CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG
2.3. Đánh giá hệ thống kiểm sốt hoạt động tại cơng ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến
2.3.1. Ƣu điểm
Qua thực tế tìm hiểu cơng tác kiểm sốt hoạt động tại cơng ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, bản thân cơng ty có những điều kiện thuận lợi để cơng tác kiểm sốt hoạt động tại công ty đƣợc triển khai hiệu quả hơn. Cụ thể:
Bộ máy quản lý hợp lý, Ban lãnh đạo có năng lực trình độ chun mơn cần thiết để hƣớng công ty đi đúng hƣớng trong nền kinh tế thị trƣờng cạnh tranh.
Bộ máy kế tốn đƣợc tổ chức theo mơ hình tập trung, giữa các máy tính có nối mạng nội bộ, trong đó sự phân cơng các phần hành kế tốn cụ thể rõ ràng và đảm bảo sự thống nhất với cơ cấu tổ chức quản lý của công ty.
Với đội ngũ lao động và nhân viên kế tốn có năng lực và trách nhiệm, là yếu tố thuận lợi để công ty tiến hành triển khai cơng tác kiểm sốt hoạt động trong đơn vị.
2.3.2. Nhƣợc điểm
Xuất phát từ thực trạng cơng tác kiểm sốt hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, tác giả nhận thấy công tác kiểm sốt hoạt động tại cơng ty vẫn cịn tồn tại một số nhƣợc điểm sau:
+ Thứ nhất, về cơng tác lập dự tốn: hiện tại công ty chỉ mới lập dự toán tĩnh
một số dự toán: dự toán CPNVLTT, dự toán CPNCTT, dự toán CPSXC, dự toán CPBH và QL, dự toán doanh thu và lợi nhuận. Điều này xuất phát từ việc công ty không coi trọng công tác lập dự toán, các dự toán chỉ đƣợc lập theo kiểu đối phó. Bên cạnh đó, các nhà quản trị trong công ty chƣa xác định đƣợc cách thức để đánh giá chính xác kết quả hoạt động và hiệu quả hoạt động. Khái niệm kết quả hoạt động và hiệu quả hoạt động vẫn còn hiểu mập mờ.
+ Thứ hai, về giá thành định mức, với CPSXC định mức công ty chƣa phân định đâu là biến phí, đâu là định phí. Điều này xuất phát từ việc các nhà quản trị trong công ty vẫn chƣa nhận thức đƣợc giá thành định mức cũng là một trong những công cụ để kiểm sốt hoạt động. Vì vậy, các nhà quản trị khơng chú trọng đến việc kiểm sốt giá thành định mức.
+ Thứ ba, về hệ thống báo cáo, công ty vẫn chƣa xây dựng đƣợc hệ thống báo cáo thành quả kiểm soát hoạt động. Điều này xuất phát từ việc công ty chƣa nhận thức đƣợc vấn đề: muốn nâng cao hiệu quả hoạt động thì phải kiểm sốt hoạt động tốt. Hệ thống hoạt động chỉ có thể kiểm sốt và hoạt động hiệu quả trên cơ sở một hệ thống các báo cáo đƣợc thiết lập thích hợp.
Kết luận chƣơng 2
*****
Kiểm soát hoạt động giúp cho các nhà quản lý cấp trung kiểm soát đƣợc hoạt động hàng ngày của mình. Tuy nhiên, ban lãnh đạo cơng ty vẫn chƣa thực sự quan tâm đến vấn đề này. Hiện tại, công ty chỉ mới xác định giá thành định mức cho từng sản phẩm, cơng tác lập dự tốn vẫn cịn mang tính hình thức.
Đây là những nội dung của thực trạng về kiểm soát hoạt động tại Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt. Trên cơ sở những thực trạng này mà tác giả đƣa ra những giải pháp góp phần hồn thiện hệ thống kiểm sốt hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt.
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT
3.1. Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt
Qua thực tế tìm hiểu tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt, tác giả nhận thấy hệ thống kiểm sốt hoạt động tại cơng ty vẫn cịn yếu kém, khơng đánh giá đƣợc thành quả của các nhà quản lý trong cơng ty một cách chính xác. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã tiến hành hồn thiện hệ thống kiểm sốt hoạt động tại Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, quản lý cho công ty, đánh giá đƣợc chính xác năng lực của các nhà quản lý trong công ty. Để thực hiện đƣợc điều này, tác giả đã đƣa ra một số các giải pháp đƣợc trình bày trong mục 3.2.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt hoạt động tại cơng ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt
3.2.1. Xây dựng quy trình lập dự toán tĩnh
Để việc kiểm soát đƣợc thực hiện một cách hiệu quả thì các mục tiêu, căn cứ để đánh giá phân tích phải có cơ sở và tƣơng đối hồn chỉnh, hợp lý. Để kiểm sốt hoạt động dựa trên cơng cụ phân tích các chênh lệch thì cơng tác lập dự tốn phải đƣợc phổ biến, triển khai sâu rộng trong tồn cơng ty, điều này giúp cho nhà quản trị các cấp hình thành thói quen lập dự tốn cũng nhƣ kiểm soát hoạt động của mình thơng qua phân tích các chênh lệch so với dự tốn. Để ứng dụng hệ thống kiểm soát hoạt động tại cơng ty thì việc làm đầu tiên là phải xây dựng quy trình lập dự tốn tĩnh.
3.2.1.1. Dự tốn và lợi ích của việc lập dự tốn5
Dự tốn: Dự tốn là một kế hoạch hành động đƣợc lƣợng hóa và chuẩn bị trƣớc
cho một khoản thời gian cụ thể trong tƣơng lai dƣới dạng kết quả tài chính.
Lợi ích của việc lập dự toán: Việc lập dự toán tuy mất nhiều thời gian nhƣng nó
rất hữu ích:
Dự tốn giúp cho cơng ty thống nhất đƣợc mục tiêu;
Dự tốn giúp cho cơng ty chủ động đƣợc nguồn lực;
Dự tốn giúp cho cơng ty dự đốn đƣợc rủi ro;
Dự toán giúp tạo chuẩn mực đánh giá hoạt động thực của cơng ty;
Dự tốn giúp kiểm sốt chi phí của cơng ty;
Thơng qua dự tốn và phân tích giúp đánh giá năng lực của đội ngũ quản lý
Ngoài ra, việc lập dự tốn cịn giúp cho nhân viên có ý thức tiết kiệm, đề cao tinh thần tập thể, trao đổi thông tin giữa các cấp quản trị.
3.2.1.2. Các bƣớc lập dự tốn
Thơng thƣờng để hoạch định dự tốn, phải thơng qua 5 bƣớc:
@ Bƣớc 1: Lập ban hoạch định dự tốn: Đối với cơng ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ
Tiến Đạt, ban hoạch định dự tốn gồm có: 7 ngƣời, cụ thể nhƣ sau:
Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc;
Phó chủ tịch HĐQT kiêm kiểm sốt tài chính;
Phó giám đốc phụ trách KHSX kiêm TP. Kế hoạch;
Phó giám đốc Nguyên liệu kiêm TP. Nguyên liệu – Vật tƣ;
TP. Xuất nhập khẩu;
TP. Kế toán;
@ Bƣớc 2: Xác định nhân tố và dự toán quyết định
Căn cứ vào mục tiêu chiến lƣợc năm kế hoạch, nhận chỉ tiêu từ HĐQT, Ban hoạch định dự toán tiến hành họp và hoạch định các chỉ tiêu nhằm xác định kế hoạch phát triển công ty một cách bền vững;
Căn cứ vào điểm mạnh, điểm yếu của công ty để xác định điểm giới hạn của dự tốn;
Thơng thƣờng nhân tố dự toán bán hàng (doanh số) là nhân tố quyết định, tuy nhiên, trong điều kiện nguồn lực bị giới hạn, thì nguồn lực đó chính là nhân tố quyết định.
@ Bƣớc 3: Thu thập và tổng hợp thông tin
Căn cứ vào mục tiêu chung của tồn cơng ty, TGĐ giao cho các phòng liên quan lập dự tốn, thu thập thơng tin và tiến hành lập dự toán.
Thu thập thông tin từ nội bộ: Thông tin từ quá khứ trên báo cáo tài
chính, các báo cáo thống kê khác, báo cáo bán hàng...
Thu thập thơng tin bên ngồi: thông tin đối thủ cạnh tranh, thông tin định vị sản phẩm, thông tin về tình hình kinh tế, chính trị...
@ Bƣớc 4: Hoạch định dự toán chi tiết và tổng hợp, căn cứ kết quả bƣớc 3, tiến hành hoạch định dự toán chi tiết và lập dự toán tổng hợp thơng qua sơ đồ 3.2 : Quy
trình lập dự tốn
@ Bƣớc 5: Phê duyệt Dự toán: Sau khi bƣớc 4 xong, Kế toán cân đối kiểm tra,
Sơ đồ quy trình lập dự tốn chi tiết:
Sơ đồ 3.1 – Quy trình lập dự tốn
Căn cứ để lập dự toán chi tiết: số liệu quá khứ, định mức, khả năng phát triển
và xu hƣớng thị trƣờng năm cần xây dựng kế hoạch trên cơ sở:
Định hƣớng chiến lƣợc
Định mức giá thành, định mức các khoản mục chi phí hoạt động Dự báo Kết quả
kinh doanh (A)
Dự toán Thu tiền (3a)
Dự toán sản xuất (2) DT CPNVLTT (2a) DT CPNCTT (2b) DT CPSXC (2c) DT mua hàng/tồn kho (2a.1) Dự toán tiền mặt (3) Dự tốn Chi phí bán hàng (4) Dự toán về Giá vốn (5) Dự tốn Chi phí quản lý (6) Dự tốn Đầu tƣ (7) Dự báo LC tiền tệ (B) Dự toán Vay vốn và CP lãi vay (3b) Dự toán bán hàng (1)
Số liệu bình qn thực tế qua các năm (chi phí, doanh thu...)
Tỷ lệ biến động giá cả
Dự báo thị trƣờng nguyên vật liệu
Dự báo thị trƣờng, quy mơ thị trƣờng...
Dự tốn bán hàng (doanh số) (1): là dự toán về doanh số thực hiện, doanh số
ký hợp đồng.
Căn cứ số liệu lịch sử và xu thế phát triển của thị trường
Căn cứ hợp đồng đã ký và kế hoạch thực hiện trong năm, phó chủ tịch HĐQT đưa ra tiến độ thu tiền(3a) cho công ty (tháng-Quý- năm).
Dự toán sản xuất (2): là dự toán về khối lượng sản xuất trong năm căn cứ vào dự toán về doanh số thực hiện và ký hợp đồng (Quý-6Tháng-năm)
Dự tốn chi phí Ngun vật liệu (2a)
Căn cứ vào dự toán sản xuất (Số lượng, chủng loại, giá cả, tiến độ giao hàng...) phó giám đốc nguyên liệu kiêm trưởng phòng nguyên vật liệu và trưởng phịng kế tốn lập dự tốn ngun vật liệu cần có để có thể đáp ứng yêu cầu về kế hoạch sản xuất đã đặt ra.
Căn cứ vào lượng tồn kho đầu năm, CB cung ứng sẽ đưa ra tiến độ và dự toán mua hàng từng tuần- tháng-Quý-năm (2a.1).
Căn cứ số liệu lịch sử và xu thế của thị trường
Từ đó đƣa ra dự tốn tiền mặt cho tồn cơng ty (3)
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp (2b)
Căn cứ vào dự toán sản xuất (số lượng sản phẩm cần sản xuất, bậc thợ...)
Căn cứ vào định mức khốn nhân cơng cho từng sản phẩm tại các nhà máy
Căn cứ số liệu lịch sử và xu thế của thị trường
Phòng kế toán lập kế hoạch về lao động trực tiếp: Số công nhân, định mức
tiền lƣơng từng sản phẩm, số lƣợng sản phẩm, sau đó lập dự tốn về chi phí nhân cơng cần thiết để có thể đáp ứng yêu cầu về kế hoạch sản xuất đã đặt ra.
Dự tốn chi phí sản xuất chung (2c)
Căn cứ vào dự toán sản xuất
Căn cứ dự toán bán hàng (doanh số thực hiện)
Căn cứ quy mô các hợp đồng đã ký kết
Căn cứ số liệu lịch sử và xu thế của thị trường
Phịng kế tốn lập kế hoạch về chi phí gián tiếp tại các nhà máy sau đó lập dự
tốn cần thiết về chi phí sản xuất chung của cơng ty để có thể đáp ứng yêu cầu về kế hoạch sản xuất/doanh thu đã đặt ra.
Dự tốn chi phí bán hàng (4)
Căn cứ vào dự toán bán hàng (doanh số ký hợp đồng, doanh số thực hiện)
Căn cứ vào số liệu quá khứ các năm trước và dự báo ước tính chi phí bán hàng trong năm
Phịng xuất nhập khẩu tiến hành lập dự tốn chi phí bán hàng cần thiết thực
hiện tốt kế hoạch doanh thu đã đặt ra.
Dự toán giá vốn hàng bán (5)
Căn cứ vào dự toán bán hàng (doanh số thực hiện)
Căn cứ vào định mức giá thành sản phẩm
Dự tốn chi phí quản lý (6)
Căn cứ vào số liệu quá khứ các năm trước và dự báo ước tính chi phí quản lý trong năm
Dự tốn đầu tƣ (7)
Căn cứ số liệu dự báo về định hướng phát triển trong tương lai, chiến lược cơng ty.
Dự tốn thu - chi (3)
Căn cứ kế hoạch về thu tiền
Tiến độ, kế hoạch thực hiện các hợp đồng
Dự báo kết quả kinh doanh (A)
Căn cứ kế hoạch dự toán về doanh số
Căn cứ kế hoạch dự toán về giá vốn
Căn cứ kế hoạch dự toán về các loại chi phí
Dự báo lƣu chuyển tiền tệ (B)
Căn cứ kế hoạch dự toán về thu tiền
Căn cứ kế hoạch dự toán về chi tiền
Căn cứ kế hoạch dự toán tiền mặt và kế hoạch vay vốn
3.2.2. Xây dựng hệ thống kiểm sốt chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí định mức
Để kiểm sốt tốt chi phí sản xuất, các doanh nghiệp phải thực hiện việc kiểm soát ở cả 3 giai đoạn: trƣớc khi tiến hành sản xuất, trong quá trình sản xuất, và sau khi sản xuất. Trƣớc q trình sản xuất: Định mức chi phí tiêu hao và lập dự tốn chi phí. Trong q trình sản xuất: Kiểm sốt để chi tiêu trong định mức. Sau q trình sản xuất: Phân tích sự biến động của chi phí để biết mức độ tăng, giảm chi phí, từ đó tìm ra ngun nhân tăng, giảm chi phí để đƣa ra biện pháp khắc phục, tiết kiệm chi phí cho kỳ sau.
Nhƣ vậy, để xây dựng đƣợc hệ thống kiểm sốt chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí định mức, cơng ty cần thực hiện theo quy trình sau:
Bƣớc 1: Phân loại chi phí sản xuất chung tại cơng ty theo cách ứng xử chi phí
Bƣớc 2: Xây dựng giá thành định mức theo hướng phân định biến phí và định
phí
3.2.2.1. Phân loại CPSXC tại cơng ty theo cách ứng xử chi phí
Nhƣ thực trạng lập dự tốn CPSX đƣợc trình bày ở chƣơng 2 cho thấy cơng ty đã lập dự toán CPNVLTT , dự toán CPNCTT, dự toán CPSXC. Tuy nhiên, hạn chế của dự toán CPSXC của cơng ty là chƣa nêu rõ những chi phí sản xuất chung nào là định phí, những chi phí nào là biến phí. Vì vậy, cơng ty nên lập dự tốn CPSXC theo hƣớng có phân loại thành biến phí và định phí sản xuất chung. Trên cơ sở đó, cơng ty sẽ xác định đƣợc giá thành định mức theo hƣớng phân định CPSXC thành biến phí và định phí.
CPSXC phải đƣợc phân định thành định phí và biến phí. CPSXC của cơng ty gồm: chi phí lƣơng nhân viên phân xƣởng, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng tại phân xƣởng, chi phí dịch vụ mua ngồi( gồm chi phí nƣớc sản xuất, chi phí vận chuyển vật tƣ, vật liệu, chi phí điện sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngồi khác), các chi phí bằng tiền khác phát sinh tại phân xƣởng sản xuất gồm (tiền ăn ca CNSX, chi phí thuê đất SX, chi phí bằng tiền khác).
Cơng ty có thể tách chi phí sản xuất chung thành biến phí và định phí dựa vào bảng 3.1.
Bảng 3.1 – Bảng phân loại CPSXC tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt theo cách ứng xử chi phí
Yếu tố Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp
1. Chi phí lương nhân viên phân xưởng x
2. Chi phí vật liệu x
3. Chi phí dụng cụ sản xuất x
4. Chi phí khấu hao TSCĐ x
5. Chi phí dịch vụ mua ngoài:
- Chi phí nƣớc SX x
- Chi phí vận chuyển vật tƣ, vật liệu x
- Chi phí điện SX x
- Chi phí dịch vụ mua ngồi khác x
6. Chi phí bằng tiền khác:
- Tiền ăn ca CNSX x
- Chi phí thuê đất SX x
- Chi phí bằng tiền khác x
Phần chi phí hỗn hợp này, cơng ty có thể sử dụng một trong các phƣơng pháp sau để phân tích các chi phí hỗn hợp thành yếu tố định phí và biến phí:
- Phƣơng pháp cực đại, cực tiểu; - Phƣơng pháp đồ thị phân tán; - Phƣơng pháp bình phƣơng bé nhất.