Ngày 12 tháng 12 năm 2018
STT Loại NỘI DUNG HÌNH
THỨC SỐ TIỀN
1 Thu
Thu tiền theo hóa đơn số 0000125 ngày 19/11/2018 của Công Ty Cổ Phần Thƣơng Mại Bách Hóa Xanh
Chuyển
khoản 133.430.550
2 Thu
Thu tiền theo hóa đơn số 0000156 ngày 11/12/2018 của Cơng Ty TNHH Xe Gắn Máy Thái
Chuyển
khoản 19.668.000
3 Thu
Thu tiền theo hóa đơn số 0000120 ngày 12/11/2018 của Cơng ty TNHH Bao Bì ST JOHNS Việt Nam
Chuyển
khoản 46.664.400
4 Thu
Thu tiền tạm ứng đợt 1 theo hợp đồng số 188/HĐMB/CKV/2018 ngày
10/12/18 của Cơng Ty TNHH Cơ Khí - Xây Dựng Hùng Thuận Phát
Chuyển
khoản 204.253.500
7 Chi
Thanh tốn hóa đơn 0000382 ngày 16/10/2018 cho Cơng Ty TNHH Thép Huỳnh Gia
Chuyển
khoản 401.668.060
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ tài liệu công ty)
Mẫu kế hoạch thu chi đƣợc trình bày ở phụ lục 3.2.
3.4 Đánh giá kết quả và dự đốn ngun nhân từ thực trạng cơng tác tổ chức lập dự toán ngân sách: chức lập dự toán ngân sách:
3.4.1 Đánh giá kết quả từ thực trạng:
Thông tin sử dụng để phục vụ SXKD tại công ty hiện nay chủ yếu là sử dụng thơng tin về kế tốn tài chính và những thơng tin dự báo rời rạc từ các bộ phận khác nhau. Công ty thiếu những thơng tin kế tốn quản trị, do đó ảnh hƣởng đến việc nhà quản trị thực hiện việc quản lý tốt các chức năng của mình và gia tăng hiệu quả cho công ty.
Các thông tin cụ thể nhƣ sản lƣợng tiêu thụ, sản lƣợng sản xuất và lợi nhuận, … đƣợc sử dụng với kỹ thuật đơn giản, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và kỳ vọng của ngƣời lập. Việc dự báo thông tin giữa các bộ phận khơng có sự liên kết chặt chẽ với nhau, các thơng tin mang tính chất rời rạc, không tập trung dự báo đƣợc nguồn tiền hoạt động của cơng ty, do đó khơng thấy đƣợc dịng tiền cho các hoạt động. Trong khi để quản lý SXKD cần thiết phải có sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của công ty.
3.4.1.2 Về mơ hình tổ chức thơng tin kế tốn:
Cơng ty chƣa có một mơ hình cụ thể nào mà làm theo kiểu lắp ghép tạm thời. Để phục vụ quản lý SXKD thì cơng ty chỉ kết hợp công việc của các phịng ban trong q trình hoạt động. Việc tiến hành cơng việc ƣớc tính, dự báo cho hoạt động của công ty chỉ thể hiện ở phần thực thi hoạt động, chƣa thể hiện hƣớng thông tin từ bộ phận nào đến bộ phận nào.
3.4.1.3 Về quy trình:
Cơng ty chƣa có một mơ hình kinh doanh cụ thể nào dẫn đến chƣa có một quy trình rõ ràng nào về dự báo, chƣa có một quy trình tồn diện nào về chi tiết các bƣớc cần thực hiện. Mặc dù, quy trình thực hiện lập dự tốn gồm 3 bƣớc là phân công nhân sự, soạn thảo và đánh giá. Nhƣng, do số lƣợng chỉ tiêu cần ƣớc tính ít nên quy trình đó chƣa rõ ràng về mục tiêu, nhiệm vụ cần thực hiện. Quy trình dự tốn cũng chƣa thấy rõ việc liên kết giữa các bộ phận. Vì các bộ phận chỉ gửi báo cáo hoạt động chứ chƣa đƣa ra các chỉ tiêu ƣớc tính cho bộ phận mình.
3.4.1.4 Về hệ thống báo cáo và cách lập:
Các báo cáo công ty lập chƣa có tính hệ thống, chỉ thực hiện rời rạc một số báo cáo mà các báo cáo này có sự pha trộn giữa dự toán, kế hoạch và thực tế. Cụ
thể, cơng ty chỉ lập đƣợc hai bản báo cáo đó là báo cáo về kế hoạch SXKD và kế hoạch thu chi.
Hai bản báo cáo này đƣợc lập một cách đơn giản, ít các chỉ tiêu cần thiết cho một dự toán. Chẳng hạn, kế hoạch SXKD chỉ thể hiện kế hoạch tiêu thụ và kế hoạch lợi nhuận. Trong khi đó doanh thu kế hoạch lại đƣợc trình bày chung vào báo cáo tình hình SXKD. Kế hoạch SXKD đƣợc lập dựa vào tình hình thực tế trong năm và kỳ vọng trong năm tới. Vì vậy, nó chủ yếu thể hiện mục tiêu cần đạt đƣợc của công ty trong năm và kỳ vọng trong năm tới. Đối với kế hoạch thu chi thì trình bày gồm hai phần là phần thu và phần chi, thể hiện nguồn thu và nguồn chi dự kiến trong một ngày. Từ đó cho thấy trong báo cáo có xuất hiện một số nội dung mang tính chất DTNS nhƣ sản lƣợng tiêu thụ. Tuy nhiên, vai trò DTNS thể hiện ở các báo cáo này vẫn chƣa rõ ràng. Do đó, các báo cáo chƣa thể hiện đƣợc nội dung quan trọng là dòng tiền của công ty nhƣ thế nào.
3.4.1.5 Về tổ chức nhân sự:
Việc ƣớc tính thơng tin kế toán phục vụ chức năng hoạch định và kiểm soát đƣợc thực hiện chủ yếu giữa hai phòng ban là phòng kinh doanh và phịng tài chính kế tốn. Tuy nhiên, việc tổ chức nhân sự thực hiện chƣa đƣợc định hình một cách chi tiết và chƣa có tính chất chuyên nghiệp, việc sử dụng nhân sự thông qua bóc tách giữa các bộ phận khác nhau. Việc chỉ có hai bản kế hoạch đƣợc lập ra nên đƣợc giao ln cho hai phịng tƣơng ứng, từ đó dẫn đến việc kiêm nhiệm giữa các thành viên trong việc lập kế hoạch, gây khó khăn cho việc tổng hợp, thống nhất và kết nối thông tin trên các bản báo cáo.
3.4.1.6 Tổ chức thông tin:
Việc lập các kế hoạch hiện nay đƣợc thực hiện trên phần mềm Microsoft Excel, việc luân chuyển thông tin giữa các bộ phận đƣợc làm trên phần mềm kế toán Smart Pro. Hệ thống hỗ trợ nhập dữ liệu cho mạng máy tính cùng chia sẻ dữ liệu, nhập dữ liệu kế tốn qua mạng nội bộ của cơng ty để tổng hợp số liệu của toàn cơng ty. Do đó, các phần mềm cịn đơn giản, thiếu tính chun nghiệp.
- Quy mơ doanh nghiệp không đủ lớn.
- Công ty đi từ phát triển nhỏ đến lớn trong gia đình. Vì vậy khơng để ý đến quy trình phát triển một cách tồn diện.
- Ban lãnh đạo Cơng ty chƣa nhìn thấy đƣợc cách lập dự toán linh hoạt theo kiểu kế toán quản trị để phù hợp với nền kinh tế thị trƣờng.
- Nhân sự chƣa có, chƣa hiểu biết, chƣa sẵn sàng phục vụ điểm này. Giả sử ban lãnh đạo có nhu cầu sử dụng thì nhân sự không đáp ứng đƣợc.
- Về cơng tác kế tốn để cung cấp các dữ liệu để điều chỉnh chƣa thực sự chú ý.
- Về phƣơng tiện thông tin quản lý chƣa đồng bộ và mang tính liên tục giữa các bộ phận.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Qua chƣơng 3 cho thấy cơng ty chƣa có áp dụng mơ hình hay quy trình DTNS nào cả mà các chỉ tiêu đƣợc lập ra chỉ mang tính ƣớc tính, dự báo về kế hoạch SXKD và kế hoạch thu chi. Tuy nhiên, việc ƣớc tính này khơng mang lại hiệu quả cho cơng ty mà tác giả tìm hiểu là khơng đạt mục tiêu kế hoạch qua các năm, cụ thể là lƣợng tiền mặt cịn tồn q ít khiến cho cơng ty khó khăn trong việc chi trả các khoản nợ ngắn hạn. Mặt khác, công ty kiểm sốt chi phí khơng tốt khiến cho tỷ lệ giá vốn tăng cao vƣợt quá tỷ lệ tăng của doanh thu.
Qua tìm hiểu, tác giả cũng thấy rằng nguyên nhân việc giá vốn lại tăng cao cũng là do các đơn đặt hàng quá tải mà không sản xuất kịp khiến cho nguồn nguyên vật liệu bị tồn đọng. Do đó, cơng ty cần phải xây dựng cho mình một hệ thống DTNS để kịp thời giải quyết những vấn đề còn tồn đọng trên.
CHƢƠNG 4
KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN NHẰM TRIỂN KHAI CƠNG TÁC LẬP DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CƠNG TY TNHH CƠ KHÍ VIỆT
4.1 Phƣơng pháp nghiên cứu:
Tác giả tiến hành cơng tác phân tích các chỉ tiêu thực tế với các số liệu kế hoạch dự đoán hiện nay để thấy rõ giữa kế hoạch và thực tế có sự chênh lệch, không phù hợp và khơng điều chỉnh theo tín hiệu của thị trƣờng.
Đồng thời, tác giả đã tiến hành cuộc khảo sát đối với các lãnh đạo tại công ty để đánh giá lại các dự đốn ngun nhân và tìm hiểu nhu cầu thực sự của công ty về việc lập DTNS linh hoạt thông qua các câu hỏi có tính chiều sâu và đúng trọng tâm của vấn đề mà công ty hiện đang cần giải quyết.
Tác giả đƣa ra bảng câu hỏi phỏng vấn, nội dung phỏng vấn bao gồm: - Đánh giá mơ hình lập dự tốn.
- Đánh giá nguyên nhân tại sao chƣa lập dự tốn tại cơng ty. - Xác định nhu cầu lập dự tốn tại cơng ty.
4.2 Kiểm chứng nguyên nhân đã dự đốn:
4.2.1 Kiểm chứng ngun nhân thơng qua phân tích các chỉ số tài chính:
Để kiểm chứng nguyên nhân đã dự đoán, tác giả đã tổng hợp, phân tích và đánh giá các tỷ số tài chính thơng qua các số liệu đƣợc trình bày trong bảng 4.1.