CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO
3.5 Giải pháp cho sự phối hợp nội bộ
3.5.1 Mục tiêu: tăng cường sự hợp tác giữa các phịng ban.
Một mình nỗ lực của riêng các bộ phận tham gia trực tiếp vào qui trình dự báo khơng thể đem lại kết quả, cần có sự phối hợp của các bộ phận khác, dù họ tham gia gián tiếp hay trực tiếp vào hoạt động dự báo.
3.5.2 Phương thức tiến hành
- Trong nước
• Cơng ty cần khuyến khích sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự tham gia một cách chủ động, tích cực của các bộ phận cịn lại – cho dù họ khơng trực tiếp tham gia vào qui trình dự báo một cách chính thức.
Phịng giao dịch tại Cát Lái có thể chia sẻ thơng tin thu thập được từ các tài xế về tình hình lấy container trong những tuần sắp tới. Họ là những người trực tiếp tham gia vào qui trình dự báo một cách chính thức.
Phịng Dịch vụ khách hàng có thể giúp hỏi các khách hàng về lượng hàng họ sẽ xuất trong các tuần sắp tới, vừa khéo hỏi họ đã gởi yêu cầu đặt hàng chưa, vừa tìm hiểu về lượng container khách hàng sẽ cần đến, ít nhất là trong một hai tuần sắp tới.
Những thông tin này cần được chia sẻ với phòng Kinh doanh và phòng Kế hoạch và Marketing một cách nhanh chóng, kịp thời.
Cơng ty có thể phát động một chương trình để tìm hiểu thêm thơng tin từ khách hàng – gọi là “hỏi thêm thông tin – Ask for more”
Ngồi những nội dung giao dịch thơng thường, các bộ phận có thể hỏi thêm các thơng tin khác về nhu cầu của khách hàng và kế hoạch trong tương lai của họ để cơng ty có sự chuẩn bị phù hợp. Nội dung tìm hiểu có thể được mở rộng hơn, từ sản lượng hàng hóa, nhu cầu về container đền những nhận định của khách hàng về dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh với Maersk Line. Thật ra khi làm việc với khách hàng nhân viên Kinh doanh cũng thường tìm hiểu những nội dung này. Tuy nhiên, vì số lượng nhân
viên kinh doanh chỉ có hơn 10 người, trong khi lượng khách hàng rất đông, việc bao quát hết là điều không thể.
Hiện nay, nhân viên Kinh doanh phụ trách các khách hàng được giao, phần nhiều là các doanh nghiệp có sản lượng xuất khẩu lớn và thường xuyên đặt hàng với Maersk Line. Họ cũng là các khách hàng có thể thương lượng giá cả cho các đơn hàng trả cước tại Việt Nam. Tuy nhiên, có một lượng lớn các khách hàng nhỏ, sản lượng xuất khẩu nhỏ và khơng thường xun,khơng có hàng trả cước tại Việt Nam. Hiện nay cơng ty chưa bố trí đủ lực lượng nhân viên kinh doanh để phụ trách mảng khách hàng này. Điều đó cũng có nghĩa là khơng có ai cập nhật thơng tin về nhu cầu container của họ! Nếu khơng có sự hỗ trợ của bộ phận khác, đặc biệt là phòng Dịch vụ khách hàng, cơng ty chỉ có thể ngồi đợi lượng khách hàng này gửi u cầu về đơn hàng mà thơi.
• Để chương trình hoạt động hiệu quả, cơng ty cần có sự đồng thuận của các bộ phận:
Các trưởng phịng cần nắm rõ thơng tin về yêu cầu, mục đích của chương trình này để truyền đạt cho bộ phận của mình sao cho từng nhân viên hiểu rõ vai trị của mình để cùng đóng góp cho thành cơng của chương trình.
Sự kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thường xuyên rất cần thiết để tránh tình trạng làm theo “phong trào”. Nội dung và tình hình thực hiện chương trình cần được đưa vào chương trình họp hàng tuần của các phịng ban, bên cạnh cuộc họp của ban giám đốc công ty.
Hàng tuần nên có buổi họp ngắn giữa đại diện các phịng ban để trao đổi thông tin, khuyến khích mọi hình thức chia sẽ thông tin chủ động, nhanh chóng khác như email, điện thoại…
- Ngồi nước
Như đã phân tích ở chương 2, một trong những nguyên nhân làm giảm sút chất lượng của hoạt động dự báo là sự phối hợp còn lỏng lẻo với các đồng nghiệp ở nước ngoài trong việc xử lý các đơn hàng “chỉ định”
Đó là những đơn hàng do các bạn nhân viên kinh doanh các nước ký kết được. Người mua sẽ trả tiền cước tại nước ngoài, họ chỉ định nhà cung cấp và người xuất hàng cho họ tại Việt Nam liên lạc với Maersk Line để đặt chỗ cho những lô hàng xuất khẩu.
Đa số những đơn hàng này không được báo trước cho Maaersk Line Việt Nam, công ty lại không thể từ chối, yêu cầu đặt chổ và lấy container của khách hàng, vẫn phải sắp xếp mọi thứ cho họ.
Trong nhiều trường hợp, những đơn hàng đột xuất này tạo ra nhu cầu tương đối lớn về container rỗng “cạnh tranh” với các khách hàng khác gây ra tình trạng thiếu container và các khách hàng khác than phiền đặc biệt là các công ty đã cung cấp dự báo của họ cho phịng Kinh doanh.
Để hồn thiện tình trạng này, cơng ty cần áp dụng các biện pháp trước mắt và lâu dài.
Trước tiên, phòng Kinh doanh và Dịch vụ khách hàng của Maersk Line Việt Nam phải phối hợp với nhau để xử lý các đơn hàng chỉ định đột xuất có sản lượng lớn.
Phòng Dịch vụ khách hàng xác định chính xác nhu cầu của khách hàng; thời gian, địa điểm và số lượng container cần cung cấp?
Phòng Kinh doanh bổ sung số lượng mới này vào dự báo của tuần lể tương ứng và báo cho phịng kế hoạch & Marketing.
Sau đó, phịng Kinh doanh cần liên lạc với văn phịng nước ngồi chịu trách nhiệm về khách hàng này:
Một mặt, tìm hiểu về các đơn hàng tiếp theo để có bước chuẩn bị phù hợp.
Mặt khác, thông báo thông báo và nhắc nhở các đồng nghiệp phải cung cấp thông tin trước khi nhà xuất khẩu tại Việt Nam gửi yêu cầu đặt chổ để Maersk Line Việt Nam chuẩn bị một cách chủ động và phù hợp.
Thông điệp quan trọng nhất cần truyền đạt cho các bạn đồng nghiệp nước ngoài: Mọi đơn hàng chỉ định cần được thơng báo cho phía Việt Nam ngay khi đạt được thỏa thuận với khách hàng. Nếu không cung cấp thơng tin dự báo, những đơn hàng đó sẽ khơng được ưu tiên.