Kai là thay đổi Zen là tốt hơn. Kaizen là thay đổi để tốt hơn, Kaizen là một triết lý của người Nhật nói về việc cải tiến liên tục của tồn thể nhân viên trong tổ chức, cơng ty nhằm mỗi ngày làm tốt hơn công việc của họ. Kaizen là thay đổi phương pháp và/hoặc kỹ năng sử dụng phương tiện để cải tiến. Kaizen là chọn cách làm tốt hơn, khơng bám dính vào một cách làm, nghiên cứu, suy nghĩ để đề ra cách làm mới.
Kaizen là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai”- “thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen”- “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục”. Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, Kaizen cịn hơn một q trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vơ hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.
Có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các cơng ty, đó là: Cách tiếp cận từng bước-Kaizen; Cách tiếp cận mang tính đột phá-Đổi mới. Khi áp dụng ở nơi
làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó địi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mọi cán bộ công nhân viên. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm sốt của các cán bộ quản lý. Kai- zen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Nó nâng cao chất lượng cơng việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới. Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng các kỹ thuật sản xuất mới. Đổi mới mang tính đột phá và
Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Từ năm 1986, cuốn sách “Kaizen chìa khố của sự thành cơng” được xuất bản thì thuật ngữ Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong quản lý.
gây tác động mạnh cịn Kaizen thì dần dần và tinh tế, kết quả khơng nhìn thấy ngay. Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời.
So sánh các đặc điểm chính giữa Kai- zen và đổi mới: Một trong những điểm hấp dẫn của Kaizen là nó khơng địi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới. Để thực hiện Kaizen, bạn chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như bẩy cơng cụ kiểm sốt chất lượng (biểu đồ pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra).
Kết hợp Kaizen và đổi mới: Trong thực tế khơng có cái gì tồn tại vĩnh cửu. Tất cả các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Một trong các định luật nổi tiếng nhất của Parkinson là “Một tổ chức khi đã hình thành được một cấu trúc thì cũng là lúc tổ chức đó bắt đầu xuống cấp”. Nói cách khác, để cải thiện hoặc thậm chí để duy trì hiện trạng thì tất yếu phải có những nỗ lực liên tục.
Khi khơng có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là khơng tránh khỏi. Do đó, thậm chí khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy trì và cải tiến nó. Trong khi đổi mới là một sự đột phá mà ảnh hưởng của nó được tạo dựng dần dần nhờ sự cạnh tranh có chủ ý và sự phá hủy các chuẩn mực, cịn Kaizen là nỗ lực với các ảnh hưởng tích lũy đánh dấu một tiến bộ vững chắc theo thời gian. Nếu các chuẩn mực chỉ tồn tại để duy trì hiện
trạng, chúng sẽ khơng bị ảnh hưởng chừng nào mức hoạt động đó có thể chấp nhận được. Kaizen, mặt khác có nghĩa là một nỗ lực thường xun khơng chỉ để duy trì mà cịn nâng cấp các chuẩn mực. Các nhà chiến lược Kaizen tin rằng các chuẩn mực về bản chất là dự định giống như các bậc đá với một chuẩn mực này dẫn tới chuẩn mực khác khi các nỗ lực cải tiến liên tục được thực hiện.
Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó địi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty của Nhật Bản thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên. Kaizen ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
Đặc điểm của Kaizen: Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc; Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí; Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo; Nhấn mạnh hoạt động nhóm; Thu thập và phân tích dữ liệu là một cơng cụ hữu hiệu.
Kaizen được tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được cải tiến. Khi kết quả khơng đạt được đó là sự sai lỗi của quá trình. Người quản lý cần phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai lỗi. Định hướng theo quá trình được áp dụng khi áp dụng các chiến
lược Kaizen khác nhau như: PDCA (Plan-Do-Check-Act), SDCA (Standardize- Do-Check-Act), QCD (Quality, Cost and Delivery), JIT (Just In Time)...
Các chương trình KAIZEN cơ bản:
5S: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” Và “SHITSUKE”, tiếng Việt là “Sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc” và “sẵn sàng” được áp dụng để xây dựng môi trường làm việc gọn gàng, khoa học và sạch sẽ.
KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thơng qua các khuyến khích về tài chính và phi tài chính.
QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm sốt chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc tự phát triển, đào tạo và Kaizen trong nơi làm việc.
JIT: Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất, là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA. Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hồn thiện tại cơng ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
7 công cụ thống kê: là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, bao gồm: phương pháp phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.
Mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu thúc đẩy hoạt động cải tiến để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.
Lợi ích mang lại của Kaizen:
Lợi ích hữu hình: Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn; Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.
Lợi ích vơ hình: Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến; Tạo tinh thần làm việc tập thể, đồn kết; Tạo ý thức ln hướng tới giảm thiểu các lãng phí; Xây dựng nền văn hóa cơng ty.
Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc:
Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hóa như sau: Lựa chọn chủ đề; Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu; Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ; Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu; Thực hiện biện pháp; Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp; Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn; Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.