CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HẢI QUAN ĐIỆN TỬ
2.2 Quy trình HQĐT tại Việt Nam
2.2.1 Quy trình HQĐT
Hiện nay, các Chi cục HQ thực hiện song song 2 phương thức điện tử và thủ cơng tại 13 Cục HQ tỉnh, thành phố với 03 loại hình chính là: kinh doanh, sản xuất XK và gia cơng.
Vì điều kiện khơng cho phép luận văn giới thiệu hết các quy trình TTHQĐT đối với tất cả các loại hình cụ thể, nhưng nhìn chung mỗi loại hình thường cĩ 6 bước cơ bản, trong đĩ bước 5 và buớc 6 thì gần như giống với TTHQ truyền thống.
Sơ đồ 2.1: Trình tự thực hiện TTHQĐT Tạo lập tờ khai điện tử Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ Tiếp nhận và xử lý thơng tin Phân luồng Kiểm tra chứng từ Kiểm tra thực tế hàng hĩa Xác nhận thơng quan tại Chi cục Hải quan 1 2 3 3 4
37
Bƣớc 1: Kiểm tra sơ bộ, đăng ký tờ khai điện tử.
Cơng việc của bước này gồm: Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai; Kiểm tra tên hàng, đơn vị tính, mã số; Kiểm tra sự đầy đủ các tiêu chí trên tờ khai HQĐT.
Trường hợp thơng tin khai của người khai HQ gửi đến chưa đúng theo quy định, cơng chức kiểm tra thơng qua hệ thống hướng dẫn người khai HQ điều chỉnh cho phù hợp hoặc từ chối đăng ký và nêu rõ lý do từ chối tờ khai HQĐT.
Nếu thơng tin khai báo đúng và đầy đủ thì chấp nhận đăng ký tờ khai HQĐT, cập nhật kết quả kiểm tra vào hệ thống để cấp số đăng ký, phân luồng tờ khai.
Hiện nay, HQĐT đã áp dụng tờ khai điện tử đi kèm với các chứng từ đã được chuyển đổi từ điện tử sang giấy. Thơng qua Hệ thống XLDLĐT đã tự động hĩa được khâu: kiểm tra tính hợp lệ, hợp chuẩn thơng tin khai báo; Đối chiếu giữa thơng tin trên tờ khai HQĐT với các chứng từ của bộ hồ sơ HQ đã được điện tử hĩa như: C/O, giấy phép, invoice….Tuy nhiên việc kiểm tra sơ bộ hồ sơ HQ mới chỉ dựa trên chỉ tiêu DN tốt/xấu để xác định cĩ kiểm tra sơ bộ hay khơng.
Thực tế hiện nay thì hầu hết tất cả hồ sơ XNK đều phải kiểm tra sơ bộ vì hiện tại các tiêu chí thơng tin yêu cầu DN khai báo trên tờ khai HQĐT cịn thiếu nhiều tiêu chí, chi tiết. Vì vậy, máy tính mới tự động hĩa kiểm tra một phần cịn cơng chức HQ vẫn phải kiểm tra thủ cơng bên ngồi những thơng tin cịn thiếu như: thơng tin giấy phép (hạn ngạch thuế quan, giấy phép C/O…);thơng tin về hĩa đơn… Trong quá trình thực hiện, do đây là một mơ hình mới cho nên việc hiểu và thực hiện của một bộ phận CBCC HQ và DN cĩ những hạn chế nhất định. Nhiều tình huống phát sinh ngồi quy định chưa được cập nhật. Tình trạng nhân viên của một số DN khơng biết sử dụng hệ thống khai báo điện tử, chưa hiểu rõ những tính năng của hệ thống và quy trình thực hiện HQĐT. Việc chỉnh sửa tờ khai, khai báo sai, khai báo thiếu nội dung yêu cầu thường hay xảy ra.
Tính từ ngày 15/12/2009 đến 15/10/2011 đã cĩ 2.510.153 tờ khai HQĐT tại 13 Cục thực hiện thí điểm HQĐT, chiếm 39,34% trên tổng số tờ khai HQ của 13 Cục. Tổng số tờ khai qua thực hiện HQĐT, gấp 135,89 lần so với năm 2009, gấp
38
HQĐT chiếm 75,94% so với tổng số tờ khai tại các Cục HQ đối với các loại hình đã triền khai phần mềm (Bảng 2.4: Kết quả tờ khai thực hiện HQĐT tại 13 Cục).
Sau khi Hệ thống XLDLĐT tiếp nhận tờ khai HQĐT thì nĩ sẽ tự động phân luồng. Trên cơ sở phân luồng tự động của máy tính, cơng chức HQ làm nhiệm vụ tiếp nhận tờ khai sẽ đồng ý với phân luồng tự động hoặc nếu thấy cĩ vấn đề thì sẽ đề xuất với Lãnh đạo Chi cục chuyển luồng cho phù hợp. Theo báo cáo kết quả phân luồng của các Cục báo cáo về TCHQ tính đến ngày 15/10/2011 thì: Luồng xanh (thơng quan trên cơ sở tờ khai điện tử hoặc chứng từ điện tử bổ sung): 72,7% , thời gian thơng quan luồng xanh từ 3 – 15 phút; Luồng vàng là 12,83%, thời gian thơng quan luồng vàng từ 15 – 60 phút; Luồng đỏ là 14,47%, thời gian thơng quan luồng đỏ phụ thuộc vào thời gian kiểm tra thực tế hàng hĩa.(Bảng 2.5:Kết quả tỷ lệ phân luồng thực hiện HQĐT)
Bƣớc 2: Kiểm tra hồ sơ hải quan.
Kiểm tra hồ sơ hải quan bao gồm các cơng việc: Kiểm tra hồ sơ; kiểm tra, xác định trị giá tính thuế (nếu cĩ).
Theo Thơng tư 222/2009/TT-BTC thì TTHQĐT cĩ 4 luồng: luồng xanh, luồng vàng điện tử (vàng nhạt), luồng vàng giấy (vàng đậm), luồng đỏ. Nhưng trên thực tế khơng áp dụng luồng vàng nhạt mà chỉ áp dụng luồng vàng đậm (nĩi chung là luồng vàng). Nghĩa là DN phải xuất trình hồ sơ HQ khi máy tính xác định luồng vàng. Vì vậy, bước này chỉ thực hiện khi hàng hĩa XNK được phân vào luồng vàng.
Hiện nay, HQĐT vẫn chưa triển khai được chữ ký số nên các chứng từ điện tử chuyển đến cơ quan HQ thơng qua mạng Internet chủ yếu bằng cách là scan các chứng từ. Tuy nhiên, theo pháp luật quy định thì chứng từ scan khơng đủ cơ sở làm căn cứ pháp lý nên người khai HQ vẫn phải cầm chứng từ giấy đến cơ quan HQ để đĩng dấu xác nhận là đã chuyển bộ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử. nên thực tế HQĐT vẫn chưa đơn giản hĩa thủ tục được bao nhiêu.
Theo số liệu thống kê, tỷ lệ kiểm tra chi tiế hồ sơ khi triển khai HQĐT so với HQ truyền thống đã giảm đáng kể. Năm 2010, tỷ lệ kiểm tra chi tiết hồ sơ là 45,20%, năm 2011 (tính đến ngày 15/10/2011) là 12,83%, tuy nhiên so sánh tỷ lệ
39
này với các nước tiên tiến trên khu vực thì vẫn cịn rất cao.
Đối với cán bộ cơng chức, do HTXLDLĐT hải quan cịn thiếu nhiều tiêu chí nên việc phân luồng chưa được đảm bảo chính xác, vì vậy cán bộ HQ phải kiểm tra thủ cơng lại. Để đảm bảo thời gian, cho nên đơi lúc việc kiểm tra khơng đầy đủ dẫn đến thiếu sĩt như khơng phát hiện được việc khai báo thiếu tờ khai trị giá của DN, khai báo sai của DN về trị giá, mã số, tên hàng, kiểm tra các thơng tin về hàng nộp thuế ngay, hàng cĩ giấy phép, hàng đăng ký chất lượng v.v...
Bƣớc 3: Kiểm tra thực tế hàng hĩa.
Trường hợp phải thực hiện kiểm tra hàng hĩa tại địa điểm làm thủ tục ngồi cửa khẩu chưa cĩ kết nối với HTXLDLĐT hải quan, cơng chức kiểm tra thực tế hàng hĩa ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hĩa vào mẫu “Phiếu ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hĩa” sau đĩ cập nhật kết quả kiểm tra hàng hĩa vào hệ thống.
Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hĩa phù hợp với các quy định của pháp luật thì cơng chức kiểm tra thực tế hàng hĩa quyết định thơng quan hoặc đề xuất Đội trưởng Đội thủ tục quyết định “Giải phĩng”, “Đưa hàng về bảo quản”.
Việc quyết định được thực hiện trên Hệ thống hoặc trên Tờ khai điện tử in nhưng sau đĩ phải cập nhật vào Hệ thống.
Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hĩa khơng đúng so với khai báo của người khai hải quan thì cơng chức kiểm tra thực tế hàng hĩa đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho Chi cục trưởng để xem xét, xử lý.
Nếu lơ hàng thuộc trường hợp phải kiểm tra trị giá tính thuế, tính lại thuế thì ghi nhận kết quả kiểm tra thực tế hàng hĩa chuyển tồn bộ hồ sơ về Bước 2 để kiểm tra trị giá tính thuế, tính lại thuế.
Hiện nay, tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hĩa cịn cao so với các nước tiên tiến trong khu vực. Năm 2010, tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hĩa là 16,18% trên tổng số tờ khai XNK trong cả nước, đến năm 2011 (tính đến ngày 15/10/2011) đã giảm xuồng cịn 14,47%. Cá biệt một số Cục HQ, tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hĩa cịn rất cao, như: Cục HQ Tp. Hồ Chí Minh (21,63%), cục HQ Quảng Ngãi (20,17%) (Theo
40
Bƣớc 4: Xác nhận thơng quan; Giải phĩng hàng; Đƣa hàng hĩa về bảo quản; Hàng chuyển cửa khẩu, trao đổi thơng tin với Chi cục HQ cửa khẩu.
Cơ quan HQ cĩ trách nhiêm thu thuế (thuế XK, thuế NK, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế VAT) và lệ phí HQ theo quy định đối với các hàng hĩa XNK bị chịu thuế. Sau khi DN đã nộp thuế thì cơng chức HQ cĩ trách nhiệm kiểm tra đối chiếu đúng nội dung tờ khai HQĐT in với thơng tin của tờ khai HQĐT trên hệ thống; hình thức tờ khai HQĐT in và căn cứ quyết định trên hệ thống; thực hiện xác nhận “Thơng quan”, “Giải phĩng hàng”, “Cho phép đưa hàng về bảo quản”, “Hàng chuyển cửa khẩu” vào tờ khai HQĐT. Cơng chức xác nhận vào 02 bản Tờ khai HQĐT in, lưu 01 bản, trả người khai HQ 01 bản, đồng thời cập nhật thơng tin xác nhận vào hệ thống.
Trường hợp tờ khai HQĐT in cĩ phụ lục tờ khai, các bản kê (nếu cĩ) đi kèm thì cơng chức thực hiện việc đối chiếu và ký tên, đĩng dấu số hiệu cơng chức vào gĩc phải phía trên hàng mã vạch các chứng từ này.
Hiện nay, vẫn tồn tại nhiều trường hợp CBCC ở các Chi cục HQ cửa khẩu cịn thiếu sĩt trong việc ghi nhận kết quả xác nhận thực xuất, thực nhập vào hệ thống XLDL TQĐT, khơng đăng nhập được vào hệ thống, cho phép hàng thơng quan khơng đúng quy định (chưa qua khâu kiểm tra chứng từ giấy, chưa thực xuất, thực nhập), hàng đã thơng quan nhưng khơng thanh lý tờ khai trên hệ thống. Đây là một trong những lỗi thường gặp ở bước này.
Bƣớc 5: Quản lý, hồn chỉnh hồ sơ.
Chi cục HQ nơi thực HQĐT bố trí cơng chức theo dõi và quản lý, hồn chỉnh hồ sơ của các lơ hàng đã được “Thơng quan”, “Giải phĩng hàng”, “Cho phép đưa hàng về bảo quản”, “Hàng chuyển cửa khẩu” mà cịn nợ các chứng từ được phép chậm nộp thuộc bộ hồ sơ HQ hoặc cịn vướng mắc chưa hồn tất thủ tục HQ.
Cơng chức HQ đã giải quyết thủ tục cho lơ hàng tại các Bước 1, 2, 3, 4 cĩ trách nhiệm tiếp nhận các chứng từ chậm nộp, xử lý các vướng mắc của lơ hàng; Sau khi hồn thành thì chuyển cho cơng chức được giao nhiệm vụ quản lý, hồn tất
41
hồ sơ. Cơng chức quản lý hồn tất hồ sơ kiểm tra việc hồn chỉnh của hồ sơ, cập nhật thơng tin vào hệ thống và chuyển sang Bước 6.
Bƣớc 6: Phúc tập hồ sơ
Việc phúc tập hồ sơ HQĐT thực hiện theo quy định về phúc tập hồ sơ hải quan hiện hành và thực hiện một số cơng việc sau: Kiểm tra, đối chiếu các số liệu tại Tờ khai HQĐT in với tờ khai HQĐT trên Hệ thống trong trường hợp khơng cĩ tờ khai HQĐT in; Kiểm tra sự thống nhất các số liệu của tờ khai HQĐT trên Hệ thống và các hệ thống phần mềm nghiệp vụ khác.
Sau gần 5 năm triển khai HQĐT, hệ thống quy trình HQĐT đã bao trùm các khâu trước, trong và sau thơng quan. DN đã được hưởng sự ưu tiên về thủ tục và đã được cơ quan HQ hỗ trợ kịp thời trong quá trình làm thủ tục. Số lượng giấy tờ phải nộp giảm hẳn so với HQ truyền thống. Nhờ vậy, thời gian thơng quan cũng được rút ngắn, chi phí thơng quan hàng hĩa giảm, tiết kiệm cho cả cơ quan HQ và cả DN. Bên cạnh đĩ, việc triển khai HQĐT cũng giúp cho DN và cơ quan HQ cĩ khả năng kiểm sốt tồn bộ quá trình luân chuyển của bộ hồ sơ cũng như việc thực hiện TTHQ của nhân viên cấp dưới. thơng tin khai HQ cũng trở nên nhất quán, chuẩn hĩa cả từ phía DN và HQ, tạo thuận lợi cho cơng tác quản lý.