CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO
2.3.2 Các yếu tố của môi trường bên trong công ty
2.3.2.1 Qui trình dự báo
Các điểm hạn chế của qui trình dự báo hiện tại như được phân tích ở trên đang ảnh hưởng không tốt tới chất lượng của hoạt động dự báo.
- Mốc thời gian chuẩn bị thông tin dự báo: Nhân viên Kinh doanh cần dự báo nhu cầu container rỗng của các tuần sắp tới, tức bắt đầu từ tuần thứ N+1, không phải tuần thứ N – để Phịng Điều hành và Vận chuyển có đủ thời gian chuẩn bị.
- Chưa tham khảo chính xác của con số dự báo trong các tuần trước đó để điều chỉnh lượng container dự báo mới cho phù hợp, tránh lãng phí.
- Việc thảo luận, trao đổi thông tin giữa các phịng cần có những tiêu chuẩn cụ thể để đảm bảo hiệu quả và chất lượng thông tin.
- Việc chuẩn hóa và đưa các thao tác trong quy trình dự báo vào văn bản chính thức chưa được thực hiện tốt.
2.3.2.2 Sự phối hợp với khách hàng
Các phòng ban – đặc biệt là phòng Kinh doanh chưa xem trọng và thực hiện tốt việc tìm hiểu thơng tin về nhu cầu của khách hàng. Khách hàng chính là “người tiêu dùng cuối cùng”, người sử dụng container để đóng hàng và bỏ tiền mua dịch vụ do công ty cung cấp. Nếu thiếu thơng tin của họ những tính tốn và suy đốn dựa trên báo cáo hay thông tin từ hệ thống đều sẽ khơng hoạt động tốt.
Phịng Kinh doanh là bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng, phải lưu ý đến sự thay đổi trong sản lượng và nhu cầu về container của họ để có sự chuẩn bị. Một số khách hàng có thể chủ động cung cấp thơng tin về sản lượng và nhu cầu sử dụng container của họ. Tuy nhiên, khơng phải khách hàng nào cũng có thể dự đoán trước sản lượng hàng mà họ sẽ xuất khẩu bằng dịch vụ của Maersk Line, đặc biệt là với các đơn hàng mang tính “chỉ định” khi người mua của họ sẽ quyết định hãng vận tải và trả tiền
cước vận chuyển. Hơn nữa, vì số lượng khách hàng đông đảo, việc thu thập thơng tin từ khách hàng cịn chưa đầy đủ.
2.3.2.3 Thông tin tham khảo để dự báo
Các thiếu sót trong qui trình dự báo, đặc biệt là nguồn thông tin tham khảo để dự báo chưa phù hợp ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động dự báo:
- Thông tin về lượng hàng được xếp lên tàu – thay vì thơng tin về lượng container được khách hàng sử dụng
- Thiếu thơng tin từ phía khách hàng về xu hướng xuất khẩu hàng háo và nhu cầu sử dụng container rỗng trong thời gian sắp tới
2.3.2.4 Việc phối hợp trong nội bộ
Đây cũng là một điểm yếu trong qui trình dự báo khi chưa có qui định và tiêu chuẩn rõ ràng về sự liên kết giữa các bộ phận trong qui trình. Sự hợp tác và phối hợp với các bộ phận cịn lại trong cơng ty cũng chưa được chú trọng.
Một số đơn hàng được quyết định ở đầu nước ngoài, nhân viên kinh doanh bị động trong hoạt động chuẩn bị, đặc biệt là việc dự báo lượng container rỗng cần chuẩn bị phục vụ khách hàng. Nếu khơng có sự phối hợp tốt, họ chỉ biết về những đơn hàng này khi khách hàng liên lạc để đặt chỗ với bộ phận Dịch vụ khách hàng tại Việt Nam. Nếu đây là các đơn hàng gấp và đòi hỏi lượng container lớn, nguy cơ thiếu hụt container là rất cao. Điều này không chỉ tác động trực tiếp đến những đơn hàng bất ngờ đó, mà cịn ảnh hưởng xấu đến lượng container cung cấp cho các khách hàng khác do nguồn cung không tăng kịp so với nhu cầu.
Tóm lại, hoạt động dự báo đóng vai trị quan trọng trong việc chuẩn bị và cung cấp container cho khách hàng – nền tảng dịch vụ của Maersk Line TP. HCM. Tuy nhiên, qui trình dự báo hiện tại cịn một số điểm cần hồn thiện cộng thêm một số yếu tố bên ngoài và bên trong công ty đã khiến cho hoạt động dự báo chưa đạt được mục tiên về chất lượng như công ty đề ra trong thời gian từ tháng 6 năm 2011 đến tháng 9 năm 2012. Việc áp dụng phương pháp chuyên gia giúp xác định các yếu tố này và mức độ ảnh hưởng của chúng cũng như khả năng tác động đến chúng để hoàn thiện chất lượng của hoạt động dự báo.
Tóm tắt chương 2
Chương 2 cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động dự báo và vai trị, vị trí của nó trong hoạt động của cơng ty Maersk Line tại TP. HCM. Hoạt động dự báo có vai trị quan trọng và chất lượng của nó có liên quan mật thiết đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của công ty
Tuy nhiên, theo kết quả tìm hiểu và khảo sát được trình bày trong chương 2, hoạt động dự báo chưa đạt được mức chất lượng như mục tiêu đề ra, một phần vì cách thức thực hiện hoạt động dự báo còn một số hạn chế, phần khác vì hoạt động này chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau . Kết quả phân tích này là nền tảng cho người viết nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện chất lượng của hoạt động dự báo trong chương tiếp theo.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO SỐ LƯỢNG CONTAINER RỖNG CHO HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY MAERSK
LINE TP.HCM ***