III.1. Mụ tả hệ thống
Hệ cung ứng vật tư ở nhà mỏy A. Nhà mỏy A là một nhà mỏy cơ khớ lớn. Gần
đõy bộ phận cung ứng vật tư sản xuất của nhà mỏy tỏ ra bất cập, khụng đỏp ứng kịp thời cỏc nhu cầu sản xuất tại cỏc phõn xưởng. Vỡ vậy cú yờu cầu cải tiến quản lý ở bộ
phận này.
a. Nhiệm vụ cơ bản
Khi cỏc phõn xưởng cú yờu cầu vật tư, bộ phận CƯVT phải thực hiện mua hàng ở cỏc nhà cung cấp, đưa về đỏp ứng kịp thời cho cỏc phõn xưởng, khụng để xảy ra cỏc sai xút về hàng nhận và tiền trả.
b. Cơ cấu tổ chức
Bộ phận CƯVT gồm ba tổ, hoạt động tương đối độc lập với nhau
Tổ thứ nhất đảm nhiệm việc đặt hàng dựa trờn cỏc dự trự vật tư của cỏc phõn xưởng. Tổ này cú sử dụng một PC, trờn đú cú một hệ chương trỡnh gọi là hệ Đặt hàng (ĐH) trợ giỳp cỏc việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo dừi sự hoàn tất của đơn hàng.
Tổ thứ hai đảm nhiệm việc nhận và phỏt hàng. Tổ này cũng cú một PC, trờn đú cú một hệ chương trỡnh gọi là hệ Phỏt hàng (PH) trợ giỳp việc ghi nhận hàng về và làm thủ tục phỏt hàng cho cỏc phõn xưởng.
Tổ thứ ba là tổĐối chiếu và kiểm tra. Sở dĩ cú tổ này là vỡ hai mỏy tớnh ở hai tổ núi trờn là khụng tương thớch cho nờn khụng nối ghộp được với nhau. Vỡ vậy cỏc thụng tin vềđặt hàng và nhận hàng quản lý ở hai mỏy tớnh đú là hoàn toàn bị tỏch rời và do đú hàng về mà khụng xỏc định được là cho phõn xưởng nào. Chớnh tổđối chiếu sẽ lấy cỏc thụng tin của cỏc đợt đặt hàng và của cỏc đợt nhận hàng từ hai tổ núi trờn về, khớp lại để tỡm ra phõn xưởng cú hàng, giỳp cho tổ thứ hai thực hiện việc phỏt hàng. Tổ đối chiếu cũn cú nhiệm vụ phỏt hiện cỏc sai xút về hàng và tiền để khiếu nại với cỏc nhà cung cấp nhằm chỉnh sửa lại cho đỳng. Tổđối chiếu làm việc hoàn toàn thủ
c. Quy trỡnh xử lý
Qua điều tra khảo sỏt, ta thấy quy trỡnh làm việc, cựng cỏc loại chứng từ giao dịch sử dụng trong quy trỡnh đú như sau
Khi cú nhu cầu vật tư, một phõn xưởng sẽ lập một bảng dự trự gửi cho tổ Đặt hàng, trong đú cú cỏc mặt hàng được yờu cầu, với cỏc số lượng yờu cầu tương ứng. Tổ đặt hàng trước hết chọn nhà cung cấp đặt mua cỏc mặt hàng núi trờn. Muốn thế, nú dựng mỏy tớnh tỡm thụng tin về cỏc nhà cung cấp lưu trong tệp NCCAP. Sau đú nú thương lượng trực tiếp với nhà cung cấp được chọn (gặp mặt hoặc qua điện thoại). Sau khi đó thoả thuận, dựng hệ chương trỡnh ĐH in một Đơn hàng. Cỏc thụng tin
trong đơn hàng được lưu lại để theo dừi trong tệp ĐƠN HÀNG, cũn đơn hàng in ra thỡ gởi tới nhà cung cấp. Để tiện theo dừi, người ta ỏp dụng nguyờn tắc: mỗi khoản đặt hàng trờn một đơn hàng được giải quyết trọn vẹn (nghĩa là khụng tỏch, khụng gộp) một khoản yờu cầu về một vật tư trờn một bản dự trự. Tuy nhiờn một đơn hàng, gồm nhiều khoản, cú thểđỏp ứng yờu cầu của nhiều dự trự khỏc nhau. Ngược lại cỏc khoản yờu cầu trờn một bản dự trự lại cú thểđược phõn bổ lờn nhiều đơn hàng khỏc nhau, gởi đến cỏc nhà cung cấp khỏc nhau. Lại chỳ ý rằng đơn hàng gởi tới nhà cung cấp khụng chứa thụng tin về phõn xưởng đó dự trự hàng đặt. Vỡ vậy cần lưu mối liờn hệ giữa cỏc bản dự trự của cỏc phõn xưởng với cỏc đơn hàng đó được phỏt đi trong một tệp gọi là
tờn DT - ĐH, ởđú đặt liờn kết mỗi Số hiệu dự trự và mỗi Số hiệu đơn hàng.
Nhà cung cấp, căn cứ trờn đơn đặt hàng, để chuyển vật tư đến nhà mỏy, kốm
phiếu giao hàng. Tổ nhận và phỏt hàng tiếp nhận hàng đú. Vật tư thỡ cất tạm vào một kho (cú nhiều kho), cũn thụng tin trờn phiếu giao hàng cựng địa điểm cất được lưu vào mỏy tớnh, trong tệp NHẬN HÀNG. Trờn phiếu giao hàng, mỗi vật tư được giao đều cú ghi rừ Số hiệu đơn hàng đó đặt vật tư đú (số lượng giao cú thể là chưa đủ như số lượng đặt). Như thế vẫn chưa rừ hàng đú là do phõn xưởng nào yờu cầu để cú thể phỏt vật tư về phõn xưởng ngay được.
Để giải quyết vướng mắc này, hàng tuần tổ nhận hàng sử dụng hệ chương trỡnh PH, in ra một danh sỏch Nhận hàng trong tuần, gửi cho tổĐối chiếu, với nội dung
SH giao hàng - Tờn NCCấp – Mó vật tư - Số lượng nhận - SH Đơn hàng
Mặt khỏc, cũng hàng tuần, tổĐặt hàng sử dụng hệ chương trỡnh ĐH, in ra một
danh sỏch Đặt hàng trong tuần, gửi cho tổĐối chiếu, với nội dung
SH Đơn hàng - Tờn NCCấp – mó vật tư - Số lượng đặt - SH dự trự - Tờn phõn xưởng
Tổ đối chiếu khớp hai danh sỏch này tỡm ra SH đơn hàng và Mó vật tư chung, và từ đú xỏc định được lượng vật tư nào là cần phỏt về phõn xưởng nào. Danh sỏch cỏc địa chỉ phỏt hàng được lập và gởi lại cho tổ Nhận và Phỏt hàng, để tổ này chuyển vật tư kốm Phiếu phỏt vật tư cho cỏc phõn xưởng.
Tổ đối chiếu và kiểm tra cũn cú nhiệm vụ tiếp nhận Hoỏ đơn từ nhà cung cấp gởi đến, đối chiếu nú với vật tư đó nhận, nếu chớnh xỏc thỡ xỏc nhận chi lờn hoỏ đơn và gởi cho bộ phận thanh toỏn (thuộc Phũng Tài vụ) để làm thủ tục trả tiền. Nếu phỏt hiện cú sự khụng ăn khớp giữa hàng đặt - hàng nhận và tiền phải trả, tổđối chiếu và kiểm tra khiếu nại với nhà cung cấp để chỉnh sửa lại. Việc kiểm tra thường cú khú khăn, vỡ lắm khi nhà cung cấp thiếu hàng, chưa đỏp ứng đủ ngay mà cũn nợ lại một phần để giao sau. Cũn về phớa nhà mỏy, cú khi chưa đủ tiền để trả đủ theo hoỏ đơn, mà cũn nợ lại một phần để trả sau. Mặt khỏc, tổĐặt hàng lại cũng muốn biết đơn hàng do mỡnh phỏt ra là đó hoàn tất hay chưa, cho nờn tổ này đó yờu cầu bộ phận thanh toỏn mỗi khi trả tiền cho nhà cung cấp thỡ gởi cho tổ một bản ghi trả tiền. Thụng tin trả tiền này được cập nhật vào tệp ĐƠN HÀNG, nhờđú biết đơn hàng nào là đó hoàn tất.
d. Mẫu biểu
Mẫu của cỏc loại giấy tờ giao dịch của hệ thống gồm
Nhà cung cấp gửi cho hệ thống bảng giới thiệu về mỡnh và đơn giỏ của từng loại vật tư mỡnh cung cấp được. Hệ thống lưu lại thụng tin đú trong tệp NCCÂP bao
gồm:
Tờn NCCấp:_________________________________ Địa chỉ NCCấp:______________________________ Điều kiện bỏn hàng:___________________________
Dự trự vật tư từ phõn xưởng Số hiệu _______ Ngày __/__/20__ DỰ TRÙ VẬT TƯ Tờn phõn xưởng :_____________________________ Mó vật tư Lượng yờu cầu Dự trự - Đơn hàng (DT - ĐH) SH Dự trự:_________________________________________ Tờn phõn xưởng:____________________________________ Ngày dự trự:__________________________________________
Mó vật tư Lượng yờu cầu SH Đơn hàng
Đơn hàng hệ thống lưu để theo dừi
ĐƠN HÀNG Số________
Tờn NCCấp:__________________________________________ Ngày ĐH:____________________________________________
Đơn hàng gởi cho NCC Nhà mỏy cơ khớ A ĐƠN HÀNG Số_________________ Ngày ___ thỏng ___ năm 20___ Đơn vị cung cấp vật tư:_____________________________________________ Địa chỉ: _________________________________________________________ SốĐT: __________________________ Số tài khoản: ____________________
Yờu cầu quý cụng ty cung cấp cho chỳng tụi cỏc vật tư như sau
STT Mó vật tư Tờn vật tư Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Tổng tiền:
Thời gian giao hàng: ___________________________________________________
Địa điểm giao hàng: ____________________________________________________ Phương thức thanh toỏn: ________________________________________________
Đại diện nhà mỏy (ký và đúng dấu)
Phiếu Giao hàng
(Thụng tin của NCC: tờn nhà cung cấp, địa chỉ, sốđiện thoại, số tài khoản)
PHIẾU GIAO NHẬN HÀNG Số_________________ Ngày ___ thỏng ___ năm 20___ Người nhận: __________________ Sốđiện thoại: ____________ Cụng ty: _________________________ Chức vụ :____________ Địa chỉ: ______________________________________________
STT Tờn vật tư Số lượng giao Theo đơn hàng số
Người nhận Người giao Người lập phiếu (ký ghi rừ họ tờn) (ký ghi rừ họ tờn) (ký ghi rừ họ tờn)
Thụng tin trong tệp nhận hàng
SH Giao hàng:_________________________________________ Tờn NCCấp:___________________________________________ Ngày giao:_______________________Nơi cất: _______________
Phiếu Phỏt vật tư tới phõn xưởng
Số hiệu _______ Ngày __/__/20__ PHIẾU PHÁT VẬT TƯ
Tờn phõn xưởng :_____________________________
Mó vật tư Lượng phỏt
Hoỏ đơn từ nhà cung cấp
(Thụng tin của NCC: tờn nhà cung cấp, địa chỉ, sốđiện thoại, số tài khoản)
Số_________________ Ngày giờ in __ / __ / 20__<HH>: <MM> HểA ĐƠN BÁN HÀNG
Ngày lập ___ / ___ / 20___
Đơn vị mua hàng: ______________________________________
Địa chỉ: ______________________________________________ Sốđiện thoại: ________________ Số tài khoản: _____________ Hỡnh thức thanh toỏn: ___________________________________
STT Tờn vật tư Số lượng ĐVT Đơn giỏ Thành tiền SH giao hàng
Tổng tiền thanh toỏn
Bằng chữ: _____________________________________________________________
Đại diện bờn mua Đại diện bờn bỏn Người lập phiếu (ký và đúng dấu) (ký và đúng dấu) (ký ghi rừ họ tờn)
Bảng ghi trả tiền do tài vụ gởi tới
HOÁ ĐƠN Số________
Tờn NCCấp:______________________________________ Ngày HĐ:____________________________________________
Mó vật tư Lượng trả tiền Đơn giỏ SH giao hàng SH đơn hàng
e. Mụ hỡnh tiến trỡnh nghiệp vụ
Ta cú thể hỡnh dung quy trỡnh làm việc của ba tổ trờn bởi mụ hỡnh sau
III.2. Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sỏt
Lập cỏc bảng
1. Mụ tả dữ liệu (nhà cung cấp, phõn xưởng)
2. Mụ tả chi tiết tài liệu (catalog, dự trự vật tư, hoỏ đơn, đơn hàng, phiếu phỏt hàng, phiếu đối chiếu…)
3. Mụ tả chi tiết cụng việc (tiếp nhận dự trự, chọn nhà c.cấp, lập đơn hàng…) 4. Tổng hợp dữ liệu
5. Tổng hợp hồ sơ tài liệu 6. Tổng hợp cụng việc
III.3. Phõn loại thụng tin
Thông tin về môi tr−ờng
Thông tin tĩnh
Thông tin động
Thông tin biến đổi Thông tin về hệ thống hiện tại
Thông tin đ−ợc phát biểu rõ ràng Thông tin ch−a rõ ràng,
ở dạng gợi ý Thông tin tự tìm hiểu,
suy diễn Thông tin về hệ thống t−ơng lai Thông tin đã thu thập
III.4. Phờ phỏn hiện trạng
Thiếu:
Khụng cú sẵn kho hàng chứa cỏc vật tư thường sử dụng trong nhà mỏy dẫn đến việc khi phõn xưởng yờu cầu khụng thể cú vật tư ngay. Bộ phận nhận phỏt hàng cũn thiếu việc quản lý kho nờn gõy khú khăn cho việc nhận phỏt vật tư.
Kộm:
Chu trỡnh quỏ lõu, do khõu chờ đợi địa chỉ phỏt hàng. Kiểm tra khụng chặt, để xảy ra sai sút hàng- tiền luụn.
Bài 6. XÁC LẬP VÀ KHỞI ĐẦU DỰ ÁN