CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO
2.3.1 Các yếu tố của mơi trường bên ngồi công ty
2.3.1.3 Sự hợp tác của khách hàng
Khách hàng là đối tượng phục vụ của công ty, cũng là người tiêu dùng cuối cùng – người sử dụng các container rỗng được chuẩn bị cho hàng xuất khẩu. Hoạt động dự báo số lượng container rỗng đóng vai trị quan trọng trong quá trình chuẩn bị container rỗng để cung cấp cho khách hàng, sự hợp tác của khách hàng là một mắt xích chủ lực trong hoạt động này, nhất là khi sự hợp tác giữa khách hàng và cơng ty cịn một số điểm còn ảnh hưởng chưa tốt tới chất lượng của hoạt động dự báo, theo ý kiến của các chuyên gia, đó là:
Khách hàng chưa cung cấp dự báo nhu cầu container
Hiện nay, việc cung cấp dự báo về nhu cầu container rỗng chưa phải là yêu cầu bắt buộc đối với khách hàng, một số khách hàng chỉ thơng báo khi có những đơn hàng cần sử dụng một lượng container rỗng lớn. Một số khách hàng chưa có thói quen chủ động cung cấp dự báo hay thông tin về nhu cầu container rỗng của họ đối với Maersk Line trong các tuần sắp tới. Các phòng, ban chỉ biết được lượng container khách hàng cần sử dụng khi họ gửi yêu cầu đặt chỗ, có khi chỉ các ngày lấy container một tuần. Nếu là các đơn hàng có số lượng container lớn và trùng hợp với lúc Maersk Line
khơng có nhiều container dự trữ, khơng chỉ độ chính xác của dự báo bị ảnh hưởng mà lịch đóng hàng của khách hàng cũng có khi phải thay đổi, chờ đến khi có đủ container.
Khách hàng khơng chọn được container phù hợp
Theo tìm hiểu của người viết, có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc khách hàng không chọn được container phù hợp, trong đó các nguyên nhân chính là:
- Container được cung cấp khơng đạt yêu cầu chất lượng
Nguồn container rỗng của Maersk Line TPHCM chủ yếu chuyển về từ các vùng khác trong nước và các nước trong khu vực Châu Á. Vấn đề lớn nhất là chất lượng số container rỗng khơng thể dự đốn trước, chỉ khi tàu cập cảng và dỡ container rỗng xuống, phòng Điều hành và Vận chuyển mới biết được chất lượng thực tế của số lượng container đợt này; đó là chưa kể một thực tế là chi phí sửa chữa và nâng cấp container tại Việt Nam tương đối thấp hơn so với các nước trong khu vực, do đó các nước khác “ưu tiên” chuyển các container hư hỏng về Việt Nam để sửa chữa.
Trên bình diện lợi ích chung của tập đồn, việc này giúp tiết kiệm chi phí và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý. Tuy nhiên, việc nhập về quá nhiều container hư hỏng và không thể sử dụng ngay là một điểm bất lợi cho Việt Nam. Khi dự báo số lượng container cần sử dụng tại các phịng ban khơng thể dự tính được tỷ lệ hư hỏng trong số container được nhập về. Nếu gặp phải một đợt có nhiều container xấu, tình hình thiếu container chắc chắn sẽ diễn ra, dự báo trở nên kém chính xác.
Theo qui định, các khách hàng có hàng nhập khẩu sẽ rút hàng và trả container rỗng lại cho công ty để tiếp tục sử dụng cho hàng xuất khẩu. Các container này phải được kiểm tra để đảm bảo chúng vẫn đạt yêu cầu về chất lượng. Tuy nhiên vẫn có một số container “lọt sổ”, vượt qua hàng rào kiểm tra kiểm soát trong khi vẫn còn những chỗ hư hỏng cần sửa chữa. Nếu số lượng container kém chất lượng tăng lên số lượng đạt chuẩn để cấp cho khách hàng sẽ bị thiếu hụt.
- Khách hàng yêu cầu quá cao.
Một số khách hàng khó tính đặt ra những yêu cầu đặc biệt, ví dụ như:
• Container “ khơng được q 10 tuổi” hay phải được sản xuất trong vòng 10 năm trở lại đây
• Container khơng được có vết hàn vá trên trần hay vách... Hiện tượng này thường xảy ra nhất với các khách hàng đóng hàng cà phê. Mặc dù Maersk Line đã có qui định là dành những container loại A – Loại tốt nhất cho hàng cà phê, vẫn có những khách hàng khó tính đặt ra những yêu cầu riêng để lựa chọn. Lúc đó, cho dù ngồi bãi cịn nhiều container, chỉ cần không đáp ứng một trong những yêu cầu của họ, họ cũng xem là khơng có container.
Hiện nay, khi tiến hành dự báo, phịng Kinh doanh khơng thể tính tốn được bao nhiêu container đưa về có thể đáp ứng yêu cầu gắt gao của các khách hàng này.
Khách hàng dự báo dư về nhu cầu container
Một số khách hàng có xu hướng đưa ra con số dự báo cao hơn nhu cầu sử dụng thực tế, vì: khả năng dự báo ngày làm xong hàng và số lượng
container họ cần hoặc họ muốn gây ấn tượng với nhân viên Kinh doanh để lấy được giá cước tốt, hay họ lo sợ việc thiếu container, nhất là trong mùa cao điểm.
Khách hàng huỷ đơn hàng sau khi đặt hàng
Một số khách hàng dự báo nhu cầu container rỗng của mình, thậm chí gửi đơn đặt hàng, một số lượng container tương ứng sẽ được “giữ trước” cho khách hàng trong dự báo cũng như trên thực tế. Tuy nhiên, có một số khách hàng huỷ đơn hàng sau khi dự báo vì một số lý do:
- Khơng chuẩn bị hàng hóa kịp nên phải huỷ cả đơn hàng, khi biết chính xác ngày hàng hố sẵn sàng mới có thể đặt đơn hàng mới.
- Không đạt được thoả thuận cuối cùng với người mua, đặc biệt về vấn đề thanh tốn nên phải có thời gian
- Không đồng ý về giá cả cước tàu với nhân viên kinh doanh; họ tìm được mức giá tốt hơn nên hủy đơn hàng.
Số lượng container này đã được tính tốn trong dự báo nên việc khách hàng không sử dụng container dẫn đến việc dư thừa và kết quả là độ chính xác của dự báo bị ảnh hưởng