CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO
3.2.2 Phương thức tiến hành
Việc cải tiến qui trình dựa trên các nguyên tắc chủ yếu.
- Phân tích nguyên nhân hoạt động dự báo tuần trước chưa đạt được chất lượng mong muốn trước khi tiến hành dự báo mới.
- Tăng cường sự hợp tác, chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các bộ phận tham gia vào qui trình dự báo với các yêu cầu rõ ràng vế cách thức và nội dung trao đổi thông tin
- Sử dụng các thông tin tham khảo phù hợp
- Tăng cường sự tham gia của khách hàng vào qui trình dự báo
Để thực thi các nguyên tắc này, qui trình dự báo cần được tổ chức lại với 2 phần: phân tích độ chính xác của dự báo và tiến hành dự báo.
3.2.2.1 Phân tích độ chính xác của dự báo
Phòng Điều hành và Vận chuyển container
- (1) Lập báo cáo về số lượng container rỗng khách hàng đã lấy trong tuần trước – tập hợp thông tin từ các cảng và bãi container.
- (2) Kiểm tra và cập nhật các trường hợp dùng container khác loại để thay thế khi thiếu, ví dụ: dùng container 40DC thay cho 20DC.
- (3) Cập nhật số liệu cuối cùng về các container rỗng khách hàng đã sử dụng trong tuần qua.
- (4) Cập nhật thông tin về lượng container khách hàng sử dụng và độ chính xác của dự báo, chia sẻ với phịng Kinh doanh và phòng Kế hoạch và Marketing qua một tập tin chung. Hạn chót thực hiện: 10 giờ sáng thứ hai hàng tuần
Phịng Kinh doanh: cần có một nhân viên chuyên trách, có nhiệm
vụ thu thập thông tin, phối hợp trong phòng để thực hiện hoạt động dự báo.
- (1) Kiểm tra thơng tin về độ chính xác của dự báo cho tuần trước – bắt đầu thực hiện từ 10 giờ sáng thứ hai hàng tuần.
- (2) Nhân viên Kinh doanh phụ trách phần dự báo sẽ thơng báo cho phịng Kinh doanh về mức độ chính xác của dự báo.
- (3) Nếu dự báo tuần trước khơng đạt độ chính xác như mục tiêu, phịng Kinh doanh cùng làm việc để tìm ra ngun nhân
• Kiểm tra với khách hàng
• Kiểm tra xem có ngun nhân bất ngờ nào khiến lượng container rỗng tăng hay giảm không như dự báo?
- (4) Nhập thông tin về các lý do vào tập tin dự báo chung để chia sẽ với các bộ phận khác.
- (5) Quyết định điều chỉnh con số dự báo của tuần sau (N + 1) nếu cần thiết, hạn chót: 2 giờ thứ Hai hàng tuần.
- (6) Đề ra phương án hành động để đạt được độ chính xác của dự báo cao hơn.
Phòng Kế hoạch và Marketing
- (1) Cập nhật báo cáo “Booking Monitor” theo dõi các đơn hàng tương lai mà công ty đã nhận nhưng chưa xếp lên tàu, ít nhất trong 4 tuần sắp tới. Hạn chót thực hiện: 10 giờ sáng thứ hai hàng tuần.
- (2) Cập nhật bản tin hàng tuần về container (độ chính xác của dự báo, tình hình chuẩn bị và cung cấp container…)
Các công cụ và báo cáo:
- Báo cáo về lượng container rỗng khách hàng đã lấy: loại , địa điểm. - Báo cáo về việc thay thế container
- Báo cáo về các đơn hàng công ty đã tiếp nhận và xếp lịch vận chuyển trong các tuần sắp tới.
- Báo cáo chi tiết về số lượng container rỗng các khách hàng trong danh sách trọng điểm đã sử dụng.
Các báo cáo trên cung cấp các thơng tin cơ sở cho việc phân tích độ chính xác của số dự báo các tuần trước đó nên phải được thực hiện xong trước 10 giờ sáng thứ Hai hàng tuần, để đảm bảo các bộ phận có đủ thời gian phân tích, xử lý thơng tin trước khi đưa ra con số dự báo chi cho các tuần sắp tới.
- Bản tin về tình hình container hàng tuần (weekly reader)
3.2.2.2 Tiến hành dự báo
(1) Nhân viên kinh doanh liên hệ với các khách hàng trong danh sách trọng điểm để lấy thông tin về nhu cầu container rỗng của họ trong vòng 4 tuần sắp tới.
(2) Đánh giá các thông tin về dự báo và cập nhật trong tập tin dự báo chung trước 12 giờ trưa ngày thứ hai hàng tuần.
(3) Phòng Kế hoạch và Marketing kiểm tra con số dự báo tổng cộng – lúc 1 giờ chiều thứ hai
HÌNH 3.2 QUI TRÌNH TH PHẦN 2
HÌNH 3.2 QUI TRÌNH THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO MỚI –
- - -
(4) Phòng Kế hoạch và Marketing thơng báo cho phịng Kinh doanh nếu con số dự báo có những thay đổi bất thường so với các tuần trước.
(5) Phịng Kinh doanh sẽ có những điều chỉnh cuối cùng đối với con số dự báo.
(6) Phịng Kế hoạch và Marketing ghi chú, giải thích các thay đổi trong số lượng được dự báo.
(7) Phòng Kế hoạch và Marketing gởi con số dự báo cuối cùng cho phòng Điều hành và Vân chuyển.
(8) Phòng Điều hành và Vận chuyển phản hồi việc họ có thể đáp ứng những thay đổi trong số lượng container được dự báo hay không? (đối với việc tăng thêm số lượng container rỗng cần cung cấp cho khách hàng)