Lao động Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Lao động nghỉ việc trong năm 9 23 14
Tổng lao động 97 110 111
Tỷ lệ nghỉ việc 9% 21% 13%
Qua bảng thống kê tổng số lao động của công ty từ năm 2016 đến năm 2018 cho ta thấy, tuy số lao động có tăng qua các năm nhƣng không nhiều, chủ yếu là bù đắp vào số lao động nghỉ việc, số lao động nghỉ việc từ năm 2016 đến năm 2018 chiếm tỷ lệ khá cao, đỉnh điểm là năm 2017 chiếm tới 21% trong tổng tỷ lệ lao động, năm 2018 có cải thiện nhƣng tình trạng nghỉ việc vẫn chiếm tỷ lệ khơng hề nhỏ, chiếm 13%. Số lƣợng nhân viên nghỉ việc ở bộ phận trực tiếp sản xuất cao hơn nhiều so với các bộ phận khác, luôn luôn chiếm tỷ lệ nghỉ việc cao hơn qua các năm (Phụ lục 4.1 Bảng thống kê số lao động nghỉ việc qua từng bộ phận). Điều này chứng tỏ số lƣợng nhân viên nghỉ việc chủ yếu ở bộ phận chuyên môn ở phân xƣởng, bắt buộc công ty phải tuyển dụng mới nên cơng ty chƣa có nhân sự để tập trung vào việc thực hiện công tác lập DTNS.
4.2.2 Kiểm chứng nguyên nhân bằng phương pháp phỏng vấn sâu về việc chưa tổ chức công tác lập DTNS theo mơ hình biến phí và định phí: chưa tổ chức cơng tác lập DTNS theo mơ hình biến phí và định phí:
Tác giả dùng bảng câu hỏi phỏng vấn đã chuẩn bị sẵn gặp trực tiếp các nhà lãnh đạo của công ty để trao đổi và phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn diễn ra độc lập tại công ty với thời lƣợng phỏng vấn trung bình là 45 phút và đƣợc tác giả ghi chép hoặc ghi âm lại.
Đối tƣợng phỏng vấn:
- Ban giám đốc – đại diện lãnh đạo công ty.
- Kế tốn trƣởng – đại diện nhóm thực hiện các dự tốn kế hoạch sản xuất và kế hoạch thu chi.
- Trƣởng phịng kinh doanh – đại diện nhóm thực hiện các dự toán kế hoạch sản xuất và kế hoạch thu chi.
- Phịng sản xuất – đại diện nhóm cơng nhân trực tiếp sản xuất. (Xem phụ lục 4.2 Danh sách phỏng vấn chuyên gia)
Thời gian phỏng vấn: Thời gian phỏng vấn trong tháng 02/2019
Nội dung phỏng vấn:
- Đối tƣợng phỏng vấn là Giám đốc – Đại diện ban lãnh đạo công ty.
trị riêng biệt. Vậy với số liệu tài chính đƣợc cung cấp từ phịng kế tốn và phịng kinh doanh có đủ để ông đƣa ra các chỉ tiêu kế hoạch của dòng tiền trong tƣơng lai hay khơng? Nếu khơng thì việc đƣa ra quyết định thƣờng dựa trên tiêu chí nào?
Kết quả nhận đƣợc: Ban lãnh đạo thừa nhận những vấn đề đang tồn tại ở công ty, sự kém hiệu quả của các báo cáo kế hoạch trong tƣơng lai, với tình hình hiện tại thì cơng ty cần thay đổi hoặc cải tiến thành một quy trình lập DTNS theo từng bƣớc cụ thể để có thể kiểm sốt hoạt động SXKD và tăng lợi thế cạnh tranh cho công ty.
Số liệu kế toán hiện giờ chỉ cung cấp các chỉ số tài chính trong quá khứ và dựa vào các chỉ số tài chính đó để ƣớc tính và ấn định chỉ tiêu cho các bộ phận cấp dƣới thực hiện. Vì vậy, yêu cầu là cần phải có một bộ phận kế tốn quản trị chuyên biệt lập DTNS hàng năm cho công ty.
Câu hỏi 2: Vấn đề mà công ty đang gặp phải là tình trạng tỷ lệ chi phí tăng đột biến cao hơn hẳn so với tỷ lệ tăng doanh thu. Vậy theo ơng, tình trạng này xuất phát từ những nguyên nhân nào?
Kết quả nhận đƣợc: Việc kiểm sốt chi phí đầu vào chƣa thực sự hiệu quả, hàng tồn kho còn ứ đọng quá nhiều. Mối liên kết giữa các bộ phận không chặt chẽ, không thống nhất và kết nối với nhau giữa phòng mua hàng và phòng sản xuất. Các bộ phận thƣờng xuyên đùn đẩy trách nhiệm và nhiệm vụ cho nhau, chƣa có sự phân công công việc rõ ràng giữa các bộ phận. Đây cũng là vấn đề mà công ty đang rất quan tâm và giải quyết.
Câu hỏi 3: Theo ơng, quy mơ cơng ty hiện tại liệu có phải là nguyên nhân dẫn đến việc công ty chƣa chú ý đến việc lập DTNS?
Kết quả nhận đƣợc: Do cơng ty thành lập với số vốn ít ỏi có quy mơ gia đình nên khơng chú ý đến việc lập quy trình một cách bày bản. Chƣa có nhân sự phù hợp để hiểu sâu về các nội dung và trình tự lập dự tốn.
- Đối tƣợng phỏng vấn là bộ phận kế toán, mà cụ thể là Kế toán trƣởng, kế toán giá thành và kế toán thanh toán – NVL – TSCĐ.
Câu hỏi 1: Theo anh/chị tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu và các chi phí đều tăng cao xuất phát từ những nguyên nhân nào? Liệu rằng xây dựng một mơ hình lập
DTNS có thể giải quyết vấn đề trên hay khơng?
Kết quả nhận đƣợc: Từ thực tế hoạt động kinh doanh cho thấy rằng việc gián đoạn là do thiếu công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, thiếu các cơng nhân lành nghề có chun mơn kỹ thuật. Do công ty ngày càng phát triển, kéo theo đầu tƣ trang thiết bị, máy móc hiện đại, làm cho đội ngũ công nhân không bắt kịp xu hƣớng. Do đó, muốn sử dụng máy móc hiện đại này, đội ngũ nhân viên phải trải qua một q trình đào tạo và cơng ty tốn một khoản chi phí để thuê chuyên gia. Do năm 2018, cơng ty khơng kiểm sốt tốt các chi phí và lƣợng tiền mặt làm lƣợng tiền tồn cuối kỳ không đủ chi trả các khoản chi ngắn hạn cho nên việc phải tốn thêm chi phí lớn để áp dụng quy trình lập dự tốn là điều rất e ngại. Mặt khác, ban lãnh đạo chƣa thật sự chú ý đến công tác đào tạo nhân sự để hiểu rõ hơn về tổ chức bộ máy kế tốn quản trị vì phải tốn chi phí khá lớn.
Câu hỏi 2: Đƣợc biết anh/chị thực hiện dự toán thu chi trong công ty nhƣng theo kết quả hoạt động năm 2018 thì thấy khơng hiệu quả điển hình là lƣợng tiền mặt giảm quá nhiều. Vì vậy, anh/chị xin cho biết là nguyên nhân tại sao không? Đồng thời, anh/chị cho có kiến thức gì về kế tốn quản trị hay có bộ phận nào chuyên trách không?
Kết quả nhận đƣợc: Việc thực hiện các kế hoạch thu chi là việc thực hiện hàng ngày, bộ phận kế tốn và bộ phận mua hàng chƣa có sự liên kết chặt chẽ dẫn đến nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều mà lƣợng tiền dự trữ lại q ít, có thể khơng đủ bù đắp các khoản chi ngắn hạn. Công tác thực hiện giữa các bộ phận chƣa thực sự tốt, khơng có kế hoạch rõ ràng.
Thực tế, công ty lập các kế hoạch hiện tại là do sự áp đặt các chỉ tiêu từ ban lãnh đạo chuyển xuống cho cấp dƣới thực hiện. Bộ phận kế tốn chủ yếu bên mảng kế tốn tài chính nên chƣa am hiểu gì về kế tốn quản trị cả.
- Đối tƣợng phỏng vấn là bộ phận kinh doanh, cụ thể là Trƣởng phòng kinh doanh
Câu hỏi 1: Theo anh/chị các chỉ tiêu kế hoạch từ ban lãnh đạo đƣa xuống thực hiện liệu có quá áp lực với bộ phận anh/chị lắm khơng? Anh/chị có thể cho biết
anh/chị hiểu gì về cơng tác lập DTNS không? Các số liệu hiện tại liệu có đủ đáp ứng cho nhu cầu lập DTNS theo mơ hình biến phí định phí?
Kết quả nhận đƣợc: Hàng năm, cứ vào đầu tháng 12, bộ phận chúng tôi lại nhận thêm một chỉ tiêu doanh số mới từ cấp trên, và theo thời gian thì chỉ tiêu ngày càng tăng chứ khơng thun giảm. Theo đó, bộ phận chúng tơi phải thực hiện một cách tốt nhất có thể, đeo bám chạy theo chỉ tiêu mà không quan tâm đến các bộ phận khác, khiến cho các bộ phận khơng hài lịng lẫn nhau. Mặt khác, nhân viên bộ phận chƣa hiểu rõ về mơ hình lập DTNS theo mơ hình biến phí và định phí, chƣa điều động đƣợc tồn bộ phận tham gia.
- Đối tƣợng phỏng vấn là bộ phận sản xuất, cụ thể là nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm và công nhân
Câu hỏi 1: Theo anh/chị, trong thời gian làm việc tại Cơng ty TNHH Cơ Khí Việt, anh/chị có đƣợc đào tạo thêm chun mơn về quy trình sản xuất của cơng ty hay khơng? Anh/chị có hiểu gì về lập DTNS hay chƣa chẳng hạn về hiệu quả của việc lập dự toán này mang lại?
Kết quả nhận đƣợc: Hiện nay, xã hội ngày càng phát triển vƣợt bậc kéo theo sự cạnh tranh gay gắt của thị trƣờng. Do đó, cơng ty ln ln đổi mới trang thiết bị, cải tiến mẫu mã và chất lƣợng hàng hóa, kéo theo lao động phổ thơng dƣ thừa và lao động có tay nghề càng thiếu. Vì tối ƣu hóa sử dụng lao động là vấn đề mang tính cấp thiết hiện tại nên cơng ty cần tốn chi phí và thời gian để đào tạo nâng cao tay nghề cho ngƣời lao động. Cho nên, cơng ty ln có các đợt đào tạo chun mơn về quy trình sản xuất của cơng ty.
Tơi cũng có tìm hiểu về tính hiệu quả của việc lập DTNS mang lại, nhƣng nếu thực hiện phải có tính đồng bộ, tập hợp cả tồn nhân viên tham gia. Nhƣng công ty cũng cần phải đào tạo để nhân viên có tầm nhìn và thực thiện hiệu quả hơn mang lại sự gắn kết giữa các phòng ban với nhau.
Câu hỏi 2: Theo anh/ chị, cơng ty có tạo ra một môi trƣờng thuận lợi để anh chị em công nhân làm việc hiệu quả hay không? Bộ phận kỹ thuật với anh em cơng
nhân có liên kết chặt chẽ với nhau hay khơng? Anh/chị có liên quan gì đến việc thực hiện các kế hoạch dự tốn hiện tại khơng?
Kết quả nhận đƣợc: Công ty luôn tạo ra môi trƣờng tốt để mọi ngƣời có thể làm việc cùng nhau một cách thoải mái và vui vẻ. Tuy nhiên, điều đáng nói ở đây là do xƣởng đƣợc thiết kế bao bọc bởi tole thép mà khơng có thiết bị cách nhiệt khiến cho một bộ phận công nhân làm việc ở xƣởng luôn luôn than phiền rằng “môi trƣờng làm việc ở xƣởng quá ồn, quá nóng nhất là vào mùa hè khi nắng nóng kéo dài” làm cho cơng nhân lao động khó tập trung làm việc. Thực tế khác cho thấy, bộ phận làm việc ở xƣởng khơng có sự liên kết chặt chẽ với nhau trong khâu bảo trì máy móc, bộ phận kỹ thuật bảo dƣỡng bảo trì máy móc chậm trễ khiến cho bộ phận cơng nhân chán nản với công việc. Việc tính tốn hiểu biết để lập dự toán chƣa đƣợc chú trọng ở bộ phận này.
4.2.3 Xác định nguyên nhân thực sự tồn tại:
Sau quá trình kiểm chứng bằng cách phân tích các chỉ số tài chính và phỏng vấn sâu lãnh đạo về nguyên nhân chƣa tổ chức công tác lập dự tốn theo mơ hình biến phí và định phí, tác giả đã dự đốn tƣơng đối chính xác và xác định đƣợc nguyên nhân tồn tại nhƣ sau:
Với quy mô hiện tại là một hạn chế đối với công ty khi thực hiện cơng tác lập DTNS vì cơng tác DTNS địi hỏi phải tốn nhiều chi phí, nhƣng thực trạng tài chính cơng ty lại khơng đáp ứng đƣợc minh chứng là dịng tiền thu chi vào chƣa thực sự hiệu quả qua kết quả phân tích các chỉ số tài chính.
Do cơng ty đƣợc thành lập đi từ phát triển nhỏ đến lớn trong gia đình cho nên khơng để ý đến quy trình phát triển một cách tồn diện. Ban đầu cơng ty đƣợc thành lập với số vốn của bốn ngƣời bạn thân và từng ngày phát triển thêm bằng cách mở rộng nhà xƣởng để sản xuất. Điều này chứng tỏ, chỉ khi nào cần thiết mới thực hiện chứ khơng có các kế hoạch rõ ràng và một quy trình phát triển một cách cụ thể.
Ban quản lý chƣa có cái nhìn tốt về cách lập dự toán linh hoạt theo kiểu kế toán quản trị để phù hợp với nền kinh tế thị trƣờng. Ban quản lý là những ngƣời am hiểu về sản xuất hơn là tổ chức kế tốn, vì thế khơng có cái nhìn sâu sắc về kế tốn
quản trị, điển hình là việc áp đặt các chỉ tiêu cho cấp dƣới thực hiện mà ngƣời thực hiện lại khơng hiểu tại sao lại có các chỉ tiêu đó.
Nhân sự để thực hiện lập DTNS tại cơng ty chƣa có, chủ yếu về kế tốn tài chính. Vì thế, tổ chức cơng tác lập DTNS tại cơng ty chƣa đƣợc sẵn sàng.
Việc tập hợp các số liệu từ các phòng ban để cung cấp cho việc lập dự tốn thực sự rất khó, chƣa thống nhất hay có quy trình cụ thể giữa các bộ phận, các số liệu đƣợc nằm rải rác chƣa đƣợc tổng hợp và đặc biệt là công ty chƣa thực sự chú ý đến vấn đề này.
4.3 Xác định nhu cầu xây dựng mơ hình lập dự tốn ngân sách tại Cơng Ty TNHH Cơ Khí Việt: Ty TNHH Cơ Khí Việt:
4.3.1 Phương pháp nghiên cứu:
Để đánh giá đƣợc tính chính xác và tăng tính ứng dụng hơn của đề tài nghiên cứu về nhu cầu áp dụng công tác lập DTNS tại đơn vị, tác giả sử dụng phƣơng pháp định tính bằng cách sử dụng công cụ phỏng vấn chuyên sâu đối với ban lãnh đạo cấp cao tại cơng ty, cụ thể là: Giám Đốc, Kế tốn trƣởng, Trƣởng phòng kinh doanh và Trƣởng phòng sản xuất để xác định nhu cầu xây dựng mơ hình DTNS tại Cơng Ty TNHH Cơ Khí Việt và tham khảo ý kiến về định hƣớng tổ chức lập DTNS trong thời gian tới tại công ty. Đồng thời, khảo sát mức độ đồng tình của các đối tƣợng về những định hƣớng các giải pháp mà tác giả dự kiến đề ra.
4.3.2 Nội dung phỏng vấn:
Tiếp tục phỏng vấn với các câu hỏi đƣợc chuẩn bị sẵn, mục đích là để khảo sát nhu cầu vận dụng mơ hình lập DTNS tại cơng ty, các cuộc phỏng vấn đƣợc diễn ra trong khoảng 30 phút/1 cuộc.
Nội dung phỏng vấn:
- Phỏng vấn Ban lãnh đạo của công ty – Cụ thế là Giám đốc:
Câu 1. Trong năm vừa qua, kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty dù có tăng nhƣng chi phí tài chính và chi phí bán hàng đều tăng và đặc biệt là giá vốn hàng bán tăng khá mạnh, dẫn đến tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu giảm. Qua phân
tích của phịng kế tốn là do giá vốn tăng cao. Vậy theo ông nguyên nhân do đâu kết quả hoạt động của công ty chƣa đạt hiệu quả nhƣ vậy?
Câu trả lời nhận đƣợc: Ngun nhân chính là chƣa có quy trình lập dự tốn cụ thể, các chỉ tiêu chỉ mang tính ƣớc tính và lắp ghép tạm thời khơng mang tính lâu dài. Thêm vào đó, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty sản xuất trong ngành cơ khí, khiến giá bán phải giảm xuống trong khi các chi phí đầu vào khơng thay đổi. Các đơn đặt hàng ngày càng tăng mà nguồn nhân lực khơng đủ đáp ứng để hồn thành hết tất cả các đơn đặt hàng. Vì thế, nhiều lúc phải thuê nhân viên có chun mơn với giá cao.
Việc giá vốn ngày càng tăng, đó là nhu cầu sử dụng sản phẩm có chất lƣợng của khách hàng ngày càng tăng xuất phát từ việc đảm bảo uy tín của doanh nghiệp. Từ đó, bắt buộc nguyên vật liệu đầu vào của doanh nghiệp cũng phải có chất lƣợng. Ngồi ra, do tính chất của ngành nên việc dự trữ nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đơn đặt hàng của từng cơng trình là hết sức cần thiết. Tuy nhiên, hàng tồn kho dự trữ quá nhiều nhƣ vậy làm ảnh hƣởng đến dịng tiền của doanh nghiệp. Vì thế, cần phải có bộ phận riêng biệt để đảm nhận dự toán cho các nguyên vật liệu trong khâu sản xuất.
Câu 2. Hiện nay đã có rất nhiều cơng ty áp dụng mơ hình lập DTNS và đạt đƣợc những kết quả tốt đẹp, tại sao đến bây giờ cơng ty mình vẫn chƣa áp dụng mơ