5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
3.2.1. Hồn thiện hệ thống tài liệu, kiểm sốt tài liệu và quản lý hồ sơ
Hệ thống tài liệu là thành phần quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý
chất lượng ISO 9001:2008. Qua đó, nó tạo sự thống nhất trong hành động của tổ chức, là cơ sở để đảm bảo cho cải tiến chất lượng. Vì thế, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang
làm”. Để đảm bảo điều này được thực hiện tốt thì cơng ty cần áp dụng các
nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:
Các thành viên trong tổ chức cần phải tham gia xây dựng và soạn thảo tài
liệu.
Các Trưởng bộ phận cần phải hướng dẫn và cho nhân viên tham gia vào
cơng tác xem xét, góp ý để hồn thiện các tài liệu liên quan đến bộ phận, vị trí hoạt động của đơn vị.
Tất cả các tài liệu sau khi ban hành cần phải nhanh chóng triển khai áp dụng
vào thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả (trong thời gian từ 30 ngày đến 45 ngày).
Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ
các yêu cầu của tiêu chuẩn và tình hình hoạt động của cơng ty.
Hệ thống tài liệu và hồ sơ cần đơn giản, tinh gọn để tạo sự thuận lợi trong việc
tác nghiệp (Các biểu mẫu gần giống nhau thì nên soạn thảo lại, gộp chunglại với nhau để tránh rườm rà). Nhân viên kiểm soát tài liệu cần hiểu và nắm rõ các dấu hiệu kiểm sốt tài liệu có hiệu lực phê duyệt để tránh áp dụng các tài liệu lỗi thời.
Lập danh mục, mục lục hồ sơ và cập nhật liên tục khi phát sinh. Ngoài hệ thống
song đó, cơng ty sẽ cập nhật tài liệu (soft-file) trên hệ thống nội bộ của công ty. Mỗi phòng ban sẽ được cấp 1 user để truy cập sử dụng để tạo sự thuận lợi.
Mỗi phịng ban sẽ có một nhân viên chun phụ trách về chất lượng, sẽ được đào
tạo những kiến thức cơ bản nhất để hiểu rõ về hệ thống. Nhân viên này sẽ thực hiện các cơng việc như: rà sốt, cập nhật, điều chỉnh, bổ sung tài liệu liên quan đến phịng ban của mình theo định kỳ, theo u cầu thực tế phát sinh.
Công việc này sẽ do phòng QM – bộ phậm ISO đảm trách, kiểm soát và chịu
trách nhiệm trước Ban Giám Đốc. Bộ phận này sẽ lên kế hoạch cụ thể đối với từng phòng ban về cách thức thực hiện, thời gian đánh giá và các hình thức xử phạt khi khơng đạt u cầu …
3.2.2. Hồn thiện việc lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động tại cơng ty
Để đảm bảo chính sách chất lượng được thực hiện và trước tiên các mục tiêu chất
lượng phải phù hợp và hiệu quả. Để thực hiện được điều đó thì q trình xây dựng và triển khai các mục tiêu thì cơng ty cần thực hiện theo các bước như sau:
Hình 3.1 Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu [2]
Dựa vào sứ mệnh, mục tiêu dài hạn của cơng ty từ đó đề ra mục tiêu chất lượng
cấp công ty. Từ đó, các bộ phận sẽ xây dựng mục tiêu cho chính bộ phận của mình và kế hoạch thực hiện cụ thể hàng quý/hàng tháng, cụ thể:
SỨ MỆNH – CHÍNH SÁCH MỤC TIÊU – NHIỆM VỤ TRONG DÀI HẠN KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG THỰC TẾ MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CẤP CÔNG TY HÀNG NĂM MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CẤP BỘ PHẬN HÀNG NĂM MỤC TIÊU THÁNG/ QUÝ CỦA BỘ PHẬN KẾ HOẠCH THÁNG/QUÝ CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH
Chính sách chất lượng 1. Mục tiêu cơng ty
Mục tiêu Kết quả hiện tại Mục tiêu cần đạt được
1.1 1.2. …
2. Mục tiêu cấp
bộ phận Mục tiêu Kết quả hiện tại
Mục tiêu cần đạt được Bộ phận …. 2.1 2.2 … 3. Mục tiêu cá
nhân Mục tiêu Kết quả hiện tại Mục tiêu cần đạt được
Nhân viên A…
Khi lập mục tiêu cần có sự tham gia của các Trưởng bộ phận, phải có thảo luận
để đưa ra mục tiêu cho phù hợp với tình hình thực tế, tránh trường hợp đưa mục tiêu một cách chủ quan và áp đặt.
Các mục tiêu khi xây dựng cần phải đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu: nội dung
mục tiêu chất lượng phải cụ thể, có xác định thời gian rõ ràng, phải đo lường được và phù hợp với thực tế. Đồng thời, các mục tiêu tương ứng cần lập một kế hoạch cụ thể (áp dụng 5W) để theo dõi, kiểm sốt hàng tháng để khi khơng theo kịp tiến độ thì có giải pháp kịp thời để hành động khắc phục.
Quá trình triển khai thực hiện mục tiêu phải tuân thủ theo chu trình chất lượng
Plan (Lập kế hoạch): Dựa vào các mục tiêu (chất lượng) đã được xác định, tiến hành lập kế hoạch cho từng giai đoạn nhằm đạt được các mục tiêu đó.
Do (Thực hiện): Nhân viên các bộ phận/phòng ban thực hiện các công việc, kế
hoạch đề ra theo các quy trình tác nghiệp.
Check (Kiểm tra/đánh giá): Kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai
lệch trong q trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa các sai lệch đó.
Act (Điều chỉnh, cải tiến): Điều chỉnh, cải tiến là các biện pháp can thiệp
nhằm đảm bảo thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đề ra hoặc cải tiến các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chu trình mới.
Khi thực hiện thấy khơng phù hợp thì tiến hành có kế hoạch điều chỉnh mục tiêu
kịp thời và có kế hoạch khắc phục để đạt đúng tiến độ đề ra.
Bên cạnh việc thực hiện mục tiêu đúng quy trình trên thì cơng ty cần xây dựng
một chính sách khen thưởng, xử phạt cho phù hợp để tăng động lực, thúc đẩy cho toàn thể nhân viên thực hiện các mục tiêu. Cụ thể như sau:
Đối với nhân viên hoàn thành mục tiêu đề ra thì cần có chính sách khen
thưởng hợp lý và kịp thời. Tránh tình trạng hiện nay, dù thực hiện được hay khơng thì cũng khơng có sự khác biệt trong chế độ lương.
Cần xây dựng KPI cho từng phòng ban theo chiến lược và mục tiêu của từng
cơng ty. Theo đó, Ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá trong việc thực hiện kết quả cơng việc và mang tính cơng bằng, khách quan, chính xác.