THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP SONG CƯỜNG
3.3.2.2. Phương hướng giải quyết
Xuất phát từ thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại HTX Công Nghiệp Song Cường, để đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý trong công tác kiểm soát chi phí nhất là chi phí sản xuất HTX cần có các giải pháp sau đây:
3.3.2.2.1.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của HTX Đặc thù quản lý
Để hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ, không chỉ riêng ban lãnh đạo HTX có quan điểm điều hành đúng đắn, nhận thức, quán triệt tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ mà cần phải có biện pháp để nâng cao tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ trong ý thức và thực thi của mỗi cán bộ công nhân viên.Tăng cường nhận thức về kiểm soát nội bộ trong nội bộ của HTX.
Cơ cấu tổ chức quản lý
Với mô hình hoạt động của HTX, doanh nghiệp đã hình thành được một số bộ phận cần có theo quy định như: Ban kiểm soát, Chủ nhiệm HTX, Phó chủ nhiệm,…
Hiện tại, công tác kiểm soát chi phí sản xuất của HTX có đặt ra những chưa được chú trọng, một hệ thống kiểm soát chi phí chưa thực sự được hình thành, từng mảng công việc tuy đã có nhưng chưa đồng bộ, hoạt động kiểm tra, kiểm soát chưa có tính hiệu quả, thành viên trong Ban kiểm soát chỉ là hình
là các cán bộ kiêm nhiệm nhiều chức vụ lớn trong HTX, hơn nữa về nghiệp vụ họ không được đào tạo qua trường lớp, do đó không đảm bảo được thời gian cũng như năng lực làm công tác kiểm soát. Hơn thế họ còn chịu sự tác động của Chủ nhiệm HTX, nên báo cáo của Ban kiểm soát không thể hiện được tính trung thực, khách quan.
Để khắc phục được hạn chế này, cần có những biện pháp cụ thể sau:
- HTX phải đề cử những cá nhân khác, không phải các nhân viên kiểm soát và bồi dưỡng nghiệp vụ cho các thành viên này, đồng thời phải đặt Ban kiểm soát ngang hàng với Chủ nhiệm HTX nhằm đảm bảo tính khách quan, độc lập và Ban kiểm soát hoạt động hết năng lực của mình để cung cấp cho HTX một bản báo cáo chất lượng góp phần đáng kể vào những quyết định chiến lược trong sản xuất kinh doanh của HTX.
- Để đảm bảo việc hoàn thành nhiệm vụ kiểm soát trong HTX, cần ban hành quy chế kiểm soát nội bộ phù hợp với quy chế kiểm soát chi phí sản xuất do Bộ tài chính ban hành. Quy chế này cần được sự phê chuyẩn của Chủ nhiệm HTX và Hội đồng Ban kiểm soát để ban hành thống nhất trong công ty.
- Tại phân xưởng sản xuất, không phải mình quản đốc mới có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra mỗi công nhân mà ngay cả các tổ trưởng tổ sản xuất và công nhân cũng có nhiệm vụ chung, giám sát nhau, quản lý chặt chẽ hơn vì mục tiêu chung của toàn HTX.
- Ban hành quy chế quản lý tài chính về việc phân quyền quyết định của quản đốc phân xưởng, cụ thể về: Quy định giá NVL, định mức NVL phục vụ cho sản xuất,…
- Xây dựng bộ phân kế toán chi phí tách biệt với bộ phận kế toán tài chính, hoặc đầu tư chú trọng, bổ sung nghiệp vụ chuyên môn cho kế toán tài chính có thể làm tốt cả công việc của kế toán quản trị.
- Cần xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp tốt để mỗi công nhân đều có ý thức coi tài sản chung là tài sản của mình để bảo vệ, kiểm soát một cách tốt nhất.
- Cần luân chuyển, trách tình trạng kiêm nhiệm, thủ kho đồng thời là thủ quỹ, quản đốc phân xưởng,… một người làm nhiệm vụ của nhiều người.
- Ngoài ra ban kiểm soát cần hoạt động tích cực hơn nữa để kiểm soát các rủi ro còn tồn đọng và phát huy hết được khả năng quản lý của mình tại HTX.
Nâng cao công tác kế hoạch tại HTX, cụ thể: kế hoạch cần phải xây dựng trên cơ sở tình hình hoạt động kinh doanh những năm trước, tình hình thị trường tài chính trong và ngoài nước, thực tế hoạt động của từng bộ phận trong HTX.
3.3.2.2.2.Hoàn thiện công tác lập dự toán
Như đã phân tích ở phân thực trạng mặt hạn chế cơ bản của dự toán chi phí tại HTX Công Nghiệp Song Cường là chưa đảm bảo tính linh hoạt, chủ động cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định ở những tình huống và quy mô hoạt động khác nhau. Để đáp ứng yêu cầu dự toán linh hoạt trong những việc phân loại chi phí theo ứng xử chi phí.
- Thực hiện phân loại chi phí theo ứng xử:
Chi phí tại HTX bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lương công nhân, lương bộ phận quản lý phân xưởng, công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định,…
Căn cứ vào tài liệu kế toán tài chính, chi phí được phân loại theo cách ứng xử chi phí theo bảng sau:
Bảng 3.20. Phân loại chi phí theo ứng xử phí
BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ CHI PHÍ
Số hiệu TK
Loại chi phí Biến
phí
Định phí
Chi phí hỗn hợp
154.1 Nguyên vật liệu trực tiếp x 154.2 Lương công nhân trực tiếp sản xuất x 154.3 Chi phí sản xuất chung
154.32 Lương bộ phận quản lý phân xưởng x
154.33 Sửa chữa bảo dưỡng x
154.35 Công cụ dụng cụ - vật tư x
154.36 Chi phí tiếp khách x
154.37 Chi phí điện thoại, internet x
154.38 Chi phí khác x
154.39 Dự toán x
Việc lập dự toán theo cách ứng xử phí làm căn cứ cho việc lập dự toán linh hoạt của các mặt hàng gốm sứ khác nhau giúp cho nhà quản trị có các quyết định kịp thời trong các tình huống quy mô sản xuát khác nhau hoặc chủ động linh hoạt trong việc định giá ở các mức độ đặt hàng khách nhau.
3.3.2.2.3.Hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất
Để hoạt động kiểm soát hiệu quả, các nhà quản lý HTX cần một lượng thông tin hữu ích từ các báo cáo của các bộ phận như các cấp tổ sản xuất, phân xưởng, bộ phận sản xuất kinh doanh nhằm xem xét đánh giá, trách nhiệm của các bộ phận. Qua đó tăng cường kiểm soát bằng cách kiểm tra kết qủa của từng bộ phận, từng yếu tố mà nhà quản lý nhìn thấu đáo ra các điểm cần khắc phục của công ty hiện giờ.
a. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất sản phẩm
Quản lý chi phí nguyên vật liệu: theo các dự toán gần đây của HTX cho thấy chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tới 2/3 giá trị cấu thành cho sản phẩm, vì vậy cần chú trọng tới việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu tham gia sao cho thật đầy đủ và chính xác. Cụ thể:
† Mua hàng: không nên khi có hợp đồng mới đi tìm kiếm nhà cung cấp nguyên liệu vì lúc đó giá nguyên liệu sẽ bị nhà cung cấp đẩy cao vì vậy cần tìm một nhà cung cấp trung thành, với giá cả ổn định. Thương xuyện cập nhật tìm hiểu sức mua và giá mua của thị trường để làm báo cáo kịp thời giúp công ty tranh thủ được những tình huống giá nguyên vật liệu xuống mà thu mua.
† Nhận hàng: khi nhận hàng cần kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu đã nhận, báo cáo với bộ phân có liên quan về việc nhận hàng của mình.
† Kho : Lưu trữ, và bảo quản kho hàng tránh tình trạng mất mát, thất tháo.
† Kế toán: nhận và kiểm tra, ghi chép số liệu đầy đủ chính xác, căn cứ vào hóa đơn xuất - nhập kho,… Cuối kỳ kiểm kê kho, lập báo cáo kịp thời về tình trạng nguyên vật liệu hiện trạng tại kho.
† Khâu quản lý nguyên vật liệu: Định kỳ, cụ thể kết thúc tháng kiểm tra số lượng, giá trị nguyên vật liệu tồn tại phân xưởng sản xuất, đang dở dang và đã tham gia vào quá trình sản xuất. Số liệu này là cơ sở đối chiếu số trên sổ sách với số dự toán đã được lập, và số thực tế. Nếu phát hiện sai phạm nhà quản lý HTX tìm nguyên nhân, quy trách nhiệm cho những đối tượng liên quan từ đó có biện pháp quản lý tốt hơn và tránh những trường hợp sử dụng vật tư không đúng sản xuất.
† Nguyên vật liệu khi sản xuất thừa quản đốc có trách nhiệm thu hồi lại và nhập kho bảo quản để hôm sau dung tiếp tránh tình trạng gây mất mát lãng phí hoặc nguyên vật liệu không dung lại được.
† Sau bảng tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất nên có một bảng phân tích ảnh hưởng của các nhân tố tới biến động chi phí sản xuất để từ đó làm rõ ảnh hưởng của các nhân tố đó như thế nào tới nguyên vật liệu và đưa ra phương pháp giải quyết cụ thể cho từng tình huống.
† Ngoài sự cung cấp thông tin từ cấp dưới lên cấp trên, cấp trên cũng cần phân công lập kế hoạch, dự toán chi phí cụ thể
- Kế hoạch sản lượng sản xuất sản phẩm do HTX lập ra, sau đó phân bổ cho từng tổ thực hiện.
- Quản đốc phân xưởng căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch toàn công ty, căn cứ vào khả năng điều kiện tại các tổ mà xác định kết quả hoàn thành kế hoạch và triển khai dự toán chi phí nguyên vật liệu để trình bày với ban kiểm soát.
† Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu cần thông qua các báo cáo đánh giá trách nhiệm. Dựa vào các bảng kê xem xét mức độ hoàn thành từ đó viết báo cáo sản xuất làm cơ sở theo dõi tiến độ thực hiện tiến độ sản xuất.
- Ngoài ra phải hoàn thiện báo cáo về nguyên vật liệu:
† Để chỉ ra những biến động bất lợi hay thuận lợi định mức tiêu hao nguyên vật liệu và giá cả nguyên vật liệu, bộ phận quản lý có trách nhiệm giải thích rõ nguyên nhân chủ quan và khách quan tác động đến sự biến động này và đồng thời đề ra giải pháp thích hợp để kiểm soát.
Bảng 3.21. Phân tích chi phí nguyên vật liệu
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU
Chỉ tiêu Mã hàng MS 0019
Dự toán Thực hiện Chênh lệch Mức độ ảnh hưởng Số lượng SPSX 1065 1050 -15 -1.061.280,00 Định mức tiêu hao (Kg) Đất dẻo 4,31 4,001 -0,309 -998,00 Men tráng 0,05 0,0507 +0,0007 +4,00 Màu vẽ 0,01 0,01 0,00 0,00 Gas 45Kg 1,60 1,50 -0,10 -2.221,00 Đơn giá NVL Đất dẻo 3.075,00 3.000,00 -75,00 -315,00 Men tráng 6.150,00 6.100,00 -50,00 -2,00 Màu vẽ 410.000,0 0 450.000,0 0 +40.000,00 +420,00 Gas 45Kg 21.151,00 20.860,00 -291,00 -459,00 b. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Quản lý chi phí nhân công trực tiếp: nhân công tại HTX thường có tính chất phần lớn là thuê mùa vụ nên kinh nghiệm làm việc thường không cao chính vì vậy:
- HTX cần ký hợp đồng ổn định với số lượng công nhân nhất định, đảm bảo tạo công ăn việc làm cho họ trong thời gian dài để đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm được làm ra.
- Chuyển bảng chấm công và báo cáo kết quả lao động để Phó chủ nhiệm kiểm tra và ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh kỳ tiếp theo.
- Ngoài ra có thể áp dụng hình thức khoán công theo cấp bậc, kinh nghiệm, năng suất làm việc để có được hiệu quả cao.
- So sánh chi phí nhân công thực tế với chi phí nhân công theo kế hoạch, tình hình áp dụng trả lương theo thời gian hay khoán để nêu ra nguyên nhân làm thay đổi chi phí.
HTX không trích bảo hiểm cho cán bộ công nhân trong công ty: chỉ hợp đồng thuê lao động theo thời vụ, công nhân có thể nghỉ việc bất cứ lúc nào. Nhưng trên thực thế có hơn 3/5 số công nhân là lao động dài hạn của HTX cũng không được trích lập bảo hiểm điều này có thể dẫn tới việc truy cức trách nhiệm nếu cơ quan kiểm toán có kiểm tra và bắt nộp phạt theo luật.
c. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung tại phân xương sản xuất của HTX không được phân bổ cụ thể mà chỉ gộp chung lại, sau đó dựa vào doanh thu cùng kỳ năm trước và doanh thu ước tính của sản phẩm mà phân chia tỷ lệ khấu hao, chi phí chung của cùng loại, nên khó xác định một cách chính xác, tỷ lệ chi phí chung cấu thành lên giá trị một sản phẩm làm ra là bao nhiêu chính vì vây:
- Cần đánh giá biến động chi phí sản xuất chung với cơ cấu vốn của HTX .
- Thay đổi phương pháp trích khấu hao thẳng sang phương pháp trích khấu hao theo hệ số để nhanh thu hồi vốn.
- Lập bảng phân tích biến động chi phí sản xuất chung theo các yếu tố chi tiết trên cơ sở phân loại thành biến phí và định phí để tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng của nó tới sự biến động của chi phí sản xuất chung nhằm xác định nhân tố nào ảnh hưởng trực tiếp và quan trọng để đưa ra biện pháp khắc phục.
Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị tại phân xưởng, công ty nên khoán thẳng cho từng bộ phận để có ý thức và trách nhiệm tự quản lý tài sản thuộc quyền hạn của mình. Nên định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng máy móc thiết bị phục vụ sản xuất, ngoài ra khi có những sự cố bất ngờ nên nhanh chóng khắc phục tránh tình trạng để lâu không sửa gây hỏng hóc nặng làm chậm tiến trình sản xuất.
3.3.2.2.4.Các giải pháp khác
Ngoài các biện pháp trực tiếp quản lý chi phí sản xuất ta cũng cần chú trọng tới khâu lập dự toán. Căn cứ vào dự toán ta có thể kiểm tra đối chiếu với kết quả thực hiện từ đó tìm nguyên nhân và biện pháp kiểm soát chi phí không hợp lý, tiếc kiệm chi phí. Mục tiêu của hệ thống dự toán là:
- Cung cấp thông tin về các chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao
- Đáp ứng nhu cầu thông tin để công ty kiểm soát, đánh giá tình hình hoạt động của công ty
- Định hướng kinh doanh của từng tổ, từng bộ phận nhằm góp phần hoàn thiện mục tiêu chung của HTX.
Việc tổ chức chứng từ kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong công tác kiểm soát chi phí. Việc tập hợp chi phí một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác kế toán. Một mặt, nó giúp cho kế toán có thể thu thập đầy đủ, chính xác thông tin vá số liệu cần thiết về chi phí, mặt khác tạo điều kiện cho kế toán có thể kiểm tra, kiểm soát một cách chặt chẽ các khoản chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, từ đó có những biện pháp và quyết định hợp lý để tiếc kiệm chi phí. Chính vì vậy, cần thiết phải:
- Mở sổ kế toán chi tiết chi phí vừa đảm bảo đáp ứng yêu cầu kiểm soát, vừa đảm bảo tuân thủ theo quy định hiện hành.
Để đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản trị và yêu cầu về thông tin của các nhà quản lý thì các báo cáo kế toán quản trị chi phí phải đảm bảo việc phân chia chi phí sản xuất trong kỳ của HTX theo nhiều tiêu thức phân loại khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu về thông tin cho việc ra từng loại quyết định cụ thể. Phải đảm bảo việc phản ánh được tình hình thực hiện dự toán, định mức chi phí, giải trình được các nguyên nhân tạo ra chênh lệch giữa số thực tế với số trên kế hoạch.