7. Kết cấu đề tài:
2.1. Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh chính của Cơng ty
Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink kinh doanh năm lĩnh vực cụ thể như sau: - Dịch vụ hàng không: Bán cước và nhận vận chuyển với các hãng hàng khơng có tần suất bay cao, trọng tải lớn như: Korean Airlines, Thai Airways, Singapore Airlines…
- Dịch vụ đƣờng biển: Cung cấp dịch vụ ký gởi hàng XNK nguyên cont (FCL) và hàng xá, hàng lẻ (LCL) bằng đường biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại.
- Dịch vụ Logistics: Đây là dịch vụ vận chuyển hàng trong phạm vi nội địa. Vinalink sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp từ khâu làm thủ tục chứng từ, lưu kho, lưu bãi, cược cont, nhận hàng, vận chuyển theo lịch trình khách hàng yêu cầu.
- Dịch vụ kho bãi – Container: Tại quận 4, Vinalink sở hữu một khu vực kho bãi hoàn chỉnh với diện tích gần 15000 m2 để phục vụ cho các nhà vận chuyển, đối tác hoặc các thương nhân có nhu cầu sử dụng.
- Dịch vụ hàng cross – border: Công nhân cùng đội ngũ nhân viên tràn đầy nhiệt huyết và có kinh nghiệm thường xuyên túc trực nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng về dịch vụ hàng quá cảnh và dịch vụ phân phối hàng hóa – thiết bị XNK và nội địa.
2.1.3. Sứ mệnh và phƣơng châm hoạt động của Công ty
Thị trường trong lĩnh vực giao nhận vận tải và logistics ngày càng phát triển, chuyên nghiệp hơn kèm theo đó là sự cạnh tranh khốc liệt hơn vì vậy để giữ vững được vị thế và lợi thế cạnh tranh của mình nên Cơng Ty Cổ Phần Logistics Vinalink đã đặt ra cho chính mình sứ mệnh và phương châm hoạt động cụ thể.
Phương châm hoạt động của Công ty là: Chuyên nghiệp – Tận tâm – Tin
cậy – Hiệu quả.
2.1.4. Tình hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty
Bộ máy quản lý điều hành của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink được xây dựng dựa trên nguyên tắc phân công và quản lý theo chức năng. Việc phân cấp, phân quyền theo chức năng của từng bộ phận giúp công việc được trực tiếp xử lý bởi người có nghiệp vụ và kiến thức chuyên mơn về mảng cơng việc mình phụ trách giúp quá trình giải quyết vấn đề trở nên linh hoạt hơn.
Người đứng đầu các phòng là các Trưởng phòng. Ban Giám đốc tham gia quản lý và điều hành các công việc thuộc cấp cao hơn.
Bộ máy quản lý điều hành của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink được xây dựng dựa trên nguyên tắc phân công và quản lý theo chức năng. Việc phân cấp, phân quyền theo chức năng của từng bộ phận giúp công việc được trực tiếp xử lý bởi người có nghiệp vụ và kiến thức chun mơn về mảng cơng việc mình phụ trách giúp quá trình giải quyết vấn đề trở nên linh hoạt hơn.
Người đứng đầu các phòng là các Trưởng phòng. Ban Giám đốc tham gia quản lý và điều hành các cơng việc thuộc cấp cao hơn.
36
Hình 2.1 mơ tả cụ thể cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty Vinalink
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty
2.2. Phân tích thực trạng tuyển dụng nhân sự tại Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh Logistics Vinalink trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh
2.2.1. Thực trạng nhân sự tại Cơng ty trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh
Sau khi thực hiện khảo sát, thu thập thông tin và tài liệu. Tác giả tổng hợp và có đánh giá như sau:
Bảng 2.1. Cơ cấu nhân sự theo giới tính
Giới tính 2016 2017 Tháng 6/2018 Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Nam 222 62.18 199 65.89 146 64.32 Nữ 135 37.82 103 34.11 81 35.68 Tổng 357 100 302 100 227 100
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ báo cáo của phòng HC – KT qua các năm) Tỷ trọng lao động nam trong Công ty chiếm ưu thế hơn so với tỷ trọng lao động nữ qua các năm. Bởi vì đặc thù ngành vận tải logistic là phải di chuyển liên tục, đi công tác xa, lái xe, đi làm các chứng từ Hải quan và giao tiếp với khá nhiều người, thường phải linh hoạt trong giờ giấc nên nhân sự nam chiếm ưu thế, tập trung ở hầu hết các bộ phận, còn nhân sự nữ chỉ tập trung chủ yếu ở bộ phận kế tốn và hành chính vì ở bộ phận này cần sự tỉ mỉ, cẩn thận trong việc tập hợp, lưu trữ hồ sơ chứng từ cho Công ty.
38
Bảng 2.2. Cơ cấu nhân sự theo phòng ban/ khối ngành
Phòng ban/khối ngành 2016 2017 Tháng 6/2018 Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Ban quản lý cấp cao 8 2.24 8 2.65 8 3.52 Phịng Kế tốn tổng hợp 7 1.96 7 2.32 5 2.20 Phòng HC - NS 7 1.96 5 1.66 5 2.20 Phòng CNTT 10 2.80 12 3.97 6 2.64 Khối SM 42 11.76 47 15.56 31 13.66 Khối đường biển 53 14.85 51 16.89 41 18.06 Khối hàng không 76 21.29 62 20.53 41 18.06 Khối Logistics 154 43.14 110 36.42 113 49.78
Tổng 357 100 302 100 227 100
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ báo cáo của phòng HC – KT qua các năm) Qua bảng 2.2 chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy mặc dù Ban quản lý của Cơng ty (HĐQT, Ban Giám đốc và Ban kiểm sốt) chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong toàn bộ cơ cấu nhân sự của tồn cơng ty nhưng nguồn nhân sự tại đây hồn tồn khơng có biến động từ năm 2016 đến năm 2018. Trong khi đó, các khối ngành chiếm tỷ trọng
cao như Logistics, hàng khơng, đường biển và SM lại có sự biến động nhân sự khá lớn. Mà chính các khối ngành này lại là chủ lực mang lại nguồn doanh thu cho Công ty. Điều này cho thấy Công ty cần để ý kỹ hơn đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực của mình. Tìm ra các nguyên nhân dẫn đến tình trạng nghỉ việc cao như vậy trong lực lượng lao động từ đó đưa ra phương pháp khắc phục và cải thiện.
Có thể lý giải biểu đồ 2.2 như sau, khối Hàng không và khối Đường biển có các vị trí chức năng nhưng do Công ty không sở hữu tàu hoặc máy bay cho nên công việc chủ yếu tập trung vào chứng từ và cung cấp dịch vụ cho nên chiếm tỷ trọng là 18.06%. Không giống như khối Logistics, Cơng ty có sở hữu một số lượng xe container khá lớn (khoảng 25 xe đầu kéo) nên cần nhân lực ở đội xe (bao gồm: Tài xế, lơ xe, quản lý xe), đồng thời trong khối Logistics của Cơng ty có rất nhiều vị trí cơng việc chức năng đặc thù như: Vận tải, Depot, Điều vận, Kế toán chức năng, …. Nhiều nhất trong tất cả các khối và Phòng ban cho nên tỷ lệ phần trăm nhân sự của Khối này là cao nhất, lên đến 49.78% năm 2018. Và Khối SM cũng là một khối khá quan trọng, tiềm lực phát triển của Công ty cũng như việc mang lại doanh thu cho Công ty là nằm ở khối này. Họ là người tìm và mang khách hàng về cho Cơng ty, tìm kiếm, thu thập, phân tích thơng tin của đối thủ để đưa ra mức giá cả cạnh tranh, đưa ra điều khoản cũng như đáp ứng nhu cầu của khách hàng, làm cho dịch vụ ngày càng tốt hơn.
Bảng 2.3. Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi
Chỉ tiêu 2016 2017 Tháng 6/2018 Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Từ 18 – 30 tuổi 171 47.90 132 43.71 96 42.29 Từ 31 – 40 tuổi 123 34.45 107 35.43 71 31.28 Trên 40 tuổi 63 17.65 63 20.86 60 26.43 Tổng 357 100 302 100 227 100
40
Ta có thể đưa ra cái nhìn tổng qt thơng qua tỷ trọng được thể hiện trên biểu đồ 2.3 như sau: Tỷ lệ người lao động của Công ty chủ yếu là ở độ tuổi 18 – 30 tuổi. Vì tính chất của ngành nghề này yêu cầu sự linh hoạt trong giờ giấc làm việc, đặc biệt là ở khâu chứng từ, thủ tục xuất – nhập khẩu và tài xế lái xe, lơ xe, công nhân viên ở các kho, bãi. Thêm vào đó, tỷ trọng nhân sự ở độ tuổi 31 – 40 cũng khá cao bởi vì đây là độ tuổi lao động có trình độ và kinh nghiệm tốt trong hầu hết các loại công việc. Cơ cấu nhân sự trên 40 tuổi tương đối ổn định, tỷ lệ nghỉ việc và biến động là gần như rất ít qua số liệu tác giả tổng kết được trong 3 năm: 2016, 2017 và từ đầu năm đến tháng 6/2018.
2.2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh Vinalink trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh
Q trình tuyển dụng nhân sự tại Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink là do phịng Hành Chính – Nhân Sự đảm nhiệm. Cơng ty có quy trình tuyển dụng riêng cho mình. Nhưng nhìn chung, tất cả các vị trí tuyển dụng của Cơng ty sẽ áp dụng theo quy trình chuẩn chung mà Cơng ty đã xây dựng. Thêm vào đó, tùy vào từng vị trí, chức danh cơng việc, Cơng ty sẽ có thêm những yêu cầu và cách thức riêng biệt để đánh giá các ứng viên – thường là thông qua bài kiểm tra, trắc nghiệm kiến thức chuyên ngành.
Các vị trí quản lý cấp cao như: Giám đốc, Phó Giám đốc,…. thường được đề bạt, bổ nhiệm hoặc thuyên chuyển trong Công ty. Đối với các vị trí quản lý cấp trung như: Giám sát, Trưởng bộ phận,… cũng thường được đề bạt, bổ nhiệm hoặc thuyên chuyển trong Công ty, tuy nhiên nếu muốn tuyển nhân sự mới thì Cơng ty sẽ tuyển từ bên ngồi. Cịn ở các vị trí khác, Cơng ty sẽ sử dụng cả hai nguồn tuyển dụng là nguồn tuyển dụng bên trong và nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Nguồn tuyển dụng bên trong mà Công ty hay sử dụng nhất chính là thuyên chuyển những nhân viên đang công tác tại Công ty từ các bộ phận khác sang.
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngồi thì Cơng ty hay sử dụng website để đăng tuyển như: Vietnamworks, timviecnhanh, careerbuider hoặc đăng tuyển ngay trên
website của mình: https://www.vinalinklogistics.com hoặc thông qua sự giới thiệu của CBCNV trong Cơng ty ví dụ như con em, người quen của họ.
Dưới đây là bảng tổng hợp số lượng lao động nghỉ việc tại Cơng ty ở Tp. Hồ Chí Minh trong tháng 6 năm 2018.
Bảng 2.4. Tổng hợp số lƣợng lao động nghỉ việc tại Công ty trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh trong tháng 6 năm 2018
STT Lý do nghỉ việc Số lƣợng
(ngƣời) Tỷ lệ (%)
1 Công ty cho nghỉ 5 12.5 2 Công việc không phù hợp 22 55 3 Bận việc riêng 13 32.5
Tổng 40 100
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ báo cáo của phòng HC – KT)
Trong sáu tháng đầu năm 2018, số lượng nhân viên nghỉ việc là 75 người trong đó chỉ tính tại thời điểm tháng 6 thì lượng lao động nghỉ việc là 40 người, chiếm gần 2/3 số lao động nghỉ việc trong sáu tháng đầu năm 2018.
Theo bảng số liệu 2.4, chúng ta có thể nhận thấy tỷ lệ lao động nghỉ việc vì lý do “công việc không phù hợp” là cao nhất (chiếm đến 55% trong tổng số nhân viên nghỉ việc). Trên bề nổi của Công ty, ta có thể thấy các nhân viên ứng tuyển vào Công ty đều biết được thông tin Công ty qua các thông báo tuyển dụng, hiểu được yêu cầu cơng việc tại vị trí – chức danh họ ứng tuyển cũng như nắm rõ quy trình làm việc của Cơng ty. Đồng thời, Cơng ty có quy trình tuyển dụng rõ ràng và cụ thể. Tuy nhiên, thực tế cho thấy hoạt động tuyển dụng của Vinalink đang có vấn đề bất cập cho nên tình trạng nhân viên nghỉ việc vì lý do “cơng việc không phù hợp” chiếm đa số.
Kết quả thu nhận được bằng việc phân tích chi tiết các bước trong quy trình tuyển dụng kết hợp phỏng vấn chuyên sâu các chuyên gia sẽ được tác giả sử dụng để đánh giá thực trạng và xem xét nguyên nhân cụ thể dẫn đến các thực trạng này.
42
2.2.2.1. Quy trình tuyển dụng chung của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink
Hình 2.2. Quy trình tuyển dụng tại Công ty
Nguồn: Tổng hợp dựa trên quy trình thực tế tại Cơng ty
Bƣớc 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Tùy theo nhu cầu nhân lực của các Phòng ban chức năng trong đơn vị cũng như nhu cầu nhân lực của Công ty tại những thời điểm khác nhau thì các Trưởng phịng hoặc Phịng Hành Chính – Nhân Sự sẽ đề nghị lên Ban Giám Đốc việc tuyển
Chuẩn bị tuyển dụng
Kiểm tra, trắc nghiệm Phỏng vấn sơ bộ Thông báo tuyển dụng
Thử việc Xác minh, điều tra
Phỏng vấn
Thu nhận, sàng lọc hồ sơ
Quyết định tuyển dụng
thêm người. Thông thường Công ty sẽ căn cứ vào các yếu tố sau để xác định nhu cầu tuyển dụng:
- Công ty mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, thành lập chi nhánh, cần thêm đội ngũ nhân viên mới phục vụ cho phần hoạt động được mở rộng.
- Khi Cơng ty có biến động nhân sự như: có nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ hưu, nghỉ tạm thời (thai sản, ốm đau,…) hoặc bị vấn đề mất khả năng lao động thì phịng Hành Chính – Nhân Sự phải xem xét, cân đối điều chỉnh, bổ sung giữa các đơn vị trong Cơng ty. Nếu phịng ban đó xác định cần tuyển thêm người mới thì sẽ làm đề nghị trình lên Ban Giám Đốc xét duyệt.
- Theo nhu cầu của các phòng ban khi công việc quá tải, cần thêm người hỗ trợ, các nhân viên đã cố gắng hết sức, làm việc ngồi giờ nhưng vẫn khơng đáp ứng được hết khối lượng cơng việc thì người đại diện hoặc quản lý phịng ban đó sẽ trình bày với phịng Hành Chính – Nhân Sự để phịng Hành Chính – Nhân Sự báo cáo cho Ban Giám Đốc, đề nghị được tuyển thêm người.
Tiếp theo, phịng Hành Chính – Nhân Sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng dựa trên yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị và tình hình hoạt động của Cơng ty. Họ cần trình bày một bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin cụ thể sau: Số lượng lao động cần tuyển, vị trí, tiêu chuẩn tuyển dụng,… để trình lên cho Ban Giám Đốc. Họ cịn phải phân cơng nhân sự cho cơng tác tuyển dụng, phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận để thực hiện công tác tuyển dụng đạt hiệu quả tối đa.
Bƣớc 2: Thông báo tuyển dụng
Sau khi đề nghị tuyển dụng được thơng qua. Phịng Hành Chính – Nhân Sự thực hiện công tác soạn thảo văn bản tuyển dụng để đăng tuyển. Thông tin tuyển dụng sẽ được thông báo công khai dưới nhiều cách thức khác nhau như thông qua các trang web tuyển dụng như: vietnamwork, timviecnhanh, careerbuider và website chính thức của Cơng ty, dán thơng báo tại chính Cơng ty hoặc gửi email cho từng nhân viên trong Công ty về chức danh đang tuyển dụng. Với mong muốn phát triển đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp, nhiệt huyết, đầy năng lực nên Cơng ty có chính sách đa dạng hóa nguồn ứng viên từ các ứng viên có khả năng thích hợp với kinh
44
nghiệm, trình độ chun mơn cao, cho đến các bạn sinh viên vừa tốt nghiệp có thành tích học tập tốt, có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi, dám chấp nhận thử thách và chịu được áp lực công việc. Quan trọng hơn cả là cùng nhau phát triển.
Nội dung của thông báo tuyển dụng cho từng vị trí là khác nhau nhưng nhìn chung phải bao gồm các thơng tin sau:
- Tên, địa chỉ Công Ty - Số lượng người cần tuyển. - Vị trí tuyển dụng.
- Mơ tả cơng việc.
- Yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng. - Thời gian hết hạn cho vị trí đang tuyển.
Bƣớc 3: Thu nhận, sàng lọc hồ sơ
Phịng Hành Chính – Nhân Sự tiếp nhận hồ sơ ứng viên thông qua trực tuyến hoặc nộp trực tiếp. Sau đó, họ sẽ phân loại hồ sơ, sàng lọc ứng viên dựa trên bản mô tả và yêu cầu của vị trí đang tuyển dụng nhằm chọn ra ứng viên phù hợp nhất với vị trí đó.
Hồ sơ dự tuyển bao gồm:
- Đơn xin việc (ghi rõ vị trí dự tuyển và địa điểm mong muốn làm việc) - Sơ yếu lý lịch (bằng tiếng Việt)