Quy trình quản trị rủi ro tác nghiệp gồm 3 bước như sau:
2.2.1. Nhận diện rủi ro
Nhận diện rủi ro là quá trình sử dụng các biện pháp cần thiết để nhận dạng các rủi ro chính trong hoạt động của các ngân hàng, nhận dạng đó là loại rủi ro nào: Con người, quy trình, hệ thống hay từ các yếu tố bên ngoài tác động. Việc phân tích các loại rủi ro này là rất cần thiết vì những phần quan trọng rất dễ bị bỏ sót. Có nhiều cách khác nhau để tiếp cận rủi ro chẳng hạn như (i) xem qua danh sách mô tả, nhận định xem điều gì có thể xảy ra; (ii) suy nghĩ thấu đáo về hệ thống, tổ chức, phân tích các rủi ro đối với từng bộ phận; (iii) nhận định những điểm yếu của tổ chức nếu có thể; (iv) phỏng vấn nhiều người để có thể lấy những ý kiến khác nhau.
Tại BIDV Phú Yên, phòng chức năng thực hiện nhận diện RRTN như sau:
Đầu tiên là xác định dấu hiệu rủi ro tác nghiệp, các phòng nghiệp vụ thực hiện xác định rủi ro tác nghiệp bao gồm: Tự đánh giá nguy cơ rủi ro,
36
nguồn gốc của rủi ro, đối tượng gây rủi ro, các cấp độ rủi ro và phải mở sổ theo dõi rủi ro. Việc đánh giá xác định rủi ro tác nghiệp dựa trên 5 tiêu chí:
+ Các hành vi gian lận và tội phạm bên ngoài;
+ Rủi ro liên quan đến mơ hình tổ chức, cán bộ và an toàn nơi làm việc;
+ Rủi ro liên quan đến q trình xử lý cơng việc; + Rủi ro liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin;
+ Rủi ro phát sinh từ cơ chế, chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ.
BIDV sử dụng cơng cụ báo cáo dấu hiệu rủi ro tác nghiệp để xác định tất cả các dấu hiệu rủi ro trong các mặt nghiệp vụ của BIDV và xây dựng lên thư viện dấu hiệu rủi ro tác nghiệp. Báo cáo dấu hiệu RRTN được thực hiện định kỳ hàng quý.
Các phòng nghiệp vụ tại chi nhánh tự thực hiện phát hiện, nhận diện rủi ro và báo cáo về Phòng QLRR. Theo quy định của Hội sở chính có 02 phương pháp thực hiện : (i) Các bộ phận trực tiếp nhập trên chương trình, (ii) Các phịng nghiệp vụ lập báo cáo trên file và gửi về cho bộ phận đầu mối là phòng Quản lý rủi ro (QLRR) tổng hợp sau đó cán bộ đầu mối trực thuộc phịng QLRR nhập dữ liệu vào chương trình.
Để phù hợp với tình hình thực tế tại chi nhánh. Hiện tại Chi nhánh lựa chọn cách (ii) để thực hiện báo cáo này. Cụ thể, phòng QLRR tổng hợp báo cáo của toàn chi nhánh bằng file excel và nhập thơng tin vào chương trình, bản giấy được gửi về Ban QLRRTT&TN, thơng tin nhập vào chương trình QTRRTN của BIDV sau khi duyệt tại Chi nhánh số liệu sẽ được chuyển về Hội sở. Ban QLRRTT&TN tổng hợp báo cáo toàn hệ thống và báo cáo Ban lãnh đạo BIDV.
Xác định sự cố rủi ro tác nghiệp.
Sự cố rủi ro tác nghiệp là những sự kiện xảy ra trong quá trình hoạt động do yếu tố con người, sự yếu kém trong hệ thống công nghệ thông tin, sự sơ hở, yếu kém trong các quy định nội bộ hoặc từ những yếu tố bên
37
ngoài làm ảnh hưởng tiêu cực đến lợi ích của BIDV. Các phịng chức năng chủ động theo dõi, báo cáo các sự cố rủi ro tác nghiệp. Khi có sự cố rủi ro tác nghiệp xảy ra, các phịng phải có biện pháp xử lý kịp thời và báo cáo ngay về Phòng QLRR. Phịng QLRR báo cáo Hội sở chính. Ban QLRRTT & TN đầu mối xây dựng, lưu trữ bộ dữ liệu tổn thất rủi ro tác nghiệp của BIDV.
BIDV sử dụng công cụ báo cáo sự cố RRTN để xây dựng bộ dữ liệu về tổn thất rủi ro tác nghiệp của BIDV qua các năm.
2.2.2. Đánh giá rủi ro
Sau khi nhận diện rủi ro, các đơn vị chức năng thực hiện đánh giá, đo lường khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của các loại rủi ro, nhận diện rủi ro có thể chấp nhận được và rủi ro khơng thể chấp nhận được.
Căn cứ dữ liệu rủi ro thu thập được, kinh nghiệm và phân tích, dự đốn, BIDV Phú Yên xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro theo bảng dưới đây: Bảng 2.1 Xác định mức độ ảnh hưởng của RRTN Ảnh hưởng 1 2 3 4 5 Tài chính (đơn vị: triệu VND) Tổn thất không đáng kể (tổn thất<20) Tổn thất nhỏ (20<tổn thất<50) Tổn thất đáng kể (50<tổn thất<100) Tổn thất lớn (100<tổn thất<500) Tổn thất rất lớn (tổn thất>500)
Danh tiếng Khơng có thơng tin trên
các kênh thơng tin đại
chúng Thơng tin mang tính chất tường thuật, khơng có những từ ngữ chỉ trích
Thơng tin mang tích chỉ trích/bất
lợi hướng tới một chi nhánh/đơn vị cụ
thể của BIDV
Thơng tin mang tính chỉ trích/bất lợi đối với toàn hệ thống hoặc liên quan đến Ban lãnh đạo BIDV.
Danh tiếng của NH bị ảnh hưởng nghiêm
trọng trên các kênh thông tin
đại chúng. Các cơ quan quản lý Khơng có hành động gì Nhắc nhở bằng văn bản
Yêu cầu giải trình hoặc cử đoàn thanh kiểm tra Yêu cầu tạm ngừng cung cấp có thời hạn một số dịch vụ cụ Giám sát đặc biệt.
38 thể Khách hàng Khơng có hành động gì Một vài thắc mắc, than phiền tại 1 điểm giao dịch Nhiều thắc mắc, than phiền tại 1 điểm giao dịch.
Một vài khách hàng bày tỏ sự lo ngại, yêu cầu
cam kết giải quyết/có biện pháp giải quyết vấn đề Hàng loạt khách hàng rút tiền khỏi BIDV,
trong đó có nhiều khách hàng quan trọng Chi phí khắc phục Khắc phục ngay trong ngày Khắc phục trong vịng 1 tuần và/hoặc chi phí khơng đáng kể Khắc phục trong vòng 1 tháng và/hoặc chi phí tương đối tốn kém Khắc phục trong 2-3 tháng và/hoặc ảnh hưởng tới lợi
nhuận
Thời gian khắc phục kéo dài
(Nguồn: Quy định QTRRTN của BIDV)
Sau khi xác định được khả năng xảy ra rủi ro và ảnh hưởng của rủi ro thì BIDV Phú Yên xác định rủi ro tổng thể để ước tính thiệt hại lớn nhất có thể xảy ra (là rủi ro trong trường hợp xấu nhất xảy ra khi khơng có khâu kiểm soát nào được áp dụng hoặc các khâu kiểm soát không hiệu quả). Rủi ro tổng thể được xác định căn cứ vào điểm khả năng của rủi ro và điểm ảnh hưởng. Mối quan hệ giữa điểm khả năng và điểm ảnh hưởng được xác định theo từng thời kỳ, nghiệp vụ và được Ban Quản lý rủi ro tác nghiệp và thị trường phối hợp với các Ban có liên quan tại Trụ sở chính nghiên cứu, đề xuất.
Trên cơ sở thực hiện các phương pháp đo lường định tính và đo lường định lượng, Ban Quản lý rủi ro tác nghiệp và thị trường phối hợp với các Ban có liên quan tại Trụ sở chính và Chi nhánh thực hiện đo lường rủi ro tổng thể.
Điểm rủi ro tổng thể được xác định cụ thể như sau:
+ Điểm rủi ro tổng thể = điểm khả năng X trọng số khả năng + điểm ảnh hưởng X trọng số ảnh hưởng.
Trong đó:
39
(i) Điểm khả năng: căn cứ vào tần suất xảy ra bình quân/năm của 2 năm liền kề.
(ii) Điểm ảnh hưởng: Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng của rủi ro được xác định từ 1 đến 5 điểm (Quy định về cách tính tốn và quy ước về điểm số từ 1-5 do Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam ban hành).
(iii) Trọng số khả năng và trọng số ảnh hưởng được xác định từ 10 – 100% căn cứ vào tần suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng của rủi ro.
(iv) Điểm tổng cộng ≤ 2 điểm (rủi ro thấp), từ >2 đến < 4 điểm (rủi ro trung bình) và ≥ 4 điểm (rủi ro cao).
2.2.3. Kiểm soát rủi ro
Theo quy định nội bộ của BIDV Phú Yên, trưởng các đơn vị là người trực tiếp thực hiện giám sát quá trình QTRRTN tại đơn vị mình được giao phụ trách, nội dung giám sát gồm:
- Theo dõi hoạt động triển khai công tác QTRRTN;
- Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện các phương án phòng ngừa, giảm thiểu RRTN tại đơn vị;
- Theo dõi những dấu hiệu rủi ro có mức độ cao, đề xuất biện pháp kịp thời để tránh rủi ro xảy ra;
- Theo dõi sự biến động mức độ rủi ro của từng loại rủi ro;
- Theo dõi việc lập và gửi đầy đủ các loại báo cáo về RRTN theo quy định;
- Thường xuyên bổ sung và cập nhật các RRTN mới được nhận diện và các biện pháp kiểm soát rủi ro mới được thiết lập tại đơn vị.
2.3. Phân tích thực trạng Quản trị RRTN tại BIDV Phú Yên
2.3.1 Sai sót trong nghiệp vụ tín dụng
40
Bảng 2.2: Tình hình lỗi tác nghiệp nghiệp vụ tín dụng phát hiện từ năm 2014 đến năm 2018 tại BIDV Phú Yên
Tên lỗi sai sót Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Năm 2018 Số lỗi Tỷ trọng Số lỗi Tỷ trọng Số lỗi Tỷ trọng Số lỗi Tỷ trọng Số lỗi Tỷ trọng
Hồ sơ tín dụng chưa đầy
đủ, chưa đúng quy định 50 50% 78 59% 89 55% 70 46% 80 43% Không thực hiện kiểm tra
vốn vay 20 20% 26 20% 45 28% 40 26% 50 27%
Thu thừa, thiếu phí Hạch tốn giao dịch chưa đúng quy định
Nhập thông tin khoản vay không đúng với hồ sơ cho vay
5 5% 10 8% 6 4% 8 5% 10 5%
Thực hiện bảo lãnh cho khách hàng khi chưa đầy đủ hồ sơ
15 10% 20 11% Các lỗi khác 25 25% 19 14% 23 14% 20 13% 25 14%
Tổng cộng 100 133 163 153 185
(Nguồn: Phịng QLRR BIDV Phú n)
Tín dụng được coi là nghiệp vụ có mức độ rủi ro cao nhất trong nghiệp vụ ngân hàng. Từ năm 2014 đến nay lỗi sai sót trong nghiệp vụ tín dụng tăng rất nhanh. Nhìn vào bảng 2.2 ta thấy lỗi phát hiện thiếu hồ sơ tin dụng tăng nhanh (tỷ trọng trong tổng lỗi năm 2014 là 50% năm 2014 tăng đến 59% năm 2015, 55% năm 2016 và 46% năm 2017). Lỗi không kiểm tra vốn vay chiếm khoảng 20% năm 2014 và 2015, sang năm 2016 lỗi này chiếm tỷ trọng 28% và chiếm 26% vào năm 2017. Lỗi nhập thông tin vào hệ thống không đúng với hồ sơ chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ 5% vào năm 2014.
Bảng 2.3: Tình hình lỗi tác nghiệp nghiệp vụ tín dụng từ năm 2014 đến năm 2018 tại Sacombank CN Phú Yên
Tên lỗi sai sót
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Số lỗi Số lỗi Số lỗi Số lỗi Số lỗi
Hồ sơ tín dụng chưa đầy đủ, chưa đúng quy định 50 100 50 30 20 Không thực hiện kiểm tra vốn vay 50 26 20 30 50 Thu thừa, thiếu phí
Hạch tốn giao dịch chưa đúng quy định Nhập thông tin khoản vay không đúng với hồ sơ
cho vay 10 10 10 10 10
Thực hiện bảo lãnh cho khách hàng khi chưa đầy
đủ hồ sơ 15 20
Các lỗi khác 10 10 20 25
Tổng cộng 110 146 90 105 125
41
So sánh với các lỗi phát sinh trong nghiệp vụ tín dụng của Sacombank Chi nhánh Phú Yên ta thấy lỗi phát sinh trong nghiệp vụ tín dụng tại Sacombank Chi nhánh Phú Yên thấp hơn hẳn tại BIDV Phú Yên. Điều này, phản ánh phần nào rủi ro tác nghiệp tại BIDV Phú Yên là ở mức báo động so với các NH khác trên địa bàn vì tín dụng là nghiệp vụ trọng yếu trong hoạt động ngân hàng.
2.3.2 Sai sót trong nghiệp vụ huy động vốn
Bảng 2.4: Tình hình lỗi tác nghiệp nghiệp vụ huy động vốn từ năm 2014 đến năm 2018 tại BIDV Phú Yên
(Nguồn: Phòng QLRR BIDV Phú Yên)
Nhìn vào bảng 2.3 ta thấy các lỗi thuộc nghiệp vụ huy động vốn thường mắc phải gồm : Các sai sót trong q trình giao dịch (thiếu các giấy tờ liên quan như bản photo chứng minh, chữ ký khách hàng, chữ ký người phê duyệt, chưa quét mẫu dấu chữ ký) chiếm tỷ trọng 31% vào năm 2014, 22% vào năm 2015, 53% vào năm 2016 và 50% vào năm 2017. Lỗi không lưu trữ hồ sơ của khách hàng chiếm tỷ trọng khá cao vào năm 2014 chiếm tỷ trọng 27% năm, 49% năm 2015 nhưng đã giảm xuống còn 15% năm 2016 và chiếm 17% vào năm 2017.
Tên lỗi sai sót Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Nhập sai thông tin trên hệ thống 34 15 94 90 96
Không lưu trữ hồ sơ khách hàng 30 34 26 30 36
Sai sót trong q trình giao dịch Áp dụng lãi suất khơng đúng
Thu phí khơng đúng 23 45 40 47
Các lỗi khác 23 20 14 20 28
Tổng cộng 110 69 179 180 207
42
Bảng 2.5: Tình hình lỗi tác nghiệp nghiệp vụ huy động vốn từ năm 2014 đến năm 2018 tại Sacombank CN Phú Yên
So với BIDV thì thương hiệu Sacombank khơng uy tín bằng, đây là một trong những nhân tố quan trọng làm cho nguồn tiền huy động của Sacombank không dồi dào như BIDV. Điều này làm cho số lượng lỗi tác nghiệp của Sacombank Phú Yên không nhiều như ở BIDV Phú Yên.
Ngoài ra, điều này cũng phản ánh chất lượng tác nghiệp của đội ngũ giao dịch viên tại Sacombank hiệu quả hơn hẳn tại BIDV Phú Yên
2.3.3 Sai sót trong nghiệp vụ chuyển tiền
Bảng 2.6: Tình hình lỗi tác nghiệp nghiệp vụ chuyển tiền từ năm 2014 đến năm 2018 tại BIDV Phú Yên
Tên lỗi sai sót Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Ký duyệt không đúng thẩm quyền 5 5 5 2 4
Không lập báo cáo và kiểm soát số dư tài khoản trung gian cuối ngày theo quy định
5 10 5 3 6
Hạch toán sai số tiền, sai đơn vị
tiền tệ, sai tài khoản 5
Chữ ký của khách hàng trên chứng từ không khớp với chữ ký đã đăng ký trong hệ thống
10 15 10 7 8
Lựa chọn tài khoản sai trên các
màn hình giao dịch 25 25 45 20 26
Thu phí khơng đúng 18 41 34 30 40
Các lỗi khác 23 45 56 40 50
Tổng cộng 86 146 155 102 134
(Nguồn: Phòng QLRR BIDV Phú Yên)
Do số lệnh chuyển tiền tương đối nhiều, nên sai sót trong nghiệp vụ này chủ yếu do áp lực công việc. Lỗi chủ yếu của nghiệp vụ này là chuyển
Tên lỗi sai sót Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Nhập sai thông tin trên hệ thống 20 30 15 60 50
Không lưu trữ hồ sơ khách hàng 10 15 30 30 30
Sai sót trong q trình giao dịch Áp dụng lãi suất khơng đúng
Thu phí khơng đúng 15 45 40 20
Các lỗi khác 15 40 20 30
Tổng cộng 60 85 90 120 130
43
nhầm tài khoản của người thụ hưởng. Đây là lỗi khá nghiêm trọng, mặc dù lỗi này diễn ra không thường xuyên. Khi xảy ra lỗi này, điều quan trọng nhất là phải truy đòi số tiền cho người thụ hưởng.
Bảng 2.7: Tình hình lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ chuyển tiền từ năm 2014 đến năm 2018 tại Sacombank Chi nhánh Phú Yên
Tên lỗi sai sót Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Ký duyệt không đúng thẩm quyền 10 20 30 40 4
Không lập báo cáo và kiểm soát số dư tài khoản trung gian cuối ngày theo quy định
10 20 3 6
Hạch toán sai số tiền, sai đơn vị
tiền tệ, sai tài khoản 10
Chữ ký của khách hàng trên chứng từ không khớp với chữ ký đã đăng ký trong hệ thống
10 10 7
Lựa chọn tài khoản sai trên các
màn hình giao dịch 20 20
Thu phí không đúng 30 40
Các lỗi khác 45 60
Tổng cộng 50 85 120 70 70
Qua khảo sát và so sánh thì lỗi tác nghiệp trong hoạt động chuyển tiền tại Sacombank Chi nhánh Phú Yên cũng không nhiều như tại BIDV Phú Yên.
2.3.4 Sai sót trong nghiệp vụ kho quỹ
Bảng 2.8: Tình hình lỗi tác nghiệp kho quỹ từ năm 2014 đến 2018 tại BIDV Phú Yên
Tên lỗi sai sót Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Hạch toán sai số tiền, sai đơn
vị tiền 5 3 5