- Do trình độ của người tuyển dụng có giới hạn nên khi tuyển dụng chưa phân tích rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí.
b/ Phù hợp với lĩnh vực hoạt động:
3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN TRUNG.
CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN TRUNG.
3.2.1 HOÀN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT TẠI CÁC ĐƠN VỊ:
Kết quả khảo sát đã được phân tích rõ ràng ở chương 2 đã phần nào cho thấy Các đơn vị chưa đưa ra quy định xử phạt cụ thể đối với nhân viên vi phạm quy tắc ứng xử, vi phạm đạo đức. Chưa có kênh tiếp nhận thơng tin thích hợp để mọi người báo cáo sai phạm. Các đơn vị ít tổ chức lớp bồ dưỡng kiến thức cho bộ phận kế toán, kỹ thuật, kinh doanh. Có một số ít nhân viên được tuyển vào công ty do quen biết, gửi gắm nên năng lực đôi khi không phù hợp với cơng việc. Trong khi đó mơi trường kiểm sốt là nền tảng cho việc xây dựng hệ thống KSNB vì vậy một mơi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ
thống KSNB. Chính vì vậy, cần thực hiện các giải pháp sau để hồn thiện mơi trường kiểm soát tại các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Điện Lực Miền Trung :
3.2.1.1 Xây dựng chính sách nguồn nhân lực hợp lý, đảm bảo về năng lực và
ban hành chuẩn mực đạo đức:
Các đơn vị nên ưu tiên cho việc tập trung đầu tư nguồn nhân lực bởi vì đặc điểm của ngành điện cần những lao động có tay nghề và phải được đào tạo, phải trang bị những kiến thức cơ bản về ngành điện cho người lao động.
Các đơn vị cần phải có chính sách ban hành bằng văn bản rõ ràng để tạo sự gắn bó lâu dài của người lao động với cơng ty như qui định tuyển dụng nhân sự cơng khai, chính sách đào tạo nâng cao năng lực chun mơn, chính sách lương, thưởng, kỷ luật công bằng, hợp lý, rõ ràng.
Chú trọng mở những khóa huấn luyện để cập nhật và nâng cao kiến thức, kỹ năng, chuyên môn của đội ngũ nhân viên cũng như tạo ra sự thăng tiến bình đẳng cho tất cả các thành viên. Các đơn vị phải xem yếu tố con người là hàng đầu, có chính sách đãi ngộ, động viên nhân viên để tạo động lực mạnh mẽ, một sức sống mãnh liệt trong nội bộ đơn vị. Bên cạnh đó khi tuyển dụng, các đơn vị cần chú ý đến yếu tố đạo đức như tính trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao đối với cơng việc có như vậy mới hạn chế được những gian lận có thể xảy ra.
Các đơn vị từng bước phải xây dựng mơi trường làm việc thích hợp, văn hóa trong công ty bằng cách ban hành bằng văn bản những qui định về đạo đức. Cách truyền đạt về những hành vi đạo đức hữu hiệu nhất là người lãnh đạo phải làm gương cho nhân viên noi theo. Các đơn vị cần thiết lập bộ Quy tắc ứng xử đưa ra cách ứng xử cho nhiều vấn đề khác nhau như cách ứng xử với khách hàng, chủ nợ, mối quan hệ giữa nhân viên, đưa ra biện pháp kỷ luật đối với hành vi vi phạm quy tắc ứng xử. Những quy định này giúp nhân viên ứng xử dễ dàng trong công việc để không làm tổn hại đến tổ chức. Ngồi ra, cơng ty cần có chính sách tun dương, khen thưởng các cá nhân coi trọng các qui định đạo đức của đơn vị.
Mỗi đơn vị phải thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học phù hợp với đặc thù của cơng ty mình thì hệ thống KSNB mới hoạt động thực sự hiệu quả. Cơ cấu tổ chức của đơn vị phải gọn nhẹ, rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các phịng ban gây ra tính thiếu trách nhiệm, đùn đẩy, bỏ sót cơng việc. Vì vậy, các đơn vị cần xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban, xác định cấp bậc báo cáo để thiết lập cơ cấu tổ chức sao cho các phịng ban có thể giám sát và kiểm tra chéo lẫn nhau. Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm phải được xây dựng dựa trên chu trình phát sinh của từng loại nghiệp vụ. Để nhân viên giám sát lẫn nhau thì một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi hồn thành khơng tập trung vào một người hay một bộ phận xử lý.
Định kỳ, các đơn vị nên đánh giá lại cơ cấu tổ chức để điều chỉnh kịp thời theo tình hình phát triển của công ty.
Các đơn vị nên thực hiện việc phân công công việc đúng theo bảng mô tả công việc chi tiết cho từng nhân viên trong từng bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau. Như vậy, nhân viên có thể hiểu được nhiệm vụ của họ là gì và ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chung của đơn vị.
3.2.1.3 Tăng cường tính độc lập và năng lực cho Hội đồng quản trị/ Hội đồng
thành viên và Ủy ban kiểm tốn:
Để hoạt động KSNB hữu hiệu thì thành phần của Hội đồng quản trị ở đơn vị vật tư vận tải xây lắp Miền Trung phải bao gồm những người trong ban giám đốc và những người trưởng về tài chính, kỹ thuật có như vậy Hội đồng quản trị mới đánh giá đúng và giám sát chặt chẽ các thành viên trong công ty.
Tuy nhiên, Hội đồng quản trị giám sát các hoạt động tại đơn vị, có quyền thay đổi hay điều chỉnh Ban giám đốc, vì vậy thành viên Hội đồng quản trị phải có người khơng thuộc Ban giám đốc.
Thành viên Hội đồng quản trị phải có người hồn tồn độc lập với Ban giám đốc.
Thành viên Ban kiểm soát phải làm việc độc lập với Ban giám đốc và phịng kế tốn, phải có phịng làm việc riêng. Để độc lập, Trưởng hay phó Ban kiểm sốt phải là người cổ đông trong đơn vị không phải là nhân viên trong cơng ty.
3.2.2 HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ RỦI RO TẠI CÁC ĐƠN VỊ
Qua khảo sát thấy rằng các đơn vị chưa đưa ra được chiến lược phát triển trong dài hạn. Để đánh giá rủi ro, các đơn vị cần nghiên cứu:
Rủi ro do tác động từ mơi trường bên ngồi và bên trong đơn vị. Nhà quản lý cần phải sử dụng nhiều phương thức khác nhau để nhận dạng rủi ro. Việc đánh giá sự tác động của rủi ro có phù hợp hay khơng phụ thuộc vào cách thức đơn vị nhận dạng các sự kiện tiềm tàng và xác định sự tác động của chúng đến đơn vị. Các công ty nghành Điện đang phải đối mặt với nhiều rủi ro đang đe dọa nhất là về an toàn lưới điện, việc xác định sự kiện tiềm tàng rất quan trọng và có ý nghĩa.
+ Phân tích chuỗi giá trị:
Phân tích các hoạt động chính: đầu vào, sản xuất và bán hàng, dịch vụ hỗ trợ hậu mãi.
Phân tích các hoạt động hỗ trợ: hành chính, nhân sự, cơng nghệ thơng tin, kế tốn tài chính
Tổ chức phân tích nội bộ: Nhà quản lý cần thường xuyên tổ chức buổi họp
để đánh giá rủi ro. Thành phần tham dự bao gồm: Ban giám đốc, lãnh đạo các phịng ban, kiểm tốn nội bộ và nhân viên trong công ty sẽ trao đổi, bàn bạc để đưa ra các rủi ro tác động đến cơng ty. Từ đó giúp nhà quản lý nhận diện rõ ràng rủi ro nào là những rủi ro nguy hiểm đe dọa đến hoạt động của công ty.
Phân tích từng chu trình cụ thể: xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài
ảnh hưởng đến các hoạt động cụ thể của từng chu trình.
Đánh giá rủi ro là bước quan trọng trong quá trình hồn thiện hệ thống KSNB tại cơng ty. Việc đánh giá rủi ro kiểm sốt sẽ giúp người quản lý đưa ra các giải pháp kịp thời và củng cố hệ thống KSNB thích hợp.Vì vậy, để quản lý và đánh giá tốt rủi ro, công ty cần phải:
Nhà quản lý phải trang bị đầy đủ kiến thức để có thể tính tốn được sự tác động cũng như sự ảnh hưởng của mọi rủi ro đe dọa đến công ty.
Nhà quản lý cần phải xem xét mức rủi ro có thể chấp nhận được. Dựa vào đó, làm cơ sở cho việc đánh gía việc thực hiện của nhân viên cũng như xác định rủi ro nào nhà quản lý cần can thiệp, từ đó đưa ra giải pháp đối phó với rủi ro khác nhau.
Do các đơn vị thành viên trên địa bàn khu vực Miền Trung đa số là đơn vị sản xuất điện nên đơn vị đối phó với rủi ro bằng cách: mọi rủi ro về đầu tư đều sẽ được chuyển về phía người tiêu dùng. Họ sẽ phải chịu hết toàn bộ rủi ro này trong suốt tuổi thọ của tài sản vốn đó.Khách hàng khơng có quyền lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ kể cả khi có một nhà cung cấp khác có giá rẻ hơn. Điều này có thể dẫn đến những tổn thất đáng kể cho những hộ tiêu dùng lớn. Tỉ lệ bù giá chéo giữa các loại hình khách hàng khác nhau cộng thêm các thành phần chi phí phức tạp trong giá bán điện gây rủi ro trong việc khó phân tích chi phí truyền tải, chi phí phân phối trong giá thành điện năng. Điều này sẽ dẫn đến việc sử dụng điện không hiệu quả và không kinh tế.
Các đơn vị cần thiết lập các mục tiêu phù hợp với nguồn lực kinh tế tại đơn vị và tình hình kinh tế của đất nước và trên thế giới.
3.2.3 HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TẠI CÁC ĐƠN VỊ:
Việc thiết lập và thực hiện hoạt động kiểm soát nhằm giúp nhà quản lý kiểm soát tốt các rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên qua cuộc khảo sát tác giả thấy rằng việc chấp hành hoạt động kiểm sốt chưa nghiêm ngặt, các quy định có khi chỉ là hình thức mà khơng thực hiện trong thực tế. Các đon vị cũng chưa đưa ra biện pháp kỹ luật nên không làm nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt quy định. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm sốt các cơng ty cần phải:
3.2.3.1 Phân chia trách nhiệm:
Qua khảo sát cho thấy các quy định được đặt ra nhưng việc thi hành vẫn chưa nghiêm túc và được quan tâm đúng mức gây nhiều khó khăn cho việc thực
hiện hoạt động kiểm sốt. Vì vậy, giải pháp là cần tách biệt ba chức năng: ủy quyền, xét duyệt và bảo quản các vấn đề được phân định độc lập rõ ràng. Qua đó, nhân viên có thể kiểm tra chéo lẫn nhau giúp nhà quản lý ngăn chặn gian lận, sai sót, thất thốt tài sản.
3.2.3.2 Kiểm sốt tốt q trình xử lý thơng tin:
Cần kiểm sốt tốt q trình truy cập vào hệ thống dữ liệu và giới hạn quyền truy cập đối với mỗi cá nhân. Mỗi nhân viên khi truy cập vào hệ thống cần sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu riêng, phải thường xuyên thay đổi mật khẩu. Các công ty cần phân quyền truy cập các chức năng như sửa, xóa, thêm, xem khi cơng ty sử dụng phần mềm kế toán. Khi hệ thống được truy cập, sửa đổi, truy xuất dữ liệu phải được ghi lại trên nhật ký để đảm bảo nguồn gốc khi có sự cố xảy ra.
3.2.4 HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TẠI
CÁC ĐƠN VỊ:
Hệ thống thông tin và truyền thông là yếu tố khơng thể thiếu trong việc kiểm sốt đơn vị. Kết quả khảo sát cho thấy một số đơn vị chưa có hệ thống thơng tin và truyền thông hiệu quả như cơ sở hạ tầng trang bị chưa đầy đủ, nhân lực có am hiểu về công nghệ chưa cao đa phần làm việc theo phương pháp truyền thống nên gây hạn chế về mặt thời gian và tốc độ công việc giải pháp đề xuất là:
Để hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp thơng tin kịp thời, đầy đủ, chính xác và việc quản lý điều hành tài chính hợp lý, các đơn vị cần xây dựng và ban hành những quy định về cơng tác kế tốn quản trị. Quy định này nhằm giúp cung cấp thông tin về hoạt động quản lý cũng như phân tích đánh giá tình hình thực tế với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận nhằm đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.
Lãnh đạo đơn vị cần phối hợp với nhân viên trong đơn vị thiết lập một hệ thống dữ liệu bao gồm: soạn thảo các qui trình, văn bản, luật lệ quy định trong nội bộ đơn vị chi tiết rõ ràng đến các phòng ban và phổ biến rộng rãi cho mọi cấp đều hiểu và thực hiện.
Đa dạng cách truyền thông như: xây dựng mạng thông tin điện tử nội bộ, gửi email.
Các đơn vị cần lắp đặt thùng thư góp ý hay hộp thư điện tử để nhân viên có thể phản ánh, khiếu nại những hành vi sai trái gây ảnh hưởng đến đơn vị. Khách hàng góp ý hay than phiền về sản phẩm và dịch vụ phục vụ.
Khi phát hiện hành vi gian lận, sự kiện bất thường nhân viên báo cáo những hành vi này bằng cách gửi mail cho lãnh đạo để thông báo. Những thông tin này phải được giữ bí mật để bảo vệ họ.
Để bảo mật dữ liệu, tránh sự truy cập của những đối tượng khơng có thẩm quyền, các đơn vị cần lắp đặt hệ thống bảo vệ dữ liệu, có phương pháp lưu trữ dữ liệu để đảm bảo rằng khi có sự cố xảy ra dữ liệu được phục hồi nhanh chóng và hoạt động bình thường.
Các đơn vị có lĩnh vực hoạt động về vật tư thiết bị hay bất động sản cần tham gia vào các hội chợ chuyên ngành nhằm quảng bá, giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm đối tác.
3.2.5 HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT TẠI CÁC ĐƠN VỊ:
Kết quả khảo sát cho thấy nhiều đơn vi thiếu sự kiểm tra giám sát nên hệ thống KS còn nhiều bất cập. Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Để hoạt động giám sát tại các công ty điện khu vực Miền Trung được hiệu quả cần phải:
Thực hiện tốt việc giám sát thường xuyên: Thông qua các báo cáo hoạt
động của từng bộ phận như báo cáo mua hàng, bán hàng, sản xuất, báo cáo tài chính giúp kế toán phát hiện ra những sai lệch thực tế so với kế hoạch kịp thời, đưa ra những biện pháp khắc phục thích hợp.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức phù hợp, phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cá nhân sao cho tạo sự giám sát lẫn nhau nhằm ngăn ngừa nhân viên gian lận, sai sót.
Thường xuyên tổ chức kiểm kê tài sản và đối chiếu số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế nhằm phát hiện ra chênh lệch và xử lý kịp thời.
Tiếp nhận ý kiến phản hồi, góp ý từ bên ngồi của khách hàng, nhà cung cấp, kiểm toán viên. Đây là những thơng tin hữu ích giúp phát hiện những sai sót, khiếm khuyết của hệ thống KSNB.
Thực hiện tốt việc giám sát định kỳ:
Giám sát định kỳ có thể được thực hiện dưới hình thức tự đánh giá, lãnh đạo bộ phận đánh giá về mơi trường kiểm sốt và nhân viên sẽ tự đánh giá tính hữu hiệu các thủ tục kiểm sốt và mức độ hồn thành của công việc mà họ đang thực hiện. Lãnh đạo đơn vị là người kiểm tra, xem xét lại kết quả đánh giá.
Nên xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ hoàn chỉnh hơn và phù hợp thực sự để những quy định khơng cịn nằm ở qui định mà được áp dụng và thi hành một cách nghiêm chỉnh.
3.3 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG
KSNB CỦA TRỤ SỞ CHÍNH TẠI ĐÀ NẴNG.
Kết quả khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng cơng ty Điện Lực có trụ sở chính đặt tại Đà Nẵng cho thấy cịn khá nhiều bất cập, do vậy cần hoàn thiện hệ thống KSNB , mà cụ thể là :
3.3.1 HOÀN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT:
Những bất cập trong mơi trường kiểm sốt của công ty là: công ty chưa đưa ra quy định xử phạt cụ thể đối với nhân viên vi phạm đạo đức. Chưa có kênh tiếp