Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.3. Giải pháp định hướng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa của PROCONCO hiện tại coi trọng vào văn hóa cộng động với tinh thần tập thể, đồn kết và công ty luôn đảm bảo thực thi các quy định, quy chế ổn định với sự kiểm soát chặc chẽ. So với hiện tại thì mong muốn trong tương lai của người lao động là tăng cường sự đổi mới, năng động hơn và giảm bớt tính kiểm sốt, các quy định. Để hồn thiện theo xu hướng trong tương lai thì PROCONCO cần phải thay đổi như sau :
Cơng ty phải ln duy trì văn hóa cộng đồng ở mức cao để đạt được điều này vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng phải duy trì tính tập thể, tình đồn kết và tình nhân ái trong đội ngũ nhân viên thông qua các chương trình du lịch hè, teambuilding, nghi lễ, các buổi thăm hỏi động viên công nhân viên ốm đau, bệnh tật. Lãnh đạo phải tăng cường phân chia quyền lực để tạo động lực cho nhân viên. Các chương trình phúc lợi, khám sức khỏe định kỳ và đãi ngộ, tăng lương, thưởng phải luôn được quan tâm đúng mức để tạo được sự trung thành cho nhân viên.
PROCONCO phải ngày một nâng sao năng suất, hiệu quả cơng việc thơng qua cải tiến máy móc thiết bị, nghiên cứu các quy trình máy móc mới của các cơng ty sản xuất thức ăn gia súc trên thế giới từ đó ứng dụng vào PROCONCO, các quy trình làm việc chuẩn được nghiên cứu và soạn thảo thành văn bản đưa đến mỗi nhân viên nắm bắt từ đó thực hiện theo như quy trình mua hàng, quy trình thanh tốn, quy trình an tồn sản xuất,…. Lãnh đạo cần chú trọng vào việc hồn thành mục tiêu cơng việc hơn là q trình làm việc và khi nhân viên hồn thành nhiệm vụ phải có các khích lệ, động viên, phần thưởng nhằm tạo động lực phấn đấu cho nhân viên.
Đội ngũ nhân viên phải tăng cường tính đổi mới, năng động, sáng tạo thông qua các chuẩn mực được đánh giá cao trong quá trình thực hiện công việc. Các quyết định chiến lược cần có các cuộc họp tham khảo ý kiến tập thể trước khi lãnh đạo đưa ra các quyết định. Người nhân viên phải tự giác làm việc thông qua các giá trị được công ty cam kết và coi trọng. Năng suất lao động được chú ý dựa trên những sự cố gắng nỗ lực khi hồn thành cơng việc. Trong công ty thường coi trọng sự thành cơng, phát triển hơn những thành tích trước mắt.
Cơng ty phải làm bớt tính kiểm sốt, quy trình, hệ thống bằng cách xem xét giảm bớt các quy định, quy chế khắt khe, chặt chẽ như về thời gian làm việc, các quy định về trang phục, ăn uống trong công ty để nhằm tạo sự thoải mái cho nhân viên tập trung công việc. Các lãnh đạo của công ty hiện tại là người tài giỏi nhưng một số cần xem xét lại và bớt bảo thủ và thận trọng trong các quyết định của mình. Quyết định phải theo tình hình thực tế khơng nên q theo quy định và nguyên tắc.
3.4. Giả i pháp hoàn thiê ̣n các cấp đơ ̣ văn hóa doanh nghiệp
3.4.1. Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiê ̣p
3.4.1.1. Kiến trúc của doanh nghiệp
Kiến trúc doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố từ kiến trúc ngoại thất, nội thất tới máy móc, cơng nghệ, nhà xưởng, trang phục.
Khối văn phòng được xây theo phong cách đặc trưng của người pháp từ cách đây gần 30 năm nên các khối nhà văn phòng đã dần xuống cấp cùng với thời gian. Để vừa giữ gìn kiến trúc đặc trưng đồng thời tạo một môi trường làm việc hiện đại, thân thiện, nên cần tu sửa và xây dựng mới nhưng vẫn giữ phong cách xây dựng đặc trưng đồng thời bố trí nội thất theo mơ hình các văn phịng hiện đại ngày nay để phù hợp với quy mô nhân viên ngày một phát triển như hiện nay và tạo được sự thoải mái, hứng thú làm việc, cho các nhân viên văn phòng mỗi khi vào phòng làm việc có cảm giác thân thuộc.
Nhà máy sản xuất được xây dựng với công suất dự kiến 1000 tấn/ ngày nhưng đến nay năng lực sản xuất 1 ngày đã lên đến 2000 tấn/ngày dẫn đến quy mô nhà máy khơng cịn đáp ứng nhu cầu sản xuất cần phải xây dựng mở rộng nhà máy. Đi kèm với xây dựng mở rộng nhà máy thì cần thay thế máy móc, cơng nghệ đang dần lỗi thời cần từng bước thay đổi các loại máy móc hiện đại, chất lượng ổn định và năng suất sản xuất cao hơn phù hợp quy mô phát triển nhanh chóng của cơng ty như hiện nay.
Cơng ty cũng cần trang bị cho các công nhân đang làm việc tại các vị trí độc hại, nguy hiểm các trang thiết bị, đồ bảo hộ lao động đầy đủ như mặt nạ phịng
độc, kính bảo hộ, găng tay chống cắt, quần áo, giầy, nón bảo hộ hay các thiết bị hỗ trợ an toàn như bộ tời chống rơi, màn chắn lửa…
Đồng phục hiện nay vẫn chưa hợp lý, cần thiết kế lại thể hiện thương hiệu cơng ty, đồng phục nhân viên văn phịng cần phải đẹp hơn. Nhân viên đi làm mặc đúng đồng phục, tránh tình trạng thích gì mặc náy như hiện nay.
3.4.1.2. Các nghi lễ
Tài chính là yếu tố cần được chú trọng và đầu tư vào các hoạt động nghi lễ để có được sự hiệu quả trong tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp được thành cơng nhất. Để phổ biến văn hóa doanh nghiệp một cách tốt nhất thì cơng ty nên thường xuyên tổ chức các đợt du lịch, các hội thảo, các ngày lễ kỉ niệm, nghi thức. Vì tính hữu hình của các nghi lễ nên công nhân viên rất dễ cảm nhận được. Nghi lễ cũng là những yếu tố bên ngoài của VHDN nên đây cũng là cách nhanh nhất cơng nhân viên có thể cảm nhận được lợi ích trước mắt của văn hóa doanh nghiệp đối với họ.
Các nghi lễ này cần được lãnh đạo của công ty tổ chức đều đặn để tạo nên thói quen cho người lao động và cũng là một nét văn hóa riêng của cơng ty. Các hoạt động hội hè, kỉ niệm này không nên chỉ làm cho có mà cần có sự đầu tư nghiêm túc của ban lãnh đạo để đảm bảo được một số yếu tố quan trọng. Khi tổ chức các nghi lễ công ty cần lồng ghép những yếu tố tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp vào trong để người lao động dễ cảm nhận và ghi nhớ, ví dụ như vừa tổ chức liên hoan vừa kết hợp những trò chơi tri thức hay kiến thức về văn hóa doanh nghiệp nhằm bổ sung kiến thức cho nhân viên hoặc bổ sung việc giới thiệu về bề dày văn hóa của cơng ty, những nét văn hóa riêng có của cơng ty cho các nhân viên mới vào công ty. Khi tham gia vào những hoạt động nghi lễ này, các nhân viên sẽ có cơ hội tìm hiểu đồng nghiệp cũng như cảm nhận khơng khí “gia đình” mà ngơi nhà chung công ty mang lại từ đó xây dựng khối đồn kết, tinh thần trách nhiệm trước công việc chung của công ty.
Công ty cũng cần thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo đầu bờ với người nông dân, các hội thảo chuyên đề khoa học về cách thức chăn ni, chăm sóc
gia súc, gia cầm để đạt được hiệu quả lợi nhuận cao nhất cũng là một cách truyền bá văn hóa cơng ty đến với các hộ nông dân, các khách hàng cũng như đối tác.
3.4.1.3. Các biểu tượng, logo, bảng tuyên bố sứ mệnh
Biểu tượng, logo và sứ mệnh của công ty đã đi vào lịng người nơng dân như một thương hiệu thức ăn gia súc chất lượng, uy tín hàng đầu Việt Nam. Vì vậy cần giữ gìn và phát huy các thế mạnh văn hóa đặc trưng đó, đồng thời phát triển thêm các yếu tố mới phù hợp với hiện tại.
Để nâng cao độ hiểu biết về biểu tượng, logo và sứ mệnh công ty cần phải cải tiến và nâng cấp website của công ty thêm sinh động, bắt mắt. Website phải được cập nhật tin tức hình ảnh về các tin tức, hoạt động, sản phẩm mới của công ty thường xuyên. Khi đưa thông tin về công ty lên website phải đầy đủ, dễ hiểu đối với người đọc. Cần chú trọng quảng bá hình ảnh biểu tượng, logo cơng ty nhiều hơn đến khách hàng. Đẩy mạnh và tăng cường hoạt động khuyến mãi nhằm kích thích người tiêu dùng mua hàng và tăng độ nhận biết biểu tượng, logo của công ty. Công ty cần tiếp tục phát huy phương châm phát triển cùng khách hàng, nâng cao khả năng thích ứng, xây dựng một chiến lược hành động cụ thể để đáp ứng được những biến động không ngừng của thị trường, tăng cường củng cố và mở rộng các mối quan hệ với khách hàng. Xây dựng chế độ hậu mãi hợp lý tạo lòng tin khách hàng, tổ chức chương trình “Cánh cị vàng” cho những khách hàng có doanh số cao để vừa thể hiện sứ mệnh công ty đang hướng đến vừa quảng bá biểu tượng, logo đến khách hàng để tăng cường độ nhận biết. Ngồi ra, các chương trình khuyến mãi, từ thiện, phải luôn đi kèm các sản phẩm q tặng có biểu tượng, logo của cơng ty để hình ảnh cơng ty được khách hàng và mọi người nhận biết rộng rãi hơn.
Nâng cao hình ảnh và uy tín của PROCONCO bằng cách thường xuyên tham gia các hội chợ, triển lãm trong và ngồi nước để tìm kiếm đối tác mới cũng từ đó quảng bá hình ảnh cơng ty được nhiều người biết đến. Sản phẩm phải luôn được chú trọng yếu tố chất lượng thật chặt chẽ và khắt khe để đảm bảo đúng cam kết trong bảng tuyên bố sứ mệnh công ty đã công bố.
3.4.1.4. Ngôn ngữ, khẩu hiệu.
Ngôn ngữ trong doanh nghiệp là những giao tiếp, trao đổi thơng tin giữa các thành viên với nhau có ý thức hoặc vô ý thức, chúng được thể hiện bằng hình thức là ngơn ngữ trực tiếp hay dán tiếp, ngôn ngữ hay phi ngôn ngữ tùy mục đích của mỗi cá nhân. Để cải thiện ngôn ngữ giao tiếp trong nội bộ thì cần phải có những giải pháp hồn thiện mối quan hệ ứng xử giữa cấp trên đối với cấp dưới và cấp dưới đối với cấp trên.
Ngôn ngữ giao tiếp của cấp trên đối với cấp dưới: Luôn tin tưởng và tín nhiệm nhân tài, các nhân viên được trao cơ hội làm việc độc lập để phát huy tối đa tính sáng tạo. Đào tạo nhân tài, thường xuyên cho nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn, tìm hiểu cơng nghệ mới, đáp ứng được yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Luôn luôn lắng nghe ý kiến cấp dưới. Tránh trường hợp truyền đạt thông tin mang tính chất áp đặt, bắt buộc. Ln tơn trọng và quan tâm cấp dưới, không được dùng những lời lẽ thiếu tế nhị, kém văn minh. Đối xử với các thành viên bằng tấm lòng và bằng cả trái tim, tăng cường mối quan hệ tình cảm giữa lãnh đạo và cấp dưới. Tạo được niềm tin cho nhân viên. Luôn giữ lời, nếu không thực hiện được phải phản hồi, xin lỗi. Khen chê kịp thời, đúng lúc, đúng chỗ. Giao tiếp ln phải có hai chiều, khi giao tiếp, trao đổi thông tin cần phải giải thích rõ vấn đề. Đơi lúc dừng lại xem cấp dưới có hiểu và ý kiến gì hay khơng. Cần trao đổi một cách thẳng thắng và cởi mở. Minh bạch, rõ ràng và cơng bằng tránh tình trạng mâu thuẫn nội bộ. Luôn biết giữ khoảng cách với nhân viên, khơng để nhân viên vượt mặt, thiếu tơn trọng vì q dễ dãi trong cơng việc. Mệnh lệnh truyền đạt phải có giá trị, chỉ thị ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu tránh dài dịng, lơi thơi. Phải chịu trách nhiệm về chỉ thị mà mình đã đưa ra. Khi chỉ thị phải nói rõ mục đích, nội dung và có biện pháp cụ thể để thực hiện.
Ngơn ngữ giao tiếp của cấp dưới đối với cấp trên: Cấp dưới phải giữ đúng chừng mực với cấp trên không được vượt cấp. Công việc phải được trao đổi thường xuyên với cấp trên và ln tiếp nhận các phê bình, khiển trách một cách thật vơ tư. Khi có ý kiến nên trình bày ngắn gọn, cụ thể. Hiểu được nhà quản lý mong chờ gì
để đáp ứng cho tốt. Tôn trọng và cư xử khéo léo đúng mực với cấp trên, khơng nói xấu, chê bai lãnh đạo. Học hỏi phong cách và kinh nghiệm của cấp trên. Hồn thành tốt cơng việc được giao, chấp nhận những thử thách mới. Làm việc với tinh thần đồng đội và sẵn sàng giúp đỡ.
Cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên: tránh tình trạng bè phái, chia rẽ
nội bộ, lôi kéo bè phái nơi công sở. Xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp dựa trên tinh thần hợp tác, học hỏi, giúp đỡ lẫn nhau. Đưa ra nhiều biện pháp kỷ luật khi không tuân thủ quy định của công ty. Các thành viên khơng nên q tị mà về cuộc sống riêng tư của những người khác ngồi ra cũng khơng nói xấu sau lưng hay có những hành vi giao tiếp thiếu tích cực với đồng nghiệp. Các đồng nghiệp cần trao đổi hòa nhã qua lại với nhau chứ không chỉ hỏi đáp thực dụng, chỉ vì lợi ích riêng tư của mình. Mức độ giao tiếp giữa các thành viên phải hợp lý không quá xa cách. Các nhân viên phải trạnh tranh lành mạnh hướng tới mục tiêu chung. Đối xử phải chân thành với nhau, khen chê một cách công bằng, phân biệt rõ ràng giữa việc công và việc tư. Phải biết lắng nghe để học hỏi, để phân biệt được việc gì đúng, việc gì sai. Khơng nên ngắt ngang lời của người khác một cách tùy tiện, gây thiếu thiện cảm. Luôn cùng nhau bàn bạc và tìm ra điểm chung, tránh nghi kị lẫn nhau.
Khẩu hiệu cũng cần truyền bá rộng rãi với truyền thông thông qua website công ty, các đoạn quảng cáo sản phẩm trên các phương tiện truyền thông cũng cần lồng thêm khẩu hiệu của công ty để khách hàng có thể nhận biết và hiểu rõ.
3.4.1.5. Giai thoại
Các giai thoại là phần không thể thiếu trong văn hóa doanh nghiệp, được truyền miệng trong doanh nghiệp. Các câu chuyện chứa đựng những ý nghĩa, hình ảnh mang tính tích cực của doanh nghiệp. Nó truyền cảm hứng cho các nhân viên noi gương theo từ đó có động lực tiếp tục cố gắng hướng đến những giá trị tốt đẹp hơn. Chúng sẽ tạo nên lịng tự hào về nơi mình đang cống hiến cho cách thành viên trong doanh nghiệp. Vì vậy cần lồng các câu chuyện, giai thoại vào các chương trình, hội nghị, liên hoan nhằm gợi nhớ cho các nhân viên cũ, cũng như tạo điều kiện cho các nhân viên mới tham gia vào công ty được biết đến và cùng phấn đấu.
Tìm hiểu thêm các mẫu chuyện giai thoại của các nhân viên trong công ty tự truyền tai nhau từ đó truyền bá rộng rãi hơn đến tất cả các thành viên của cơng ty thơng qua các tạp chí cơng ty hàng tháng. Đồng thời truyền bá cho các đối tác cũng như khách hàng qua các phương tiện báo đài, thông tin quảng bá đại chúng để tăng cường sự tin tưởng, ngưỡng mộ từ đó gắn bó với cơng ty.
Những giai thoại trong cơng ty khơng những có tác dụng tích cực lên các thành viên trong việc triển khai các quy tắc, niềm tin trong cơng ty mà cịn trở thành những định hướng cho các hành động của các thành viên.
Để các giai thoại được phổ biến hiệu quả trong doanh nghiệp thì ban lãnh đạo cần chú ý các nguyên tắc sau:
- Các giai thoại được kể chỉ nên là những mẫu chuyện ngắn vài ba phút mục
đích khơng tạo cảm giác dài dịng, nhàm chán cho những người nghe.
- Các câu chuyện này phải chứa đựng những từ hoặc cụm từ dễ nhớ và tạo ấn
tượng đối với mọi người.
- Câu chuyện phải có cốt truyện đơn giản với chỉ tối đa 3 nhân vật và phải xoay
quanh mục đích đã định sẵn. Câu chuyện dài và phức tạp khiến người nghe không chú ý và lúng túng.
3.4.2. Những giá tri ̣ được chấp nhận
3.4.2.1. Triết lý kinh doanh
Hoàn thiện tốt về nguồn nhân lực từ khâu tuyển dụng, đào tạo, tạo môi