3.2 Hoàn thiện nội dung của kế toán quản trị nên thực hiện ti công ty
3.2.1 Tổ chức hệ thống dự toán ngân sách
Th nh h nh ự n ng n h
Để công tác lậ dự toán ngân sách của công ty được hoàn chỉnh và hát huy được tác dụng th công ty CANASEAFOOD n n ết hợ mô h nh ấn định thông tin từ tr n xuống và mô h nh ấn định thông tin từ dưới l n. Công ty cần x m trọng nhân vi n, cùng tham gia vào việc lậ dự tốn tuy nhi n cần có sự chỉ đạo, á đ t của an giám đốc để nhân vi n tham gia thực hiện dự tốn ngân sách chính xác nhất.
nh ự n ng n h
Công tác lập dự toán ngân sách phải được thực hiện liên tục. Việc lập dự toán ngân sách không chỉ là hoạt động hàng năm mà hải được tổ chức liên tục trong năm, thường xuyên theo dõi ngân sách, so sánh thực tế với kế hoạch đã đ ra và đi u chỉnh kịp thời cho phù hợp với thực tế. Vì vậy, qua nghiên cứu thực tiễn việc thực hiện lập dự toán ngân sách nên thực hiện ua a giai đoạn như sau
G a n 1: Chuẩn bị lập dự toán ngân sách
an giám đốc cần xác định rõ mục tiêu chung của công ty trong năm, ấn định tỷ lệ tăng lợi nhuận. Mục ti u đ t ra phải hoa học và sát với thực tiễn và cần được cụ thể hóa thành các số liệu như tăng lợi nhuận từ 10% đến 15% so với năm trước.
an giám đốc cần phân công cụ thể cho những phòng ban sau: + h ng ế hoạch- inh doanh hải đạt chỉ ti u v doanh số,
+ h ng thu mua hải t m iếm, lựa chọn những nhà cung cấ tốt hơn cả v giá cả và chất lượng sản hẩm.
+ ết hợ cùng với h ng mua hàng, h ng ế toán, ộ hận xuất nhậ hẩu, h ng sản xuất, … iểm sốt các chi hí đầu vào cũng như đầu ra, và trư ng h ng của các h ng an là người chịu trách nhiệm thực hiện mục ti u này.
+ Ngoài ra an giám đốc cần lập thêm một bộ phận chuyên trách sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức, chỉ đạo, xem xét, kiểm tra toàn bộ các áo cáo để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng t nh h nh thực tế tại công ty.
Bộ phận chuyên trách tiến hành lập bảng biểu phù hợp, rà soát, đánh giá lại và hản h i (nếu có) để đảm bảo rằng các báo cáo dự tốn sẽ mang lại các thơng tin hữu ích cho công ty.
G a n 2: Soạn thảo ngân sách
Hiện tại công ty chỉ thực hiện lậ ế hoạch chung chung, chủ yếu do h ng ế toán – tài chính thực hiện. an giám đốc n n hân công cụ thể những cá nhân từng ộ hận, từng h ng an chịu trách nhiệm v lậ dự toán ngân sách cho ộ hận m nh.
Để thực hiện mục ti u chung này, công ty n n tiến hành thành lậ ộ hận chuy n trách v lậ dự toán (thuộc ộ hận ế toán uản trị) để đảm ảo cơng tác dự tốn ngân sách sát với thực tế, hoa học.
Sau khi hoàn thành các mẫu áo cáo, các ước nghiên cứu, hân tích, …, ộ phận chuyên trách sẽ báo cáo với an giám đốc cơng ty để xem xét tính hợp lý và phù hợp của dự toán ngân sách thông qua cuộc họp với các bộ phận liên quan và chính thức cơng bố cho tồn cơng ty để các h ng an th o đó mà tổ chức thực hiện.
G a n 3: Theo dõi dự toán ngân sách.
Bộ phận chuyên trách cần theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu tr n áo cáo để kịp thời đi u chỉnh các chỉ tiêu lẫn biểu mẫu cho phù hợ và làm cơ s cho việc thực hiện lập dự toán ngân sách cho các kỳ sau.
3.2.1.2 L p báo cáo dự toán ngân sách
áo cáo dự tốn ngân sách sẽ được thơng ua và tr thành dự tốn ngân sách chính thức trong công ty. an giám đốc tiến hành hổ iến lại cho các trư ng h ng và uản đốc hân xư ng để thực hiện.
Các báo cáo dự tốn ngân sách n n được lập tại cơng ty CANASEAFOOD
o Dự toán tiêu thụ sản phẩm
o Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
o Dự tốn chi phí sản xuất chung
o Dự toán t n kho thành phẩm
o Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
o Dự toán ti n
o Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
3.2.1.2.1 Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Do công ty sản xuất nhi u mã hàng thủy sản chi n hác nhau trong năm v vậy công ty phải lập dự toán tiêu thụ cho tất cả các mã hàng thủy sản chi n như i ritt r Igm, o it n hông đuôi, iftt r M-08031-OHBUN, Tempura 71/90- black trger, Koebiten temp 17pcs-08033-OHBUN, Koebiten temps-08032- OHBUN, Koebi-sojitz Singapore, Koenbiten tempura yachiyo, Tempura 71/90- merry time, Keobitemp NS-08721-nihonsho n, … nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần sản xuất để đảm bảo cho tiêu thụ và dự trữ hàng t n kho cuối kỳ
Công ty CANASEAFOOD hiện nay việc sản xuất và tiêu thụ thành phẩm thủy sản và rau củ chi n đ u dựa vào các đơn đ t hàng của khách hàng, và thành phẩm sẽ được tiêu thụ hết sau hi đã sản xuất xong n n có thể đơn đ t hàng của tháng này nhưng ua tháng sau mới ti u thụ hết. Việc lập dự toán tiêu thụ do bộ phận kinh doanh phụ trách dựa vào đơn đ t hàng của khách hàng nhằm mục tiêu, và mang ý nghĩa là nhiệm vụ mà phịng kinh doanh sẽ phải hồn thành. Vì vậy, hi lậ dự tốn ti u thụ công ty hải lậ cho từng u . Dựa vào đó cơng ty sẽ xác định được:
Dự tính số lượng sản phẩm ti u thụ dựa vào mối uan hệ với hách hàng, các đơn đ t hàng chưa thực hiện trong u , thăm d iến hách hàng, nghi n cứu thị trường.
Đơn giá dự iến Tham hảo iến của h ng ế toán v giá án của các m t hàng. Chính sách giá của công ty được ấn định sao cho lợi nhuận của công ty hoảng từ 5%-10% tùy từng loại sản hẩm
Dự tính số ti n thu được căn cứ vào doanh thu tiêu thụ, thời hạn thanh toán, và t nh h nh thu năm trước. Thời hạn thanh toán và hương thức thanh toán đối với các hách hàng đ u như nhau n n ti n thu được dự tốn chỉ tính tr n sản hẩm bán ra
( ự n hụ h ản hẩ ể T h n ộ KO I-SOJITZ SINGAPORE (SIN201) nh h ế ng hần hụ ụ 7)
3.2.1.2.2 Dự toán sản xuất
Dự toán sản xuất do phòng sản xuất lập, được lậ cho từng m t hàng nhằm :
Dự tính số lượng NVL trực tiếp cần mua để đảm bảo cho sản xuất và dự trữ cuối kỳ.
Trong đó :
ố lượng ti u thụ dự iến ựa vào dự toán tiêu thụ
Dự toán hàng t n kho đầu kỳ: dựa vào đơn đ t hàng của năm trước và số lượng t n ho đầu ỳ trước
ố lượng sản hẩm th o các đơn hàng chưa hoàn thành cuối ỳ: theo chính sách t n kho của cơng ty. Th o inh nghiệm của ộ hận sản xuất th số lượng t n ho cuối ỳ ằng 1% nhu cầu ti u thụ ỳ sau
( ự n ản ấ h ản hẩ ể T h n ộ KO I-SOJITZ SINGAPORE (SIN201) nh h ế ng hần hụ ụ 8)
3.2.1.2.3 Dự tốn chi phí ngun v t liệu trực tiếp
Lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp do h ng ế toán ết hợ với h ng sản xuất lậ , nhằm giúp nhà quản trị hệ thống được nhu cầu cần thiết cho quá trình sản xuất, đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ sản xuất và nhu cầu t n kho cuối kỳ. Một phần nguyên vật liệu này đã được đá ứng b i nguyên liệu t n ho đầu kỳ, Ti n thu được = hoản hải thu
từ năm trước chuyển sang +
Ti n án hàng hải thu hát sinh
Số lượng sản phẩm theo các đơn hàng chưa hoàn thành CK NVL cần mua dự iến Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự tính Số lượng Hàng t n ho đầu kỳ dự toán = + -
Trong đó:
Số lượng sản phẩm cần sản xuất: Dựa vào dự toán sản xuất Dự toán hàng t n kho NVLTT
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu trực tiế để sản xuất 1 sản phẩm o uản đốc hân xư ng xây dựng dựa tr n áo cáo t nh h nh sản xuất thực tế từ nhân vi n ỹ thuật sản xuất.
+ Đối với sản hẩm chính Th o y u cầu từng đơn đ t hàng của hách hàng + Đội với sản hẩm hụ Nhân viên kỹ thuật sản xuất sẽ th o d i chi tiết uá tr nh sản xuất một sản hẩm để tính ra lượng và loại nguy n vật liệu sử dụng.
+ Tổng nhu cầu nguy n vật liệu được tính th o cơng thức sau:
Tổng nhu cầu NVL = Nhu cầu NVL cho sản xuất + Y u cầu t n ho NVL CK Hiện nay, công ty sản xuất th o đơn đ t hàng nên có những đơn đ t hàng của tháng (quý) này đến tháng (quý) sau mới sản xuất xong. V vậy, th o nghi n cứu của tác giả th mức t n ho nguy n vật liệu của tháng ( u ) này n n chiếm 8% nhu cầu nguy n vật liệu của u sau.
Trong đó, t n ho nguy n vật liệu đầu ỳ dựa vào áo cáo chi tiết nguy n vật liệu t n ho cuối năm 2011.
Trong đó
+ Định mức giá nguy n vật liệu ựa vào ảng áo giá của h ng mua hàng ết hợ với nhận định v xu hướng tăng/giảm giá nguy n vật liệu trong từng thời ỳ. + Chi hí nguy n vật liệu trực tiế
Chi hí NVL trực tiế = NVL cần mua vào cho x Định mức giá NVL NVL cần mua
vào trong ỳ =
Tổng cộng nhu cầu
NVL - T n ho NVL đầu ỳ
+ Đ ng thời tính số ti n dự iến chi ra ua các ỳ
Dự tính số ti n chi trả h ng ế toán hải dự toán số ti n chi trả cho nhà cung cấ và các hoản nợ nhà cung cấ . Thực tế công ty nhậ nguy n vật liệu từ các nhà cung cấ u n thuộc, mức chi tra ngay trong u từ 60%-80%, hần c n lại chuyển sang ỳ sau.
( ự n h h ng n v ệ h nh ự ế nh ng hụ ụ 9)
3.2.1.2.4 Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn lao động trực tiếp được xây dựng dựa trên dự toán sản xuất, do h ng ế toán hối hợ với h ng nhân sự và h ng sản xuất lậ . ự tốn nhân cơng trực tiế được tính cho từng sản hẩm ao g m các chỉ ti u sản lượng sản hẩm sản xuất dự iến, tổng nhu cầu v thời gian lao động trực tiế , định mức giờ công, chi hí 1 giờ nhân cơng, chi hí nhân cơng trực tiế th o công thức sau
ố lượng sản hẩm sản xuất dự iến ằng với số lượng sản xuất tr n áo cáo dự tốn.
Định mức giờ cơng được nhân vi n ộ hận ỹ thuật sản xuất xác định là 1. giờ cho 1sản hẩm
Tổng h h a ộng ự ế
Đơn giá 1 giờ công được h ng nhân sự ết hợ h ng ế toán lậ dựa vào mức ti n lương tối thiểu của Nhà Nước. Chi hí nhân cơng trực tiế Tổng nhu cầu v thời gian LĐTT x Đơn giá giờ cơng.
Chi phí lao động trực tiếp dự kiến NCLĐ trực tiếp dự kiến x Đơn giá 1 giờ lao động Nhu cầu lao động trực tiếp dự kiến = Số lượng sản phẩm dự kiến x Định mức giờ công
Số phải trả trong kỳ Số ti n chi trả = Số phải trả cuối kỳ trước +
( ự n h h nh n ng ự ế nh h ế ng hần hụ ụ 10)
3.2.1.2.5 Dự tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung do phịng kế tốn phối hợp với phòng sản xuất lập . Được lập dự toán dựa trên dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. Chi hí sản xuất chung hải hân iệt định phí và biến phí dựa tr n đơn giá hân ổ và tiêu thức để phân bổ chi phí sản xuất chung là thời gian lao động trực tiếp. Nhưng chi hí sản xuất chung sẽ tính chung cho tồn hân xư ng sản xuất, n n iến hí và định hí sản xuất chung được tính th o hệ số chi hí sản xuất chung hả iến.
Chi hí sản xuất chung hả iến
Trong đó
+ ựa vào dự tốn chi hí nhân cơng trực tiế , ta có tổng thời gian lao động trực tiế
Tổng chi hí sản xuất chung dự iến:
Dự tốn chi phí sản xuất chung cũng được sử dụng để xây dựng dự toán vốn bằng ti n. Đi u cần lưu là chi hí hấu hao tài sản cố định là một khoản chi phí khơng thanh tốn bằng ti n, do vậy chi phí này phải được loại trừ ra khỏi tổng chi bằng ti n trong chi phí sản xuất chung.
( ự n h h ản ấ h ng nh ng hụ ụ 11) 3.2.1.2.6 Dự tốn tồn kho thành phẩm
Sau khi hồn tất các dự toán trên, kế toán tập hợp số liệu dự tốn v các chi phí sản xuất để tính giá thành đơn vị dự kiến. o h ng ế toán lậ sau hi ết hợ với
Biến phí SXC khả biến = Tổng thời gian lao động trực tiếp x Hệ số CPSXC
Tổng chi phí SXC dự iến = Biến hí C + Định phí SXC bất biến
thành phẩm t n kho dự kiến được gọi là dự toán thành phẩm t n kho cuối kỳ. Và căn cứ vào:
+ iá thành sản xuất của 1 đơn vị sản hẩm + hối lượng thành hẩm t n ho.
( ự n h h ản ấ h ng nh ng hụ ụ 12)
3.2.1.2.7 Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý do h ng ế toán ết hợ với h ng nhân sự lậ . Là dự kiến các khoản chi phí sẽ phát sinh trong kỳ dự tốn ngồi lĩnh vực sản xuất. Dự tốn chi hí lưu thơng và chi hí uản lý có thể được lập từ nhi u bảng dự tốn của những người có trách nhiệm trong khâu bán hàng và quản lý lập ra. Chi hí án hàng và uản l doanh nghiệ ao g m số lượng sản hẩm ti u thụ dự iến, chi hí án hàng và uản l hả iến, chi hí án hàng và uản l ất iến,
Tổng chi phí khả biến dự kiến (Tổng CPKBDK):
Trong đó
ố lượng sản hẩm ti u thụ dự iến dựa vào dự tốn tiêu thụ
Chi phí bán hàng và quản l hả iến ựa vào chi hí hát sinh năm trước và dự đoán t nh h nh iến động chi hí năm nay. iả sử năm 2012 tăng th m 1.000đ/sản hẩm
Tổng chi phí bán hàng và quản lý dự kiến (Tổng CPBH và QKDK):
Ti n chi cho chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: chi phí khấu hao tài sản cố định là một khoản chi phí khơng thanh tốn bằng ti n, do vậy chi phí này phải được loại trừ ra khỏi tổng chi bằng ti n trong chi hí án hàng và uản l doanh Thành phẩm t n kho cuối kỳ = Giá thành SX của 1 đơn vị x Số lượng TP t n kho
Tổng chi phí bán hàng và quản lý dự kiến = Tổng CPKBDK + Chi phí BH và QL bất biến Tổng chi phí khả biến dự kiến = SLSP tiêu thụ dự kiến x Chi phí BH và QL khả biến
( ự n h h n h ng v ản anh ngh ệ nh h ế ng hần hụ ụ 13)
3.2.1.2.8 Dự toán tiền
Dự toán ti n là dự iến lượng ti n thu, chi trong ỳ để sử dụng hợ l và có hiệu uả trong uá tr nh sản xuất kinh doanh. Dự toán nhu cầu v ti n phải được lập cho từng kỳ, thời gian càng ngắn càng tiện lợi. Doanh nghiệp nên lập dự toán ti n hàng tháng ho c hàng u v cơng ty có chính sách thanh tốn cho từng khách hàng, nên nếu lập dự toán ti n hàng ngày sẽ mất nhi u thời gian nhưng hông hiệu quả. Được thiết lập dựa trên số liệu của các dự toán đã tr nh ày tr n. Nó được cấu tạo g m 4