Chương 2 : Cơ sở lý thuyết
5.3 Những điều kiện để thực hiện các giải pháp
5.3.1 Về nhân lực
Đội ngũ cán bộ quản lý cấp cao là Ban giám đốc và cán bộ quản lýncấp trung gian là trưởngnphó cácnkhoa phịng chức năng, bên cạnh làm cơng tác chun mơn thì cần chú trọng vào việc quản lý điều hành, nâng cao trình độ và tầm nhìn ở góc độ quản lý kinh tế.
Kếntốn trưởng, trưởng phó phịng kế tốn cần có trìnhnđộ chunnmơn cao, nhiều kinh nghiệm về hoạt động nghề nghiệp, có kỹ năng giao tiếp, am hiểu và nắm bắt các quy địnhnpháp luật nhanh chóng, có tư duy nhạy bén, có tầm nhìn và khả năng lập kế hoạch, kiểm tra giám sát, phân tích thơng tin tốt, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán.
Đội ngũ nhân sự làm cơng tác kế tốn được đàontạo thành thạo về chun mơn nghiệp vụ, thay đổi tư duy và có đủ năng lực để thực hiện nhiệmnvụ; đánh giá, phân loại nhân viên để có định hướng bồi dưỡng nâng cao về trình độ ở các mặt
nhằm tăng chất lượng nhân sự làm cơngntác kếntốn và có được đội ngũnnhân sự kế
thừa. Tuân thủnchuẩn mựcnđạo đức nghềnnghiệp.
5.3.2 Về vật lực
Bệnh viện cần thống nhất chủ trương, phương pháp thực hiện, lập kế hoạch và cân đốinkinhnphí đầu tư cho các nội dung sau:
- Kinh phí trong đào tạo nhân sự trong điều hành quản lý kinh tế, nghiệp vụ cho các phần hành kế tốn.
- Kinh phí đầu tư nâng cấp các phần mềm kế toán; đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning - hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp); bảo trì nâng cấp hệ thống mạng nội bộ và các thiết bị lưu trữ; bảo trì và lắp đặt hệnthống camera giámnsát có chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ nét.
- Kinh phí trong xây dựng cơ sở vật chất kho lưuntrữ chứngntừ kếntoán đạt yêu cầu tiêu chuẩn về bảo quản.
5.4 Kiến nghị
5.4.1 Ban giám đốc
Ban giám đốc bệnh viện và cán bộnquản lý chủ chốt cần được đàontạo nhiều hơn về quản lý kinh tế trong điều hành hoạt động bệnh viện, bên cạnh việc có kiến thức về chun mơn thì cần có tầm nhìn, hiểu, đánhngiá và phân tích được kết quả các chỉ số trong hoạtnđộng của bệnh viện; qua đó lựa chọn những cánnbộ có khả năng quản lý tốt và đưa đi học chuyên sâu về quảnnlý bệnh viện. Bênncạnh đó Ban giámnđốc bệnhnviện cần:
- Đặc biệt quanntâmnđến vai trò và yêuncầu của công tác kếntốn, bố trí đủ nhân lực có trình độ để thực hiện thuần thục các phầnnhành kếntốn. Xây dựng được hệ thốngnthơngntin đảm bảontính chínhnxác, đầy đủ và hữu hiệu trong quản lý từ hoạt động kế tốn tài chính, kế toán quản trị, hoạt động chuyên môn và các công tác khác. Đặc biệt cần bổ sung phầnnhành kế toánnquản trị và thànhnlập bộnphậnnkiểm sốtnnộinbộ.
- Quan tâm đến cơng tác đối ngoại, tranh thủ sự giúp đỡ ủng hộ của Sở Y tế Tiền Giang, các ban ngành của tỉnh về phát triển chun mơn lĩnh vực y tế, qua đó
đề xuất cấp kinh phí đầu tư mua sắm trang thiết bị, cũng như là xây dựng và triển khai các đề án kỹ thuật mới nhằm nâng cao chất lượng trong khám và điều trị bệnh cho người dân; sự sẻ chia cảm thông cũng như là những ý kiến chỉ đạo, giải đáp, hướng dẫn kịp thời của cơ quan cấp trên về những khó khănnvướng mắcntrong q trình thực hiệnnnhiệmnvụ của bệnhnviện đặc biệt là các chính sách trong thanh quyết tốn chi phí KCB BHYT; thu hút các chương trình tài trợ chămnsóc sức khoẻ của các tổnchức trongnvà ngoàinnước về cho bệnh viện.
5.4.2 Phịng Tài chính kế tốn
Kế tốnntrưởng, trưởng phó phịng kế tốn thực hiện tốt cơng tác kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính, tham mưu tốt và kịp thời cho Ban giám đốc các nội dung công việc thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của phòng; thường xuyên kiểm tra đánh giá việc thực hiện quy trình cơng việc và tính tn thủ của các phần hành; nghiên cứu các văn bản quy định về kế tốn có liên quan để xây dựng bổ sung các quy trình cịn thiếu và cải tiến các quy trình đã đưa vào áp dụng trước đó nếu sốt xét thấy khơng cịn phù hợp với giai đoạn hiện nay.
Các phần hành kế toán thực hiện nghiêm túc các quy trình cơng việc theo bảng chức năng chức trách; chủ động nghiên cứu các văn bản quy định có liên quan đến phần hành của mình để tham mưu cho lãnh đạo phịng cũng như là báo cáo kịp thời các vấn đề có liên quan đến phần hành mình phụ trách; thay đổi tư duy trong suy nghĩ và hành vi trong giao tiếp ứng xử với khách hàng.
Tổ chức hướng dẫn và phối hợp tốt với các khoa phòng chức năng trong việc thực hiện các quy trình có liên quan đến cơng tác kế tốn.
5.4.3 Các khoa phòng chức năng
Trưởng phó khoa phịng, điều dưỡng trưởng, kỹ thuật viên trưởng, nữ hộ sinh trưởng ở các khoa cần tăng cường vai trò quản lý kinh tế tại bộ phận mình. Triển khai cho CBVC cấp dưới đọc, hiểu được các quy trình làm việc của kế tốn để tổ chức phối hợp và đảm bảo việc luân chuyển chứng từ nhanh chóng kịp thời. Đồng thời những vấn đề hiểu chưa rõ hoặc chưa xử lý được có liên quan đến kế
tốn thì cần thơng tin kịp thời đến P. TCKT để được hướng dẫn cụ thể rõ ràng, hạn chế việc sai sót và gây phiền hà cho khách hàng.
5.5 Kế hoạch hành động 5.5.1 Ban giám đốc
Chủ trì, chỉ đạo phịng Tài chính kế tốn và các khoa phòng lập kế hoạch hành động đối với vấn đề hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn của bệnh viện có liên quan đến phạm vi trách nhiệm của từng bộ phận; tăng cường vai trò quản lý kinh tế từ Ban giám đốc đến các trưởng phó khoa phịng.
Yêu cầu các nội dung công việc, các ý tưởng, phương pháp hoàn thiện phải cụ thể rõ ràng, theo từng giai đoạn trình Ban giám đốc xem xét, phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện.
Phân định trách nhiệm chính của từng bộ phận ứng với từng công việc cụ thể; tổ chức thực hiện theo thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ đơn giản, phức tạp, tình hình kinh phí đầu tư hoặc tính cấp thiết của nội dung cơng việc.
Phân công theo dõi kiểm tra tiến độ và yêu cầu báo cáo kết quả thực hiện các nội dung công việc theo kế hoạch; giải quyết những khó khăn và góp ý điều chỉnh giải pháp trong thực hiện.
Khen thưởng tuyên dương các bộ phận cá nhân thực hiện tốt và đạt yêu cầu công việc; phê bình và trừ vào thi đua đối với các bộ phận, cá nhân còn chậm và khơng hồn thành cơng việc theo yêu cầu.
Lập báo cáo trình lên cơ quan quản lý cấp trên những khó khăn vướng mắc bất cập không thuộc thẩm quyền giải quyết của bệnh viện, hoặc vấn đề giá thu những dịch vụ KCB chưa có sự thống nhất nhất giữa Bộ y tế và cơ quan BHXH Việt Nam, khi thực hiện sẽ ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của bệnh viện… đề xuất xin ý kiến chỉ đạo thực hiện.
5.5.2 Phịng Tài chính kế tốn
Phịng Tài chính kế tốn lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các nội dung như sau:
- Nghiên cứu các văn bản quy định của pháp luật về kế toán để xây dựng bổ sung các quy trình cịn thiếu; phối hợp phịng Tổ chức cán bộ ban hành các quyết định phân cơng người ghi sổ, giữ sổ và quy định hình thức lưu trữ sổ kế toán; bổ sung các loại sổ chưa lập theo quy định; quản lý và theo dõi cập nhật sổ đăng ký chữ ký mẫu và cập nhật kịp thời ngay sổ khi có phát sinh.
- Xây dựng các quy trình hướng dẫn thực hiện cơng việc, cơng tác kiểm tra kế tốn; xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán; phân loại và lập danh mục tài liệu lưu trữ theo thời gian; cải tiến các quy trình đã đưa vào áp dụng trước đó khơng cịn phù hợp với giai đoạn hiện nay.
- Phân công nhân sự tập trung nghiên cứu và theo dõi việc áp dụng chế độ kế tốn HCSN mới, cơng tác lập báo cáo tài chính, đảm bảo đúng nội dung ý nghĩa và thuyết minh đầy đủ theo quy định.
- Tăng cường kiểm tra đánh giá tính tuân thủ và việc thực hiện quy trình cơng việc của các phần hành kế tốn.
- Phối hợp phòng Tổ chức cán bộ trong công tác đào tạo tập huấn kiến thức kỹ năng cho nhân viên và tuyển chọn nhân sự kế toán.
- Triển khai thực hiện giao dịch thanh toán điện tử, hoá đơn điện tử, chữ ký điện tử.
- Tham mưu với Ban Giám đốc bệnh viện trong vấn đề xây dựng hệ thống kế tốn quản trị, cơng tác kiểm sốt nội bộ và nhanh chóng triển khai thực hiện.
- Lập các yêu cầu về những nội dung trong phần mềm kế toán chưa đúng và chưa đủ theo quy định liên hệ nhà cung cấp phần mềm bổ sung; phối hợp các khoa phòng chức năng khảo sát và lập các nội dung các yêu cầu số liệu báo cáo mà phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện eHospital chưa thực hiện được; đề xuất nâng cấp hoặc mua mới hoặc xây dựng hệ thống ERP.
- Cân đối kinh phí tham mưu đến Ban giám đốc mức độ ưu tiên đối với các khoản đầu tư có liên quan trong vấn đề hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn.
5.5.3 Các khoa phịng chức năng có liên quan
- Lập kế hoạch tham mưu đề xuất và thực hiện nội dung liên quan đến công tác tập huấn đào tạo nhân sự như: nâng cao năng lực, kiến thức, kỹ năng về quản lý kinh tế cho cán bộ quản lý; kỹ năng thực hành cho nhân viên.
- Tuyển chọn nhân sự thực hiện cơng tác kế tốn quản trị và kiểm sốt nội bộ; chuẩn bị nhân sự kế thừa cho các phần hành đến tuổi nghỉ hưu.
Phòng Hành chánh quản trị:
- Khảo sát bố trí kho lưu trữ hồ sơ kế toán đảm bảo các điều kiện: tập trung, thống mát, rộng rãi, an tồn, trang bị kệ và thùng chuyên dụng chứa hồ sơ để thuận tiện trong kiểm tra, tìm kiếm, trích lục hồ sơ. Có kế hoạch định kỳ kiểm tra xử lý cơn trùng.
Phịng Kế hoạch tổng hợp-trang thiết bị y tế:
Trưởng phịng và tổ cơng nghệ thông tin chịu trách nhiệm:
- Lập kế hoạch định kỳ kiểm tra, bảo trì bảo dưỡng thiết bị phần cứng và hệ thống phần mềm; mua sắm thiết bị đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cho các bộ phận, lưu dữ trữ liệu dự phịng cho tồn hệ thống, ngăn ngừa tình trạng sự cố sập mạng, nâng cấp chất lượng hệ thống camera giám sát.
- Tổng hợp phân tích các ý kiến từ các bộ phận về yêu cầu cung cấp thông tin, lỗi phần mềm, lỗi báo cáo… có biện pháp hổ trợ giải quyết. Trình Ban giám đốc các giải pháp để nâng cấp bổ sung chữa lỗi phần mềm eHospital đảm bảo thông tin được xuyên suốt và kịp thời; lựa chọn nhà cung cấp đủ điều kiện và năng lực thực hiện.
- Nghiên cứu tổng hợp phân tích các hoạt động của bệnh viện, trên cơ sở ứng dụng cơ sở dữ liệu thống nhất đồng bộ đưa ra các yêu cầu thiết kế hệ thống ERP phù hợp thực tế của bệnh viện.
- Phối hợp phòng Tổ chức cán bộ tổ chức tập huấn sử dụng các ứng dụng phần mềm và kỹ năng xử lý các tình huống trong ứng dụng.
Khoa Dược:
- Phân tích tình hình sử dụng thuốc, vật tư y tế, vật tư tiêu hao, hoá chất…, lập kế hoạch đấu thầu và tổ chức dự trù mua hợp lý trên cơ sở định mức tồn kho, không
để tồn kho mất cân đối và thiếu hụt hàng hoá sử dụng phải tổ chức đấu thầu mua sắm nhiều lần trong năm.
- Đảm bảo hồ sơ mua sắm đúng quy trình và luân chuyển chứng từ thanh toán trong thời hạn quy định.
Các bộ phận còn lại:
- Thực hiện đúng phác đồ điều trị bệnh, thống kê đúng đủ chi phí trong thanh
tốn chi phí KCB theo danh mục hạn chế sai sót dẫn đến xuất tốn chi phí KCB BHYT.
- Lãnh đạo các bộ phận có liên quan đến cơng tác mua sắm, thanh toán cần quan tâm theo dõi kiểm tra nhắc nhở nhân viên hoàn tất hồ sơ chứng từ lập tại bộ phận mình, đảm bảo luân chuyển chứng từ về P.TCKT đúng thời gian quy định. Trường hợp đặc biệt cần nhanh chóng liên hệ đến P.TCKT để hổ trợ giải quyết kịp thời.
PHẦN KẾT LUẬN
Trong hoạt động của bệnh viện khi chuyển sang thực hiện cơ chế tự chủ, bên cạnh yếu tố về chất lượng chuyên môn trong công tác KCB, thì một yếu tố cũng rất quan trọng quyết định thành quả hoạt động của bệnh viện đó là cơng tác quản lý tài chính. Tổ chức cơng tác kế tốn hoạt động tốt thì chất lượng thơng tin cung cấp sẽ chính xác, có giá trị và hữu hiệu cho công tác quản lý điều hành và ra quyết định. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, kết quả phỏng vấn Ban giám đốc bệnh viện, kế toán trưởng và khảo sát các cá nhân liên quan đến tổ chức cơng tác kếntốn tại bệnh
viện, luận văn đã phản ánh trung thực kháchnquan những kết quả đạtnđượcncũng như những nộindung còn phải cần hoànnthiện; đồng thời qua đó luận văn cũng nêu ra những nguyên nhân chủ quan, khách quan của thực trạng từ đó đề xuất một sốngiải pháp, cácnđiều kiện cần có và các kiến nghị để thựcnthi các giảinpháp nhằm hồn thiện tổnchức cơng tácnkế tốn, qua đó có thể cung cấp thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thời trong quản lý điều hành góp phầnnnâng caonhiệu quả vànchất lượng hoạt động của tổ chứcncông tác kế tốn nói riêng và trong tổng thể các hoạt động của bệnh viện.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Danh mục tài liệu tiếng Việt
1. Bộ Y tế, 2013. Quyết định số 3455/QĐ-BYT sửa đổi bổ sung Quyết định số 517/QĐ-BYT của Bộ Y tế ban hành mẫu bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh sử dụng tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
2. Bộ Y tế, 2017. Thông tư số 02/2017/TT-BYT, Quy định mức giá tối đa khung giá dịch vụ khám chữa bệnh khơng thuộc phạm vi thanh tốn của quỹ bảo hiểm y tế trong các cơ sở khám chữa bệnh của Nhà nước và hướng dẫn áp dụng giá thanh tốn chi phí khám chữa bệnh trong một số trường hợp (2017a)
3. Bộ Y tế. 2017. Thông tư số 44/2017/TT-BYT sửa đổi thông tư số 02/2017/TT-BYT Quy định mức giá tối đa khung giá dịch vụ khám chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh toán của quỹ bảo hiểm y tế trong các cơ sở khám chữa bệnh của Nhà nước và hướng dẫn áp dụng giá thanh tốn chi phí khám chữa bệnh trong một số trường hợp, (2017b)
4. Bộ Y tế, 2018. Quyết định số 6556/QĐ-BYT ban hành mẫu bảng kê chi phí
khám bệnh, chữa bệnh sử dụng tại các cơ sở khám bệnh chữa bệnh (2018a).
5. Bộ Y tế, 2018. Thông tư số 15/2018/TT-BYT Quy định thống nhất giá dịch
vụ khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế giá các bệnh viện cùng hạng trên toàn quốc và hướng dẫn áp dụng giá, thanh tốn chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong một số trường hợp (2018b).
6. Bộ Tài chính, 2016.Thơng tư số 324/2016/TT-BTC quy định hệ thống mục
lục ngân sách nhà nước
7. Bộ Tài chính, 2017. Thông tư số 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp.
8. Chính phủ, 2006. Nghị định số 43/2006/NĐ-CP Quy định quyền tự chủ, tự
chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp cơng lập.
9. Chính phủ, 2012. Nghị định số 85/2012/NĐ-CP Về cơ chế hoạt động, cơ