6. Kết cấu đề tài nghiên cứu
2.3. Đánh giá chung về các yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của các dự án
phát triển phần mềm tại Công Ty Phần Mềm TMA Solutions
Qua phân tích về thực trạng các yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của dự án phát triển phần mềm tại Công ty Phần Mềm TMA Solutions, tác giả nhận thấy một số ưu điểm và nhược điểm như sau:
Sự hỗ trợ từ nhà quản lý cấp cao
Ưu điểm: Nhìn chung sự hỗ trợ từ nhà quản lý cấp cao tại Công ty Phần Mềm
TMA Solutions đã thường tổ chức các buổi chuyên đề, hội thảo giữa nhà quản lý cấp cao với các ban dự án nhằm hỗ trợ các dự án phát triển. Hầu hết, các nhà quản lý cấp cao tại Công ty Phần Mềm TMA Solutions giúp đỡ, hỗ trợ những dự án đang gặp khó khăn, đưa ra những điểm đạt và chưa đạt của từng dự án.
Nhược điểm: Tuy nhiên tại công ty Phần Mềm TMA Solutions, các cuộc họp
giữa quản lý cấp cao và các nhân viên chưa diễn ra thường xuyên nhằm hỗ trợ và định hướng các dự án. Đa phần các cuộc họp diễn ra thường với mục đích để các quản lý dự án cấp cao kiểm tra về tính khả thi của dự án trong lần đầu chuẩn bị triển khai nhằm quyết định chỉ đạo người quản lý dự án trực tiếp cho dự án đó. Các nhà quản lý cấp cao tuy có tăng lên về số lượng nhưng vẫn không thể tổ chức thường xuyên các cuộc họp. Ngoài ra, giữa các nhà quản lý cấp cao cũng phân chia mỗi người một nhiệm vụ trong việc phát triển, mở rộng và duy trì TMA Solutions nên các nhà quản lý cấp cao không chỉ tập trung vào các cuộc họp về dự án phát triển phần mềm mà còn phải tập trung về kế hoạch nhân sự, chiến lược doanh nghiệp, bổ sung nguồn vốn, nâng cao chất lượng đào tạo…
Nguyên nhân: Do quy mô doanh nghiệp rộng lớn và nhiều chi nhánh, mà số
lượng quản lý cấp cao cịn ít so với số lượng dự án đang có và quy mơ hiện tại của cơng ty, do đó, việc kiểm sốt các dự án cũng như các cuộc họp không được diễn ra thường xun. Hơn nữa, lượng cơng việc cho mỗi nhóm và mỗi thành viên tham gia dự án phát triển khá nhiều, do đó, việc tập trung cho dự án theo sự phân công làm việc từ cuộc họp ban đầu và các thành viên có thể trao đổi với nhau trong quá trình
làm việc, vì vậy các cuộc họp khơng thường xun diễn ra vì yếu tố cơng việc và lý do thời gian. Ngoài ra, do các nhà quản lý cấp cao tại TMA Solutions quản lý rất nhiều mảng tại công ty nên không chỉ tập trung về dự án phát triển phần mềm, do vậy, việc hỗ trợ từ nhà quản lý cấp cao còn hạn chế trong việc hỗ trợ dự án phát triển phần mềm tại TMA Solutions.
Kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên
Ưu điểm: Hiện nay, về các kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên tại TMA
Solutions đang được chú trọng trong vấn đề: Giao tiếp giữa các thành viên diễn ra thường xuyên, liên tục, giao tiếp nhóm giúp giải tỏa căng thẳng, giảm bớt áp lực, giao tiếp hiệu quả giúp cùng nhau giải quyết những việc khó trong dự án phần mềm mà nếu làm cá nhân thì khơng thể hồn thành tốt được, giao tiếp hiệu quả giúp học hỏi được kinh nghiệm của những người khác thông qua các cuộc thi, các buổi huấn luyện về kỹ năng mềm về vấn đề giao tiếp. Ngoài ra, TMA Solutions còn tổ chức các buổi họp mặt, buổi ngoại khóa nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên giúp cho các thành viên ngày càng hiểu nhau hơn. Hơn nữa, TMA Solutions cũng có các buổi training, tập huấn và hướng dẫn về kỹ năng mềm liên quan đến giao tiếp.
Nhược điểm: Tuy nhiên, nhiều nhân viên khơng thích giao tiếp với người
khác, đặc biệt là khi đến những nơi cơng cộng có đơng người và một số nhân viên khơng tham dự khóa học giao tiếp của TMA Solutions tổ chức. Đồng thời các khóa học chưa thu hút được nhiều sự quan tâm và thích thú của nhân viên.
Nguyên nhân: Do đặc thù công việc trong lĩnh vực tiếp xúc với máy tính và
phần mềm, rất nhiều nhân viên có kỹ năng chun mơn tốt, tuy nhiên, kỹ năng quản lý của các nhân viên còn chưa tốt trong việc giao tiếp trao đổi thông tin với những nhân viên khác tại cơng ty, hoặc họ u thích làm việc với đối tượng là phần mềm và khơng muốn tham dự các khóa học giao tiếp do TMA Solutions tổ chức. Hơn nữa, do tính cách của mỗi cá nhân hình thành, cơng ty chỉ có thể hỗ trợ để các nhân viên ngày càng phát triển về kỹ năng chuyên môn và kỹ năng phát triển bản thân.
Khả năng lãnh đạo của nhà quản lý dự án
Ưu điểm: Hiện nay, TMA Solutions chú trọng nhất đến khả năng lãnh đạo của
nhà quản lý dự án về sự tận tâm của quản lý dự án, quản lý dự án là người tạo động lực cho các thành viên tham gia dự án và định hướng tầm nhìn, quản lý dự án là người được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp để giúp dự án thành công, quản lý dự án thành cơng là có những kỹ năng và kiến thức sâu rộng, kỹ năng lãnh đạo của nhà quản lý dự án thực sự cần thiết để một dự án thành công. Khả năng lãnh đạo của nhà quản lý dự án giúp cho các dự án phát triển phần mềm tại TMA Solutions gặt hái nhiều thành công hơn với tác phong làm việc chuyên nghiệp và bài bản.
Nhược điểm: Các quản lý dự án tại TMA Solutions chịu nhiều chi phối từ
khách hàng và sự quản lý từ nhà quản lý cấp cao cùng với các quy trình về doanh nghiệp, quản lý nhân viên, kiến thức dự án dẫn đến công việc của một quản lý tại TMA Solutions hiện đang quá tải. Và không phải tất cả các quản lý dự án tại TMA Solutions đều phát triển về mọi mặt cả kỹ năng, kiến thức và sự tận tâm, do đó, trong một vài dự án, quản lý dự án chỉ có thể đưa dự án đó thành cơng về mặt kỹ thuật, nhưng về mặt tinh thần gắn kết giữa các thành viên thì chưa cao.
Nguyên nhân: Do quản lý dự án cịn yếu về kỹ năng, do mất kiểm sốt tiến
độ dự án, xuất hiện sự sai lệnh và thiếu đồng nhất về dữ liệu giữa tiến độ thực của dự án và tiến độ báo cáo, giữa tiến độ chung và tiến độ các nhóm trong dự án. Tình trạng này thường xuất hiện ở những dự án lớn, phức tạp, hoặc ở giai đoạn căng thẳng khi có quá nhiều lỗi, hoặc yêu cầu thay đổi quá nhanh. Mất kiểm soát các thay đổi trong dự án, đặc biệt khi dự án hiểu sai yêu cầu, hoặc khi khách hàng yêu cầu thay đổi quá nhiều và liên tục nhưng quy tắc kiểm soát yếu kém. Nguyên nhân chủ quan thường là khả năng hiểu biết về hệ thống yếu kém, năng lực của quy trình và kỹ thuật ước lượng yếu kém.
Kỹ năng chuyên môn của các thành viên
Ưu điểm: Kỹ năng chuyên môn của các thành viên tại TMA Solutions cũng
được chú trọng nhằm mang lại thành cơng có các dự án phát triển phần mềm. Trong đó bao gồm: các thành viên trong nhóm có kiến thức, năng lực để xử lý các sự cố xảy ra trong dự án, hầu hết các thành viên trong nhóm dự án đều có năng lực, kinh nghiệm và chuyên nghiệp trong dự án phát triển phần mềm, hầu hết các thành viên trong nhóm đều có khả năng làm việc, lập trình trong dự án phát triển phần mềm nhằm đưa ra một sản phần mềm hoàn thiện, chất lượng và ứng dụng cao. Hầu hết, các kỹ sư tại TMA Solutions đều có thể tố chất, kỹ năng kiến thức phục vụ cho các dự án phát triển phần mềm theo yêu cầu công việc của TMA Solutions đưa ra.
Nhược điểm: Một số thành viên trong dự án phát triển phần mềm còn hạn chế
về chuyên môn do từ kiến thức và lập trình một ngơn ngữ khác khi đến với TMA Solutions và yêu cầu viết phần mềm với ngôn ngữ khác và địi hỏi cao hơn. Do đó, rất tốn thời gian cho TMA Solutions để đào tạo bài bản lại từ đầu cho một nhân viên kỹ sư tại đây. Các khóa đào tạo nhằm nâng cao khả năng chun mơn của các nhân viên được tổ chức thường xuyên, tuy nhiên qua đánh giá của người học thì hiệu quả chưa cao.
Nguyên nhân: Năng lực kỹ thuật của một số nhân viên dự án còn yếu kém. Trong thực tế, ln có khoảng cách giữa năng lực thực tế của nhân viên và yêu cầu vốn khá cao của các dự án, đặc biệt ở những vị trí cần chuyên gia then chốt. Nhiều nhân viên mới tuyển, dù đã qua huấn luyện vẫn chưa đủ kinh nghiệm và kỹ năng để đáp ứng yêu cầu của dự án. Tình trạng yếu kém về năng lực vẫn có thể xảy ra đối với kỹ sư cao cấp, đặc biệt với những hệ thống có kỹ thuật quá mới, hoặc hệ thống cũ nhưng thiếu tài liệu hoặc thời gian nghiên cứu, thực hành. Rào cản ngôn ngữ. Đây là một nguyên nhân phổ biến trong nhiều dự án được thực hiện tại Việt Nam cho đối tác nước ngoài, đặc biệt với khách hàng không sử dụng tiếng Anh. Rào cản này ảnh hưởng trực tiếp đến các khâu quan trọng nhất trong dự án là phát triển yêu cầu và
truyền thơng với khách hàng, do đó là ngun nhân của rất nhiều khó khăn, sai sót xảy ra.
Sự tham gia của khách hàng
Ưu điểm: Một số khách hàng của TMA Solution như Hitachi, Lotte, Genband,
Avaya…đã thể hiện sự tham gia của mình trong quá trình thiết kế, lập trình cho tới khi hồn thành của dự án phát triển phần mềm với tần suất tương tác khá nhiều vì mức độ gấp của dự án yêu cầu. Việc này góp phần vào việc bổ sung, đóng góp ý kiến của khách hàng trong từng giai đoạn trong dự án phát triển phần mềm và giúp cho dự án ngày càng thành cơng và hồn thiện hơn.
Nhược điểm: Tuy nhiên một số khách hàng đã can thiệp quá nhiều vào các
dự án phát triển phần mềm của TMA solutions do đó nó ảnh hưởng nhiều với tần suất tương tác khá cao cũng ảnh hưởng khơng ít đến tinh thần làm việc và chỉ có thể đáp ứng được tiến độ của dự án, cịn về chất lượng thì chưa được thành cơng như mong muốn.
Nguyên nhân: Do chưa tạo được lịng tin và sự uy tín đến khách hàng trong
phương cách làm việc và tương tác với khách hàng làm cho khách hàng chưa thực sự đặt hết niềm tin vào công ty và họ thường xuyên yêu cầu cập nhật và báo cáo tiến độ cho họ và họ phản hồi lại và yêu cầu làm theo chỉ dẫn của họ. Do sự thiếu đồng bộ, thiếu hiểu biết lẫn nhau giữa hai bên dẫn đến việc khách hàng phàn nàn và bất mãn rất cao, dù dự án chưa kết thúc nhưng khách hàng đã phàn nàn khơng hài lịng về kết quả phối hợp.
Sau khi xác định được các tồn tại về thực trạng các yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của các dự án phát triển phần mềm tại công ty TMA Solutions. Tác giả tiến hành phỏng vấn trực tiếp 10 thành viên (xem phụ lục 8) tại cơ sở Lab 6, Quận 12, Công viên phần mềm Quang Trung, TP. Hồ Chí Minh. Trước khi đặt câu hỏi với các nhà quản lý, kỹ sư trưởng tác giả đã trình bày một số kết quả khảo sát và những tồn tại mà bài luận đã nêu ra, rồi đặt câu hỏi:
“Anh chị đánh giá như thế nào về các tồn tại đã nêu trong thực trạng các dự án phát triển phần mềm tại công ty TMA Solutions? Mức độ quan trọng cần giải quyết của các tồn tại này trong các dự án phát triển phần mềm ra sao?”
Tổng hợp lại các câu trả lời của các nhà quản lý dự án tham gia phỏng vấn, nhìn chung các nhà quản lý dự án đều đồng tình với các ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của các yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của các dự án phát triển phần mềm. Và hầu hết các nhà quản lý đều cho rằng mức độ quan trọng của 5 yếu tố cốt lõi là như nhau, nhưng đề chọn ra yếu tố quan trọng nhất thì 8/10 người tham gia phỏng vấn đều đồng tình với yếu tố “Khả năng lãnh đạo của nhà quản lý dự án” sẽ là yếu tố quan trọng nhất, có vai trị quyết định lớn nhất sự thành cơng của dự án. Để tránh những ý kiến trùng lặp của người tham gia phỏng vấn, dưới đây là phần tổng hợp một số ý kiến (Danh sách các thành viên tham gia phỏng vấn – xem phụ lục 8):
Ý kiến thứ nhất:
“Sự tham gia của khách hàng tại TMA Solutions đóng vai trị quan trọng, tuy
nhiên, khách hàng đôi khi quá hối thúc trong việc deadline và một số khách hàng lại rất khó khăn và kĩ lưỡng, nên tác động rất nhiều đến đội ngũ làm việc dự án, điều này làm cho tinh thần làm việc của mọi thành viên đi xuống do áp lực và do những yêu cầu thay đổi liên tục từ việc trao đổi, sản phẩm rất khó đạt được kết quả như mong muốn”
Ý kiến thứ hai:
“Kỹ năng chuyên môn của các thành viên vô cùng quan trọng cho một dự án, nếu một dự án mà các thành viên khơng có đủ chun mơn thì dự án đó khơng thể thành cơng được”
Ý kiến thứ ba:
“Tại TMA Solutions, quản lý dự án phải giỏi trong khả năng lãnh đạo vì nếu
mơn của họ rất cao và họ chỉ khác nhau trong việc được trở thành quản lý dự án là vì kĩ năng lãnh đạo và năng lực quản lý”, một số ý kiến khác cho rằng “Với yêu cầu cao trong cơng việc và địi hỏi về đội ngũ chất lượng, nếu quản lý dự án tại TMA Solutions khơng có khả năng lãnh đạo của dự án thì dự án khó mà thành cơng được”
Ý kiến thứ tư:
Thực tế, rất khó để làm việc nếu nhân viên khơng có kỹ năng giao tiếp tốt, khi giao việc, các bạn không thể hiện được sự đồng tình hay bác bỏ thì sẽ dẫn đến hệ lụy rất lớn, vì các bạn chỉ tiến hành làm và hành động mà không tương tác để cảm nhận được các bạn có hiểu khơng? Đang cảm thấy như thế nào?”, Ngoài ra, một số quan
điểm đưa ra rằng “ Nếu các thành viên giao tiếp tốt thì hiệu quả và năng suất sẽ tốt
hơn, còn tại TMA Solutions, các bạn vẫn chưa thực sự cố gắng và mong muốn rèn luyện kỹ năng này, các bạn chỉ tập trung vào chun mơn và lĩnh vực của mình, cịn việc tiếp xúc thì rất hạn chế và khác xa với các bạn ở khối văn phòng hoặc kinh tế, điều này sẽ làm giảm hiệu suất làm việc, hạn chế con đường thăng tiến của các bạn ấy và ảnh hưởng đến văn hóa của TMA Solutions”
Ý kiến thứ năm:
Các cuộc họp diễn ra ít sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành cơng của một dự án, bởi vì ban quản lý không theo sát và không hiểu hết các vấn đề mà dự án đó gặp phải, trong một số trường hợp sẽ dẫn đến thất bại vì việc khơng hướng dẫn và theo dõi sát sao”, Ngoài ra, một số ý kiến cho rằng “ Hiện nay, tại TMA Solutions, sự hỗ trợ từ nhà quản lý cấp cao chưa nhiều, hầu hết các dự án được tiến hành theo sự hướng dẫn của nhà quản lý dự án và kỹ sư trưởng, các thành viên trong một dự án rất hiếm có cơ hội được trao đổi với dự án, do khoảng cách địa lý và mỗi yêu cầu của từng dự án khác nhau, điều này, làm cho bản thân thành viên của dự án cảm thấy khơng có sự quan tâm lớn từ các nhà quản trị và từ phía doanh nghiệp, nên đơi khi chỉ cố gắng vừa đủ để hoàn thành dự án”