THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP SONG CƯỜNG
BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
Từ ngày 1 đến 31/12/2012 của mã hàng MS 0019 Mặt hang Giá trị nguyên liệu Lương thành phẩm Chi phí sản xuất chung Giá bán Doanh thu Lọ lộc bình 50.507.325 16.745.400 5.920.261 81.500 85.575.000
(Số liệu kế toán cung cấp)
Do sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng khi có hợp đồng từ phía khách hàng, khối lượng nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm phải phụ thuộc vào quy mô từng đơn đặt hàng để từ đó đưa ra dự toán cụ thể của từng lô hàng.
- Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: sao chép, phản ánh đầy đủ, rõ ràng minh bạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi sổ sách kế toán giúp cho kế toán tổng hợp tính toán giá thành và quản lý chi phí. Ví dụ: Hóa đơn mua hàng, đơn đặt hàng, sổ phụ,…
- Kiểm soát vật chất: quá trình kiểm soát nội bộ trong chu kỳ mua vào và thanh toán bao gồm một số thủ tục kiểm soát sau:
+Xử lý các đơn đặt mua hàng: Đơn kiến nghị mua hàng (yêu cầu về hàng hoá do người có trách nhiệm như: quản đốc phân xưởng, thủ kho…lập) ⇒ đơn kiến nghị mua hàng được phê duyệt (đảm bảo đúng mục đích, số lượng).
+Đơn vị quy định mức chuẩn cho hàng hoá, dịch vụ mua vào theo các tính chất, số lượng và giá trị khác nhau và thực hiện phân cấp uỷ quyền trong phê duyệt ⇒ đơn đặt mua hàng, dịch vụ (là một chứng từ hợp pháp, phải được đánh số nhất quán và đầy đủ các yếu tố cần thiết).
+Nhận hàng hoá, dịch vụ: Khi nhận hàng hoá phải kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian hàng đến và các điều kiện, yếu tố khác, do phòng cung ứng vật tư đảm nhận. Sau đó, phải lập phiếu nhập và báo cáo nhận hàng, một bản gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho phòng kế toán. Để kiểm soát an toàn và bảo vệ an toàn tài sản phải thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên tiếp nhận hàng hoá phải độc lập với thủ kho và nhân viên phòng kế toán.
+Ghi nhận khoản nợ : Phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của những lần mua vào và ghi chúng vào nhật ký các khoản phải trả cho người bán. Khi nhận được hoá đơn của người bán phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng, phương thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với
thông tin trên đơn đặt mua hàng và báo cáo nhận hàng. Sau đó ghi vào sổ chi tiết các khoản phải trả cho người bán theo đúng đối tượng. Quá trình kiểm soát nội bộ trong chức năng này là phải thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa nhân viên kế toán tiền mặt với thủ quỹ. Các chứng từ sổ sách phải đầy đủ, rõ ràng và thích hợp. Các kỹ thuật, thủ tục ghi sổ phải cụ thể, đúng nguyên tắc, chế độ.
+Xử lý và ghi sổ các khoản chi thanh toán tiền mua hàng: Việc thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ, thường được thực hiện bằng các phiếu chi. Phiếu chi đã được ký trở thành tài sản. Khi phiếu chi đã được người bán lĩnh tiền và xoá sổ ở ngân hàng nó được gọi là phiếu chi đã thanh toán. Phiếu chi được lập thành nhiều bản, bản gốc được gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ người cung cấp. Quá trình kiểm soát trong chức năng này là phiếu chi phải do đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt. Các phiếu chi phải đúng mẫu do Bộ Tài Chính quy định. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanh toán cũng phải được tôn trọng.
b. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Bảng 3.14. Quy trình kiểm soát chi phí lao động tại HTX
STT Loại báo cáo Bộ phận lập Nội dung kiểm soát 1 Bảng định mức đơn
giá
Bộ phận tổ chức hành chính
Kiểm soát chi phí tiền lương ở từng bộ phận
2 Báo cáo thực hiện của các bộ phận cung cấp
Tổ hoặc từng bộ phân theo dõi
Kiểm soát năng suất lao động của từng tổ
động từng tổ và năng suất của từng nhân viên theo bộ phận
4 Bảng chấm công Thống kê tổ Kiểm soát tiền công, ngày công lao động trong tháng 5 Bảng thanh toán lương Thống kê tổ Kiểm soát tiền công, ngày
công lao động trong tháng
(Nguồn Phòng Tài chính – Kế toán HTX)
(Nguồn Phòng Tài chính – Kế toán)
c. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là các khoản mục chi phí đa dạng, phức tạp khi tổng hợp và tính giá thành cho các sản phẩm nhập kho.
Kiểm soát chi phí sản xuất chung thực hiện theo các thủ tục sau:
- Thủ tục phân chia trách nhiệm: Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ sản xuất và hoàn tất kế toán là người tính và phân bổ chi phí khấu hao theo quy định hiện hành, ghi chép sổ sách kế toán TSCĐ và đồng thời thu thập, phản ánh, ghi chép sổ sách kế toán về chi phí sản xuất chung. Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương kiểm soát tương tự như chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền quản lý phân xưởng chịu trách nhiệm.
- Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách: ghi chép đầy đủ, kịp thời, chặt chẽ. Bắt đầu Chấm công Bảng chấm công Xử lý thủ công Kiểm tra, tính lươn g Duyệt Bảng tính lương Kiể m tra Bảng thanh toán lương Nhập số liệu Lưu trữ Kết thúc Duyệt Chi lương Ghi chú: Thao tác thủ công Chứng từ, tài liệu Bắt đầu, lưu trữ,....
- Kiểm soát vật chất: Chi phí sản xuất là khoản mục chi phí tổng hợp, rất khó kiểm soát. Để quản lý tốt chi phí khoản mục này lãnh đạo HTX yêu cầu các khoản chi phí phát sinh phải có chứng từ đầy đủ, hợp lý, được sự xét duyệt của ban Chủ nhiệm HTX, quản đốc phân xưởng.
+ Văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ xuất dùng tại phân xưởng chủ yếu là bút, giấy A4, máy tính, bàn ghế, dụng cụ khác. Các khoản chi phí này HTX quy định mức sử dụng cho các bộ phận mặc dù phát sinh không nhiều. Khi bộ phận phân xưởng có nhu cầu sử dụng thì làm giấy đề nghị cấp văn phòng phẩm trình lên cho quản đốc phân xưởng ký rồi chuyển lên cho phó Chủ nhiệm HTX xem xét ký duyệt.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao TSCĐ chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí sản xuất chung của HTX. Hàng năm HTX, cụ thể phòng vật tư và kế toán tiến hành lập kế hoạch khấu hao toàn bộ TSCĐ của HTX và trình lên cho Chủ nhiệm HTX phê duyệt. Trên cơ sở cân đối kế hoạch sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính trong năm của toàn HTX mà tiến hành giao kế hoạch khấu hao cho các phân xưởng.
+ Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền: gồm các chi phí về dịch vụ mua ngoài cho quá trình sản xuất tại các phân xưởng, chi phí về điện, nước, dịch vụ sửa chữa, chi phí tiếp khách, công tác phí,… Chi phí này cũng chiếm tỷ trọng tương đối cao. Đối với các khoản chi phí này: Thủ tục kiểm soát được thực hiện tương đối chặt chẽ. Có một số khoản mục chi phí HTX quy định nhưng một số mục khác lại không có quy định.