CHƯƠNG 3 : KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN
3.3 Nguyên nhân thực tế dẫn đến những hạn chế của hoạt động Kiểm toán nộ
nội bộ
Từ kết quả khảo sát kết hợp với kết quả đã phỏng vấn tại chương 1 cho thấy chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đồn Kim Tín bị ảnh hưởng bởi các nguyên nhân sau:
Về chất lượng bộ phận Kiểm toán nội bộ
- Quy trình kiểm tốn và giấy tờ làm việc tại phịng KiT NB đã ban hành từ khi thành lập bộ phận KiT NB từ năm 2008 cho đến nay, vẫn chưa sửa đổi bổ sung nên cịn khá nhiều điểm khơng phù hợp với quy định mới do nhà nước ban hành (2019) và thực tế cơng việc tại Tập đồn.
- Thời gian thực hiện một cuộc kiểm tốn kéo dài do có các cơng việc phát sinh ngồi việc thực hiện chương trình kiểm toán cần các KiTV nội bộ giải quyết gấp như tư vấn các vấn đề đang vướng mắc tại các đơn vị thành viên hay các phịng ban tại cơng ty mẹ; tham gia vào các nhóm tư vấn để giải quyết các vấn đề pháp lý. Bên cạnh đó có một phần nhỏ lý do đó là việc tương tác với đơn vị không hiệu quả do năng lực của KiTV nội bộ chưa thực sự phù hợp để có thể hiểu và làm việc hiệu quả với đơn vị dẫn tới thời gian thực hiện kiểm toán lâu hơn quy định.
- Sau khi kết thúc chương trình kiểm tốn, nhóm kiểm tốn sẽ gửi báo cáo kiểm tốn cho đơn vị được kiểm toán để thống nhất các vấn đề và đưa ra giải pháp khắc phục. Theo đúng quy trình thì sau khi hai bên đã thống nhất được vấn đề và giải pháp khắc phục sẽ sắp xếp một buổi họp giữa Chủ tịch Hội đồng quản trị với nhóm kiểm tốn và đơn vị được kiểm tốn để chốt lại toàn bộ báo cáo và ban hành Quyết định sau kiểm toán. Quyết định sau kiểm tốn khi ban hành thì đơn vị tiến hành thực hiện giải pháp và nhóm kiểm tốn sẽ tiến hành theo dõi sau kiểm toán. Nhưng thực tế hiện tại sau khi nhóm kiểm tốn và đơn vị được kiểm tốn đã thống nhất được vấn đề thì khơng thể sắp xếp được thời gian họp với Chủ tịch Hội đồng quản trị. Lý do là Chủ tịch Hội đồng quản trị khơng có thời gian tham gia họp ngay tại thời điểm đã kết thúc cuộc kiểm toán dẫn đến Báo cáo kiểm tốn khơng kịp thời. Do vậy, vấn đề khơng cịn mang tính thời sự và
việc giải quyết các vấn đề khơng cịn phù hợp khi thời gian họp và thời gian thực hiện báo cáo cách nhau quá xa.
- Bộ phận KiT NB chỉ tập trung phần lớn thời gian vàvào kiểm toán BCTC và KTTT mà ít tập trung vào mảng KTHĐ. Thực tế là hiện nay hệ thống kế toán đã gần như hoàn thiện và hiện đã sử dụng chung một phần mềm kế tốn cho tồn bộ các cơng ty trong hệ thống. Bên cạnh đó, các quy trình, quy định đều đã được ban hành và tuân thủ ở mức độ cao tại gần như toàn bộ công ty con và các phòng ban trong hệ thống. Do đó các kết quả kiểm toán nếu chỉ thực hiện 2 mảng như hiện tại là kiểm tốn BCTC và KTTT sẽ là các thơng tin khơng mang tính thời sự kịp thời và đem lại nhiều giá trị cho nhà quản lý.
Về năng lực của nhóm Kiểm tốn nội bộ
Từ tháng 1/2019 đến tháng 11/2019 đã có 5 nhân sự nghỉ việc; 1 nhân sự luân chuyển cơng tác qua phịng ban khác. Bên cạnh đó việc tuyển dụng gặp nhiều khó khăn nên chưa tuyển được nhân sự mới và duy trì nhân sự dưới mức định biên trong năm 2019. Điều này đưa đến sự thiếu hụt về nhân sự trong thời gian dài, ngoài tathời gian làm việc của các nhân viên tại bộ phận KiT NB trong Tập đồn chủ yếu dưới 5 năm. Do đó, kiến thức và kinh nghiệm KiTV nội bộ đối với đơn vị khi thực hiện kiểm toán chưa cao. Điều này làm cho chất lượng KiT NB còn nhiều hạn chế dẫn đến báo cáo kiểm tốn đưa ra khơng kịp thời và các kiến nghị sau kiểm toán chưa thực sự phù hợp với đơn vị được kiểm toán.
Về Sự độc lập của bộ phận KiT NB
Trong quy định về Chức năng nhiệm vụ của phòng KiT NB ban hành năm 2008, khơng có điều khoản cụ thể về việc KiTV nội bộ sẽ được tham gia vào quá trình xây dựng các quy trình kinh doanh của Tập đồn. Do đó, các quy trình kinh doanh khi có sự thay đổi hay ban hành mới đa phần sẽ do chính đơn vị soạn thảo sau đó trực tiếp ban hành chứ không thông qua bộ phận KiT NB cho ý kiến. Do đó, KiT NB khơng đóng vai trị là bên thứ 3 độc lập để kiểm sốt quy trình kinh doanh trước khi đưa vào vận hành mà chỉ là hậu kiểm thông qua các cuộc kiểm tốn. Ngun nhân chính ở đây chính là do khơng có quy định rõ ràng và một phần do là sự am hiểu của KiTV nội bộ về hoạt động kinh doanh của Tập đoàn chưa thực sự đầy đủ dẫn
đến việc tham gia cũng chưa thực sự đem lại ý nghĩa lớn về mặt hồn thiện quy trình.
Về Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo Tập đoàn
Lãnh đạo Tập đoàn chưa nhận thức đầy đủ được tầm quan trọng của Bộ phận KiT NB do đó lịch họp với Chủ tịch Hội đồng quản trị trong năm 2019 là gần như không thực hiện được dẫn tới tồn đọng vấn đề không thể giải quyết sau khi kết thúc kiểm toán.
Từ tất cả các vấn đề lý do ở các tất cả các nhân tố tạo nên chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đồn Kim Tín, chưa đạt u cầu như mong muốn.
Sơ đồ 3.1 Nguyên nhân – Kết quả các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Ở chương này người viết dựa trên cở sở lý luận tại chương 2 kết hợp với kiểm chứng thực tế tại đơn vị. Dựa trên kết quả của việc thực hiện phỏng vấn các KiTV nội bộ và 30 câu trả lời bảng khảo sát được thực hiện bởi những nhân sự thường xuyên làm việc với bộ phận kiểm toán nội bộ để đưa ra nguyên nhân tác động đến chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín. Người viết đưa ra được nguyên nhân đáng kể tác động đến chất lượng hoạt động KiT NB là chất lượng bộ
phận KiT NB và yếu tố chính là việc báo cáo kiểm tốn được phát hành chưa kịp thời dẫn đến giải pháp khơng mang tính thời sự.
4. CHƯƠNG 4: CÁC GIẢI PHÁP & CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM