh tình trạng chạy theo giâ dẫn đến thua lỗ, mặt khâc kiểm tra được độ tin cậy văo câc đại lý thu mua để xâc lập hệ thống cung ứng đâng tin cậy vă hoăn chỉnh hơn.
• Kiểm sơt nhă cung cấp
Để quản lý tốt nhă cung cấp, nhđn viín mua hăng phối hợp với phịng Quản lý chất lượng tiến hănh đânh giâ nhă cung cấp 3 thâng/lần. Câch đânh giâ dựa trín tình hình thực tế trong thương mại để đânh giâ về chất lượng, giao hăng, thiết bị vận chuyển… câc bảng đânh giâ năy được gửi tới phịng Kinh doanh vă Phđn xưởng sản xuất tham khảo vă cĩ hướng trong việc thu mua nguyín liệu. Nếu nhă cung cấp cĩ chất lượng vă dịch vụ kĩm, dần dần thay thế câc nhă cung cấp năy. Vă cũng từ câc đânh giâ trín, tìm ra nhă cung cấp cĩ chất lượng tốt để duy trì mối quan hệ, hay nhă cung cấp cĩ tiềm năng để giúp họ hiểu câch lăm việc vă tiíu chuẩn chất lượng của cơng ty để cải thiện chất lượng vă dịch vụ tốt hơn, trở thănh nhă cung cấp lđu dăi trong tương lai.
Hiện nay, việc quản lý giao hăng của nhă cung cấp chưa tốt, thơng qua đội ngũ thu mua, yíu cầu câc nhă cung cấp chuyển thơng tin hăng tuần về những đơn hăng sẽ xuất trong tuần tới. Ngoăi thơng tin về số lượng của từng đơn hăng, nhă cung cấp cịn phải cung cấp thím thơng tin về khu vực thu mua vă khai thâc để từ đĩ Phđn xưởng sản xuất chuẩn bị thiết bị thu mua, bảo quản vă cơng nhđn tiếp nhận hợp lý.
• Tồn kho
Xâc định quy mơ đặt hăng hiệu quả: Quy mơ đặt hăng tăng trước hết lăm tăng lượng tồn kho sau đĩ lăm tăng mức tồn kho bình quđn. Kết quả lă, sẽ lăm tăng chi phí tồn kho. Mặt khâc, với giả thiết nhu cầu hăng năm đê xâc định, việc tăng quy mơ đặt hăng sẽ giảm số lần đặt hăng, do đĩ giảm câc chi phí đặt hăng vă một số chi phí khâc cĩ liín quan đến đơn hăng. Như vậy quy mơ đặt hăng ảnh hưởng đến chi
phí theo hai hướng trâi ngược nhau. Tổng chi phí theo quy mơ đặt hăng cĩ thể biểu hiện trín hai loại chi phí đĩ lă chi phí tồn kho vă chi phí đặt hăng .
Mục tiíu của mơ hình lượng đặt hăng kinh tế cơ bản (EOQ) lă tìm quy mơ đặt hăng tối ưu. Như thế, mơ hình sẽ nhằm văo tìm một mức đặt hăng tối ưu mă tại đĩ câc chi phí liín quan đến quy mơ đơn đặt hăng năm đạt cực tiểu.
- D lă nhu cầu tiíu thụ một năm.
- Q lă sản lượng đơn hăng tối ưu cho mỗi đơn hăng - S lă chi phí đặt đơn hăng cho mỗi đơn hăng.
- H lă chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị sản phẩm trong một năm. - C lă tổng chi phí tồn kho tối thiểu
Mục tiíu của chúng ta lă C Min. Sản lượng đơn hăng tối ưu cho mỗi đơn hăng Q = 2 DS / H
Thực tế cơng ty cĩ lượng bân hăng năm 2009 lă 2953 tấn thănh phẩm, chi phí đặt đơn hăng: (phụ thuộc văo từng hợp đồng, qui định về kích cỡ, chất lượng, giâ, phương thức giao hăng, phương thức thanh tôn, thời gian giao hăng...) Ở đđy chỉ tính chi phí cho 1 lần đặt hăng tơm sú lă 97213949 đ. Chi phí tồn kho 1 đơn vị sản phẩm trong một năm lă 31503187 đ. Với số liệu trín, ta xâc định quy mơ đặt hăng hiệu quả như sau:
- Nhu cầu tiíu thụ 1 năm: D = 2953 tấn thănh phẩm
- Chi phí đặt đơn hăng cho mỗi đơn hăng : S = 97213949 đ
- Chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị sản phẩm trong một năm: H = 31503187đ Sản lượng đơn hăng tối ưu cho mỗi đơn hăng lă:
Q = 2 x 2953 x 97213949 31503187
Tổng chi phí tồn kho tối thiểu lă:
C = (2953/135)x97213949 + (135/2)x31503187 = 4.252.930.266 đồng
Đối với cơng ty thực phẩm XNK Lam Sơn, việc xâc định quy mơ đặt hăng hiệu quả giúp cơng ty chỉ ra mức đặt hăng tối ưu trín cơ sở cực tiểu chi phí tồn kho.
3.2.3. Nhĩm giải phâp 3: Hoăn thiện về sản xuất.
Trong quâ trình sản xuất, kế hoạch sản xuất được cập nhật hăng ngăy về năng suất vă sản lượng thực tế cũng như những trở ngại về nguyín vật liệu, chất lượng sản phẩm ... của từng lơ hăng. Tất cả câc lơ hăng cĩ sự cố năo xảy ra khơng đúng theo kế hoạch ban đầu sẽ được hệ thống lập bảng bâo câo tình hình thực tế. Câc bộ phận cĩ thể theo dõi tiến độ thực hiện đơn hăng hăng ngăy.
Nguyín nhđn chính của yếu điểm trong sản xuất tại cơng ty lă khơng cĩ kế hoạch sản xuất dăi hạn vă ngắn hạn hiệu quả cho cơng ty. Đồng thời chế độ kiểm sôt kế hoạch khơng chặt chẽ vă thường xun nín khơng phât hiện trước được những trở ngại về chất lượng vă tiến độ giao hăng. Do đĩ, cần phải thực hiện câc chế độ kiểm sôt sản xuất sau :
+ Dự bâo số lượng trước 06 thâng để chuẩn bị năng lực vă nguồn lực cho sản xuất. Khi thấy hợp đồng 6 thâng tiếp theo sẽ nhận nhiều hơn năng lực hiện cĩ thì phđn xưởng sản xuất sẽ phải cĩ kế hoạch để gia tăng năng suất, tăng mây mĩc, cơng nhđn hoặc tìm kiếm câc gia cơng mới. Kế hoạch dự bâo năy được cập nhật hăng thâng vă tổng kết bởi phịng Kinh doanh, vì liín lạc trực tiếp với khâch hăng để bân hăng vă cĩ kiến thức, tầm nhìn tổng quât về thị trường tương lai.
+ Kiểm tra năng lực sản xuất khi nhận hợp đồng hay đơn hăng. Khi nhận hợp đồng hay đơn hăng mới, phịng Kinh doanh phải kết hợp với bộ phận sản xuất để kiểm tra năng lực sản xuất để kiểm tra năng lực sản xuất, nếu tại thời điểm nhận hợp đồng hay đơn hăng năng lực sản xuất đê hết thì chuyển kế hoạch sản xuất đơn hăng mới nhận trễ hơn kế hoạch một thời gian đồng thời thương lượng với khâch hăng ngăy giao hăng. Nếu khâch hăng khơng đồng ý thì tìm giải phâp ngay tại thời điểm đĩ trước khi xâc nhận ngăy giao hăng chính thức cho khâch hăng. Điều năy giúp giảm tình trạng thắt cổ chai trong sản xuất, nhận đơn hăng nhiều nhưng khơng
xuất được bao nhiíu do khơng đủ năng lực vă dẫn tới giao hăng trễ cho khâch hăng, dẫn tới bị phạt vă mất uy tín với khâch hăng.
+ Nđng cao năng suất của cơng ty: Bằng câch đầu tư thiết bị hiện đại để thay thế lao động thủ cơng vă thay thế mây mĩc thiết bị cũ ở một số cơng đoạn sản xuất quan trọng để tăng năng lực sản xuất, tăng độ chính xâc về kích cỡ, rút ngắn thời gian cấp đơng, giảm sự thất thôt nước sau cấp đơng, nđng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí vă hạ giâ thănh sản xuất vă đảm bảo vệ sinh an toăn lao động.
+ Đồng nhất hĩa chất lượng sản phẩm của cơng ty thơng qua việc sản xuất câc đơn hăng hiện tại, nđng cao chất lượng quản lý vă chất lượng sản phẩm. Âp dụng câc chế độ kiểm tra chất lượng vă tiến độ theo từng chặng của kế hoạch sản xuất đồng nhất. Từ đĩ, cơng ty cĩ thể sản xuất câc sản phẩm yíu cầu kỹ thuật vă câc đơn hăng u cầu trình độ quản lý sản xuất cao để giao hăng trong thời gian ngắn.
+ Thực hiện câc chế độ bâo câo hăng ngăy, hăng tuần, hăng thâng về năng suất, chất lượng, tiến độ sản xuất, câc trở ngại phât sinh vă hướng giải quyết câc trở ngại đĩ. Từ câc bảng bâo câo năy, nhă quản trị sản xuất sẽ phđn tích vă cĩ hướng giải quyết kịp thời câc trở ngại phât sinh chưa giải quyết được đồng thời phât hiện ra những trở ngại tiềm ẩn để phịng trânh vă cĩ hướng xử lý trước.
+ Những thơng tin thay đổi kế hoạch sản xuất, kế hoạch giao hăng cần được kiểm sôt, cập nhật tại phịng kinh doanh vă bộ phận xuất nhập khẩu để sắp xếp lại kế hoạch cho phù hợp với thực tế, tìm hướng giải quyết tốt nhất cho đơn hăng.
3.2.4. Nhĩm giải phâp 4: Hoăn thiện về giao hăng
Sản phẩm sau khi sản xuất được đĩng gĩi theo quy định của từng loại vă đăng ký xuất hăng để phđn phối tới khâch hăng. Hăng tuần kế hoạch xuất hăng được phịng Kinh doanh chuyển cho Phđn xưởng sản xuất để chuẩn bị đĩng gĩi theo quy định của từng loại vă đăng ký xuất hăng để phđn phối tới khâch hăng. Phịng Kinh doanh chuẩn bị hồ sơ hải quan vă đăng ký xuất hăng. Đơn hăng sản xuất tại cơng ty sẽ được vận chuyển tới cảng tại thănh phố Hồ Chí Minh để xuất hăng. Nếu trường hợp đơn hăng chưa đủ hoặc bổ sung thím hăng trong lơ hăng xuất thì tập
kết hăng tại kho thănh phẩm Bình Dương sau đĩ đủ hăng mới tiến hănh xuất hăng. Tất cả câc thơng tin về giao hăng đều phải bâo câo với nhđn viín theo dõi đơn hăng.
Hồn thin cođng tác mở rng keđnh phađn phơi: Thiêt kê keđnh phađn phơi phù hợp đeơ đát hiu quạ cao là mt trong những thê mánh đeơ thađm nhp và mở rng thị trường nhaỉm thúc đaơy đáp ứng vào thị trường EU và đaơy mánh hốt đng xuât khaơu cụa cođng ty.
Do đaịc đieơm rieđng cụa hàng thuỷ sạn đođng lánh điều kin sạn xuât tài chính và múc tieđu kinh doanh cụa Cođng ty, Cođng ty neđn đánh giá và lựa chĩn keđnh phađn phơi cĩ theơ thađm nhp và mở rng thị trường xt khaơu.
• Một số kính phđn phối Keđnh 1
Cođng Ty Lam Sơn Mođi giới nước ngồi Nhà NK bán sư đái lý Nhà tái chê Sieđu thị Người TD Keđnh 2 Nhà NK b ù Nhà tái chê Sieđu thị Người TD Cođng Ty Lam Sơn Keđnh 3 Sieđu thị
Hình 3.3: Keđnh phađn phơi trực tiêp
Cođng Ty Lam Sơn Nhà NK bán sư Nhà tái chê Người TD
• Đánh giá các keđnh phađn phơi :
Keđnh 1: Hàng hại sạn cụa cođng ty được phađn phơi trực tiêp đên các khách