5. Kết cấu của đề tài
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng tại Cơng ty cổ phần xây
3.2.4 Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lường các quá trình
Một trong những cơ sở giúp tổ chức xác định và đề xuất cải tiến nhằm nâng cao năng suất – hiệu quả của hoạt động đĩ là kết quả theo dõi – đo lường và phân tích xu hướng của các quá trình trong hệ thống. Vì vậy, cơng ty cần xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu đánh giá cho từng quá trình cũng như chuẩn mực cụ thể cần đạt (giá trị tối thiểu cần đạt cho mỗi chỉ tiêu). Trong đĩ, cơng ty cần bổ sung chỉ tiêu về chi phí, nguồn lực sử dụng để từ đĩ cĩ thể tính tốn được hiệu quả của quá trình.
- Kế hoạch theo dõi và đo lường các quá trình cĩ thể được lập thành bảng như sau:
Quá trình Mục tiêu Chỉ tiêu/ yêu cầu
Tần suất đánh giá
Trách nhiệm Thực hiện Kiểm tra
Bảng 3.2. Một số quá trình và mục tiêu tham khảo
Tên quá trình Mục tiêu Tần suất
đánh giá Kiểm sốt tài liệu Đảm bảo đủ tài liệu, tránh nhẩm lẫn, sẵn cĩ, cập nhật
kịp thời
1 lần/năm
Kiểm sốt hồ sơ Đầy đủ , dễ truy cập 1 lần/năm
Họp xem xét LĐ Đủ nội dung, đúng thời gian, kết luận thoả đáng và được triển khai đầy đủ
1 lần/năm
Đào tạo Nhân viên đủ kiến thức và kỹ năng thực hiện cơng việc Sau mỗi đợt
Tuyển dụng Tuyển đúng người, đúng thời gian Sau mỗi đợt
Bảo trì Tránh sự cố, thiết bị luơn sẵn sàng làm việc đúng tính năng và cơng suất, ít ảnh hưởng sản xuất.
2 lần/năm
Đấu thầu Đảm bảo doanh thu theo kế hoạch, hồ sơ tham gia thầu
đầy đủ - chính xác – đúng thời gian.
4 lần/năm
Mua hàng Đảm bảo chất lượng phù hợp với giá cạnh tranh, đáp ứng tiến đơ thi cơng.
4 lần/năm
Tổ chức thi cơng Đảm bảo an toàn, tiến độ, chất lượng với chi phí nằm trong định mức.
2 lần/năm
Lưu kho và bảo quản
Đảm bảo chất lượng, ngăn nắp, khơng mất mát, dễ kiểm sốt, chứng từ hợp lệ.
2 lần/năm
Kiểm sốt thiết bị đo Đảm bảo thiết bị đo chính xác, phù hợp 1 lần/năm Đo lường thoả mãn
KH
Đánh giá được mức độ thoả mãn để kịp thời điều chỉnh nâng cao sự thoả mãn
2 lần/năm
Đánh giá nội bộ Phát hiện những điểm chưa phù hợp để khắc phục, và tìm kiếm cơ hội cải tiến hệ thống.
1 lần/năm
Hành động khắc phục Khơng để tái xải ra sai lỗi 2 lần/năm
Tùy vào mục tiêu từng năm và tình hình thực hiện của từng quá trình mà trưởng đơn vị sẽ xác định chỉ tiêu cụ thể cho từng quá trình.
- Định kỳ ít nhất 1 năm/ lần, trước cuộc họp xem xét lãnh đạo, hoặc sau khi cơng trình hồn thành, Trưởng bộ phận, Ban chỉ huy cơng trường phải tiến hành đánh giá kết quả thực hiện của từng quá trình.
- Việc theo dõi đo lường các quá trình cĩ thể được thực hiện bằng cách áp dụng các kỹ thuật thống kê và xem xét đánh giá theo 5 mức độ như sau:
Rất kém, khơng chấp nhận (đạt dưới 40% yêu cầu). Chưa đạt, cịn thiếu sĩt (đạt dưới 50% yêu cầu). Đạt yêu cầu, chấp nhận được (dưới 50%).
Cĩ hiệu quả (đạt dưới 90%).
Tối ưu (trên 90%).